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Paris, le 21 juin 2004
La présente circulaire fixe les règles de la gestion budgétaire et financière des contributions versées au CNRS par la Commission européenne dans le cadre d’un projet du 6ème PCRDT.
La mise en œuvre de ces modalités relève principalement de la responsabilité du délégué régional en charge de l’unité pilote du projet pour le CNRS. Il lui appartient, en liaison avec le coordonnateur, d’assurer la conduite et le suivi de l’ensemble des opérations administratives et financières nécessaires à l’exécution du projet par le CNRS, dans le respect de la réglementation fixée par les instances européennes et des dispositions figurant dans l’accord de consortium.
Dans le cas où le CNRS est coordonnateur du projet, le délégué régional signataire du contrat, assure, outre les responsabilités revenant au délégué de l’unité pilote, celles spécifiquement liées à la coordination administrative et financière du projet en liaison avec la Commission européenne et les autres participants au contrat, ceci en étroite relation avec le responsable scientifique.
L’agent comptable secondaire de la délégation dont relève l’unité pilote assure l’ensemble des opérations de trésorerie afférentes aux fonds communautaires concernant le projet versés au CNRS. Il est en outre chargé d’établir, à la fin de chaque période prévue au contrat, le certificat d’audit attestant de la réalité des dépenses exposées par le CNRS sur l’état justificatif des dépenses (formulaire C) élaboré sous la responsabilité du délégué régional de l’unité pilote et signé par ce dernier en tant que représentant du CNRS.
Chaque délégation pouvant être, selon les projets, coordonnateur du projet, siège de l’unité pilote pour le CNRS ou simple gestionnaire d’une unité participante au sein du CNRS, il importe de veiller dans chaque cas à bien différencier les responsabilités propres à chacune des situations et à ce qu’une bonne coordination s’installe pour chaque projet entre délégation simple gestionnaire et délégation pilote.
Introduction : le contexte
• Le sixième programme-cadre (6ème PCRDT) de la Commission européenne (2002-2006) pour les actions de recherche, de développement technologique et de démonstration, dont le principal objectif est de favoriser la construction de l’espace européen de la recherche et de l’innovation, a été adopté par la décision n° 1513/2002/CE du 27 juin 2002 du Parlement européen et du Conseil de l’Europe. Les modalités de la participation financière de la Commission figurent à l’annexe III de ladite décision.
Le 6ème PCRDT reprend les instruments traditionnels d’intervention des programmes-cadres précédents (actions de coordination, projets de recherche spécifiques ciblés (STREP) ou actions de soutien spécifique) et en propose de nouveaux : les « réseaux d’excellence » (REX), les « projets intégrés » (PI) et les « initiatives intégrées d’infrastructures » (I3). Une évolution essentielle du 6ème PCRDT consiste aussi en une modification des modes de gestion et d’attribution des fonds européens.
Les participants à un REX ou à un PI doivent s’assembler en un groupement (consortium) : ils concluent à cet effet un « accord de consortium ». [Pour les autres instruments, la signature d’un accord de consortium n’est obligatoire que dans les seuls cas où cela est précisé dans l’appel à proposition]. Cet accord règle et organise en particulier le fonctionnement interne du consortium, les relations entre les partenaires, ainsi que le mode de répartition des fonds européens alloués au titre du projet. L’accord précise également le partenaire désigné comme coordonnateur du projet qui, pendant toute la durée du contrat, a la tâche de représenter le consortium, c’est-à-dire l’ensemble des partenaires, auprès de la Commission.
Pour chaque projet sélectionné, la Commission propose un contrat établi conformément aux dispositions du 6ème PCRDT : ce contrat est signé par le coordonnateur au nom du consortium, et par la Commission. Toutefois, son entrée en vigueur est soumise à l’approbation formelle de tous les partenaires (la Commission peut, en effet, résilier le contrat si au moins un des partenaires n’y adhère pas). Pour adhérer, ces derniers signent un formulaire A « consent of contractors to accede to the contract », par lequel ils adhèrent au contrat.
Le contrat fixe notamment les droits et obligations de tous les contractants vis-à-vis de la Commission pendant la durée du projet, concernant en particulier le suivi scientifique, technologique et financier de l’action. Il fixe le montant maximum de la contribution financière de la Commission, les périodes de justification de l’emploi de la contribution (reporting periods), les conditions d’éligibilité des dépenses, ainsi que les règles de diffusion et de valorisation.
