Décision n^o 020086DAJ du 13 août 2002 portant création de traitements informatisés mis en œuvre dans le cadre du site intranet de l’Institut d’astrophysique spatiale d’Orsay (UMR n^o C8617)

Direction des affaires juridiques

Vu L. n^o 78-17 du 06-01-1978 mod., not. art. 15 ; D. n^o 78-774 du 17-07-1978 mod. ; D. n^o 82-993 du 24-11-1982 mod. ; avis de la CNIL réputé favorable à compter du 23-07- 2002.

Art. 1^er. - Il est créé à l’Institut d’astrophysique spatiale d’Orsay (UMR n^o C8617), Université Paris Sud, bâtiment 121, 91405 Orsay Cedex, un site intranet (http://intranet.ias.u-psud.fr/) dans le cadre duquel sont mis en œuvre les traitements automatisés d’informations nominatives suivants :

– un annuaire du personnel,

– les annonces administratives du laboratoire (départs, arrivées…),

– une base de gestion des missions.

Art. 2. - Les catégories d’informations nominatives diffusées sur le site Intranet sont :

– concernant l’annuaire du personnel : nom, prénom, n^o de téléphone, adresse électronique, pièce, bâtiment, statut (permanent ou temporaire) ;

– concernant les annonces administratives : nom, prénom, photos, date d’arrivée, date de départ ;

– concernant la base de gestion des missions : nom, prénom, ligne de crédit, demande d’avance, référence XLAB, numéro de sécurité sociale, lieu de mission, pays, date et heure de départ et de retour, objet de la mission.

Art. 3. - Les destinataires ou catégories de destinataires de ces informations sont, s’agissant :

– de l’annuaire du personnel : le personnel du laboratoire et le gestionnaire du site intranet pour mettre à jour les informations ;

– des annonces administratives : le personnel du laboratoire, la direction ou le responsable administratif pour modifier ou compléter la rubrique ;

– de la base des gestion des missions : le service des missions de l’institut, l’agent lorsqu’il remplit en ligne une demande de mission.

Art. 4. - Les informations enregistrées dans l’annuaire du personnel et la base de gestion des missions sont conservées pendant toute la durée de présence de l’agent à l’Institut.

La durée de conservation des informations concernant les annonces administratives est de 1 à 3 mois.

Art. 5. - Le droit d’accès prévu par l’article 34 de la loi n^o 78-17 du 6 janvier 1978 s’exerce auprès de la direction de l’Institut pour le fichier des missions et des annonces administratives et auprès du responsable du site Intranet concernant l’annuaire.

Les personnes disposent d’un droit d’opposition à la diffusion sur le site d’informations les concernant et en sont informées par une note de service préalablement à la mise en œuvre des traitements.

Art. 6. - Le directeur de l’Institut d’astrophysique spatiale d’Orsay est chargé de l’exécution de la présente décision qui sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.

Fait à Paris, le 13 août 2002.

Pour la directrice générale et par délégation :
Le secrétaire général,

Jacques BERNARD