331 - Procédure qualité no 040001BPC du 17 mars 2004

Procédure qualité n^o 040001BPC du 17 mars 2004 relative au soutien au transfert

La présente procédure qualité décrit le circuit complet de l’attribution et du suivi, par la délégation aux entreprises, de moyens humains ou financiers à une unité de recherche dans un objectif de transfert de technologie.

Cette procédure de support des processus opérationnels de valorisation a pour vocation de contribuer à leur efficacité, en leur apportant certaines ressources qui leur sont nécessaires. Certaines activités décrites dans cette procédure sont donc corrélées aux processus opérationnels de valorisation.

• aux services des délégations/instituts : service du partenariat et de la valorisation (SPV), service du personnel et des ressources humaines (SPRH), service financier et comptable (SFC),

• au secrétariat général : direction des ressources humaines (DRH), bureau des effectifs et de la gestion prévisionnelle (BEPG),

Le projet technico-économique de valorisation est un programme de travail basé sur une recherche technologique, réalisé au sein d’une unité de recherche et susceptible de déboucher sur une application industrielle (produit, procédés, logiciel, savoir-faire…). Il se définit par des objectifs, une planification des ressources et des étapes de développement. Il est formalisé dans un dossier de valorisation décrivant les différents éléments du projet.

Ressources, humaines et/ou financières, affectées spécifiquement à un projet de valorisation dont le développement concerne des technologies se situant à un stade très amont, afin de permettre leur transfert vers un partenaire industriel. Ces technologies peuvent être protégées par un droit de propriété intellectuelle acquis ou à venir. Elles peuvent également faire l’objet d’un contrat de collaboration de recherche avec une entreprise.

Le soutien au transfert vise à faciliter la démonstration de la faisabilité technologique du projet en vue de mieux cerner sa valeur économique.

Plusieurs types de soutien au transfert sont attribués par la délégation aux entreprises, dans la limite des moyens budgétaires qui lui sont impartis :

Tous les soutiens au transfert sont accordés selon des modalités (durée, montant et conditions de suivi), spécifiées par le comité des engagements (cf. glossaire).

La demande de soutien au transfert prend appui sur le dossier de valorisation.

• le potentiel du marché : contexte, taille globale et environnement concurrentiel,

• la gestion du projet : l’équipe, le programme de travail, les moyens et ressources disponibles et envisagés,

• la qualité de la propriété intellectuelle : la technologie, les modalités de gestion, l’existence de brevet concurrent,

• le positionnement du projet en regard des priorités du CNRS (scientifiques, technologiques..),

Pour les soutiens au transfert cofinancés par le CNRS, et une entreprise et/ou collectivité territoriale, une convention de cofinancement ou un contrat de collaboration de recherche (se reporter à la procédure qualité n° PRQ030012BPC « Contrats de collaboration de recherche, négociation et signature ») est établi entre les cofinanceurs afin de préciser les participations de chacune des parties, le déroulement des travaux de recherche, la propriété industrielle, les publications.

Comité des engagements : comité responsable de l’évaluation des projets de valorisation en vue d’un engagement de ressources concernant :

• la protection de la propriété intellectuelle en pleine ou copropriété et le courtage de technologies.

Présidé par le directeur de la DAE, le comité des engagements regroupe des représentants des départements scientifiques, de la société FIST et le responsable du pilotage de la valorisation qui en assure le secrétariat général. En tant que de besoin, le directeur de la DAE y associe le responsable de l’appui à la création d’entreprise à la DAE et d’autres personnes qualifiées.

Dossier de valorisation : Dossier formalisant les principaux éléments (thématique de recherche, programme de travail, objectifs…) du projet de valorisation nécessaires à son enregistrement, son évaluation et, le cas échéant, à la protection des inventions.

ERQ : enregistrement relatif à la Qualité, document présentant des résultats obtenus ou la preuve de la réalisation d’une activité et jugé utile à la traçabilité des opérations (source norme ISO/DIS 9000 : système de management de la qualité – principes essentiels et vocabulaire). Définis pour chaque procédure, ils sont recensés dans un tableau page 74.