La contribution financière de la Commission prévue au contrat est versée au coordonnateur pour le compte du consortium. Le coordonnateur répartit cette contribution entre les contractants conformément aux dispositions de l’annexe 1 du contrat ou aux clauses de l’accord de consortium, et le cas échéant, aux décisions prises par le consortium en cours d’exécution. C’est le coordonnateur qui transmet, au nom du consortium, le compte rendu de l’emploi de la subvention auprès de la Commission.
• Lorsqu’une ou, le plus souvent, plusieurs unités du CNRS participent à un projet européen subventionné, c’est le CNRS en tant que personne morale qui est reconnu juridiquement comme participant : c’est ainsi que l’accord de consortium et le formulaire A (adhésion au contrat) sont signés, quels que soient le nombre et la localisation des unités, par le CNRS représenté par le délégué régional dont relève l’unité (unité pilote) du responsable scientifique (person in charge) du projet pour l’établissement. Pour les UMR, l’établissement partenaire peut également être contractant (cf. infra §2.2).
Lorsque le CNRS est désigné en qualité de coordonnateur (administratif et financier), c’est également le délégué régional dont relève l’ « unité pilote » qui signe le contrat et représente l’établissement. Dans tous les cas, la gestion budgétaire de la contribution versée au CNRS par la Commission (y compris l’établissement des documents justificatifs des dépenses et la production des certificats d’audit), incombe au délégué régional signataire représentant l’établissement. Il lui incombe d’assurer la coordination nécessaire avec les délégations dont relèvent les autres unités associées au projet. Le 6ème PCRDT instaure des obligations différentes pour les participants au contrat et le coordonnateur.
I. Les modalités de versement de la subvention communautaire au projet
Dans le cadre du 6ème PCRDT, la Commission a défini un système fondé sur le versement échelonné d’avances dont les montants sont calculés sur la base de prévisions de dépenses établies par le coordonnateur du projet pour une période d’exécution donnée (généralement 18 mois pour les PI et les REX, variable pour les autres instruments), puis ajustées à intervalles réguliers, (reporting periods : généralement tous les 12 mois pour les PI et les REX, variables pour les autres instruments), en fonction de l’exécution du contrat et des dépenses réellement effectuées.
I.1. Un système d’avances ajustées au fur et à mesure de l’approbation des rapports financiers et scientifiques périodiques
– Le versement de la première avance (préfinancement initial)
Le coordonnateur établit un budget prévisionnel global du projet et détermine la part de ce budget correspondant à la première période (dont la durée correspond à celle de la reporting period fixée au contrat) et aux 6 mois suivants (18 mois pour les PI et REX) et qui commence à compter de la date de début du projet indiquée à l’article 4.2 du contrat. Le coordonnateur transmet ces prévisions de dépenses à la Commission qui lui verse une avance (préfinancement) calculée sur ces prévisions. Le taux de l’avance est fixé par le contrat. Il peut être de 85 % au maximum.
Le premier versement au coordonnateur intervient dans un délai de 45 jours à compter de la date définie à l’article 8.2 du contrat. Cet article prévoit trois dates alternatives :
– soit la [date d’entrée en vigueur du contrat], c'est-à-dire le jour de la signature du contrat par le coordonnateur et la Commission ;
– soit la [date d’adhésion du dernier contractant requis pour obtenir le nombre minimal de participants fixé par les règles de participation et précisé dans l’appel à propositions relatif au projet] ;
– soit la [dernière date d’adhésion au contrat de tous les contractants visés à l’article 1er §2], c'est-à-dire la date à laquelle le dernier contractant a signé le formulaire A « consent of contractors to accede to the contract ».
Le coordonnateur répartit ensuite l’avance reçue entre les participants conformément aux dispositions de l’accord ou, le cas échéant, aux décisions prises par le consortium en cours d’exécution dans le cadre des règles qui régissent son fonctionnement.
– Le versement des avances suivantes
• Reporting periods
Les versements suivants interviennent à l’échéance de chaque reporting period. Il s’agit de périodes définies dans le contrat (12 mois en général). Ces versements sont conditionnés par la production par chaque contractant d’un rapport portant sur l’activité scientifique et d’un rapport financier portant sur la totalité des dépenses hors taxes réellement exposées pour réaliser les travaux durant la « reporting period » précédente (à noter que la TVA n’est pas éligible à la contribution européenne). Le coordonnateur centralise ces rapports et les transmet dans un délai de 45 jours à compter de l’échéance de la « reporting period » pour acceptation à la Commission ; chaque rapport financier est accompagné d’un certificat d’audit si cela est précisé dans le contrat (cf. article 7).
