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Note no 990324BPC du 7 mai 1999 relative au lancement des opérations de marché de téléphonie
Bureau de pilotage et de coordination
Note à l'attention de Mesdames et Messieurs les délégués régionaux et les directeurs des instituts nationaux
Référence : note no 990052ACPL du 11 février 1999.
Comme je vous l'annonçais dans ma note ci-dessus référencée, et après la réunion des délégués régionaux du 4 mai dernier, nous sommes aujourd'hui en mesure d'établir la programmation précise des opérations conduisant concomitamment à la mise à niveau du parc des autocommutateurs de l'établissement et au lancement de la procédure d'appel d'offres « opérateurs » dans le cadre de la circulaire du Premier ministre no 4.604/SG du 7 mai 1998 1.
En effet, le comité de pilotage Téléphonie après avoir conduit un diagnostic exhaustif, vient de valider les évolutions techniques nécessaires à l'ensemble du parc des autocommutateurs pour intégrer la gestion multi-opérateurs et le passage à l'an 2000. Il a parallèlement évalué l'enveloppe financière correspondante et recommandé que l'ensemble des mises à niveau soit réalisé dès cette année.
Compte tenu de ces impératifs, la direction générale a pris la décision de consacrer une enveloppe de 10 MF HT en 1999 pour moderniser l'ensemble du parc d'une part, et répondre aux normes techniques d'ouverture du marché de la téléphonie à la concurrence d'autre part. Je vous rappelle que le CNRS s'est donné pour objectif d'avoir notifié l'ensemble des marchés de fourniture de services de télécommunications (appel d'offres opérateurs) cette année.
En conséquence, nous entrons dès maintenant dans la phase opérationnelle et je souhaite vous apporter les précisions suivantes :
Mise à niveau technique du parc autocommutateurs existants
L'ensemble des autocommutateurs des sites appartenant au CNRS, après expertise technique, sera pris en charge dans le cadre de l'opération, quel que soit son rattachement disciplinaire. En d'autres termes, l'enveloppe financière prévue doit couvrir l'ensemble des dépenses pour tous les départements scientifiques, les Instituts et les services des moyens communs.
L'acquisition d'autocommutateurs dans le cas d'un remplacement 2 s'exécutera de préférence dans le cadre d'une convention nationale avec l'UGAP, les délégués régionaux qui le souhaiteront pourront passer des marchés locaux en veillant particulièrement au respect des normes techniques 3. Quelle que soit la solution retenue, la réalisation de l'installation sera effectuée suivant un calendrier contraint et sous le contrôle du comité de pilotage (cf. calendrier joint).
Le CNRS est en cours de négociation avec cet organisme pour mettre en place une convention nationale dans le courant du mois de juin prévoyant, outre des conditions financières intéressantes pour l'acquisition des PABX, également une assistance à l'élaboration de la configuration et à la réception technique des matériels. Les commandes correspondantes seront gérées par la délégation du siège après validation par le comité de pilotage.
Choix d'un fournisseur sur initiatives régionales
Cette possibilité est offerte sachant que la délégation qui aura retenu cette solution devra élaborer un cahier des charges et ne pourra pas bénéficier du soutien technique de l'UGAP. Les crédits correspondants seront notifiés aux délégués régionaux pour engagement de la commande après validation du devis par le comité de pilotage.
Je vous remercie d'informer dès réception de cette note le BPC (moyens communs) de la solution que vous aurez choisie sachant qu'il sera impossible de revenir en arrière par la suite.
Les budgets nécessaires à la mise à niveau des autocommutateurs ne nécessitant pas un remplacement seront notifiés à compter du mois de juin auprès de chaque délégué après validation par le comité de pilotage des besoins estimés sur devis.
La rigueur avec laquelle doivent être menées les opérations de mise en œuvre et de suivi nécessite la désignation dans chaque délégation d'un coordonnateur qui sera l'interlocuteur privilégié pour suivre les aspects techniques et calendaires, l'implication des RSI demeurant de toute évidence nécessaire. Je vous remercie de bien vouloir transmettre le nom de la personne retenue au BPC (moyens communs) dans les meilleurs délais.
Il y aura un appel d'offres par délégation couvrant l'ensemble des besoins des unités et services de son ressort territorial et y compris les laboratoires de l'IN2P3.
Vous devez dès à présent et au plus tard pour le 20 mai faire publier l'avis d'appel public à la concurrence après vous être assuré que vous pourrez respecter le calendrier ci-joint. La première facture de télécommunications relative à un contrat en cours mandatée après le 20 mai devra donc être justifiée par un certificat (modèle no 2 annexé à la note du 11 février 1999).
Le dossier de consultation des entreprises vous sera adressé au début du mois de juin.
Afin de vous aider dans la programmation des différentes phases de mise en œuvre, vous trouverez ci-joint un calendrier précisant les dates butoirs et les périodes d'actions. Le BPC (Philippe Leconte) et le département des achats de la DCAJ (Pascal Paitel) sont à votre disposition pour répondre à vos questions d'ordre administratif ainsi que le chargé de mission Téléphonie (Jean-Louis Gibault) et le RSI de la délégation du siège (Philippe Willoquet) sur les aspects techniques.
Le secrétaire général,
Jean-Pierre SOUZY
P. J. : Planning des opérations
Tableau récapitulatif des points importants à prendre en compte lors du renouvellement
d'un PABX
Copie : M. François Messin, agent comptable principal
POINTS
IMPORTANTS À PRENDRE EN COMPTE
LORS DU RENOUVELLEMENT DU PABX