634221 - Instruction n° 04R064DFI du 1er mars 2004

Instruction n° 04R064DFI du 1^er mars 2004 concernant la mise en œuvre fonctionnelle au CNRS des dispositions du code des marchés publics (décret n° 2004-15 du 7 janvier 2004) relatives à l’évaluation des besoins et aux procédures appropriées de passation des marchés

Cette instruction a pour objet de fixer les modalités de mise en œuvre par le CNRS des articles 1, 5, 20, 27, 29, 30 et 40 du code des marchés publics (décret n° 2004-15 du 7 janvier 2004) portant sur l’évaluation des besoins et les procédures appropriées de passation des marchés.

Elle détermine en la matière la réglementation interne à l’établissement fondée sur la décision du directeur général du CNRS n° 040014DAJ du 20 février 2004 portant sur le niveau d’évaluation des besoins et la désignation des personnes responsables des marchés.

Elle précise particulièrement le rôle et la responsabilité des acteurs de l’achat au CNRS ainsi que les modalités de publication et de mise en concurrence lorsque les besoins se situent en deçà des montants des seuils de l’appel d’offres.

– favoriser la mise en œuvre d’une politique d’achat au sein de l’établissement,

– aider à l’évaluation des besoins par l’acheteur public (directeur d’unité),

La réglementation interne au CNRS prend en compte les évolutions apportées par le nouveau décret portant code des marchés publics.

Ainsi, les articles concernés par la présente instruction, se distinguent notamment des règles précédentes sur les points suivants :

– Un relèvement des seuils en deçà desquels les marchés peuvent être passés selon une procédure adaptée. Ce seuil est de 150 000 euros HT pour les fournitures et les services, de 5 900 000 euros HT pour les travaux.

– Une procédure allégée pour les marchés publics de services relevant de l’article 30 du CMP. Il s’agit notamment des services d’hôtellerie et de restauration, de formation professionnelle, etc.

– L’évaluation des besoins s’effectue à partir d’une estimation de la valeur des fournitures ou des services qui peuvent être considérés comme homogènes soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle.

– Les personnes publiques peuvent établir et utiliser un référentiel propre (nomenclature) pour délimiter les catégories homogènes de fournitures et de services.

– L’autorité compétente de chaque établissement, d’une part détermine le niveau d’appréciation auxquels les besoins sont évalués, d’autre part désigne les personnes responsables des marchés (PRM).

– Des obligations de publicité et de mise en concurrence pour la quasi-totalité des achats, ces obligations étant différentes selon le montant estimé des besoins (pour les fournitures et les services : en deçà de 90 K€ entre 90 K€ et 150 K€ au-delà de 150 K€).

Le nouveau code des marchés publics introduit l’obligation de respecter les principes fondamentaux de la commande publique dès le 1^er euro dépensé. Il introduit également la notion de « marchés à procédure adaptée » dont le montant est inférieur au seuil de l’appel d’offres, pour lesquels l’acheteur public reste maître, dans une certaine mesure, des procédures qu’il met en œuvre pour respecter ces principes.

I. Le cadre juridique et organisationnel pour les marchés de fournitures et de services

Le point 1 présente le cadre réglementaire et organisationnel pour deux des catégories de marchés définis par le code des marchés publics, à savoir les marchés de fournitures et de services qui ont des caractéristiques communes dans leurs modalités de mise en œuvre.

II. La mise en œuvre au CNRS pour les marchés de fournitures et de services

Le point 2 décrit les modalités pratiques qui devront être utilisées au CNRS pour évaluer et qualifier le caractère homogène des besoins d’achat et ainsi déterminer la procédure d’achat appropriée. Il indique également les modalités de mise en œuvre des obligations de publicité et de mise en concurrence demandées par le code des marchés publics. Il présente le référentiel de catégories homogènes arrêté par le directeur général.

Les marchés de travaux sont présentés indépendamment des marchés de fournitures et de services car ils sont appréciés selon des critères qui leur sont propres.

I. LE CADRE JURIDIQUE ET ORGANISATIONNEL POUR LES MARCHES
DE FOURNITURES ET DE SERVICES

• Directive du Conseil des Communautés européennes 92/50/CEE du 18 juin 1992 portant coordination des procédures de passation des marchés publics de services, modifiée par la directive 97/52/CE du Parlement européen et du Conseil du 13 octobre 1997.

• Directive du Conseil des Communautés européennes 93/36/CEE du 14 juin 1993 modifiée portant coordination des procédures de passation des marchés publics de fournitures.

• Arrêté du 4 décembre 2002 fixant les modalités de formulaires pour la publication des avis relatifs à la passation de marchés publics au Journal officiel des Communautés européennes.

• Arrêté du 30 janvier 2004 pris en application des articles 40 et 80 du code des marchés publics et fixant les modèles de formulaires pour la publication des avis relatifs à la passation et à l’attribution des marchés publics.

Ces textes peuvent être notamment consultés sous la rubrique « Marchés publics » de la direction des affaires juridiques sur le site web du CNRS, http://www.sg.cnrs.fr/daj/, ou sur le site Légifrance, http://www.legifrance.gouv.fr.

– les besoins qui se situent hors du champ d’application du code des marchés publics (CMP) ;

– les besoins qui, bien que se situant dans le champ du CMP, sont dispensés de la procédure d’appel d’offres, quel que soit leur montant ;

– les besoins se situant dans le champ du CMP, dont la satisfaction nécessite, en fonction de leur montant, soit de recourir à la procédure d’appel d’offres lorsque leur évaluation se situe au-delà d’un seuil fixé à 150 000 euros HT par l’article 28 du CMP, ou autres procédures (négociée, dialogue compétitif, conception-réalisation), soit d’utiliser une procédure adaptée lorsque le seuil n’est pas dépassé.

I.1.1. Les besoins qui se situent hors champ d’application du code des marchés publics (CMP)

• L’article 1 du CMP soumet aux dispositions du CMP tous les contrats conclus à titre onéreux par une personne publique avec une personne publique ou privée en vue de répondre à ses besoins de travaux, de fournitures ou de services. Ne répondent donc pas à cette définition, notamment :

• L’article 3 du CMP énumère les contrats qui, bien que contrats à titre onéreux, ne sont pas soumis au code des marchés publics, notamment :

– les contrats relatifs à des programmes de recherche – développement, que la personne publique ne finance pas intégralement et dont elle n’est pas entièrement propriétaire des résultats ;

Il est à noter que les contrats de mandat sont en principe désormais soumis au code des marchés publics (par exemple, délégation de maîtrise d’ouvrage au sens de la loi du 12 juillet 1985).

I.1.2. Les besoins soumis au code des marchés publics mais dispensés de la procédure d’appel d’offres, quel que soit leur montant

Il résulte de l’article 30 du CMP que les besoins relatifs aux prestations de services qui ne sont pas énumérées à l’article 29 (cf. II 4 ci-après) peuvent être satisfaits, quel que soit leur montant, sans recourir à la procédure de l’appel d’offres. Toutefois, les besoins donnent lieu à l’envoi d’un avis d’attribution lorsque leur montant atteint 230 000 euros HT et doivent être définis en référence à une norme si elle existe.

L’appartenance du besoin aux services mentionnés par l’article 30 se vérifie par référence à l’annexe I A de la directive 92/50/CEE et de la nomenclature européenne des marchés de service (codes CPC et CPV). Il s’agit :

– des services d’éducation, de qualification et d’insertion professionnelle,

I.1.3. Les besoins soumis au code des marchés publics qui en fonction de leur montant font l’objet d’une procédure adaptée ou de la procédure d’appel d’offres

• Procédure d’achat (article 26) et obligations de publicité et de mise en concurrence (articles 28 et 40 du code des marchés)

L’article 26 prévoit que les marchés sont passés sur appel d’offres (ouvert ou restreint).