La Commission dispose alors d’un délai de 45 jours pour accepter ou contester ces rapports. En cas de contestation, le délai de 45 jours est suspendu et recommence à courir dès que le coordonnateur a répondu aux attentes de la Commission.
Dans le même temps, les partenaires adressent au coordonnateur le programme détaillé des travaux et le budget prévisionnel pour la période d’exécution suivante (reporting period + 6 mois).
• Montant des versements suivants
Si le montant des dépenses justifié et accepté par la Commission au titre de la reporting period est inférieur au montant de l’avance déjà versé au coordonnateur, cette partie du préfinancement est déduite du montant de l’avance (préfinancement) suivante.
Si le montant des dépenses justifié et accepté pour la reporting period est supérieur au montant de l’avance déjà versé au consortium, le préfinancement est considéré comme un paiement acquis et la Commission ajoute la différence, à titre de paiement complémentaire, au montant de l’avance (préfinancement) suivante.
La Commission dispose d’un nouveau délai de 45 jours à compter de l’acceptation des rapports intermédiaires pour procéder au versement d’une nouvelle avance basée sur le budget prévisionnel de la période d’exécution suivante. Le versement de la Commission comprend donc le montant de la nouvelle avance, augmenté des dépenses justifiées et acceptées, et diminué des avances déjà attribuées antérieurement.
– Le versement de la dernière avance
Son montant est calculé à partir d’un budget prévisionnel couvrant une période allant jusqu’au terme du contrat et qui n’est donc pas nécessairement de la même durée que les précédentes.
I.2. Le paiement définitif
Au terme du contrat, outre les documents prévus pour chaque période de rapport, le coordonnateur présente à la Commission dans un délai de 45 jours (cf. article II 7 de l’annexe II « conditions générales ») :
– le rapport final d’activité,
– le rapport final financier ainsi que les justificatifs des coûts totaux,
– et un rapport retraçant la répartition de la contribution européenne entre les contractants.
Après l’approbation de ces différents rapports, la Commission procède au dernier paiement correspondant au solde de sa contribution dans la limite du montant maximum de sa participation financière au projet telle que prévue au contrat (article 5).
Schéma1 du système des avances mis en place par le 6ème PCRDT
rapporté à un projet intégré :
I.3. La conservation des documents
Tous les documents retraçant les opérations financières et comptables doivent être conservés par chaque délégation selon les règles et les conditions habituelles de conservation des pièces. Par ailleurs, le délégué régional de « l’unité pilote », doit assurer pendant cinq ans à compter de la fin du contrat un archivage spécifique de l’ensemble des documents et pièces justificatives ayant servi à l’établissement des formulaires C successifs et à la certification de ceux-ci, afin de pouvoir les présenter à une éventuelle demande de la Commission ou aux missions d’audit qu’elle mandate.
II. La gestion de la contribution européenne par le CNRS lorsqu’il est contractant sans être coordonnateur
(Dans ce cas, le coordonnateur est un autre partenaire (personne morale publique ou privée) du consortium)
Le délégué régional qui représente le CNRS et donc gère la part de la contribution européenne qui revient à l’établissement, doit être en possession des documents suivants :
– Le contrat et ses annexes
Le contrat fixe notamment :
– la liste de tous les participants au contrat (art 1.2),
– la date d’entrée en vigueur du contrat, la date de début et la durée du projet (art 4),
– le montant maximum de la contribution financière de la Communauté (art 5),
– les périodes de rapport et les rapports à remettre (art 6 et 7),
– les modalités de paiement par la Commission européenne (art 8).
L’annexe 1 qui décrit notamment, les travaux de recherche à réaliser et la ventilation prévisionnelle des fonds communautaires entre les différents participants.
L’annexe II qui précise les conditions générales du contrat.
L’annexe III qui diffère selon le type de projet : REX, PI, projet de recherche spécifique ciblé, etc.
– Le formulaire A dûment signé par le coordonnateur et le représentant du CNRS (le délégué régional de l’unité pilote) qui permet de constater l’adhésion du CNRS au contrat.
– L’accord de consortium qui organise, notamment, les modalités de répartition des fonds européens entre les partenaires.
– Les procès verbaux ou tout autre document équivalent de l’instance décisionnelle du consortium qui indique le suivi, ainsi que les modifications dans la répartition des fonds européens entre les contractants.
