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Paris, le 1er octobre 2001.
Note à l’attention de Mesdames et Messieurs les délégués régionaux et délégués régionaux adjoints, Messieurs les directeurs d’instituts
S/c de Monsieur le secrétaire général
Copie : Mesdames et Messieurs les chefs des services financiers des délégations et Mesdames et Messieurs les responsables des systèmes d’information des délégations
Vous trouverez ci-joint un document qui a pour objet de retracer toutes les actions qui doivent être engagées dès à présent par les services ordonnateurs des délégations afin de préparer la migration à l’euro des applications GCF (noyau dur), Interface Xlab – GCF, SIGOGNE, ainsi que la gestion budgétaire et comptable en euro à compter de l’exercice 2002.
D’une part, sont décrites des procédures de contrôle et de gestion à organiser et à mettre en œuvre afin que la phase informatique de migration des données se déroule sans aucun incident (cette phase s’étendra durant la période du 21 décembre 2001 au 2 janvier 2002 pour les sites « éclaireurs » et du 2 au 9 janvier 2002 pour l’ensemble des autres sites).
D’autre part, des consignes et recommandations afin de terminer l’exercice 2001 et préparer la gestion en euros de l’exercice 2002 vous sont données.
Par ailleurs, un guide vous sera adressé ultérieurement pour vous aider à vérifier les résultats de la migration des applications informatiques, et vous permettre de commencer le nouvel exercice avec le maximum de garantie.
La directrice des finances,
Michèle SAUMON
I - MIGRATION À L’EURO DES APPLICATIONS INFORMATIQUES
I.1. - Opérations de vérification préalables à la migration à l’euro des applications informatiques
Les applications informatiques (GCF, SIGECONV, SIGOGNE) migreront à l’euro immédiatement après l’ouverture en francs de l’exercice 2002.
Le bon déroulement des opérations de migration est étroitement lié à la parfaite qualité des bases de données des applications. Il convient donc de veiller tout particulièrement à ce que les contrôles de vérification de cohérence des bases GCF soient réalisés et que les anomalies recensées soient rectifiées dans les meilleurs délais (des dates limites vous seront données prochainement).
I.1.1. - Vérification des bases de données GCF
La conversion automatique des informations « franc » contenues dans les différents fichiers nécessite que les bases de données soient absolument parfaites et ne présentent aucune incohérence par rapport aux règles de constitution des fichiers.
La DSI a développé des outils de vérifications des données monétaires. Ces outils, ajoutés aux vérifications de bases existantes, permettent de disposer de contrôles complets de cohérence des bases GCF.
Le déploiement sur les sites de ces vérifications GCF a été échelonné dans le temps. À ce jour, tous les sites disposent des outils informatiques.
Les vérifications de base sont des traitements lancés chaque soir hors temps réel par les responsables des systèmes d’information des délégations (RSI). Des listes d’erreurs et comptes rendus (anciens et nouveaux) sont à la disposition des RSI et des services financiers, complétés d’une fiche récapitulative décrivant les données chiffrées vérifiées et celles « en anomalie », ainsi qu’un degré de criticité déterminant l’action à mener par le RSI.
La DSI assure l’accompagnement des RSI dans l’analyse des erreurs et les corrections des anomalies, le cas échéant en liaison avec les services financiers.
Certaines anomalies disparaîtront après le lancement du traitement des « épurations » de certaines données : petits montants, missions non liquidées, et les anciens contrats (cf. ci-après).
I.I.2. - Épurations de données
L’épuration préalable de certaines données conduira à diminuer de façon sensible le nombre d’anomalies recensées (et donc leur correction) lors des vérifications de bases et réduira par la suite les temps de traitement informatique lors de la migration.
I.I.2.1. - Apurement des petites sommes (CDP et engagements)
La conversion en euros des montants unitaires inférieurs à 4 centimes de franc aboutit par arrondi à 0 euro. Il est indispensable dans ces conditions d’apurer au préalable toutes ces petites sommes.