Cette règle générale comporte deux exceptions. Les marchés peuvent être passés selon :

– la procédure négociée dans les cas prévus par l’article 35 du CMP ; la procédure du dialogue compétitif dans les cas prévus à l’article 36 du CMP ; les procédures de la conception-réalisation, du concours, des marchés de définition, dans les cas prévus aux articles 37 et 38 du CMP ;

– la procédure adaptée aux besoins qui comporte des obligations de publicité et de mise en concurrence ; cette disposition comporte deux niveaux (article 40 du code des marchés) :

– pour les besoins dont le montant estimé est inférieur à 90 000 € HT, les modalités de publicité, adaptées au montant et à la nature des achats, sont laissées à l’appréciation de la personne responsable des marchés ;

– pour les besoins dont le montant estimé est compris entre 90 000 € HT et 150 000 € HT, le recours à un avis d’appel public à la concurrence est imposé (cf. arrêté du ministère des finances du 30 janvier 2004). Ce dernier doit être publié, soit dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics, soit dans un journal habilité à recevoir des annonces légales. Le choix du support est laissé à l’appréciation de la personne responsable des marchés. Afin de garantir une meilleure publicité, une parution dans un journal spécialisé correspondant au secteur économique concerné peut être effectuée. Les avis adressés au Bulletin officiel des annonces de marchés publics sont établis conformément aux modèles fixés par l’arrêté du ministre de l’économie du 30 janvier 2004. Les avis adressés à un journal habilité à recevoir des annonces légales ou à une publication spécialisée comportent au moins les mentions suivantes : l’identification de l’administration concernée, l’objet du marché et ses caractéristiques principales, les critères de choix de l’offre (article 40 du code des marchés publics).

L’article 27 décrit le mode d’évaluation des besoins qui détermine le choix de la procédure d’achat, procédure « formalisée » ou procédure adaptée, pour chacune de ces catégories.

Sont traités ci-après les marchés de fournitures et de services. Les marchés de travaux qui s’inscrivent dans une approche et un processus différents de ceux des marchés de fournitures et de services sont traités au point n° III.

Pour les marchés de fournitures et de services, l’évaluation des besoins s’apprécie par rapport à une estimation sincère de la valeur totale (annuelle en général) des fournitures et des services considérés comme homogènes.

• L’évaluation prévisionnelle des besoins par l’acheteur public est préalable à tout acte d’achat

L’évaluation repose sur une estimation des besoins en fonction de leur caractère homogène soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle.

Le code des marchés ne fait pas référence à une nomenclature réglementaire (l’arrêté du 13 décembre 2001 fixant une nomenclature des fournitures et services est abrogé). Les acheteurs publics sont invités à apprécier eux-mêmes le caractère homogène des fournitures et services dont ils envisagent l'acquisition, soit en se référant à leurs caractéristiques propres (en cohérence avec les spécificités de l’activité de l’établissement), soit parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle. Le CNRS a ainsi arrêté son propre référentiel (cf. infra II.2)

Pour les marchés d’une durée inférieure ou égale à un an, la valeur totale à prendre en compte est celle qui correspond aux besoins d’une année.

Si le marché a une durée supérieure à un an, il faut prendre en compte le montant total estimé sur toute la durée du besoin.

Pour les marchés comportant des lots, le niveau des seuils est apprécié en fonction de la valeur estimée de la totalité des lots.

Toutefois, une souplesse est offerte par l’article 27-III qui permet de conclure des marchés comportant des lots selon une procédure adaptée pour les lots inférieurs à 80 000 € HT (lots géographiques ou quantitatifs par exemple), pour autant que le montant cumulé de ces lots n’excède pas 20 % de la valeur de l’ensemble du marché.

Les procédures de mise en œuvre prennent en compte l’organisation du CNRS : déconcentration des tâches de gestion et responsabilité différente selon les différents acteurs, directeur d’unité, délégué régional ou directeur d’institut, ordonnateur.

L’acheteur public est l’acteur qui détermine et apprécie les besoins à prendre en compte. La fonction d’acheteur est à distinguer de celle de PRM. Elle est exercée sous la responsabilité de cette dernière.

L’acheteur public est la personne au niveau de laquelle s’apprécient les besoins : au CNRS, le directeur général ayant décidé que l’appréciation des besoins, quelle que soit leur nature, se situe au niveau des unités (et au niveau des délégations ou des instituts pour leurs besoins propres), la fonction d’acheteur public s’exerce au niveau des directeurs d’unités (ou au niveau des délégations ou des instituts pour leurs besoins propres).

• Au regard du code des marchés publics, les actes de l’acheteur public sont les suivants :

– Evaluation des besoins entrant dans son champ de compétence.
L’évaluation des besoins est un préalable indispensable à la réalisation des achats.
En effet, le choix de la procédure d’achat - procédure d’appel d’offres, procédures négociées ou procédure adaptée avec publicité et mise en concurrence - s’organise à partir de la définition et de l’évaluation préalables des besoins, sachant que les marchés, c’est-à-dire tous les achats, ont pour objet de répondre exactement aux besoins de la personne publique. Une exacte évaluation des besoins concourt à l’efficacité de l’achat public.

– Identification et détermination des achats correspondants aux besoins de fournitures et de services pour l’année.
Pour évaluer les besoins, il convient de distinguer les besoins réguliers, des besoins « ponctuels » :

– pour les besoins réguliers (besoins courants ou répétitifs), l’identification et la détermination des besoins sont effectuées selon leur caractère homogène défini par « l’autorité compétente » : le directeur général a, par décision DEC04000DAJ du 20 janvier 2004, fixé le référentiel déterminant le caractère homogène des achats au CNRS. Ce référentiel est consultable sur le site de l’UPSAS (cf. infra §II.2). La durée prise en compte est la durée annuelle. Toutefois, la PRM peut décider de prendre en compte une durée plus longue (2, 3 ou 4 ans par exemple) pour des raisons économiques (amortissement des matériels) ou d’opportunité : besoins en location de photocopieurs ou de nettoyage de locaux, par exemple ;

– pour des achats « ponctuels », c'est-à-dire les achats concourant à une unité fonctionnelle (correspondant à l’ancienne notion d’opération), l’identification et la détermination sont réalisées séparément des achats réguliers. Par exemple, l’achat spécifique d’ordinateurs pour une expérience scientifique particulière peut être évalué indépendamment des besoins réguliers de l’unité.

En application de l’article 20 du CMP, le directeur général du CNRS a désigné les personnes responsables des marchés, chargées de mettre en œuvre les procédures de passation et d’exécution des marchés : décision n° 040014DAJ du 20 février 2004 du directeur général nommant les personnes responsables de marchés (PRM) : directeur d’unité, délégué régional, directeur d’institut, directeur de l’unité propre de service « Approvisionnements scientifiques » (UPSAS).

Pour les besoins considérés comme homogènes selon le référentiel de l’établissement (cf. infra II.2.), qu’ils relèvent de l’activité scientifique ou de l’activité générale, dont le montant est inférieur à 90 000 € HT, la PRM est le directeur d’unité (ou le délégué régional ou le directeur des instituts pour leurs besoins propres). A ce titre, il prend en charge les modalités de publicité et de mise en concurrence à mettre en œuvre pour les marchés de fournitures et de services.

Pour les besoins considérés comme homogènes, qu’ils relèvent de l’activité scientifique ou de l’activité générale, dont le montant est égal ou supérieur à 90 000 € HT, la PRM est le délégué régional ou le directeur de l’IN2P3. Dans ce cas, le délégué régional informe les autres PRM/directeurs d’unités de sa circonscription ayant le même besoin pour proposer une coordination de commandes.

Le directeur de l’INSU est PRM pour tous les achats financés par les crédits délégués à l’institut.