II.1. Une ou plusieurs unités propres du CNRS relevant d’une même délégation participent à l’action
– L’émission des titres de recette et la mise en place des crédits
Dès qu’il a connaissance du montant de la première avance (préfinancement) revenant à (aux) (l’)unité(s) qui relève(nt) de sa circonscription, le délégué régional, au vu des documents cités supra, émet pour ce montant un titre de recette sur le compte 706 - 3ème section du budget-. Les crédits sont ouverts sur un centre de dépenses de 3ème niveau « ressources propres » (codifié 511 XXX) pour chaque unité bénéficiaire, selon les modalités de la circulaire DFI CIRC970081 du 3 mars 1997 modifiée. L’unité impute sur ce CDP toutes les dépenses éligibles à la contribution européenne à l’exception des dépenses du personnel permanent qui sont enregistrées sur les livres de paie de l’application ICARE, sans tenue de comptabilité particulière.
Les informations nécessaires à la ventilation des dépenses par type d’activité (ex : research and technological development ; demonstration ; networking activities ; joint research activities, etc.) sont fournies par les unités (soit à partir d’Xlab - entités dépensières - ou de tout autre procédé).
Tous les versements ultérieurs (avances ajustées et solde du contrat) sont gérés selon les mêmes modalités.
– La justification des coûts
A l’issue de chaque reporting period, le délégué régional adresse au coordonnateur le justificatif des dépenses payées éligibles au subventionnement européen (y compris les dépenses de personnel, permanent et non permanent).
Le délégué régional renseigne à cet effet le formulaire C « financial statement per activity » avec l’aide du responsable scientifique. Ce formulaire constitue un rapport financier récapitulant les dépenses effectivement payées par le CNRS et éligibles selon le modèle de coûts « full cost with indirect flat rate costs »2. Les dépenses payées relevant des coûts directs sont inscrites sur la ligne direct costs, les indirect costs étant forfaitaires (20 % maximum du total des coûts directs hors coûts de sous-traitance). Les dépenses de personnel sont calculées à partir des feuilles d’attachement (time sheets individuelles selon modèles joints en annexe I) des personnels travaillant sur le projet, établies par agent et signées par le directeur de l’unité dont dépend l’agent. Ces feuilles de temps sont conservées par le délégué régional de l’unité pilote (cf. § I.3). Les coûts horaires des personnels du CNRS, par corps, grades et échelons, à utiliser sont établis par la direction des études et des programmes et font l’objet d’une diffusion au minimum annuelle (diffusion en cours d’année en cas de changement de la valeur du point d’indice) par la direction des finances (cf. annexe 3).
Le formulaire C est signé par le délégué régional. Son envoi est accompagné d’un certificat d’audit lorsque celui-ci est requis (cf. infra § V).
Il est impératif que le délégué régional transmette rapidement, selon les modalités précisées par l’accord de consortium, ces documents au coordonnateur puisque ce dernier ne dispose que de 45 jours, à compter du terme de la période considérée, pour les collecter et les transmettre à la Commission.
Il convient de noter que, dans la mesure où existe un accord de partenariat (contrat quadriennal ou assimilé) entre le CNRS et le partenaire universitaire pour l’unité propre, les dépenses réalisées par ce partenaire (par exemple, les coûts salariaux) sont éligibles au subventionnement européen. S’appliquent dans ce cas les règles précisées infra § II.2 « justifications des coûts » pour les UMR.
II.2. Une ou plusieurs unités mixtes relevant d’une seule délégation participent à l’action
– Le CNRS et l’autre (ou les autres) établissement(s) de rattachement sont contractants
Chaque établissement de rattachement remplit séparément ses obligations vis-à-vis de la Commission et du coordonnateur.
Ainsi, le CNRS identifie ses propres dépenses éligibles à la contribution européenne sans tenir compte de celles engagées par l’autre établissement de rattachement de l’unité. Dès lors, la gestion du contrat européen est identique à celle mise en œuvre lorsqu’il s’agit d’une unité propre du CNRS (cf. supra § II.1).
– Le CNRS est seul contractant au contrat européen (seul le CNRS a signé le formulaire A)
Dans la mesure où existe un accord de partenariat (contrat quadriennal ou assimilé), la contribution éventuelle de l’autre établissement de rattachement de l’unité mixte est à considérer comme celle d’une tierce partie (third party) ; seul le CNRS est identifié comme partie au contrat par la Commission et le consortium. Le CNRS perçoit du coordonnateur la totalité des fonds destinés aux unités de recherche participant au projet, même si des dépenses imputables au projet sont financées et comptabilisées par l’autre établissement.