Responsable projet : personne responsable du projet de valorisation, avec l’appui du responsable du SPV. Porteur du projet, il élabore les dossiers de valorisation et les demandes de soutien au transfert. Il assure la maîtrise de la réalisation du projet conformément aux objectifs définis. En forte interaction avec le SPV, il est l’interlocuteur privilégié de la DAE jusqu’au bilan final du projet.

FIST SA : société anonyme, filiale commune du CNRS et de l’ANVAR, chargée de la gestion du portefeuille de propriété intellectuelle et du courtage de technologie notamment pour le compte du CNRS.

Moyens pour un recrutement : postes ou crédits répartis spécifiquement par la DAE selon une typologie « valorisation » afin de permettre aux unités de recherche le recrutement et le financement de personnel dans le cadre d’un projet de valorisation :

Poste d’ingénieur de valorisation : poste d’ingénieur de recherche, d’ingénieur d’études ou d’assistant ingénieur attribué spécifiquement au développement d’un projet de valorisation.

Bourse post-doctorale cofinancée DAE : bourse attribuée à de jeunes chercheurs titulaires d’un doctorat, pour une durée maximale de 2 ans, afin de compléter leur formation à et par la recherche. Elle est toujours cofinancée pour au moins 50 % par une entreprise et peut l’être éventuellement par une collectivité territoriale.

CDD de transfert de technologie : contrat de travail d’une durée comprise entre 6 mois et 2 ans, pour le recrutement d’un chercheur ou d’un ingénieur, titulaire d’un doctorat (ou diplôme équivalent), dans le cadre d’un projet de valorisation susceptible de conduire à une création d’entreprise. Il est cofinancé au moins pour 50 % par une collectivité territoriale.

La demande de soutien au transfert fait suite ou est conjointe à l’engagement de l’unité de recherche dans un projet de valorisation dont les modalités sont décrites dans les procédures « Protection des résultats de la recherche » et « Suivi du courtage technologique, suivi d’exploitation des contrats de licence, paiement des prestataires ».


Acteurs	Actions	Documents et système d’information
Niveau régional
Le responsable projet	• Elaboration de la demande de soutien au transfert et (si demande conjointe) du dossier de valorisation, • Elaboration du bilan du programme de soutien.	• Demande de soutien + annexes • Bilan
Le directeur d’unité	• Validation et visa de la demande, • Validation et visa du bilan.	• Demande de soutien
Le responsable du SPV et ses collaborateurs	• Accompagnement du responsable projet pour l’élaboration du dossier, • Validation et visa avant transmission de la demande à la délégation aux entreprises, • Organisation du suivi du projet. • Gestion des aides financières
Le délégué régional/directeur d’institut	Le SPRH • Recrutement.	• PV d’installation
Niveau national
La délégation aux entreprises responsable du déroulement de l’ensemble du processus et des décisions d’attribution et de renouvellement des soutiens	Le service de pilotage de la valorisation • Enregistrement des demandes de soutien, • Planification des réunions du comité des engagements, convocation des participants, • Information des unités de recherche et des RSPV des décisions du comité, • Exploitation et analyse des bilans.	• Saisie des données dans le système d’information • Demande de soutien • Notification de crédit
	Le service administratif et financier • Notification des crédits.
	Le comité des engagements • Décision d’attribution des soutiens au transfert, • Renouvellement des moyens.	• Relevé de décisions • Notification d’attribution ou de non-attribution de soutien
Le département scientifique	• Analyse et classement des demandes, • Participation aux réunions du comité des engagements.	• Classement des demandes
La direction des finances	• Délégation de crédit
La direction des ressources humaines	• Vérification des disponibilités budgétaires, • Notification d’autorisation de mise en œuvre du soutien.	• Autorisation de mise en œuvre