Le directeur de l’unité propre de service « Approvisionnements scientifiques » (UPSAS), est désigné PRM dès le 1^er euro pour les achats de certains gros matériels et équipements de laboratoires, pour l’achat des matériels informatiques, de gaz industriels et des abonnements aux revues spécialisées (cf. annexe 1). Toutefois, si le besoin à satisfaire n’est pas couvert par un marché de l’UPSAS, le directeur d’unité ou le délégué régional ou le directeur d’institut reprend sa compétence de PRM pour ce besoin sous réserve de justifier l’opération par un certificat explicatif conservé par l’ordonnateur.

La PRM peut déléguer sa signature à un agent placé sous son autorité dans les conditions fixées à l’article 5 de la décision n° 040014DAJ du 20 février 2004. Cette délégation porte sur l’ensemble des procédures de passation et d’exécution des marchés.

• Au regard du code des marchés publics, les actes de la PRM sont les suivants : publicité, mise en concurrence et choix du titulaire du marché (cf. infra II.3.)

La PRM détermine et met en œuvre la procédure d’achat adéquate en fonction des besoins exprimés par l’acheteur public.

Elle signe le marché (ainsi, les contrats de service sont, par exemple signés par la PRM). L’établissement est alors engagé juridiquement.

Le choix du titulaire d’un marché quelle que soit la procédure utilisée (procédure d’appel d’offres ou procédure adaptée), doit être effectué en respectant les principes énoncés à l’article 1 du code des marchés publics : liberté d’accès à la commande publique, transparence, égalité de traitement des candidats, bonne utilisation des fonds publics.

Les règles de publicité et de mise en concurrence doivent être respectées. Le non respect de ces règles est susceptible de caractériser le délit d’avantages injustifiés (article 432-14 du code pénal).

– Pour un besoin d’un montant égal ou supérieur à 150 000 € HT, la publicité et la mise en concurrence sont assurées par la procédure d’appel d’offres (articles 28 et 40).

– Pour un besoin d’un montant compris entre 90 000 et 150 000 € HT, la publicité est assurée par la publication d’un avis d’appel public à la concurrence (BOAMP ou JAL) selon les modalités prévues par le code (articles 28 et 40) et la mise en concurrence est adaptée en fonction de son objet et de ses caractéristiques (cf. infra II.3.2.).

– Pour un besoin inférieur à 90 000 € HT, la publicité et la mise en concurrence sont adaptées et sont mises en œuvre dans les conditions suivantes (cf. infra II.3.3.), hors le cas dérogatoire de fournisseur unique (brevet, fournisseur exclusif, produits non substituables, etc.) :

– Pour les besoins réguliers dont le montant annuel est égal ou supérieur à 15 000 € HT, il est recommandé de faire une publicité par la publication d’un avis et une mise en concurrence sur la base de 3 devis pour l’ensemble du besoin. Les commandes successives de l’année se rapportant à ce besoin sont adressées au titulaire retenu sans autres formalités.

– Pour les commandes ne se rapportant pas à un besoin ayant déjà donné lieu à publicité et mise en concurrence (cf. ci-dessus) :

– si la commande a un montant égal ou supérieur à 3 000 € HT, il est nécessaire de faire un appel à la concurrence par la publication d’un avis et une mise en concurrence sur la base de 3 devis ;

– si une commande a un montant inférieur à 3 000 € HT, la procédure est laissée à l’appréciation de la personne responsable des marchés qui doit s’assurer des conditions les plus favorables de l’offre et être en mesure d’expliquer son choix. La publicité doit être adaptée aux enjeux des achats.

Les commandes (engagement juridique) sont établies sous la responsabilité de la PRM.

Les engagements comptables correspondant aux commandes sont enregistrés dans la GCF par l’ordonnateur.

– s’assurer de la bonne mise en œuvre de la procédure d’achat à partir des éléments permettant d’identifier l’achat (caractère homogène et montant HT) déterminés par la PRM : bons de commande comportant le n° de la famille homogène, consolidation informatique des achats de chaque unité par famille homogène, le cas échéant, indication par la PRM des opérations/unités fonctionnelles ;

– il s’assure de la disponibilité des crédits (instruction générale M9-1) au moment de la commande (engagement de la dépense) ;

– après service fait, il liquide au vu des pièces justificatives réglementaires et mandate les dépenses engagées dans le système budgétaire et comptable.

– il vérifie la cohérence des éléments permettant d’identifier l’achat et la procédure engagée.

– celle de la PRM qui met en œuvre les procédures d’achat en regard des dispositions du code des marchés publics au vu des besoins exprimés par l’acheteur public ;

– celle de l’ordonnateur qui contrôle la conformité de la procédure d’achat (au stade de l’engagement) à partir des éléments fournis par la PRM. Il vérifie, en particulier, la procédure utilisée en fonction des dépenses engagées en regard des seuils. Celui-ci ne doit pas remettre en cause, sauf erreur manifeste, les caractéristiques des achats définies par la PRM.

La délégation de signature de l’ordonnateur est établie en cohérence avec l’exercice de la responsabilité de la PRM/directeur d’unité.

Pour l’évaluation des besoins en fournitures et en services, le directeur général du CNRS a arrêté une nomenclature, valant référentiel, qui regroupe par caractère homogène, les fournitures et les services qui relèvent de l’activité scientifique et de l’activité générale (DEC04000DAJ du 20 janvier 2004).

Ce référentiel a été établi à partir des précédentes nomenclatures, générale et recherche, en liaison avec les experts d’autres EPST (INRA et INSERM). Ce référentiel est commun aux EPST.

Le référentiel est consultable sur le site web de l’UPSAS : http://www.cnrs.fr/achats/ et dans l’outil Nouba, portail pré-achat du CNRS.

Ce référentiel est organisé autour de 6 thèmes se rapportant aux besoins généraux (4), aux besoins de l’activité de recherche (1), et au thème spécifique de l’informatique (1) :

– fournitures, équipements, instrumentation et services scientifiques (codes commençant par E),

– informatique- informatique scientifique et gestion (codes commençant par F),

Les thèmes A, B, C et D concernent plus particulièrement les besoins généraux.

L’arborescence retenue simplifiera la recherche des codes famille par l’utilisateur.

– Chacun des thèmes est divisé en domaines, en sous domaines, puis en familles : la codification s’établira au niveau des « familles » : codification en 4 positions commençant par une lettre.

Ce dernier niveau (famille) sert de base au calcul des seuils pour définir les procédures d’achat.

– Les anciennes nomenclatures classaient par nature, d’une part les fournitures, d’autre part les services.

Le nouveau référentiel est structuré autour des grandes activités des unités et services : l’activité générale comprenant 4 thèmes ;
l’activité scientifique constituant 1 thème ;
l’informatique constituant 1 thème.

• Adaptation aux besoins spécifiques des unités de recherche et des délégations

Les familles homogènes constituant le nouveau référentiel correspondent spécifiquement aux besoins des établissements de recherche, tout en étant conformes à l’esprit des dispositions réglementaires.

D’environ 700 familles de fournitures et services homogènes répertoriées dans les anciennes nomenclatures, le nouveau référentiel en propose environ 500.

Il convient de noter que le référentiel énumère, par catégorie homogène, l’ensemble des besoins, qu’ils soient ou non soumis au code des marchés publics. Sont, par exemple, codifiés les subventions, les frais d’inscription aux colloques, les baux et loyers, les impôts, etc. qui ne sont pas soumis au code des marchés publics.

En effet, la nécessité de codifier chaque commande dans Xlab ou la GCF (qu’elle entre ou non dans le champ d’application du CMP) induit, pour une question de visibilité des informations et d’analyse, l’identification de chaque famille. Le suivi des seuils ne concernera bien entendu que les catégories de familles homogènes soumises au CMP (cf. supra I.1.3.).

