(Agence comptable principale)

Il s’avère souhaitable dans certains cas de pouvoir effectuer le paiement en numéraire de certaines dépenses sur la caisse d’un comptable autre que celle du comptable assignataire. Il en est ainsi notamment pour le paiement (en France) de frais de mission à des chercheurs étrangers.

Plusieurs difficultés ayant récemment été rencontrées dans l’exécution de telles opérations, il m’a paru nécessaire de préciser la procédure à suivre en la matière, laquelle est la suivante.

1 – Ordonnateur :

L’ordre de paiement (OP), établi et signé par l’ordonnateur qui engage et liquide la dépense, est remis avec les pièces justificatives au comptable assignataire.

2 – Comptable assignataire :

– après vérification, le comptable assignataire signe l’OP et porte sur celui-ci la mention suivante : "À payer pour mon compte sur la caisse de l’agent comptable principal ou du comptable secondaire de la délégation de…" ;

– il enregistre l’OP, par tout moyen à sa convenance, de façon à pouvoir en suivre l’exécution. Si besoin était, une comptabilisation de l’OP pourrait à l’avenir être effectuée à ce stade, selon des modalités qui vous seraient alors communiquées ;

– il transmet l’OP et les pièces justificatives au comptable payeur.

3 – Comptable payeur :

– pour garantir la bonne exécution de ce paiement déplacé, il importe que le comptable payeur soit en possession de l’OP 48 heures avant la date à laquelle le bénéficiaire doit se présenter pour percevoir la somme qui lui est due, de façon à pouvoir approvisionner sa caisse si besoin est ;

– après vérification de l’identité du bénéficiaire, le comptable payeur procède au paiement et recueille l’acquit du bénéficiaire sur l’OP ;

– il comptabilise l’opération au crédit du compte caisse 531, par le débit de son compte de liaison avec l’ACP 541XX ;

– il transfère aussitôt l’opération à l’ACP en joignant à l’appui du bordereau de transfert l’OP acquitté et les pièces justificatives.

4 – Agent comptable principal :

– il transfère l’opération au comptable assignataire en débitant le compte de liaison 541XX de celui-ci, par le crédit du compte de liaison 541XX du comptable payeur ;

– si l’agent comptable principal est lui-même comptable assignataire, cf. point 5.

5 – Comptable assignataire :

– il impute l’opération dans sa comptabilité en créditant le compte de liaison 541XX par le débit du compte 47212X.

Pour sécuriser l’exécution de telles opérations, je vous demande de bien vouloir veiller à l’avenir au strict respect de cette procédure.

Fait à Paris, le 16 janvier 1998.