Décision n^o 998861DCAJ du 2 août 1999 de création, à l'Institut d'astrophysique de Paris, d'un site Internet Web mettant en œuvre des traitements automatisés d'informations nominatives

Direction des contrats et des affaires juridiques

Vu L. n^o 78-17 du 06-01-1978 mod., not. art. 15 ; D. n^o 78-774 du 17-07-1978 mod. ; D. n^o 82-993 du 24-11-1982 mod. ; avis favorable de la Commission nationale de l'informatique et des libertés du 17-07-1999.

Art. 1^er. - Il est créé à l'Institut d'astrophysique de Paris (IAP) - UPR n^o A0341 du CNRS, 98 bis, boulevard Arago, Paris 14^e, un site Internet Web dans le cadre duquel sont ou peuvent être mis en œuvre les traitements automatisés d'informations nominatives suivants :

- la diffusion d'informations relatives à des personnes appartenant à l'IAP sous forme d'un annuaire des personnels et d'un organigramme des services ;

- la diffusion d'informations relatives à des personnes extérieures en vue de l'inscription à des colloques, séminaires scientifiques ;

- la mise en œuvre d'une ou plusieurs listes de messagerie électronique à usage interne ou externe en vue de diffusion d'informations concernant les activités de l'Institut ou concernant de manière générale l'astronomie ;

- la collecte de données personnelles par le biais de formulaires en vue de l'inscription ou la mise à jour des annuaires professionnels liés à l'astronomie, pour l'organisation des colloques ou séminaires ou pour offrir des services de vulgarisation scientifique auprès du grand public ;

- l'accès restreint à certaines parties du site comme Les pages locales réservées au personnel de l'Institut ou à certaines parties réservées aux équipes de projets scientifiques.

Art. 2. - Les catégories d'informations nominatives traitées sont, s'agissant de :

- la diffusion d'informations relatives à des personnes appartenant à l'IAP : nom, prénom, mél, fonctions, téléphone et emplacement du bureau ;

- la diffusion d'informations relatives à des personnes extérieures à l'IAP : coordonnées complètes, choix des symposias et colloques, présentation des papiers ou posters, fonctions et statuts ;

- la mise en œuvre d'une liste de messagerie électronique : l'adresse de messagerie de l'expéditeur, la date, l'heure et l'objet du message ;

- la collecte de données personnelles par le biais de formulaires pour la constitution d'annuaires professionnels : mél, téléphone, fax, adresse postale, identité, fonctions, statut ;

- la collecte de données personnelles par le biais de formulaires pour l'organisation des colloques/séminaires : mél, téléphone, fax, adresse postale, identité, choix alimentaires, réservation hôtel, participations aux colloques, papiers ou posters présentés ;

- la collecte de données personnelles par le biais de formulaires en vue d'offrir des services de vulgarisation scientifique auprès du grand public : identité, mél, date de naissance ;

- l'accès restreint aux Pages locales du site Web, authentification selon l'origine de la machine cliente, ainsi qu'à différents sous-sites affiliés à des projets scientifiques (Denis, Isogal, Terapix etc.), authentification par un nom d'utilisateur fixé et un mot de passe.

Art. 3. - Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont, s'agissant de :

- la diffusion d'informations relatives à des personnes appartenant à l'IAP ou diffusion d'informations relatives à des personnes extérieures à l'IAP : l'IAP et les visiteurs du site Web ;

- la mise en œuvre d'une messagerie électronique : la cellule communication de l'IAP ;

- la mise en œuvre d'un espace de discussion (forum) : l'IAP et les visiteurs du site ;

- la collecte de données personnelles par le biais de formulaires : la cellule communication de l'IAP ;

- l'accès restreint aux pages locales et à certains sous-sites à caractère professionnelle : l'IAP.

Art. 4. - Le droit d'accès prévu par l'article 34 de la loi n^o 78-17 du 6 janvier 1978 s'exerce auprès de la cellule communication de l'IAP ou du webmestre.

Les personnes disposent d'un droit d'opposition à la diffusion sur le site d'informations les concernant et en sont informées par une note de service concernant les personnels de l'IAP. Les utilisateurs du site sont informés de leurs droits au moyen, le cas échéant, des mentions figurant au sein des pages d'accueil des rubriques du site de l'IAP, de la SFSA, de l'EAS ainsi qu'au sein des pages de collecte d'informations.

Art. 5. - Les responsables du Web de l'IAP sont chargés de l'exécution de la présente décision qui sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.