La DSI a fourni aux RSI des délégations un outil paramétrable, pour recenser les CDP et les engagements dont le montant disponible et les commandes non soldées sont inférieurs à 4 centimes de franc (égaux ou inférieurs à 3 centimes) et donc convertis à 0 euro.
Par ailleurs, en paramétrant le seuil de recherche, cet outil pourra également être utilisé pour apurer avant la fin de l’exercice les sommes minimes (montant à déterminer par chaque chef des services financiers) restant en solde.
I.I.2.2. - Épuration SIGOGNE
Un traitement d’épuration des anciennes missions SIGOGNE, opération en principe ayant lieu en fin d’exercice, a été installé par la DSI sur les sites en appliquant les règles suivantes :
– pour toute mission non liquidée et sans « facture », dont la différence entre la date de fin de mission et la date d’épuration est supérieure à 400 jours : épuration de la commande (mission et GCF) ;
– pour toute mission non liquidée, avec « facture » dont la différence entre la date de fin de mission et la date d’épuration est supérieure à 400 jours : mise à disposition de l’utilisateur d’un état (au mensuel GCF et à la demande) afin d’aider les gestionnaires à identifier les missionnaires pour leur demander d’adresser leurs états de frais ou pour solder la commande (mission et GCF).
Cet outil doit être utilisé dès à présent sans attendre les traitements automatiques de fin d’exercice.
Par ailleurs, il est recommandé de liquider toutes les missions antérieures à 2000, car il n’est pas certain aujourd’hui que l’application « taux de change » convertie à l’euro contienne un historique antérieur à 2000.
I.I.2.3. - Épuration SIGECONV
Les recommandations et les règles retenues pour l’épuration de l’application SIGECONV vous ont été données par Monsieur l’agent comptable principal.
I.2. - Consignes concernant le contenu de certains fichiers de la GCF avant la migration
I.2.1. - Fichier « FACATT »
Ce fichier contient les factures en attente de crédits, donc en attente de visa.
Celui-ci doit nécessairement être vidé avant le dernier mandatement de l’exercice. Les factures en attente de visa doivent donc être soit visées, soit rejetées.
I.2.2. - Fichier « FACLAB »
Ce fichier contient des factures en provenance d’Xlab en attente d’intégration dans la GCF.
Afin de limiter le temps de migration et de favoriser la cohérence des données entre la GCF et Xlab, il est fortement recommandé de « vider » ce fichier avant le dernier mandatement, ou en cas d’impossibilité, de limiter le nombre de factures contenues dans ce fichier.
Pour parvenir à cet objectif, il convient de veiller à ce que la transmission des factures par les laboratoires soit la plus fluide possible de façon à éviter le traitement d’un nombre important de factures par les services financiers dans les derniers jours.
Il vous appartiendra de prendre toute initiative afin d’inviter les laboratoires à transmettre très rapidement les factures reçues.
II – PRÉPARATION À LA GESTION EN EURO EN 2002
II.1. - Produits et services fournis par les entités du CNRS
II.1.1.- Tarification
En principe, toutes les décisions tarifaires établies depuis 2000 comportent un affichage des prix en euros. Ces décisions demeurent applicables en l’état et n’ont pas lieu d’être modifiées. La tarification euro sera bien entendu utilisée pour toutes les facturations s’y rapportant à partir de 2002.
Si, pour des raisons de commodité ou de simplification, il apparaît souhaitable d’arrondir certains tarifs en euro, il appartiendra à chaque délégué régional d’établir – ou de proposer à la signature du secrétaire général – une décision ajustée au nouveau montant « euro ». Cette mesure ne doit en aucun cas avoir pour conséquence de modifier sensiblement l’équilibre économique du prix par une augmentation (ou diminution) de prix déguisée. Une copie des nouvelles décisions signées par le délégué régional sera adressée à la direction des finances.