• L’émission des titres de recette et la mise en place des crédits
Cf. II.1, premier paragraphe.
• La justification des coûts
Lorsque le CNRS finance et gère en totalité les dépenses supportées par l’unité mixte pour l’exécution du projet, la procédure de justification des coûts est identique à celle mise en oeuvre dans les unités propres, sous réserve des particularités suivantes :
– en application de l’article 23 des clauses spéciales, lorsque cet article est intégré au contrat, le CNRS est autorisé, à prendre en compte les coûts exposés par l’autre établissement de rattachement dans le cadre de l’exécution du contrat. La contribution européenne au titre de ces coûts est calculée en fonction du modèle de coût du partenaire de l’UMR : chaque établissement applique son modèle de coût.
Le délégué régional établit, avec l’aide du responsable scientifique, un formulaire C pour les dépenses exposées par le CNRS qu’il signe. Il mentionne le(s) partenaire(s) de l’UMR au point 1 du formulaire mais ne fait pas figurer en receipts, au point 3, les apports du partenaire. Il fait établir un certificat d’audit pour les dépenses du CNRS lorsque celui-ci est requis.
Le partenaire non contractant établit et signe son propre formulaire C pour ses propres dépenses (paragraphe 2 colonnes third party(ies) du formulaire) et fait établir un certificat d’audit. Il adresse ces documents au délégué régional.
Le délégué régional adresse au coordonnateur l’ensemble de ces documents (formulaires C + certificats d’audit) accompagnés d’un état récapitulatif des dépenses.
Dans la mesure où un accord préalable le prévoyant explicitement a été conclu entre les établissements, le CNRS peut rembourser à l’autre établissement la part de la contribution européenne correspondant aux dépenses que celui-ci a réellement supportées pour exécuter le projet.
Il est nécessaire de s’assurer que la référence à la clause 23 est intégrée dans le contrat, chaque fois qu’une unité mixte est concernée par un contrat européen et que les autres établissements dont relève cette unité ne sont pas contractants. Au besoin, il convient de faire établir un avenant au contrat.
– en l’absence de référence dans le contrat à la clause 23, les coûts exposés par les autres établissements de rattachement de l’UMR peuvent être mentionnés dans le formulaire C (colonne third party(ies)) établi par le CNRS contractant, mais ces « apports » sont considérées comme des ressources (receipts), point 3 du formulaire. Chaque third party doit produire un certificat d’audit pour les dépenses qu’elle a effectuées.
II.3. Plusieurs unités relevant de plusieurs délégations participent à l’action
Si plusieurs unités du CNRS participent au projet, l’une d’entre elles, désignée comme « unité pilote », est chargée d’assurer la coordination de l’ensemble des unités impliquées. La répartition du subventionnement à chacune des unités est établie par le responsable scientifique CNRS du projet, en accord avec le délégué régional de l’unité pilote, sauf stipulation contraire de l’accord de consortium.
La part de la subvention revenant au CNRS, quelles que soient les unités bénéficiaires, est toujours versée par le coordonnateur au délégué régional de l’ « unité pilote ». En conséquence, l’émission du titre de recette, la répartition et le transfert des crédits aux délégués régionaux des autres unités impliquées, et la justification de l’emploi de la subvention relèvent de sa compétence.
Le délégué régional de l’ «unité pilote» met en place les crédits concernant l’(es)unité(s) qu’il gère cf. § II.1 et II.2). Il transfère aux délégués régionaux concernés les crédits correspondant à la contribution revenant aux autres unités selon la répartition indiquée par le responsable scientifique du CNRS (transferts de crédits entre ordonnateurs secondaires). Il leur indique à cette occasion la liste des pièces qui lui seront nécessaires pour l’établissement du formulaire C et du certificat d’audit qui l’accompagne.
Les délégués régionaux gèrent les dépenses des unités bénéficiaires de crédits qui relèvent de leur circonscription. Les personnels temporaires recrutés pour l’exécution du projet sont gérés par la délégation de l’unité dans laquelle sont affectés ces agents. Le prélèvement pour perte d’emploi est effectué par la délégation gestionnaire qui le répercutera en « charge directe » lors de la justification des dépenses. Il appartient au délégué régional en charge de l’unité pilote et au responsable scientifique de prévoir éventuellement lors de la répartition des subventions la réservation à son niveau des crédits nécessaires au management du projet sur un CDP 511XXX ad hoc.