8 à 12 semaines entre les étapes 3 et 5 suivant le planning du comité	1. Elaboration d’une demande de soutien au transfert 2. Validation et transmission de la demande de soutien 3. Enregistrement et analyse de la demande de soutien 4. Préparation du comité des engagements 5. Décisions relatives aux demandes de soutien 6. 6a Décision de non-attribution 6b Décision d’attribution d’un moyen pour un recrutement 6c Décision d’attribution d’une aide financière 7. Suivi et bilan 8. Renouvellement

Le point de départ de cette procédure est la décision du responsable projet d’effectuer une demande de soutien au transfert. Les étapes ci-dessous présentent les actions indispensables à réaliser.

• informe son directeur d’unité et le responsable du SPV de son projet de demande,

• établit une demande de soutien suivant le document type1 et, le cas échéant, sur la base du dossier de valorisation transmis à la DAE.

Dans le cas d’un soutien au transfert cofinancé (entreprise et/ou collectivité territoriale)

• définit avec l’entreprise et/ou la collectivité territoriale les modalités de cofinancement. Cet accord est formalisé, dans un premier temps, par une lettre d’intention signée par l’entreprise et/ou la collectivité territoriale. La lettre est jointe à la demande de soutien.

• transmet le dossier au responsable du pilotage de la valorisation (afin de faciliter la transmission des informations, une copie électronique du dossier est également envoyée).

• saisit les caractéristiques de la demande dans le système d’information et transmet un accusé de réception si le dossier est complet ou un avis de pièce manquante dans le cas contraire, pour le responsable projet et le responsable du SPV,

• planifie les réunions du comité des engagements3 et en informe les membres du comité,

• informe le responsable projet et le responsable du SPV de la date de l’évaluation de la demande par le comité des engagements,

• transmet la demande au département scientifique concerné et au chargé d’affaires FIST responsable du dossier de valorisation 4 semaines avant la date de la réunion.

• analyse et classe les demandes selon leur priorité à l’attribution des soutiens,

• transmet le classement la DAE, au minimum 2 semaines avant la date de réunion du comité des engagements.

• convoque, sur avis du directeur de la DAE, le responsable projet et/ou le RSPV en charge de la demande,

• établit à partir de la base informatique de suivi, la disponibilité des postes et des crédits,

• 1 semaine avant la réunion, transmet aux membres du comité des engagements l’ordre du jour, la copie des demandes de soutien, le classement du DS et les conclusions du chargé d’affaires FIST.

Le responsable projet accompagné ou représenté par le responsable du SPV

• rédige le relevé de décisions du comité4 et le transmet aux membres du comité,

• actualise le système d’information conformément aux décisions du comité (mise à jour des dossiers de valorisation).

• informe le RSPV de la décision du comité des engagements et de ses motifs pour diffusion auprs du directeur d’unité et du responsable projet.

• établit une demande d’attribution d’un poste d’ingénieur de valorisation, d’une bourse ou d’un CDD.

• signe et transmet la demande d’attribution de ce poste à la direction des ressources humaines (DRH),

La DRH/le responsable du bureau des emplois et de la gestion prévisionnelle (BEGP)

• notifie à la DAE l’autorisation de mise en œuvre du soutien après vérification de la disponibilité des moyens budgétaires.

• notifie au délégué régional l’attribution du poste à l’unité de recherche concernée,

• informe le responsable du SPV, le directeur d’unité et le responsable projet et de la décision du comité des engagements,

Dans le cas d’un soutien au transfert cofinancé (entreprise et/ou collectivité territoriale), le responsable du SPV

• établit, sur la base de la lettre d’intention, une convention de cofinancement ou un contrat de collaboration de recherche5 avec les cofinanceurs (procédure qualité n° 030012BPC),

• transmet l’original de la convention ou du contrat de collaboration de recherche au RSFC et une copie au SPRH.

Le délégué régional (SPRH) en collaboration avec le directeur d’unité

• transmet au responsable du pilotage de la valorisation la copie du PV d’installation.