Les décisions tarifaires qui ne comportent pas d’affichage euros devront donner lieu à une nouvelle décision de tarification libellée en euros (simple conversion le cas échéant « arrondi », sans modification du prix), signée par chaque délégué régional. Une copie de ces décisions sera adressée à la direction des finances. Ces nouveaux montants auront une date d’application fixée au 1er janvier 2002.
II.1.2.- Factures émises par le CNRS
Il est recommandé de veiller tout particulièrement à ce que les factures adressées aux clients d’ici à la fin de l’année 2001 comportent systématiquement un double affichage franc/euro puisqu’il est probable que certaines d’entre elles seront réglées en 2002 en euros.
II.2. - Les marchés et contrats
II.2.1. - Marchés publics et conventions
Sauf exception dûment justifiée, tous les nouveaux marchés publics, les contrats et les conventions dont l’application s’étend au-delà de la fin de l’année 2001 doivent être conclus en euros.
Concernant les marchés, les contrats ou conventions en cours, libellés en francs et se prolongeant au-delà de fin 2001, il est recommandé de recourir à des constats de conversion plus particulièrement lorsqu’il s’agit de marchés ou contrats complexes. Par exemple, lorsque le marché ou contrat :
– comporte plusieurs prix ou des prix unitaires de faible montant ;
– prévoit des paiements successifs ;
– prévoit des révisions de prix ou des pénalités, etc.
En effet, en l’absence de constat de conversion, l’exécution des marchés et contrats pourrait générer des différences liées à la conversion et par là d’éventuelles contestations.
Les constats de conversion n’ont, dans tous les cas, pas à être soumis au visa du contrôle financier. En revanche, ils constituent une pièce justificative à l’appui du premier mandatement présenté au comptable.
II.2.2. - Achats sur factures
Les achats sur factures ne nécessitent pas de constats de conversion. À partir du 1er janvier 2002, les fournisseurs devront procéder à l’établissement de leurs factures en euros.
II.3. - Les délégations de signature
Les délégations de signatures consenties aux directeurs de laboratoires qui expriment un critère de compétence en matière de signature de bons de commande ou autres, en fonction d’un seuil en francs, devront être refaites pour être établies en euro.
Dans un souci de facilité de gestion, il est conseillé de retenir un nouveau montant en euro arrondi à la centaine ou millier supérieur. La limite de 50 000 F HT (7 622,45 euros) pourra être portée à 8 000 euros.
II.4. - Les décisions relatives aux régies
Les décrets et arrêtés qui réglementent les régies instituées près des établissements publics et les textes particuliers au CNRS comportent un certain nombre de montants exprimés en francs, notamment le seuil des dépenses par opération pouvant être payées par l’intermédiaire des régisseurs, et le montant maximum des avances pouvant leur être consenties.
Tous ces textes doivent faire l’objet de modification pour la fixation desdits montants en euros.
En ce qui concerne le CNRS, seul l’arrêté du 28 mai 1993 relatif au taux de l’indemnité de responsabilité susceptible d’être allouée aux régisseurs d’avance et aux régisseurs de recettes relevant des organismes publics et montant du cautionnement imposé à ces agents a été modifié par un arrêté du 3 septembre 2001 (JO du 11 septembre 2001).
Des instructions vous seront données ultérieurement concernant les décisions de création des régies et de nomination des régisseurs, en fonction du contenu des textes modificatifs à venir.
III – OPÉRATIONS DE GESTION PARTICULIÈRES
III.1 - Opérations de gestion de fin d’exercice 2001 concernant les délégations de crédits
III.1.1. - Vérification mensuelle de la réception de délégations de crédits
Chaque mois, l’entité pour l’assistance du système d’information (EASI) de la délégation Paris Michel-Ange, chargée des opérations informatiques de l’ordonnateur principal, adresse à chaque ordonnateur secondaire un fichier Excel des délégations de crédits qui le concernent.