Le code des marchés impose des obligations de publicité et de mise en concurrence ; celles-ci sont différentes selon le montant du besoin (cf. annexe 2).

II.3.1. Besoin dont le montant annuel (ou durée du besoin) estimé est égal ou supérieur à 150 000 € HT

Les obligations de publicité et de mise en concurrence sont mises en œuvre par la PRM (le délégué régional ou le directeur de l’IN2P3, de l’INSU, ou de l’UPSAS), dans le cadre de la procédure d’appel d’offres.

Un avis d’appel public à la concurrence doit être publié à la fois dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) et au Journal officiel de l’Union européenne (JOUE). Cet avis est établi conformément au modèle fixé par arrêté du ministre chargé de l’économie ; pour les avis adressés au JOUE, les modèles de formulaires ont été fixés par les arrêtés du ministère de l’économie, des finances et de l’industrie du 4 décembre 2002 et du 30 janvier 2004. Ces modèles sont consultables sur le site du Moniteur : www.lemoniteur-expert.com./dossiers/cmp/index.asp. Les avis destinés au Bulletin officiel des annonces des marchés publics sont envoyés par téléprocédure. Il est à noter que lorsque la personne responsable des marchés établit un avis d’appel public à la concurrence communautaire, elle est tenue de faire référence au numéro de nomenclature européenne correspondant au marché envisagé (http:/djo.journal-officil.gouv.fr/.MarchésPublics/).

II.3.2. Besoin dont le montant annuel (ou durée du besoin) estimé est compris entre 90 000 € HT et 150 000 € HT

Le code impose la publication par la PRM compétente (le délégué régional ou le directeur de l’IN2P3 ou de l’INSU ou le directeur de l’UPSAS), d’un avis d’appel public à la concurrence soit dans un journal habilité à recevoir des annonces légales, soit au Bulletin officiel des annonces des marchés publics. Le choix du support est laissé à l’appréciation de la personne responsable des marchés, comme l’est également, la publication dans un journal spécialisé correspondant au secteur économique du besoin.

Les avis d’appel public à la concurrence sont établis conformément au modèle fixé par l’arrêté du 30 janvier 2004 du ministre de l’économie, des finances et de l’industrie. Ce modèle est consultable sur le site du Moniteur : www.lemoniteur-expert.com./dossiers/cmp/index.asp. Ils doivent au moins comporter les mentions obligatoires suivantes : l’identification de l’administration concernée, l’objet du marché et ses caractéristiques principales, les critères d’attribution, les procédures (appel d’offres, marché négocié, procédure adaptée, etc.), les conditions de délais de remise des offres.

Les offres sont étudiées par la PRM : les offres économiquement les plus avantageuses sont appréciées en fonction des critères d’attribution figurant dans l’avis d’appel public à la concurrence. La décision du choix du titulaire du marché appartient à la PRM. Les modalités du choix et la décision de la PRM doivent être consignées et conservées pendant 5 ans à compter de la date d’attribution du marché (cf. en annexe 3 un formulaire de justification de mise en concurrence et de choix d’une offre économiquement avantageuse).

II.3.3. Besoin dont le montant annuel (ou durée du besoin) est inférieur à 90 000 € HT

• Pour les besoins réguliers dont le montant annuel estimé est égal ou supérieur à 15 000 € HT, il est recommandé la procédure suivante en début d’exercice :

Le choix du support de publication et le contenu de l’avis d’appel à la concurrence sont laissés à l’appréciation de la PRM : soit sur le site web du CNRS dédié à cet effet, soit dans un journal local ou spécialisé. Le média utilisé pour la publicité doit garantir une mise en concurrence la plus large et la plus effective possible.

La PRM, au vu des devis, effectue son choix et le consigne par écrit en expliquant le fondement de ce dernier. Elle conserve les devis reçus pour justifier la mise en concurrence. Les modalités du choix et la décision de la PRM doivent être consignées et conservées pendant 5 ans à compter de la date d’attribution du marché. Est joint en annexe 3, un formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse (ce document n’a pas à être transmis à l’ordonnateur).

Les commandes successives de l’exercice se rapportant à ce besoin sont adressées sans autre formalité au fournisseur retenu.

• Pour les commandes ne se rapportant pas à un besoin ayant donné lieu à publicité et mise en concurrence :

– Lorsque le montant du bon de commande est égal ou supérieur à 3 000 € HT : la PRM (directeur d’unité ou d’entité fonctionnelle) respecte les obligations suivantes de publicité et de mise en concurrence :

– Lorsque le montant du bon de commande est inférieur à 3 000 € HT : la PRM met en œuvre les obligations de publicité et de mise en concurrence selon les modalités de son choix en fonction des montants des besoins (par exemple, informations locales ou professionnelles, mailing aux fournisseurs connus, devis, consultations verbales, etc). Il est recommandé pour des commandes de montant relativement important de faire une publicité, au moins sur le site web du CNRS et d’obtenir des devis ou catalogues ; la justification du choix de la ou des offres reçues doit être conservée par la PRM pendant 5 ans à compter de la date d’attribution du marché.

En application de l’article 30, les marchés de services qui ne sont pas énumérés à l’article 29 bénéficient d’une procédure allégée : ces prestations de services ne sont pas soumises à la procédure d’appel d’offres, ni au respect des obligations de publicité et de mise en concurrence prévues par le code. Elles donnent lieu à l’envoi au JOUE d’un avis d’attribution (avis d’information concernant l’attribution du marché : titulaire, montant, etc.) lorsque leur montant dépasse le seuil de 230 000 € HT et sont définies en référence à des normes si elles existent.

– d’une part d’établir un avis d’attribution dès que le montant des besoins concernés dépasse 200 000 € HT (et non 230 000 € HT) ;

– de procéder à une mise en concurrence adaptée, au travers notamment d’une publicité préalable (dans un journal local, un journal spécialisé ou le site web du CNRS dédié à cet effet), lorsque l’environnement économique et concurrentiel le justifie.

Le code n’énumère pas les services soumis au régime allégé : ces services sont déterminés a contrario de ceux énumérés à l’article 29.

Pour confirmer de manière assurée la nature des services concernés, il convient de se reporter à l’annexe I B de la directive européenne (92/50/CE) qui liste les services soumis au régime allégé.

L’étude des services mentionnés dans cette annexe permet de dresser une liste, non exhaustive, des services soumis au régime allégé intéressant le CNRS :

– service de restauration collective destiné au personnel du CNRS et aux extérieurs peut être rattaché à la rubrique 17 de l’annexe I B « services d’hôtellerie et de restauration » ;

– service d’hébergement du personnel CNRS (dans le cadre de formation, séminaire, etc.) peut être rattaché à la rubrique 17 de l’annexe I B « services d’hôtellerie et de restauration » ;

– services juridiques (représentation et conseil) peuvent être rattachés à la rubrique 21 « services juridiques » ;

– services de gardiennage, de surveillance des immeubles du CNRS peuvent être rattachés à la rubrique 23 « services d’enquête et de sécurité » ;

– services de formation professionnelle peuvent être rattachés à la rubrique 92 « services d’éducation » ;

– services d’archivage, de catalogage, les services cinématographiques et vidéos et de bibliothèques/archives peuvent être rattachés à la rubrique 26 « services récréatifs, culturels et sportifs » ;

– services de certification de signature électronique des agents du CNRS peuvent être rattachés à la rubrique 21 « services juridiques » ;

– services annexes de transport peuvent être rattachés à la rubrique 20 « services annexes et auxiliaires de transport ».

En conclusion sont notamment concernés par la procédure allégée les marchés concernant :

Il est toutefois nécessaire que la satisfaction de ces besoins fasse l’objet d’une publicité garantissant une mise en concurrence la plus large et la plus effective possible. La conclusion d’un contrat formel avec le fournisseur retenu est fortement recommandée.