• transmet la demande de notification de crédit au responsable administratif et financier de la DAE,

• informe le directeur d’unité, le responsable projet et le responsable du SPV de la décision du comité des engagements.

• notifie les crédits correspondant à l’unité de recherche bénéficiaire.

• délègue les crédits correspondant à l’ordonnateur secondaire de la délégation concernée.

• actualise le système d’information dans le cadre du suivi budgétaire de la consommation des crédits.

• informe le responsable du pilotage de la valorisation de toute modification notable du projet de valorisation (modifications de thématiques, abandon, arrêt temporaire du programme, …)

• exploite et analyse les bilans, dans le cadre de l’évaluation annuelle des actions de valorisation,

Les demandes de renouvellement sont traitées selon les modalités et le circuit de responsabilité décrits dans les étapes 1 à 7.

• Décision n° 010054DRH du 30 novembre 2001 relative à la refonte du dispositif de bourses post-doctorales au CNRS.

• Décision n° 010006DRH du 30 novembre 2001 relative à la mise en place de contrats à durée déterminée aux fins de transfert de technologie.

Procédure Qualité n° PRQ03-0012BPC « Contrats de collaboration de recherche, négociation et signature »


Nature de l’ERQ	Modalités d’identification de l’ERQ	Durée de conservation	Lieu d’archivage	Responsable
Demande de soutien au transfert	Numéro de dossier de valorisation	5 ans	DAE	Responsable du pilotage de la valorisation
Relevé de décisions du comité des engagements	Date de la réunion + numéros des dossiers de valorisation	5 ans	DAE	Responsable du pilotage de la valorisation
Copie convention de cofinancement ou contrat de collaboration de recherche	Numéro de dossier de valorisation Titre du contrat	10 ans 10 ans	Délégation Délégation	Responsable du SPV Responsable du SPV
Compte-rendu de réunion de suivi	Numéro de dossier de valorisation	5 ans	Délégation	Responsable du SPV
Bilan du projet	Numéro de dossier de valorisation	5 ans	DAE	Responsable du pilotage de la valorisation

Aide mémoire pour le suivi du programme de soutien et l’élaboration du bilan (FQ040001BPC2)

Le présente procédure qualité sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.

1DOC : demande de soutien au transfert (annexe 1): document type reprenant les différents éléments nécessaires à l’évaluation et au traitement de la demande de soutien et à son renouvellement éventuel. Ce document est complémentaire au dossier de valorisation.

2ERQ : demande de soutien au transfert visée par le directeur d’unité, le responsable projet et le responsable du SPV.

3Le calendrier des réunions du comité des engagements, précisant les dates limites d’envoi des dossiers, sera disponible et actualisé en ligne sur un site web et diffusé par courrier électronique.

Afin de permettre une bonne évaluation de votre demande de soutien au transfert, compléter le présent document, en liaison avec le responsable du Service du Partenariat et de la Valorisation de votre délégation.

• 1 : indiquer le numéro du dossier de valorisation relatif au projet donné par la DAE ; en cas de demande conjointe d’ouverture de dossier de valorisation et de soutien au transfert, mentionner « en cours ». Dans certains cas, notamment lors d’une demande de bourse post-doctorale, le dossier de valorisation peut se résumer à une présentation du laboratoire, du programme de recherche et des objectifs envisagés.

• 2 : dans le cas d’une demande d’ingénieur de valorisation, indiquer le corps (AI, IE, et/ou IR).

• 3 : indiquer la durée demandée d’attribution de l’ingénieur de valorisation, CDD ou bourse.

• 4 : préciser, le cas échéant, le type de cofinancement (entreprise, collectivité territoriale, ….) et joindre au dossier la lettre d’intention signée par le(s) cofinanceur(s).

Cette partie reprend des éléments du dossier de valorisation que vous avez renseigné avec le Service du Partenariat et de la Valorisation de votre délégation.