Le délégué régional de l’ « unité pilote » récupère les justifications de dépenses de façon extra comptable : récapitulatif des dépenses sur la base du modèle du formulaire C signé par le délégué régional concerné, copies des factures et feuilles d’attachement individuel (time sheet), historiques des CDP pour la période considérée avec référence et certification des paiements par l’agent comptable secondaire compétent.
Il établit le formulaire C pour l’ensemble des unités du CNRS impliquées, le signe et le transmet au coordonnateur accompagné du certificat d’audit (cf. supra § II.1 : la justification des coûts). Un seul certificat d’audit est établi pour l’ensemble des dépenses du CNRS.
Lorsque le contrat fait référence à l’article 23 des clauses spéciales, le délégué régional de l’ « unité pilote » récupère aussi les formulaires C (ainsi que les certificats d’audits) des établissements de rattachement de toutes les unités mixtes et établit l’état récapitulatif des dépenses pour les transmettre au coordonnateur (cf. supra § II.2 : la justification des coûts).
Si le contrat ne fait pas référence à la clause 23, les dépenses des établissements de rattachement non contractants sont retracées sur le formulaire C (colonne third party) du CNRS établi par la délégation pilote ; un certificat d’audit est à produire par le partenaire concerné à l’appui des dépenses exposées.
Dans les deux cas, les pièces justificatives des partenaires sont conservées par ceux-ci.
III. La gestion de la subvention européenne par le CNRS lorsqu’il est coordonnateur du contrat
Lorsqu’il est désigné coordonnateur (administratif et financier), le CNRS est, en sus de ses obligations de contractant, chargé d’un certain nombre de tâches de coordination au nom du consortium : il joue le rôle d’intermédiaire entre les participants au contrat et la Commission. Le CNRS est représenté par le délégué régional signataire du contrat avec la Commission européenne.
Le délégué régional représentant le CNRS et donc gestionnaire de la contribution qui sera versée à l’établissement, doit être en possession des documents cités supra § II.
III.1. Les tâches de coordination
– La gestion de la subvention versée par la Commission
Le délégué régional représentant le CNRS coordonnateur du contrat perçoit la contribution versée par la Commission. Il doit tenir une comptabilité permettant de rendre compte, à tout moment, des versements de la subvention européenne effectués au profit de chaque participant au projet. Il doit être en mesure de communiquer à la Commission la date à laquelle les sommes ont été transférées aux partenaires.
Les fonds sont encaissés par l’agent comptable secondaire de la délégation coordonnatrice et imputés en comptabilité générale sur un sous compte, ouvert par contrat, du compte 47316 « contrats 6ème PCRDT CNRS coordonnateur ». L’agent comptable de la délégation reverse, au vu d’un ordre de paiement établi par l’ordonnateur, en euros, aux différents participants, la quote-part qui leur revient conformément aux décisions de l’accord de consortium ou du procès-verbal de l’instance décisionnelle que doit lui transmettre le responsable scientifique (person in charge).
L’encaissement et la redistribution des fonds aux différents contractants sont suivis par l’agent comptable secondaire de la délégation coordonnatrice; il convient dans tous les cas que les libellés d’opérations comportent le numéro du contrat européen concerné, et lors du reversement le nom du bénéficiaire.
Les fonds revenant au CNRS apurent l’ordre de recette émis par la délégation coordonnatrice (cf supra II).
Les modalités de comptabilisation et de justification des opérations de trésorerie enregistrées aux comptes 47316xx sont effectuées conformément aux dispositions de la circulaire CIRC0400006ACPL du 7 mai 2004.
– La justification des coûts exposés par les participants au contrat
Au terme de chaque reporting period, le délégué régional, en sa qualité de coordonnateur, dispose d’un délai de 45 jours pour soumettre à la Commission les différents rapports, justificatifs et certificats d’audit qu’il aura récupérés auprès des co-contractants et listés sur un état récapitulatif.
Dans le même temps, le délégué régional communique à la Commission un budget consolidé prévisionnel pour les 18 prochains mois d’exécution du contrat (reporting period + 6 mois) ainsi que, si nécessaire, une annexe technique modifiée pour la même période. La Commission verse alors une nouvelle avance dont elle ajuste le montant au vu des rapports et justificatifs qui lui ont été fournis.
– L’organisation des tâches et la gestion du calendrier
L’ensemble de ces tâches est effectué en liaison et avec l’aide du responsable scientifique (person in charge).
III.2. La gestion des crédits qui sont alloués au CNRS
Lorsqu’il gère les crédits communautaires qui sont destinés à une ou plusieurs de ses unités, le CNRS applique la procédure qu’il met en œuvre quand il est partenaire au contrat (cf § II).