A noter que les locations de photocopieurs ne sont pas concernées par cette procédure de services au régime allégé, car elles relèvent des marchés de fournitures.

Un marché peut comporter des achats relevant à la fois des services et des fournitures. Si la valeur des services est supérieure à celle des fournitures, le marché relève de la catégorie des marchés de services (article 1 du code des marchés publics), et vice versa. Le code nomenclature de la prestation dominante référence l’achat dans sa totalité.

Un marché qui a pour objet à la fois des services mentionnés à l’article 29 et des services relevant de l’article 30 (non soumis à la procédure d’appel d’offres), est passé conformément aux dispositions prévues par l’article 29 lorsque le montant des services faisant référence à cet article est supérieur à la valeur des services relevant de l’article 30. Ce cas concerne particulièrement les besoins relatifs à la délivrance des titres de transport : si le montant des titres de transport est supérieur à celui correspondant au service rendu par les agences de voyages, le marché relève des services plein régime (et non du régime allégé).

Des besoins peuvent s’avérer communs à plusieurs unités ou entités (par exemple, entretien de bâtiments dans un campus, fournitures de bureaux, petits équipements de laboratoires, etc.). Il convient, dans ce cas, d’apprécier l’intérêt d’une mutualisation des achats pour obtenir des offres économiquement les plus avantageuses, le cas échéant maintenir une cohérence de service (cf. entretien, par exemple).

Dans ces cas, quel que soit le montant du besoin de chaque PRM, il est recommandé de regrouper les besoins afin de conclure un seul marché. Les directeurs d’unité, en leur qualité de personnes responsables des marchés, se prononcent alors sur le regroupement desdits besoins : le délégué régional conclut un seul marché pour l’ensemble des laboratoires ayant fait le choix de ce regroupement.

La coordination et la passation du marché s’effectuent dans le cadre l’article 7 du CMP qui prévoit la coordination de commandes. Le délégué régional est désigné service centralisateur et devient PRM pour le marché considéré (décision du directeur général n° 040014DAJ du 20 février 2004).

La mise en œuvre concrète de cette coordination se fait dans le cadre d’une concertation sous l’égide du délégué régional, notamment, par exemple, dans le cadre du comité des directeurs de laboratoires lorsqu’il existe (cf. en annexe 4, modèle de document interne de coordination).

– codification lors de la saisie de chaque commande dans Xlab d'un ou de plusieurs codes du référentiel d'achats (vérification de l’existence du code) ;

– codification lors de la saisie de chaque commande GCF rattachée à un laboratoire n’utilisant pas Xlab d'un code du référentiel d’achats (vérification de l’existence du code) ;

– mise à disposition en délégation par les unités utilisant Xlab des lignes de commande portant des codes du référentiel (par l’outil SuiviNom) ;

– totalisation, à la délégation, du montant des commandes GCF et de celles issues d’Xlab pour obtenir les cumuls par code du référentiel et par unité.

L’ancienne nomenclature demeure présente dans les applications : les anciens codes ne sont pas supprimés. En cas d’utilisation d’un code de l’ancienne nomenclature, la mention « code périmé » est affichée dans Xlab et la GCF lors de la saisie des commandes.

Il appartiendra aux services de la délégation de s’assurer de l’utilisation des codes du nouveau référentiel en suivant les cumuls des commandes par code, et du respect des règles de codification.

Ces cumuls des commandes par code du référentiel ne prendront en compte que les commandes dont la date de commande est postérieure au 9 février 2004, date correspondant à la mise en place du nouveau référentiel dans les unités.

Il appartient aux directeurs d’unités de suivre régulièrement la situation des engagements de dépenses par code du référentiel. Dès qu’ils constatent que les montants dépassent les prévisions établies en début d’exercice et sont, de ce fait, susceptibles d’atteindre en cours d’exercice le seuil de 90 000 € HT, ils doivent nécessairement prendre contact avec le délégué régional dans les meilleurs délais.

Les délégués régionaux doivent s’assurer régulièrement du respect du seuil de 90 000 € HT par les directeurs d’unités et contrôler l’état des engagements des unités au regard de ce seuil : ils prennent toute mesure appropriée lorsque celui-ci risque d’être atteint compte tenu du rythme des achats effectués. En tant que PRM, les délégués régionaux veillent au respect des seuils qui leur sont propres.

Les directeurs d’unités, en liaison avec les délégués régionaux, analysent à la clôture de chaque exercice, au vu des états produits par l’application informatique, les besoins, par famille homogène, devant faire pour l’exercice à venir l’objet d’une publicité ou d’une procédure d’achat formalisées.

Les besoins en matière de travaux entrent dans le champ d’application du code des marchés publics (article 1 § II du CMP) et relèvent de la catégorie des marchés de travaux. Cependant, les marchés d’études, de contrôle et de suivi des travaux entrent dans la catégorie des marchés de services.

Les marchés de travaux sont définis comme ceux ayant pour « objet la réalisation de tous travaux de bâtiment ou de génie civil à la demande d’une personne publique exerçant la maîtrise d’ouvrage ».

Peuvent être aussi considérés comme des marchés publics de travaux des marchés portant principalement sur des travaux, et à titre accessoire, des prestations de services ou des fournitures courantes. C’est un marché mixte. Il est à noter que les marchés d’études, de contrôle et de suivi des travaux entrent dans la catégorie des marchés de prestations de services.

Il définit le mode d’évaluation du montant des besoins en matière de travaux, montant qui détermine ensuite le choix de la procédure d’achat : « en ce qui concerne les travaux, est prise en compte la valeur globale des travaux se rapportant à une opération portant sur un ou plusieurs ouvrages » « quel que soit le nombre d’entrepreneurs auxquels la personne responsable du marché fait appel ».

L’opération de travaux, au sens du code des marchés publics, est un ensemble de travaux qui, en considération de leur objet, des procédés techniques utilisés ou de leur financement ne peuvent être dissociés et que le maître d’ouvrage a décidé d’exécuter dans une même période de temps et sur une zone géographique données.

On peut considérer qu’il y a opération de travaux lorsque le maître d’ouvrage prend la décision de mettre en œuvre simultanément un ensemble de travaux caractérisé par son unité fonctionnelle ou technique ou économique et qui concerne un ou plusieurs ouvrages dans un périmètre délimité. La jurisprudence se réfère à un certain nombre d’indices tels que le contenu des prestations, la similitude des modalités de réalisation et la concomitance des décisions d’achats.

L’instruction relative au code des marchés publics définit l’ouvrage par référence au droit communautaire. Ainsi, suivant la directive communautaire 93/37/CEE du 14 juin 1993, la notion d’ouvrage s’entend comme « le résultat d’un ensemble de travaux de bâtiment ou de génie civil destiné à remplir par lui-même une fonction économique ou technique ».

Pour les marchés comportant des lots, le niveau des seuils s’apprécie en fonction de la valeur estimée de la totalité des lots.

Il est possible de passer des marchés selon une procédure adaptée pour les lots inférieurs à 80 000 € HT lorsque le montant total du marché de travaux est inférieur à 5 900 000 € HT. Lorsque le montant total du marché est égal ou supérieur à 5 900 000 € HT, il est possible de passer des marchés selon une procédure adaptée pour les lots inférieurs à 1 000 000 € HT.

Dans tous les cas, le montant cumulé de ces lots ne doit pas excéder 20 % de la valeur de l’ensemble du marché. Cette disposition permet l’utilisation de la procédure négociée pour les lots secondaires, d’une part favorisant ainsi l’accès à la commande publique des petites entreprises, d’autre part évitant des réponses insuffisantes dans une procédure d’appel d’offres pour des lots de faible montant. Il est conseillé dans ce cas de recourir à la procédure négociée sur la base d’un cahier des charges techniques et administratives accompagné des documents nécessaires à la définition des travaux.

