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Note no 990053DCAJ du 30 avril 1999 relative à la mise en place d'une réglementation adaptée aux activités de recherche scientifique en matière de marchés publics
Direction des contrats et des affaires juridiques
Note à Mmes et MM. les délégués régionaux, et à MM. les directeurs administratifs d'instituts.
Les récentes évolutions du contexte de l'achat public au CNRS me conduisent à vous demander, d'une part, de porter les éléments d'information contenus dans la présente note aux directeurs et gestionnaires d'unités, et d'autre part à envisager les mesures complémentaires suivantes.
1. Le CNRS a sollicité de la part de ses tutelles la mise en place d'une réglementation adaptée aux activités de recherche scientifique en matière de marchés publics et le décret instaurant cette réglementation est en cours de publication. 1
Les travaux conduits sous la coordination de la DGRT, puis de la direction de la recherche, entre l'automne 1997 et le début de l'année 1999 ont débouché sur la définition d'une réglementation adaptée aux conditions d'activité de la recherche scientifique, qui soit par ailleurs conforme aux préoccupations du gouvernement en matière de transparence et de libre concurrence de la commande publique. Deux dispositions principales caractérisent cette future réglementation :
- compte tenu de la nature même de la recherche scientifique, le recours à plusieurs fournisseurs pour une même famille de produits ou de matériels scientifiques est expressément autorisé 2 ;
- pour tenir compte du contexte économique local dans lequel travaillent les laboratoires, le principe d'une remise en concurrence systématique des fournisseurs au moment de l'émission des bons de commande est acté.
Cette réglementation entrera en vigueur dans les prochaines semaines, pour tous les nouveaux marchés qui seront lancés en remplacement des marchés actuels, c'est-à-dire en pratique dans un délai d'environ 18 mois. Ce délai est nécessaire, car outre le temps directement lié à la passation d'un marché national (de l'ordre de 9 à 12 mois), les modalités pratiques de définition des lots des nouveaux marchés et de remise en concurrence sont rendues plus contraignantes et nécessitent le développement de nouvelles procédures d'achat pour lesquelles doivent être développés des outils informatiques.
2. La période actuelle est caractérisée, pour le CNRS, par des marchés nationaux validés de manière dérogatoire par le ministre de l'économie, des finances et de l'industrie, dont les termes ont été mis au point avec les commissions spécialisées des marchés, dans un contexte réglementaire fermé interdisant les deux principes évoqués plus haut. De surcroît, les préoccupations gouvernementales d'amélioration des conditions de transparence de la commande publique ont débouché sur des instructions données aux agents comptables de veiller particulièrement à une stricte application de la réglementation.
Ainsi, la situation transitoire dans laquelle se trouve placé le CNRS comporte-t-elle de nombreux handicaps :
- la définition des lots des produits et matériels scientifiques, même si elle a été systématiquement effectuée par des commissions techniques d'experts composées de chercheurs et d'ingénieurs de l'établissement, peut présenter certaines difficultés ;
- la nécessité de limiter le nombre de titulaires pour chaque famille de produits et matériels a conduit à ne pas retenir certains fournisseurs avec lesquels les laboratoires avaient coutume de travailler, parce que les tarifs ou les conditions de service qu'ils offraient au niveau national n'étaient pas compétitifs ;
- le principe 3 de « l'intangibilité des offres », posé par l'article 78 du code des marchés publics, a contraint le CNRS à ne pas prévoir de possibilité de remise en concurrence lors de l'établissement des bons de commande ;
- enfin, les contrôles réglementaires qu'est tenu d'exercer le comptable public requièrent des gestionnaires des laboratoires une très grande précision dans l'établissement des commandes 4, et s'accompagnent d'un strict encadrement des commandes hors marchés.
Si le CNRS avait envisagé que ce type de difficultés puisse surgir, il n'avait pas prévu le comportement économique de certains fournisseurs répondant à des appels d'offres ainsi modifiés. Aussi, est-il nécessaire que des mesures soient prises sans tarder. Il serait d'ailleurs d'autant plus préjudiciable de vouloir appliquer dans toute sa rigueur l'actuel régime transitoire, que le régime permanent dans lequel le CNRS devra travailler d'ici 18 mois se rapproche beaucoup de ce que connaissaient les laboratoires en 1997-1998. De ce fait, j'ai décidé de faire en sorte que la pratique de l'achat public se place dès à présent, chaque fois que possible, dans le contexte défini par le décret en cours de publication.
