(Secrétariat général)

La programmation pluridisciplinaire approuvée par le conseil d’administration du 19 février 1998 après avis du conseil scientifique du 5 février 1998 a retenu une structuration des "programmes intéressant plusieurs départements scientifiques" (selon les termes de l’article 13 du décret n^o 82-993 du 24 novembre 1982 modifié portant organisation et fonctionnement du CNRS), autour de cinq domaines scientifiques.

La configuration de chacun des domaines, et en particulier la liste des programmes pluridisciplinaires qui en font partie, est déterminée par décision du directeur général. Le comité des programmes, relatif aux programmes d’un même domaine, qui est composé en majorité de membres des sections du Comité national concernées, exerce les missions dévolues par l’article 27 du décret précité.

La présente instruction définit les modalités de la gestion administrative des programmes pluridisciplinaires du CNRS, qui obéissent aux principes de fonctionnement suivants.

1. – Création et durée

Un programme est créé par décision du directeur général, après avis du conseil scientifique et approbation du conseil d’administration, à compter d’une date déterminée et pour une durée prévisionnelle fixée (3 ou 4 ans). Il est par conséquent nécessaire de prendre une autre décision dans les mêmes formes, ou pour le prolonger, ou pour l’arrêter.

2. – Support technique et administratif

a) Le siège du programme

Le siège de chaque programme est fixé dans la décision de création, sur proposition du responsable du programme.

Afin d’éviter une charge administrative supplémentaire au laboratoire du responsable du programme, et en raison du caractère pluridisciplinaire du programme qui n’est pas compatible avec une gestion par un département scientifique, le siège est localisé dans une délégation, choisie par le responsable du programme.

La localisation des programmes qui doivent être installés au siège ⁽¹⁾ du CNRS est la délégation île-de-France Ouest et Nord (Meudon). Dans ce cas, l’utilisation des salles de réunion du campus Michel-Ange est possible. Les instituts peuvent également constituer une possibilité de localisation ; dans ce cas ils interviennent comme une délégation, et mettent en œuvre le dispositif de suivi et de compte rendu des actions du programme.

b) Le rôle des délégations

Le délégué régional dont la délégation est siège d’un programme est le correspondant privilégié du responsable de programme. Il intervient, en concertation avec lui, à trois niveaux.

b1) La gestion générale du programme : le délégué régional met en œuvre les moyens administratifs nécessaires au fonctionnement du ou des programmes qui lui sont rattachés. Il lui appartient soit de dégager des moyens administratifs spécifiques ⁽²⁾, soit d’intégrer la gestion dans la charge de travail courante des services, soit de prévoir toute autre organisation de son choix ; toutefois, dans ces deux derniers cas il est opportun d’identifier un interlocuteur responsable au sein de la délégation susceptible d’orienter les questions de premier niveau.

Le cas échéant, un (des) poste(s) d’assistant(s) technique(s) gestionnaire(s) est (sont) installé(s) ⁽³⁾, afin de prendre en charge les tâches matérielles telles que les convocations des comités intéressant le programme, la diffusion des appels d’offres, la réception et le dépouillement des propositions des laboratoires et tout autre acte de gestion induit par le programme. Il s’agit d’un poste de BAP V qui, comme tous les profils de ce type dans l’établissement, dispose de solides compétences administratives.

Cet agent, affecté à la délégation, dépend administrativement du délégué régional qui le gère. Il est l’interlocuteur du responsable de programme, qui lui transmet ses instructions. Cette formule permet d’une part de partager un agent sur plusieurs programmes d’ampleur plus réduite, et d’autre part de garantir qu’à tout moment le responsable de programme peut disposer d’une assistance en délégation. Le délégué régional doit en effet faire en sorte de pourvoir au remplacement de l’assistant gestionnaire de programme, à l’occasion de ses congés par exemple, et d’assurer la continuité du service.

b2) La gestion financière : en matière financière, le responsable du programme fait procéder à la saisie des notifications dans l’application Prépilab mise à sa disposition par le délégué régional. Les notifications peuvent évidemment concerner des actions et des laboratoires extérieurs au ressort territorial de la délégation.

