Décision n° 04P008DSI du 9 juin 2004 portant création d’une base de gestion du personnel et de ses activités à l’institut de recherche en informatique de Toulouse (IRIT – UMR 5505)

Direction des systèmes d’information

Vu L. n° 78-17 du 06-01-1978 mod., not. art. 15 ; D. n° 78-774 du 17-07-1978 mod. ; D. n° 82-993 du 24-11-1982 mod. ; avis de la CNIL réputé favorable à compter du 14-03-2004.

Art. 1^er. - Il est créé à l’Institut de Recherche en Informatique de Toulouse (IRIT - UMR 5505) un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour objet la création d’une base des membres de l’IRIT (permanents, doctorants, DEA, contractuels et autres (stagiaires, invités,…). Elle permet la gestion quotidienne de ces membres et est associée à la gestion des contrats, des locaux et du téléphone, des publications et de la bibliothèque ainsi qu’à la création de listes de diffusion réservées à l’intranet et d’un annuaire destiné à l’internet.

Art. 2. - Les catégories d'informations nominatives enregistrées sont :

a) concernant la gestion des membres

– l'identité (nom, prénom…) ;

– la nationalité ;

– la vie professionnelle (corps, tutelle de rattachement, membre associé) ;

– service, équipe, UAG ;

– diplôme (HDR, doctorat d’état ou équivalent) ;

– le responsable (permanent de l’IRIT) ;

– date d’arrivée ;

– date de départ prévue (personnel autre que permanent) ;

– date de soutenance de thèse ;

– libellé du DEA (DEA) ;

– localisation (bâtiment, bureau) ;

– téléphone ;

– le compte informatique ;

– l’adresse électronique ;

– la page web.

b) concernant les contrats

– les responsables ;

– les partenaires de l’IRIT.

c) Les productions scientifiques

– liste des productions scientifiques (publications).

d) La bibliothèque

– les emprunts à la bibliothèque de l’IRIT.

Au départ de l’agent, le dossier est clôturé. Les informations nominatives sont conservées 10 ans puis supprimées de la base ; les informations relatives aux publications et aux emprunts restent accessibles.

Art. 3. - Les destinataires de ces informations sont :

– les services administratifs et techniques du laboratoire ;

– les utilisateurs d’internet en ce qui concerne les publications, l’annuaire et la structure du laboratoire.

Art. 4. - Le droit d'accès prévu par l'article 34 de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 s'exerce auprès du Service informatique de l’IRIT.

Une fois par an, les personnes de l’IRIT reçoivent par message électronique une fiche personnelle relative à la gestion pour mise à jour éventuelle. Cette fiche peut être transmise à la demande.

Art. 5. - Le directeur de l’Institut de Recherche en Informatique de Toulouse (IRIT - UMR 5505) est chargé de l'exécution de la présente décision qui sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.

Fait à Paris, le 9 juin 2004.

Pour le directeur général et par délégation :
Le secrétaire général,

Jacques BERNARD