272 - Instruction de procédure no 020002BPC du 20 février 2002

Instruction de procédure n^o 020002BPC du 20 février 2002 relative à la fermeture d’une unité contractualisée du CNRS

Coordonnées : Secrétariat général - Bureau de pilotage et de coordination

Ce document a été élaboré à partir des conclusions du groupe de travail animé par Véronique Debisschop dans le cadre de la démarche qualité, puis finalisé après concertation avec les départements scientifiques et les délégations du CNRS. Pour tout renseignement relatif aux règles de gestion, textes et documents applicables : BPC.procedures@cnrs-dir.fr

Le CNRS, après concertation avec ses partenaires, peut décider de mettre fin au partenariat institué au travers d’une unité contractualisée.

La présente procédure examine le cadre général du redéploiement des ressources humaines, matérielles et financières, en application des dispositions réglementaires. Par l’instauration d’un « inventaire des ressources », elle veille à préserver le patrimoine de chaque partenaire et à responsabiliser le directeur d’unité quant aux moyens qui lui ont été confiés. En précisant l’information fournie à l’unité (lettres au directeur d’unité, information du conseil de laboratoire, réunion plénière des personnels), elle vise également à réduire l’incertitude à laquelle doivent faire face les personnels de l’unité et à marquer l’engagement du CNRS à les accompagner durant cette étape difficile.

Elle est applicable par les départements scientifiques et les délégations en coopération avec les directeurs d’unités concernés.

Elle constituera également une référence pour la fermeture d’unités non contractualisées.

La décision du directeur général de fermer une unité contractualisée ouvre une période de transition dont la durée maximale est fixée à deux ans. Dans le but de fournir un cadre juridique à l’ensemble des mesures à prendre, le CNRS crée une structure transitoire (formation de recherche en évolution, FRE) qui accompagnera les agents CNRS dans leur recherche d’une nouvelle affectation et fournira le cadre d’organisation du redéploiement des autres ressources.

Le directeur de l’unité est informé officiellement par le département scientifique et le délégué régional, de la création de la FRE et des modalités de redéploiement des moyens de l’unité. L’ensemble des personnels de l’unité est également informé au cours d’une assemblée plénière.

L’inventaire des ressources et les propositions de redéploiement, établis par le directeur d’unité, approuvés par les partenaires, permettent d’assurer un suivi des ressources de l’unité, le respect de la réglementation et la préservation du patrimoine de chaque organisme.

La direction des relations avec l’enseignement supérieur informe l’établissement partenaire de la position du CNRS quant à la fermeture de l’unité, puis conduit les négociations sur le statut définitif de celle-ci.

Le département scientifique informe par courrier le directeur d’unité et la délégation du projet de fermeture, puis de la création d’une FRE. Un représentant du département présente au conseil de laboratoire les perspectives d’évolution offertes aux personnels et aux équipes. Il est consulté sur les propositions de réaffectation des ressources. Le département archive l’inventaire des ressources.

Le délégué régional coordonne la production de l’inventaire des ressources et cosigne le document. Il est responsable des procédures de réaffectation des personnels et moyens gérés par le CNRS. Son rôle est primordial dans les relations avec les partenaires et dans l’accompagnement du directeur et des personnels de l’unité.

Le directeur d’unité (il est ensuite nommé « responsable » de la FRE) a la responsabilité des moyens confiés à l’unité par le CNRS et ses partenaires. À ce titre, il établit l’inventaire des ressources et formule des propositions de réaffectation. Il assure le suivi de celles-ci en relation avec le délégué régional.

Le partenaire du CNRS est associé, autant que faire se peut, à ces procédures. Il participe à la réunion plénière des personnels de l’unité, cosigne l’inventaire des ressources (hors les personnels) et valide les propositions de réaffectation.

Établissement partenaire : il s’agit de l’établissement principal de contractualisation. Il est fortement recommandé de lui associer tous les autres établissements partenaires (enseignement supérieur, EPST…), principalement pour la cosignature de « l’inventaire des ressources ».

Ressources : ensemble des moyens mis à disposition de l’unité : personnels, locaux, équipements, crédits...

DAC : documents à conserver, attestant l’exécution des étapes importantes de la procédure.

La fermeture d’une unité contractualisée fait nécessairement l’objet d’une concertation/négociation entre le CNRS/DRES et l’établissement partenaire. Dès lors, à l’issue des négociations tripartites, l’élément déclenchant la fermeture d’une unité contractualisée est la décision du directeur général du CNRS créant une formation de recherche en évolution (FRE) à cet effet.

S’agissant des unités non contractualisées, si la création d’une « FRE de fermeture » reste le cas le plus courant, les unités telles les structures fédératives et « FRE de restructuration » n’y ont pas recours. La procédure de fermeture est entamée directement à la fin de leur mandat, sur la base du courrier du directeur de département scientifique. (étape 3 dès janvier).

1. et 1 bis. À l’issue de l’évaluation de l’unité par le Comité national, le directeur du département scientifique avise le directeur de l’unité de la perspective de fermeture de son unité. Parallèlement, la direction des relations avec l’enseignement supérieur (DRES) informe l’établissement partenaire.

2. Un représentant du département scientifique présente au conseil de laboratoire de l’unité les perspectives d’évolution offertes aux équipes et aux personnels.

À l’issue des négociations, si la fermeture de l’unité est confirmée, une formation de recherche en évolution est créée par décision signée du directeur général (cf. « Création d’une unité contractualisée » et « Élaboration des décisions collectives »).