Pour faciliter le suivi des dépenses liées à la coordination du consortium, le délégué coordonnateur peut ouvrir à cet effet un CDP spécifique 511XXX.
IV. Le CNRS est third party au contrat européen
Il s’agit du cas où une unité mixte CNRS/autre établissement participe à l’exécution d’un contrat européen - faisant référence à l’article 23 des clauses spéciales - dont le CNRS n’est pas contractant : seul l’autre établissement de rattachement a signé le formulaire A.
Si le CNRS prend à sa charge des dépenses pour l’exécution dudit contrat, celles-ci sont éligibles à la contribution européenne selon le modèle de coût du CNRS « full cost with indirect flat rate costs » dans la mesure où existe un accord de partenariat (contrat quadriennal ou assimilé).
Le délégué régional qui gère l’(es) unité(s) remplit à chaque échéance des reporting periods un formulaire C (colonnes : third party(ies)) qu’il adresse au responsable administratif de l’établissement de rattachement, accompagné d’un certificat d’audit.
C’est le cas inverse de celui exposé au point II.2 (2ème paragraphe).
En cas d’accord préalable avec l’établissement de rattachement des unités, ce dernier, en tant que contractant au projet, peut reverser au CNRS la part de subvention européenne qui lui revient au titre des dépenses qu’il a engagé.
Dans l’hypothèse où plusieurs unités relevant de délégations différentes seraient impliquées dans un projet où le CNRS n’est pas contractant, chaque délégué régional établit les formulaires C, et fait établir le certificat d’audit, pour les unités de sa circonscription et les transmet au partenaire contractant.
V. Les certificats d’audit
Les certificats d’audit attestant la réalité des dépenses payées3 par le CNRS sont établis par l’agent comptable secondaire de la délégation de l’unité pilote.
A cet effet, à l’issue de chaque « reporting period », le formulaire C, établi sous la responsabilité du délégué régional dont relève l’unité pilote du projet et signé par celui-ci en tant que représentant du CNRS, est remis avec les pièces justificatives, à l’agent comptable secondaire de sa circonscription pour l’établissement du certificat d’audit pour la période considérée.
Le coût des certificats d’audit est éligible à la contribution européenne et doit être porté dans le formulaire C à l’activité « management of the consortium » et point 6 du formulaire. Ce coût est déterminé à partir de la valorisation, au coût réel toutes charges comprises, du temps passé pour l’établissement du certificat par l’agent comptable concerné.
Pour les REX et les PI, chaque contractant et chaque third party doivent fournir un certificat d’audit à chaque reporting period.
Pour tous les instruments, la périodicité et la forme des rapports et certificats d’audit sont déterminées aux articles 6, 7 et 8 du contrat.
Le secrétaire général,
Jacques BERNARD
Documents de référence
– Décision n° 1513/2002/CE du Parlement européen et du conseil du 27 juin 2002 relative au sixième programme-cadre de la Communauté pour des actions de recherche, de développement technologique et de démonstration contribuant à la réalisation de l’espace européen de la recherche et à l’innovation (2002-2006).
– Règlement CE n° 2321/2002 du Parlement européen et du Conseil du 16 décembre 2002 relatif aux règles de participation des entreprises, des centres de recherche et des universités et aux règles de diffusion des résultats de la recherche pour la mise en œuvre du 6ème programme-cadre de la Communauté européenne.
– Guide to Financial Issues relating to Indirect Actions of the Sixth Framework Programmes (version april 2004).
– Circulaire n° CIR970081 DFI du 3 mars 1997 modifiée, portant sur les règles et procédure de gestion administrative et financière du CNRS.
– Note CIRC0400006ACPL du 7 mai 2004 relative au dispositif comptable de la gestion de la subvention européenne.
____________
1 Extrait du règlement financier de la Commission européenne.
2 Modèle de coût adopté par le CNRS, note NOT03R093DFI du 16 avril 2003.
3 Des dispositions particulières seront données ultérieurement pour les dépenses engagées en fin de contrat. Version du 18/06/2004.
ANNEXE 1
1 work package selon annexe I du contrat
2 en référence au règlement intérieur de l’unité
Le fichier Excel automatisé concernant ces feuilles de temps est disponible sur le site Web de la DFI
1 work package selon annexe I du contrat
Le fichier Excel automatisé concernant ces feuilles de temps est disponible sur le site Web de la DFI
ANNEXE 2
Récapitulatif du rôle des délégations
dans la gestion des projets du 6ème PCRDT
RÔLE COMMUN AUX DELEGUES REGIONAUX
• Recenser et suivre les agents participant avec leur unité à un projet du 6ème PCRDT.
