Circulaire n^o 010003ACPL du 28 février 2001 relative à la justification de l'annulation d'ordres de recettes

Agence comptable principale

Note à l'attention de Mesdames et Messieurs les agents comptables secondaires et les chefs des services financiers des instituts nationaux.

Dans son arrêt n^o 27548, la Cour des comptes, statuant provisoirement sur les comptes des exercices 1996 à 1998 du CNRS, enjoint pour l'avenir au comptable de l'établissement « de produire à l'appui des annulations d'ordres de recettes sur exercices antérieurs des certificats explicatifs justifiant l'annulation du titre ».

De la même façon que l'ancienne instruction M9-11, la nouvelle instruction codificatrice n^o 98-075-M91 du 22 juin 19982 précise les cas dans lesquels l'ordonnateur peut procéder à la réduction ou l'annulation d'un ordre de recette, et indique les procédures à mettre en œuvre suivant que la régularisation intervient avant ou après la clôture de l'exercice.

Les réductions ou annulations ont en principe pour objet de rectifier des erreurs matérielles commises par les services liquidateurs lors de la constatation de la créance : désignation inexacte du débiteur, erreur dans le fondement même de la créance, ou décompte de la créance erroné, au préjudice du débiteur.3

Cette procédure de régularisation ne doit pas être confondue avec la remise gracieuse ou avec l'admission en non-valeur d'une dette régulièrement mise à la charge d'un débiteur de l'établissement.

Il y a lieu à réduction du titre de recette lorsqu'une partie seulement du titre est affectée par l'erreur matérielle (erreur de liquidation), l'annulation étant opérée lorsque la créance constatée doit entièrement disparaître (titre établi à l'encontre d'une personne qui n'est pas le redevable ou titre faisant double emploi).

Les réductions ou annulations sont constatées au vu de titres rectificatifs établis par l'ordonnateur et comportant les caractéristiques du titre de recette rectifié et les motifs de la rectification.

Conformément aux dispositions de l'article 12 du décret n^o 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique, « les comptables sont tenus d'exercer en matière de recettes, le contrôle, (...) dans la limite des éléments dont ils disposent, (...) de la régularité des réductions et des annulations des ordres de recettes ».

Le comptable doit donc s'assurer que la réduction ou l'annulation d'un titre de recettes n'est opérée qu'aux fins de rectifier une erreur matérielle.4

S'agissant plus particulièrement des réductions et annulations de titres de recettes sur exercices précédents et antérieurs, les régularisations donnent lieu à l'émission :

- d'une part d'un mandat, établi au nom de l'agent comptable, imputé sur l'un des comptes 6583, 6683 ou 67182 ;

- et d'autre part, d'un ordre de réduction ou d'annulation de recettes, joint à l'appui du mandat, étant précisé que dans ce cas, l'ordre de réduction ou d'annulation de recette n'est pas répertorié sur un bordereau d'émission et ne constitue qu'un document annexé au mandat dont il constitue la pièce justificative.

Pour satisfaire aux dispositions réglementaires et à l'injonction de la Cour des comptes, vous voudrez bien veiller à l'avenir à ce que les titres rectificatifs de réduction ou d'annulation, qu'ils soient émis avant ou après la clôture de l'exercice, comportent soit sur le titre lui même soit sur un certificat administratif joint, les motifs de la rectification, c'est-à-dire de l'erreur commise.4