• Articles 28 et 40 du CMP : procédures d’achat et obligations de publicité et de mise en concurrence

Les besoins dont les montants calculés selon les modalités prévues à l’article 27 sont inférieurs à 230 000 € HT, peuvent être satisfaits sans recourir à une procédure de mise en concurrence formalisée.

Toutefois les modalités de publicité diffèrent selon les deux niveaux définis ci-après :

– pour les marchés de travaux dont le montant est inférieur à 90 000 € HT, les modalités de publicité sont libres et laissées à l’appréciation de la personne responsable des marchés ;

– pour les marchés de travaux dont le montant est compris entre 90 000 € HT et 230 000 € HT, la publication d’un avis d’appel public à la concurrence est obligatoire au choix dans :

Cette publicité peut être complétée par une insertion dans une publication spécialisée correspondant au secteur économique, laissée à l’appréciation de la personne publique.

Le choix du support est libre. Les avis adressés au Bulletin officiel des annonces de marchés publics sont envoyés par téléprocédure. Ils sont établis conformément aux modèles fixés par l’arrêté du 30 janvier 2004 du ministre de l’économie, des finances et de l’industrie. Ces modèles sont consultables sur le site du Moniteur : www.lemoniteur-expert.com./dossiers/cmp/index.asp.

– Lorsque le montant des travaux est compris entre 230 000 € HT et 5 900 000 € HT, l’acheteur public doit procéder à une publicité obligatoire dans les mêmes conditions que pour les marchés compris entre 90 000 € HT et 230 000 € HT. En outre, il doit indiquer la procédure qu’il souhaite mettre en œuvre : appel d’offres, procédure négociée avec publicité et mise en concurrence ou procédure de dialogue compétitif.

– Lorsque le montant des travaux est égal ou supérieur à 5 900 000 € HT, le marché de travaux est passé obligatoirement selon la procédure de l’appel d’offres.

Un avis d’appel public à la concurrence doit être publié dans le Bulletin officiel des annonces légales et au Journal officiel de l’Union européenne, conformément aux modèles fixés par arrêté du ministre chargé de l’économie. Les avis destinés au Bulletin officiel des annonces des marchés publics sont envoyés par téléprocédure.

• Instruction du secrétaire général n° 920223SOLO en date du 3 avril 1992

Cette instruction décrit les modalités d’organisation pour la gestion du patrimoine immobilier du CNRS.

Les marchés de travaux sont réalisés à la demande d’une personne publique exerçant la maîtrise d’ouvrage. Le maître d’ouvrage (personne morale) intervient donc dans le processus « marché public de travaux ».

Dans un établissement public, la fonction de maîtrise d’ouvrage est exercée par le directeur de l’établissement.

Au CNRS, cette fonction est assurée de fait, à deux niveaux, selon qu’il s’agisse de la réalisation de travaux (approuvée par le conseil d’administration) s’inscrivant dans le cadre d’un projet d’établissement ou qu’il s’agisse de travaux d’aménagement ou d’entretien portant sur des ouvrages existants :

– au niveau central, par la direction, pour ce qui concerne les travaux de construction neuve, extension, rénovation importante. Ces travaux constituent un enjeu stratégique pour l’établissement. Ils sont inscrits dans sa programmation financière et individualisés en annexe au budget primitif ;

– au niveau régional, par les délégués régionaux et directeurs d’instituts, pour les travaux relatifs à des aménagements, ou à l’entretien courant ou spécifique des bâtiments.

Dans les deux cas, le délégué régional assure le suivi des travaux pour le compte de la maîtrise d’ouvrage en sa qualité de PRM.

– Approbation du programme fonctionnel : expression des besoins et décision de réalisation des travaux : après s’être assuré de la faisabilité et de l’opportunité des travaux, le maître d’ouvrage détermine la nature des travaux à réaliser (construction, extension, rénovation extérieure ou intérieure, entretien), la durée estimée des travaux, arrête l’enveloppe financière prévisionnelle, décide de leur réalisation et assure leur financement.

– Qualification des besoins : il détermine l’ouvrage ou l’opération auquel il décide de rattacher les travaux (article 27 du CMP).

L’exercice de la PRM en matière de travaux a été délégué par le directeur général aux délégués régionaux et aux directeurs des instituts nationaux, quel que soit le montant considéré (décision n° 040014DAJ du 20 février 2004).

Sans avoir la responsabilité de PRM, les directeurs d’unités peuvent, en application de la délégation de signature de l’ordonnateur et dans la limite de celle-ci, établir des bons de commande pour des travaux relevant de l’entretien du laboratoire (équipement/fonctionnement) après accord du délégué régional, maître d’ouvrage sur la définition de l’opération.

La procédure d’achat est déterminée par la PRM en fonction du montant total des travaux, estimé par opération ou par ouvrage défini par le maître d’ouvrage. Pour ce faire, la PRM agrège les travaux relevant de la même opération ou du même ouvrage (article 27 du CMP).

– Choix du prestataire du marché : il est effectué en respectant les principes énoncés à l’article 1 du code des marchés publics : liberté d’accès à la commande publique, transparence, égalité de traitement des candidats, bonne utilisation des fonds publics.

– Réception des marchés de travaux (elle s’assure de la bonne fin des travaux : levée des réserves).

– Il s’assure de la disponibilité des crédits (instruction générale M9-1) au moment de l’engagement de la dépense.

– Après service fait, il liquide et mandate dans le système budgétaire et comptable les dépenses engagées.

– Il contrôle la conformité de la procédure d’achat (au stade de l’engagement).

– Il atteste la qualification des marchés de travaux retenue pour l’appréciation des seuils.

L’évaluation prévisionnelle des besoins par la personne responsable des marchés se traduit à travers :

– Approche globalisante. Il est pris en compte le montant total des travaux : l’appréciation du seuil est à effectuer sur le montant total des travaux (quels que soient leur nature ou les corps d’Etat concernés), relatifs à l’opération.

– L’expression des besoins, l’évaluation du coût et la qualification des besoins sont assurées par le maître d’ouvrage.

– Les travaux liés à l’achat d’un équipement peuvent être inclus dans la catégorie des marchés de fournitures lorsque le coût de l’équipement est prédominant.

Les différentes natures de travaux sont identifiées par référence aux notions d’opération et d’ouvrage.

Les modalités de mise en œuvre prennent en compte l’organisation du CNRS, la répartition des responsabilités dans l’exercice de la maîtrise d’ouvrage, ainsi que les modes de financement différenciés.

Les choix de l’établissement pour les marchés de travaux sont les suivants :

Une construction neuve, une extension ou une réhabilitation importante concernant un ou plusieurs ouvrages constituent une opération. Pour ce type de travaux, la maîtrise d’ouvrage est exercée par la direction de l’établissement qui en arrête le périmètre (cf. supra). Toutefois, dans certains cas, elle peut être exercée par les délégués régionaux lorsque l’ouvrage n’entre pas dans la programmation identifiée au budget de l’établissement.

Ces travaux sont financés sur le code budgétaire (0696) « opérations immobilières », 3^èmesection du budget de l’établissement.

Il peut s’agir d’aménagements, de rénovation extérieure et intérieure ; ces travaux sont financés sur le code budgétaire (0696) « opérations immobilières », 3^èmesection du budget de l’établissement. Le délégué régional évalue et qualifie le besoin.

Les travaux décidés par les directeurs de laboratoires sont financés sur les crédits de soutien de base (0690), 3^èmesection du budget (subvention d’Etat ou ressources propres). Les travaux sont appréciés par rapport au critère retenu par l’établissement pour qualifier une opération à savoir l’unité de projet : unité de décision, unité géographique et unité fonctionnelle.