Il convient de vérifier mensuellement la cohérence entre les délégations de crédits reçues du bureau du budget de la direction des finances (DFI), les délégations de crédits adressées par l’EASI (fichier Excel précité) et les délégations de crédits intégrées sur le site.
Le dernier fichier de l’exercice 2001 sera adressé le 10 décembre pour tous les sites. Si des anomalies sont constatées, celles-ci devront impérativement être signalées à la DFI (bureau du budget), au plus tard le 12 décembre 2001.
III.1.2. - Demande de délégation d’AP/CP
La date limite d’envoi des délégations de crédits par le bureau du budget de la DFI est prévue le 10 décembre. Cette date doit permettre de satisfaire, le cas échéant, les besoins pour le mandatement de la paie du personnel du mois de décembre.
D’une façon générale, il est nécessaire de demander les crédits nécessaires suffisamment tôt pour ne pas être gêné en fin d’exercice. Les besoins doivent être largement estimés.
III.2. - Démarrage de l’exercice 2002
III.2.1. - Envoi des délégations de crédits
La DSI mettra à la disposition de l’EASI un outil pour envoyer les délégations de crédits par délégation au fur et à mesure du démarrage du nouvel exercice après la migration.
C’est ainsi qu’après avoir constaté le bon déroulement des opérations de conversion et s’être assuré de la capacité à ouvrir la gestion du nouvel exercice, chaque chef des services financiers adressera un mél à l’EASI, (francois.senderens@cnrs-dir.fr et copie à Daniel.Nieto@cnrs-dir.fr) pour demander l’envoi de délégations de crédits pour 2002.
Ce mél sera adressé en copie à la DFI (Francois.Girard@cnrs-dir.fr) et à l’ACP (Dolores. Lorenzon@cnrs-dir.fr) pour les informer du démarrage du nouvel exercice.
III.2.2. - Les achats sur factures
Deux situations appellent des précisions :
1. La facture est établie en francs avant le 1er janvier 2002 et reçue par l’ordonnateur après cette date :
Les factures établies avant le 1er janvier 2002 et reçues par l’ordonnateur après cette date doivent être acceptées. Il appartient à ce dernier de convertir le montant total de la facture et de le mandater en euros (ou d’établir un ordre de paiement en euros si cette facture a fait l’objet d’un mandatement en charges à payer au titre de l’exercice 2001).
2. La facture est établie et transmise en euros après le 1er janvier 2002 avec le détail des prix en francs et le montant total en euros.
Les factures établies après le 1er janvier 2002 comportant uniquement le montant total en euros ne peuvent être rejetées par l’ordonnateur pour ce seul motif. En effet, la facture en euros peut être payée si l’une des conditions ci-après est remplie :
– le montant total est converti en euros, mais le détail des prix reste en francs ;
– si le détail en francs a été converti en euros, le montant total doit être égal à la conversion en euros du montant total en francs accepté au vu d’un devis en francs, établi avant le 1er janvier 2002.
III.2.3. - Consignes aux laboratoires utilisant Xlab
Il est conseillé que chaque délégué régional adresse une lettre début octobre 2001 à chaque directeur d’unité pour notamment :
– les informer du calendrier des opérations de fin et de début d’exercice (celui-ci vous parviendra très prochainement) ;
– leur donner des consignes concernant les transferts de données, l’envoi des documents ;
– leur recommander d’apurer les mouvements anciens.
En effet, dans la mesure où les laboratoires utilisant Xlab pourront en théorie utiliser la valeur « franc » autant qu’ils le souhaitent en début d’année 2002, mais dans ce cas sans liaison avec la GCF, et qu’il n’existe pas de date limite informatique à ce fonctionnement, il est nécessaire de demander expressément à chaque directeur d’unité de faire la bascule d’exercice d’Xlab le plus tôt possible, et au plus tard le 21 janvier 2002, d’autant qu’il n’y a plus de période complémentaire au CNRS et dans les universités (suppression à compter de l’exercice 2001).