3. Le directeur d’unité est avisé par courrier de son directeur du département scientifique de la fermeture de son unité, de sa transformation en FRE et de la mise en œuvre, sous la responsabilité du délégué régional, de la procédure d’inventaire et de réaffectation des ressources. Un extrait de la décision du directeur général peut être joint au courrier. Une copie de ce courrier est adressée à la délégation, accompagnée d’une note affectant l’ensemble des personnels de l’ancienne unité à la FRE.

4. À réception de la copie du courrier, le délégué régional contacte le responsable d’unité et lui explique la procédure, ses devoirs et l’assistance qui lui sera apportée par les services de la délégation. Il prend également contact avec l’établissement partenaire pour l’associer à la procédure CNRS.

5. Une réunion plénière des personnels de l’unité est organisée par le responsable de l’unité. Y assistent également le délégué régional et si possible un représentant du (des) partenaire(s). Les procédures de réaffectation des ressources y sont exposées, et plus particulièrement celles touchant le redéploiement des personnels. Une attention particulière est apportée aux contraintes de calendrier. Le responsable rédige un compte rendu de cette réunion qu’il adresse à la délégation ainsi qu’au(x) partenaire(s).

6. La délégation établit le formulaire « inventaire des ressources » (cf. annexe) et le remplit en partie avec les éléments connus (gérés) par le CNRS. Elle l’adresse au responsable d’unité.

7. Le responsable de l’unité complète le document d’inventaire au moyen des données en sa possession et de celles collectées auprès de l’établissement(s) partenaire. Il formule des propositions, assorties d’un calendrier, de réaffectation (de répartition) de l’ensemble des éléments inventoriés. Il signe le document et l’adresse à la délégation.

8. Le délégué régional vérifie les informations portées sur l’inventaire et la régularité des propositions de réaffectation (hors les personnels). Le cas échéant, il consulte le département scientifique sur ces propositions [8 bis]. Il signe le document d’inventaire et l’adresse au partenaire pour avis, accord et signature. Le cas échéant, des négociations sont menées avec le partenaire.

9. Les services de la délégation procèdent à la réaffectation des ressources gérées par le CNRS, selon le calendrier défini par le responsable de l’unité, ou au fur et à mesure du départ des équipes. Ces réaffectations sont réalisées selon les procédures propres à chaque domaine (résiliation ou signature d’avenants aux contrats de maintenance, sorties de l’inventaire…). Elles ne peuvent être mises en œuvre dans le système d’information du CNRS que lorsque la mise en place de la FRE est achevée pour le domaine considéré (cf. procédure « Mise en place d’une unité »).
La mobilité des chercheurs et des ITA est régie par des textes spécifiques et peut s’affranchir des propositions portées sur « l’inventaire des ressources ». Elle est engagée dès la réunion plénière de l’unité (cf. instructions de procédure n^o 020003BPC « Redéploiement des ITA » et n^o 020004BPC « Redéploiement des chercheurs »).
Au fur et à mesure, chaque mouvement (y compris les mouvements de personnels) est porté sur « l’inventaire des ressources ».

10. Un an après le début de la procédure, le délégué régional organise une réunion associant le responsable de l’unité, le partenaire et éventuellement le département scientifique. Y est dressé un bilan des opérations effectuées ou programmées, ainsi que les difficultés rencontrées.

11. Une fois l’ensemble des opérations terminé, le délégué régional signe l’inventaire complété, l’adresse pour signature au responsable de l’unité ainsi qu’à l’établissement partenaire. Le document cosigné est envoyé au département scientifique.

12. À réception de l’inventaire marquant la fin des procédures de redéploiement des ressources, le département peut fermer définitivement l’unité dans le référentiel des structures inclus dans Labintel. Cette étape doit intervenir au plus tard à la fin du mandat de la FRE, telle que fixée par la décision du directeur général.

Tableau récapitulatif des documents issus de cette procédure devant être conservés


Document	Modèle de document	Modalités d’identification du document	Durée de conservation	Lieu d’archivage	Responsable	Modalités d’élimination
Copie du courrier au directeur d’unité	non	Référence chronologique du DS	idem dossier labo	Dossier de l’unité au DS	DS	idem dossier labo
Inventaire des ressources	non	N^o unité	idem dossier labo	Dossier de l’unité au DS	DR (élab.) DS (archiv.)	idem dossier labo

– circulaire n^o 000008DCAJ du 10 janvier 2000 relative aux formations de recherche en évolution.

– instruction de procédure « Création d’une unité contractualisée » (en cours de rédaction) ;

– instruction de procédure « Élaboration des décisions collectives » (en cours de rédaction) ;

– instruction de procédure « Mise en place d’une unité » (en cours de rédaction) ;

– instruction de procédure n^o 020004BPC « Redéploiement des chercheurs ».

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique


Rubrique	Commentaires
Locaux	Si locaux CNRS uniquement
Personnels affectés	Y compris les personnes avec une position statutaire spécifique (détachement…)
Équipements Bibliothèque (tout bien meuble inventorié)	+ Contrats de maintenance associés
Brevets, redevances
Crédits	Les crédits non consommés (subv. État) peuvent faire l’objet d’une remontée d’AP.
Engagements contractuels en cours : - contrats de recherche - contrats de maintenance - CDD - thèses en cours - …
Archives administratives Archives scientifiques	Contenu à déterminer.
Bases de données Site Web

Selon la rubrique, les renseignements obligatoires pourront être (non exhaustif) :