Les marchés de travaux sont répertoriés dans le référentiel utilisé par l’établissement (décision du directeur général DEC04000DAJ du 20 janvier 2004) dans les familles des sous domaines D0.30 et D0.40.

Les dispositions de mise en œuvre de ces obligations reprennent celles décrites supra pour les marchés de fournitures et de services (cf. annexe 2).

– Lorsque le montant du bon de commande est égal ou supérieur à 15 000 € HT : la PRM (le délégué régional ou le directeur d’unité par délégation du délégué régional) respecte les obligations de publicité (publicité sur le site Web du CNRS dédié à cet effet ou dans un journal spécialisé ou local) et de mise en concurrence, en demandant l’établissement de trois devis. La PRM, au vu des devis, effectue son choix et le consigne par écrit en expliquant le fondement de ce dernier. Le délégué régional conserve pendant 5 ans les devis reçus pour justifier la mise en concurrence. Est joint en annexe 3 un formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse.

– Lorsque le montant du bon de commande est inférieur à 15 000 € HT : la PRM (le délégué régional ou le directeur d’unité par délégation du délégué régional) met en œuvre les obligations de publicité et de mise en concurrence selon les modalités de son choix en s’assurant des conditions techniques et économiques les plus favorables à l’établissement. Il consigne les critères du choix du titulaire.

Marchés de travaux dont le montant est compris entre 90 000 € HT et 5 900 000 € HT

Le code impose la publication par la PRM (le délégué régional), d’un avis d’appel public à la concurrence, soit au Bulletin officiel des annonces des marchés publics, soit dans un journal habilité à recevoir des annonces légales. Cette publication peut s’accompagner d’une parution dans une publication spécialisée correspondant au secteur économique concerné.

Le choix du support est laissé à l’appréciation de la personne responsable des marchés. Les avis adressés au Bulletin officiel des annonces des marchés publics sont établis conformément aux modèles fixés par arrêté du ministre chargé de l’économie. Les avis destinés au Bulletin officiel des annonces des marchés publics sont envoyés par téléprocédure.

Les avis adressés à un journal habilité à recevoir des annonces légales ou à une publication spécialisée doivent comporter au moins les mentions suivantes : l’identification de l’administration concernée, l’objet du marché et ses caractéristiques principales, les critères de choix de l’offre.

Marchés de travaux dont le montant est égal ou supérieur à 5 900 000 € HT

Les obligations de publicité et de mise en concurrence sont mises en œuvre par la PRM (le délégué régional), dans le cadre de la procédure d’appel d’offres.

• Choix de la procédure pour des marchés de travaux dont le montant est compris entre 230 000 € HT et 5 900 000 € HT

La PRM a la possibilité de choisir l’une des trois procédures proposées par le code des marchés (appel d’offres, marché négocié avec publicité et mise en concurrence ou dialogue compétitif).

Elle privilégiera la procédure négociée avec publicité et mise en concurrence en application de l’article 35 du code des marchés en veillant à effectuer réellement une négociation avec les candidats.

Les marchés nationaux formalisés passés par le CNRS pour l’approvisionnement en matériels scientifiques et pour les abonnements aux périodiques et aux revues des unités.

Les marchés nationaux formalisés sont conclus pour garantir aux unités un très large choix dans leur approvisionnement, tout en garantissant la sécurité dans l’acte d’achat.

Il est à noter que les marchés nationaux du CNRS relèvent des marchés de fournitures et concernent les produits suivants :

– Certains gros matériels scientifiques (laser, spectromètre, microscope, etc.)


BESOINS FOURNITURES ET SERVICES	OBLIGATIONS DE PUBLICITE ET DE MISE EN CONCURRENCE
Si le montant du besoin est supérieur à 150 000 € HT	Procédure d’appel d’offres : procédure obligatoire
	- Publication d’un avis d’appel public à la concurrence dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) et au Journal officiel de l’Union européenne (JOUE) ;
	- conclusion d’un marché « formalisé ».
Si le montant du besoin est compris entre 90 000 et 150 000 € HT	Publicité : procédure obligatoire
	Publication d’un avis d’appel public à la concurrence soit dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics, soit dans un journal habilité à recevoir des annonces légales.
	Mise en concurrence : procédure adaptée
	Analyse des offres ; choix du fournisseur ; conclusion recommandée d’un contrat
Si le montant du besoin est inférieur à 90 000 € HT	Publicité et mise en concurrence : Procédures adaptées :
- besoin régulier annuel supérieur à 15 000 € HT	Publicité :
(recommandation)	Selon l’appréciation de la PRM, publication soit sur le site Web du CNRS dédié à cet effet, soit dans un journal spécialisé correspondant au secteur économique concerné ou local.
	Mise en concurrence : au moins trois devis obligatoires.
	Analyse des propositions ; choix du fournisseur ;
	Etablissement de bons de commande successifs au fournisseur retenu sans autres formalités
- commandes ne se référant pas à un besoin ayant fait l’objet d’une publicité et mise en concurrence au préalable
Commande égale ou supérieure à 3 000 € HT	Publicité :
(obligation)	Selon l’appréciation de la PRM, publication soit sur le site Web du CNRS dédié à cet effet, soit dans un journal spécialisé correspondant au secteur économique concerné ou local.
	Mise en concurrence : au moins trois devis obligatoires
	Analyse des propositions ; choix du fournisseur ; conclusion d’un contrat ou d’un bon de commande
Commande inférieure à 3 000 € HT	Libre choix de la PRM pour remplir les obligations de publicité et de mise en concurrence. Il est recommandé une publicité par toute voie assurant la plus large audience ; conclusion d’un contrat ou d’un bon de commande.


BESOINS EN TRAVAUX	OBLIGATIONS DE PUBLICITE ET DE MISE EN CONCURRENCE
Montant du besoin égal ou supérieur à 5 900 000 € HT	Procédure d’appel d’offres : procédures de publicité et de mise en concurrence obligatoires
	Publication d’un avis d’appel public à la concurrence dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) et au Journal officiel de l’Union européenne (JOUE)
	Conclusion d’un marché « formalisé »
Montant du besoin compris entre 230 000 et 5 900 000 € HT	Publicité : procédure obligatoire
	Publication d’un avis d’appel public à la concurrence soit dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics, soit dans un journal habilité à recevoir des annonces légales.
	Mise en concurrence : procédure obligatoire
	Appel d’offres, marché négocié avec publicité et mise en concurrence ou dialogue compétitif
	Il est recommandé de retenir la procédure du marché négocié avec publicité et mise en concurrence
	(article 35 du CMP) en veillant à mettre en œuvre une véritable négociation.
	Conclusion d’un marché « formalisé ».
Montant du besoin compris entre 90 000 et 230 000 € HT	Publicité : procédure obligatoire
	Publication d’un avis d’appel public à la concurrence soit dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics, soit dans un journal habilité à recevoir des annonces légales.
	Mise en concurrence : procédure adaptée
	Analyse des offres ; choix du fournisseur ; conclusion d’un contrat
Montant du besoin inférieur à 90 000 € HT	Publicité et mis en concurrence : procédures adaptées
- Commande égale ou supérieure à 15 000 € HT	Publicité : Selon l’appréciation de la PRM, publication sur le site Web du CNRS dédié à cet effet ou dans un journal spécialisé correspondant au secteur économique concerné ou local.
	Mise en concurrence par l’établissement d’au moins trois devis ; conclusion d’un contrat.
- Commande inférieure à 15 000 € HT	Libre choix de la PRM pour remplir les obligations de publicité et de mise en concurrence. Il est recommandé une publicité par toute voie assurant la plus large audience.
	Conclusion d’un contrat ou d’un bon de commande

Nom du laboratoire : ____________________ Nom de l’acheteur : _______________

Fournisseur : ____________________ Bon de commande n° ____ : Date : ________

Objet commandé (ou de la mise en concurrence) : ____________ Montant : ______

I. POURQUOI UTILISER UN FORMULAIRE D’ACCOMPAGNEMENT DU CHOIX D’UNE OFFRE ECONOMIQUEMENT AVANTAGEUSE ?

Tous les achats publics soumis au code des marchés publics, quel que soit leur montant, doivent être réalisés dans le respect de la transparence, de la libre concurrence, de la liberté d’accès à la commande publique, de l’égalité de traitement des candidats pour un prix juste et raisonnable.