• B1 / B2/ B3 : reprendre les éléments du dossier de valorisation. Actualiser, si nécessaire, ces informations compte tenu de l’évolution du projet depuis le dépôt du dossier de valorisation.

• B4 : préciser, le cas échéant, les demandes de soutien que votre unité a effectuées précédemment (antériorité : 2 ans) en indiquant l’année de demande, l’état (terminé, en cours, refus) , et le numéro de dossier de valorisation s’y rapportant.

Cette partie concerne les éléments spécifiques à la demande de soutien au transfert permettant au comité des engagements d’évaluer l’opportunité de cette demande.

• C1 : donner les grandes lignes du programme de travail et les objectifs que vous envisagez d’atteindre en matière de transfert de technologie, de propriété intellectuelle ou des contrats avec des entreprises (ex : réalisation d’un prototype, validation de la faisabilité de la technique, complément de recherche,….).

• C2 : préciser en quoi le soutien au transfert contribue à la bonne réalisation du projet de valorisation : apport de compétence, achat de matériel indispensable, étude externe, formation ….

• C3 : préciser la durée totale du programme de travail relatif au projet de valorisation et pour les différentes étapes, les objectifs que vous voulez atteindre et les indicateurs retenus pour mesurer leur réalisation.

• C4 : indiquer les modalités de suivi de la réalisation du projet de valorisation.

• C5 : dans le cadre du programme de travail, indiquer pour les différentes dépenses, la date à laquelle vous envisagez d’effectuer cette dépense, le montant (HT) et la source de financement (CNRS, autres établissements, ANVAR, collectivités locales, industriels,…). Les dépenses seront regroupées suivant les postes : Equipement/Fonctionnement/ Prestations externes /Frais de personnel (hors statutaire). Cette rubrique peut ne pas être pertinente dans le cadre d’un post-doc.

Cette partie est à compléter dans le cas où le dossier de valorisation a été ouvert il y a plus de trois mois ou dans le cas de modification notable.

• D1 : préciser les résultats scientifiques et techniques obtenus depuis l’ouverture du dossier de valorisation.

• D2 : indiquer les collaborations industrielles que vous avez établies dans le cadre du projet de valorisation.

• D3 : préciser comment vous envisagez vos perspectives de transfert (domaine d’application, marché, concurrence, …) et indiquer, le cas échéant, les entreprises intéressées par votre projet.

• D4 : préciser les modalités de prise en compte des aspects de confidentialité (accord de secret) en liaison avec le SPV de votre délégation.

E - Cas particulier d’une demande de bourse post-doctorale cofinancée DAE

Cette partie est à compléter lors d’une demande de bourse post-doctorale cofinancée DAE.

Aide mémoire pour le suivi du programme de soutien
et l’élaboration du bilan

Les indications suivantes ont pour objet de répertorier les éléments principaux du projet de valorisation pour son suivi et l’élaboration du bilan.

Les documents (compte-rendu de suivi et bilan) devront comporter le numéro de dossier de valorisation.

En référence avec le programme de travail établi lors de la demande (étapes/objectifs), lister les principaux résultats scientifiques et techniques relatifs au projet de valorisation obtenus pendant la durée du soutien au transfert. Préciser, le cas échéant, les raisons pour lesquelles les objectifs n’ont pas été atteints. Indiquer les prochaines étapes et la suite envisagées dans le cadre du projet de valorisation.

Evaluation de la contribution du soutien au transfert à la réalisation du projet (15 lignes max.)

Evaluer la contribution réelle du soutien au transfert dans le développement du projet de valorisation. Préciser, pour les aides financières, les investissements effectués et dans le cas d’ingénieur de valorisation, bourse ou CDD, le travail réalisé.

• L’état de protection de votre technologie : brevet(s) déposé(s), en cours,

• Les entreprises intéressées en précisant la nature des contacts: informel, contrat de collaboration, accord de licence, vente de brevet …,

• Toute(s) autre(s) information(s) permettant d’évaluer les opportunités de transfert à court ou moyen terme.