• Ouvrir pour chaque unité et pour chaque projet un CDP codifié 511.xxx pour isoler et suivre les dépenses engagées au titre de chaque projet.
• Mettre en place sur le CDP 511.xxx concerné, les crédits provenant de la subvention européenne et correspondant à la part allouée à l’unité de recherche au titre du projet dans lequel elle est impliquée.
• Rassembler, pour chaque période, les pièces justificatives des dépenses affectables au projet :
– Copie de chaque facture mandatée et payée avec référence du règlement correspondant (n° et date de règlement).
– Copie des frais de déplacement pris en charge au titre des missions induites pour le projet et référence du règlement correspondant (n° et date de règlement).
– Feuilles d’attachement de temps établies chaque mois par les agents oeuvrant sur le projet et signées du directeur d’unité.
– Historiques du CDP 511.xxx répertoriant l’ensemble des dépenses enregistrées au cours des exercices couverts par la période de subventionnement
• Etablir à la fin de chaque « reporting period » sur un pseudo-formulaire C1, le décompte des dépenses affectables au projet pour chaque unité relevant de sa gestion. L’agent comptable de la délégation atteste la conformité des dépenses exposées à sa comptabilité.
• Indiquer, le cas échéant, les dépenses engagées par les parties tierces, établissements de rattachement de l’unité mixte, et les porter sur le pseudo-formulaire C.
• Recueillir les certificats d’audit auprès des établissements de rattachement des unités mixtes dans le cas où elles interviennent comme tierces parties.
• Transmettre le pseudo-formulaire C (et certificats d’audit des établissements partenaires) ainsi que l’ensemble des pièces justificatives à la délégation de l’unité pilote à chaque fin de reporting period.
RÔLE PARTICULIER IMPARTI AUX DELEGUES REGIONAUX PILOTES POUR LA GESTION DES PROJETS DU 6ème PCRDT
Outre les responsabilités communes, les DR pilotes ont pour rôle particulier de :
• Etablir avec le responsable scientifique du CNRS et en liaison avec le coordonnateur, le budget prévisionnel correspondant à la part CNRS pour chaque période.
• Etablir l’ordre de recette pour la part de subvention revenant au CNRS pour chaque période et percevoir l’encaissement.
• Répartir avec le responsable scientifique du CNRS les crédits correspondant à la subvention européenne revenant au CNRS entre les différentes unités de l’établissement participant au projet.
• Consolider en fin de période l’ensemble des dépenses du CNRS à partir des éléments transmis par chaque DR et établir le formulaire C correspondant et le signer en tant que représentant du CNRS.
• Vérifier les documents transmis par la ou les parties tierces, établissements de rattachement des unités mixtes, et porter les informations correspondantes sur le formulaire C.
• Transmettre le formulaire C et les pièces justificatives à l’agent comptable secondaire de sa délégation pour l’établissement du certificat d’audit.
• Transmettre le formulaire C certifié et le certificat d’audit correspondant au coordonnateur du projet.
• Conserver l’ensemble des pièces justificatives ayant servi à l’établissement du formulaire C ainsi que copie du formulaire C.
RÔLE IMPARTI AUX DELEGUES REGIONAUX COORDONNATEURS
POUR LA GESTION DES PROJETS DU 6ème PCRDT
Outre les responsabilités précédentes, le rôle est le suivant :
• S’assurer avec le responsable scientifique du projet, des conditions de fonctionnement du consortium et du respect des modalités définies dans l’accord de consortium.
• Consolider le budget prévisionnel pour chaque période en liaison avec le responsable scientifique et à partir des éléments fournis par les co-contractants au projet.
• Encaisser et répartir entre les participants la contribution européenne allouée au projet pour chaque période.
• Collecter en fin de période les rapports et certificats d’audit de chaque participant et vérifier leur conformité au regard du règlement de l’Union Européenne.
• Transmettre les rapports scientifiques et financiers et certificats d’audit à la commission européenne.
• Etre l’interlocuteur de la commission européenne pour l’ensemble des questions administratives et financières liées au projet et assurer le lien avec les autres participants au projet.
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1 La transmission des informations récapitulant les dépenses entre la délégation gestionnaire et la délégation dont relève l’unité pilote s’effectue sur un formulaire interne analogue au formulaire C.
ANNEXE 3 - 1
ANNEXE 3 - 2