Le formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse a été réalisé dans le but d’aider les directeurs d’unité, personnes responsables des marchés, à assurer la traçabilité de leurs procédures d’achat pour leurs besoins d’un montant inférieur à 90.000 euros HT et ne relevant pas d’un marché national ou passé par leur Délégation Régionale.

II. QUAND UTILISER LE FORMULAIRE D’ACCOMPAGNEMENT DU CHOIX D’UNE OFFRE ECONOMIQUEMENT AVANTAGEUSE ?

S’agissant des directeurs d’unité, personnes responsables des marchés, l’instruction concernant la mise en œuvre fonctionnelle au CNRS des dispositions du CMP (décret n° 2004-15 du 7 janvier 2004) relatives à l’évaluation des besoins et aux procédures appropriées de passation des marchés prévoit l’utilisation de ce formulaire pour les achats de fournitures et services dont le montant est inférieur à 90.000 euros H.T. :

– Lors des mises en concurrence adaptées effectuées en début d’année pour des besoins réguliers (mises en concurrence recommandées à partir de 15.000 euros HT de fournitures homogènes par an).

– pour toute commande d’un montant supérieur ou égal à 3.000 euros HT et ne s’inscrivant pas dans le cadre d’une mise en concurrence préalable (marché à bons de commande ou mise en concurrence adaptée).

NB : La mise en concurrence étant la règle, l’utilisation de ce formulaire en dessous de ces seuils reste envisageable.

III. COMMENT UTILISER LE FORMULAIRE D’ACCOMPAGNEMENT DU CHOIX D’UNE OFFRE ECONOMIQUEMENT AVANTAGEUSE ?

Ce formulaire constitue un bref rapport de présentation dans lequel la PRM justifie ses choix d’achat. Il n’a pas pour but d’alourdir les procédures d’achat et est donc rapide à remplir. Il se découpe en trois parties :

La partie A doit être remplie dès lors qu’un avis de publicité et une mise en concurrence sont mis en œuvre. Il convient alors de cocher le ou les moyen(s) de publicité adaptée utilisé(s) et d’en préciser les références s’il y a lieu. Indiquer ensuite le nom des fournisseurs ayant répondu à la demande et le prix total proposé par chacun d’eux. Les devis communiqués par voie orale sont également indiqués sur ce formulaire. La demande de devis orale doit néanmoins restée exceptionnelle.

La partie B permet de justifier le choix du fournisseur lorsqu’une mise en concurrence a eu lieu ou bien de justifier l’absence de mise en concurrence pour un besoin précis.

Suite à une mise en concurrence, la partie B1 permet de justifier le choix du fournisseur à l’aide de différents motifs (raison technique, qualité de services, délai de livraison, prix et/ou coût de fonctionnement, autres).

La partie B2 permet de justifier l’absence de mise en concurrence préalable à la passation d’un bon de commande en raison du recours à un fournisseur unique : matériel non substituable ou commande complémentaire (à préciser).

La partie C permettant d’apprécier le prix du devis ne doit être remplie que lorsqu’un seul devis est obtenu suite à une mise en concurrence ou bien lorsque l’achat n’a pas fait l’objet d’une mise en concurrence.

Ce formulaire doit être archivé avec toutes les pièces écrites permettant de justifier la mise en œuvre d’un avis de publicité, d’une mise en concurrence et du choix du fournisseur (copie des publications, devis, listes de prix, etc.). L’ensemble de ces documents est archivé au sein de l’unité pendant une durée de 5 ans.

Vu l’article 4 de la décision n° 040014DAJ du 20 février 2004 portant détermination des niveaux d’évaluation des besoins de fournitures et services et portant désignation des personnes responsables des marchés au CNRS ;


Unités concernées par la coordination de commandes
Les Directeurs des structures opérationnelles de recherche ou de service mentionnés ci-dessous, Madame/Monsieur _______________, Directeur(trice) de [nom du laboratoire] [code de l’unité] Madame/Monsieur _______________, Directeur(trice) de [nom du laboratoire] [code de l’unité] Madame/Monsieur _______________, Directeur(trice) de [nom du laboratoire] [code de l’unité] Madame/Monsieur _______________, Directeur(trice) de [nom du laboratoire] [code de l’unité] Madame/Monsieur _______________, Directeur(trice) de [nom du laboratoire] [code de l’unité] Madame/Monsieur _______________, Directeur(trice) de [nom du laboratoire] [code de l’unité] décident de coordonner leurs commandes et conviennent des dispositions ci-après.
Objet de la coordination de commandes
La présente coordination de commandes a pour objet l’achat de : Fournitures et/ou services : ____________________________________________________________ Codes du référentiel concernés : ________________________________________________________
Durée
La durée de la présente coordination de commandes est de : _________________________________ Indiquer une durée pour un marché à exécution successive ou un terme pour un achat unique
Montants estimés des commandes
Pour chacun des directeurs de structures opérationnelles de recherche ou de service concernés par la présente coordination, le montant estimé (exprimé en valeur H.T. ou en quantité) des commandes est : [nom du laboratoire] [code de l’unité] : Commandes estimées _______________________________ [nom du laboratoire] [code de l’unité] : Commandes estimées _______________________________ [nom du laboratoire] [code de l’unité] : Commandes estimées _______________________________ [nom du laboratoire] [code de l’unité] : Commandes estimées _______________________________ [nom du laboratoire] [code de l’unité] : Commandes estimées _______________________________ [nom du laboratoire] [code de l’unité] : Commandes estimées _______________________________ Soit un montant total estimé de : _________________________________________________________
Service centralisateur et personne responsable des marchés
En application du 3^ème alinéa de l’article 4 de la décision n° 040014DAJ susvisée, la Délégation [intitulé de la circonscription territorialement compétente] est désignée en qualité de service centralisateur de la présente coordination de commandes. En conséquence, le Délégué régional [intitulé de la circonscription territorialement compétente] est désigné personne responsable des marchés du service centralisateur pour mettre en œuvre, conformément aux dispositions du code des marchés publics, les règles de publicité et mise en concurrence adéquates. En tant que de besoin, les membres de la coordination de commandes sont représentés lors de la commission d’appel d’offres et sont informés de sa composition au moins quinze jours avant la date de réunion de ladite commission. Les modalités d’exécution des commandes de la présente coordination sont fixées dans les documents constitutifs du marché rédigés par la personne responsable des marchés. Cette dernière adresse un exemplaire des documents à chacun des membres de la coordination et les informe de la notification du marché.
Signatures des membres de la coordination de commandes
Fait le [date] à [siège de la Délégation territorialement compétente]
Madame/Monsieur _______________ Directeur(trice) de [nom du laboratoire] [code de l’unité]	Madame/Monsieur _______________ Directeur(trice) de [nom du laboratoire] [code de l’unité]
Madame/Monsieur _______________ Directeur(trice) de [nom du laboratoire] [code de l’unité]	Madame/Monsieur _______________ Directeur(trice) de [nom du laboratoire] [code de l’unité]
Madame/Monsieur _______________ Directeur(trice) de [nom du laboratoire] [code de l’unité]	Madame/Monsieur _______________ Directeur(trice) de [nom du laboratoire] [code de l’unité]
Signature de la personne responsable des marchés
Le Délégué Régional [intitulé de la circonscription territorialement compétente]