2.1. La mise en ligne, sur le Web du département achats, des références des produits et matériels des fournisseurs est accélérée, afin que l'établissement des commandes et le règlement des factures soient facilités.
Le CNRS ne souhaite pas s'engager dans la mise en place d'une nomenclature de produits et matériels couvrant l'ensemble de ses champs d'activité scientifique, car celle-ci atteindrait plusieurs millions de références.
En revanche, la mise à disposition des laboratoires de l'ensemble des catalogues des fournisseurs titulaires d'un marché national, ainsi que la mise en place d'un outil permettant, à partir de mots clés, d'accéder à l'ensemble des références des marchés nationaux font partie des priorités du département achats. D'ores et déjà, la plus grande partie des catalogues est disponible sur Internet à l'adresse suivante : http://www.cnrs.fr/achats.
2.2. Les marchés nationaux du CNRS sont une des composantes de l'approvisionnement des laboratoires, et peuvent évidemment être complétés par des marchés locaux et des commandes hors marchés.
En premier lieu, je rappelle la possibilité de conclure des marchés locaux pour répondre à des approvisionnements, relativement importants en volume, pour des laboratoires ayant des besoins spécifiques, au niveau d'une délégation.
En second lieu, je souhaite préciser les conditions de passation de commandes hors marchés. La logique des marchés nationaux consiste à obtenir des conditions intéressantes de la part des fournisseurs de produits et matériels scientifiques, avec l'objectif de couvrir les trois quarts des besoins des laboratoires. La part des besoins non couverte par les marchés nationaux peut de ce fait être satisfaite par des commandes hors marchés, passées auprès de fournisseurs non titulaires de marchés nationaux, dans la limite d'un chiffre d'affaires annuel de 300 000 F TTC par fournisseur au niveau de la délégation. De telles commandes ne peuvent toutefois être passées que sur production par le laboratoire d'un certificat administratif indiquant les raisons 5 techniques ou scientifiques pour lesquelles le choix du produit ou du matériel de tel fournisseur a été retenu, de préférence à un recours aux marchés nationaux. Le certificat administratif, qui sera établi en termes très généraux, ne peut toutefois mentionner le prix ou le délai comme raison du choix 6.
2.3. Une action est dès à présent entreprise auprès des fournisseurs afin que l'écart entre leurs tarifs nationaux et leurs tarifs locaux diminue, en jouant sur les conditions d'application des remises de prix nationales.
Pour certains marchés nationaux, une étude comparative effectuée par le département achats sur les prix fixés aux marchés et sur les conditions locales habituellement consenties à tel laboratoire a pu faire ressortir des écarts difficilement justifiables. Des explications sont actuellement demandées aux fournisseurs concernés, et il leur est proposé d'envisager une adaptation des tarifs publics en fonction des conditionnements et des quantités des produits commandés par les laboratoires.
2.4. Enfin, le principe d'avenants aux marchés nationaux permettant de profiter des meilleures conditions économiques, le cas échéant par une remise en concurrence au niveau local, est demandé aux ministres de tutelle.
J'ai décidé de saisir sans délai le ministre de l'éducation nationale, de la recherche et de la technologie, ainsi que le ministre de l'économie, des finances et de l'industrie, afin d'obtenir de leur part l'autorisation de passer un avenant à l'ensemble des marchés nationaux de l'établissement, permettant aux laboratoires de bénéficier des meilleures conditions économiques locales possibles, le cas échéant en prévoyant la faculté de remettre en concurrence les fournisseurs au niveau de l'élaboration des bons de commande. Cette faculté, si elle était autorisée par les tutelles, serait mise à profit pour expérimenter les nouvelles procédures de fonctionnement des marchés nationaux. Elle permettrait aux laboratoires de disposer d'une formule peu différente de celles qui étaient en vigueur jusqu'à aujourd'hui et qui serait conforme à la réglementation.
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Toute difficulté dans l'application des présentes directives sera portée à la connaissance du département achats, et de l'agence comptable principale.
2.Jusqu'à l'été 1997, cette faculté de multi-attribution était simplement tolérée par une circulaire dérogatoire au code des marchés publics, et était par conséquent susceptible d'être remise en cause à tout moment. C'est bien ce qui s'est passé, notamment à cause des observations de la Communauté européenne.
3.Ce principe veut que le prix fixé dans le marché soit intangible, sauf actualisations (dont les conditions font alors partie intégrante du marché).