Des attributions de crédits peuvent également s’adresser à des laboratoires ou des partenaires extérieurs au CNRS. Dans ce cas, il est procédé au versement d’une subvention à un autre établissement public (par exemple une université ou un autre EPST) ou à un organisme privé. Afin de rendre souple et rapide cette procédure, le conseil d’administration du CNRS, lors de sa séance du 19 juin 1997, a accordé une délégation de pouvoirs au directeur général afin d’attribuer des subventions pour l’exécution des programmes, dans la limite d’un million de francs hors taxes par an et par programme. Cette délégation de pouvoirs fait l’objet d’un compte rendu annuel qui précise pour chaque subvention son bénéficiaire et sa destination exacte. Le principe est que la décision de subvention est établie au bénéfice du partenaire (établissement public ou organisme privé) et inclut l’ensemble des crédits attribués aux laboratoires qui en relèvent.

En dehors de cette hypothèse, c’est-à-dire s’il n’y a pas de versement de subvention par le CNRS, une convention est conclue avec le(s) partenaire(s) extérieur(s) pour permettre la mise en place du financement souhaité.

En règle générale, les crédits de programme ne peuvent être notifiés à un laboratoire coordonnateur qui les sous-répartirait par transfert, mais doivent être notifiés par le responsable de programme directement aux unités impliquées. Il est souhaitable que les notifications ne soient pas inférieures à un montant significatif, conforme à la logique de programmation qui suppose d’attribuer les moyens nécessaires à la réalisation complète d’une recherche, en réponse à un appel d’offres (à titre indicatif 50000 à 100 000 F suivant la nature du programme). Afin de suivre chacune des opérations individualisées relevant d’un programme, et qui donnerait lieu à des notifications auprès de plusieurs unités, il est possible de réserver la première ligne de la zone "observations" à l’indication de l’opération concernée.

Compte tenu de la procédure retenue pour la notification des crédits de programme, il est souhaitable de notifier la totalité des autorisations de programme (AP) disponibles une année donnée. En effet, les AP notifiées ne peuvent être engagées (c’est-à-dire donner lieu à commande) au niveau des laboratoires que suivant un échéancier ⁽⁴⁾ déterminé en comité de direction sur proposition du responsable de programme. La mise en place des AP est effectuée par la délégation gestionnaire du laboratoire bénéficiaire, au vu des indications portées sur la notification par le notificateur désigné du programme.

Ainsi, la part des AP susceptible d’être engagée intégralement sur l’exercice "n" est installée sur le centre de dépense (CDP) "Programme" du laboratoire, qui est automatiquement créé par la délégation gestionnaire en GCF. Il appartient au laboratoire de traduire sa participation au programme en complétant l’arborescence des origines de crédits de son application Xlab, lorsqu’il en dispose.

La part des AP notifiées mais non mises en place sur le CDP est installée sur des centres de dépenses de l’année "n + 1" créés auprès de la délégation gestionnaire. L’information correspondante est, bien entendu, communiquée au directeur du laboratoire, afin de lui permettre de réunir les participations d’autres partenaires pour l’achat d’un équipement par exemple, en lui donnant la garantie de l’apport du CNRS et l’année de disponibilité. Ces AP sont automatiquement mises en place par la délégation gestionnaire sur le CDP du laboratoire l’année suivante.

b3) La mise en œuvre des moyens matériels : la délégation assure le fonctionnement technique et logistique ⁽⁵⁾ du programme.

Ainsi, les dépenses d’hébergement ou de fonctionnement liées aux locaux, au mobilier, à l’affranchissement du courrier, au téléphone ou aux frais de missions sont prises en charge par la délégation siège qui les impute sur un CDP spécifique au programme créé à cette fin. Ce CDP est doté en début d’année, par le responsable du programme, à partir des crédits qui lui sont attribués, d’une provision qui peut être réajustée si nécessaire. Le financement des frais de mission sur convocation de l’administration centrale (qui répondent à une définition stricte) donne lieu à l’ouverture d’une enveloppe globale prédéfinie au niveau du siège du CNRS. Les frais de publication relatifs à l’activité scientifique (édition de rapports d’activité, d’actes de colloques, etc.) et les frais de routage y afférents sont à imputer directement, et au cas par cas, sur les crédits de programme. Enfin, l’adresse officielle du programme (contenu du papier à en-tête et adresse postale) est fixée par le responsable du programme en accord avec le délégué régional.

3. – L’affectation des personnels du programme

Le responsable de programme peut estimer nécessaire de constituer une équipe scientifique autour de lui, de manière à l’aider à organiser les travaux du programme. S’il s’agit de chercheurs, ceux-ci peuvent être chargés de mission à temps partiel pour le programme, leur affectation dans leur laboratoire restant inchangée. S’il s’agit d’ITA, dont le concours n’est recherché qu’à temps partiel, leur affectation peut également rester inchangée et ils sont alors autorisés à travailler pour le programme à temps partiel. En revanche, s’ils travaillent à temps plein pour le programme, leur affectation est modifiée : ils sont affectés au laboratoire du responsable du programme. Le programme ne constituant pas une unité ou un service, il n’est en effet pas possible d’"affecter" des personnels directement auprès de celui-ci.

4. – Les règles usuelles du CNRS pour la gestion des programmes dans les laboratoires

Les procédures utilisées sont celles en vigueur au CNRS.

Lorsqu’un programme bénéficie de financements en provenance d’autres partenaires, ces participations sont budgétisées en recettes et inscrites au titre des dépenses sur le code budgétaire 0693. Elles peuvent être prévues dès le budget primitif ou être inscrites au moment des DM et mises en place en tant que de besoin. Les AP notifiées qui ne seraient pas engagées en fin d’exercice sont disponibles aussi longtemps que se déroule le programme concerné.

Les recrutements éventuels de personnels peuvent s’effectuer sur ressources propres dans le cadre de conventions de recherche avec des partenaires extérieurs, sous forme de contrats à durée déterminée, et à la condition qu’il ne s’agisse en aucun cas de personnel administratif ou de gestion technique.

Les virements doivent faire l’objet d’une demande préalable à la délégation, et sont le cas échéant autorisés sous réserve de délais compatibles avec les dates prévues des décisions modificatives budgétaires soumises au conseil d’administration. Dans la mesure du possible, il est conseillé d’établir une prévision annuelle au dernier trimestre de l’année précédente, qui permet de mettre en place les crédits sur l’année dès le budget primitif, et d’éviter des avances de crédits qui doivent demeurer exceptionnelles.

Le fait qu’aucune gestion de personnel n’intervienne à partir des crédits de programmes sur subvention d’État ne signifie pas qu’il n’est pas possible de faire état de besoins de recrutement pour mener à bien les actions dépendant d’un programme. Dans cette hypothèse, c’est par le canal du département scientifique dont relève le laboratoire que la demande de poste est formulée et analysée.

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Toute information complémentaire relative à la présente instruction, qui sera publiée au Bulletin officiel du CNRS, peut être obtenue auprès du bureau de pilotage et de coordination du secrétariat général (François CAVAIGNAC, responsable du BPC, tél. : 01 44 96 45 23, mél : francois.cavaignac@cnrs-dir.fr, ou Yves BELVAUX, coordonnateur de la gestion administrative des programmes au BPC, tél. : 01 45 07 53 06, mél : yves.belvaux@cnrs-dir.fr).

Fait à Paris, le 23 avril 1998.