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Note à l’attention de Mesdames et Messieurs les délégués régionaux, Madame et Monsieur les délégués régionaux adjoints, Madame la directrice de l’INSU, Monsieur le directeur de l’IN2P3, et Mesdames et messieurs les directeurs des départements scientifiques
Dans le cadre des évolutions qui doivent accompagner le « projet pour le CNRS » et dans la perspective de l’application du nouveau cadre budgétaire et comptable, il a été décidé sur la proposition des délégués régionaux et des secrétaires généraux des départements scientifiques, de mettre en œuvre un certain nombre de mesures visant à :
– d’une part, donner aux directeurs d’unité une meilleure visibilité des moyens dont ils disposent, et leur permettre de mieux assumer ainsi les responsabilités dont ils ont la charge ;
– d’autre part, concrétiser une gestion de proximité avec les directeurs d’unité afin d’adapter le rythme de mise en place des crédits aux capacités de paiement et d’examiner les difficultés éventuelles.
A cet effet, il est apparu nécessaire de re-définir les processus de gestion des moyens financiers de l’établissement et de préciser le rôle de chacun des acteurs qui y sont impliqués. En accompagnement de ces évolutions, une nouvelle application informatique, dénommée « PACTE1 », a été réalisée par la DSI en remplacement de l’actuel outil Prépilab, afin de prendre en compte la nouvelle organisation et d’élargir les fonctionnalités de celui-ci.
Les processus de gestion des moyens financiers et le rôle des acteurs diffèrent selon que ces moyens proviennent de la subvention de l’Etat ou des ressources propres.
I - Les crédits financés par la subvention d’Etat
1 - Attribution des crédits aux notificateurs
Après le vote du budget primitif, les moyens sont affectés et attribués à chacun des notificateurs conformément à l’annexe par destination du document budgétaire.
Ces attributions, allouées par code budgétaire, sont effectuées par la DFI en utilisant l’application PACTE. Elles portent sur la totalité des moyens accordés aux notificateurs au titre de l’exercice.
2 - Les notifications de crédits aux entités2
Les notificateurs notifient au plus tôt dans l’année aux directeurs des entités la totalité des moyens financiers qui leur sont alloués (dotation de base, équipement,…).
Cette mesure assure à chaque directeur d’unité une meilleure visibilité de ses capacités de dépenses pour l’exercice.
3 - Mise en place des crédits
Sur la base des notifications, les délégués régionaux déterminent, en liaison avec les directeurs des entités, les montants qui seront mis en place sur le centre de dépense de leurs unités, afin de les ajuster au plus près du montant des engagements de dépenses prévisibles.
Les délégués régionaux effectuent la mise en place des crédits, via l’application PACTE3, pour le montant qu’ils auront fixé et validé. Ces mises en place de crédit sont ensuite envoyées vers l’application GCF.
Par ailleurs, les délégués régionaux peuvent, via l’application, avancer des crédits à une unité4, après accord du notificateur, celui-ci s’engageant à « notifier » les crédits correspondants au plus tard au début de l’exercice suivant. Ces avances sont effectuées à partir des notifications reçues et non mises en place.
Ces procédures de mise en place des crédits et d’avances visent d’une part à contenir les capacités d’engagement dans la limite des crédits de paiement disponibles, d’autre part à optimiser la mobilisation des moyens d’engagement.
L’application PACTE est conçue de façon à permettre aux délégués régionaux de suivre en temps réel, par unité, les notifications, les mises en place de crédits et les avances consenties.
Les crédits qui ne sont pas mis en place à la fin de l’exercice sont « repris » au niveau central.
II - Les crédits financés par les ressources propres
Il est distingué les ressources propres déconcentrées et les ressources propres non déconcentrées.
1 - Les recettes propres déconcentrées
Les ressources propres déconcentrées sont celles qui sont perçues par la délégation et affectées à une unité déterminée5 (cf. annexe 1).
1.1 - Attribution des crédits
La DFI est notificateur de l’ensemble des crédits financés par les ressources propres déconcentrées.
Suite au vote du budget (ou de ses décisions modificatives), la DFI s’attribue, en tant que notificateur, la totalité des crédits correspondant aux prévisions inscrites.
1.2 - Notification des crédits aux délégations régionales
La DFI notifie, en début d’exercice, à chacune des délégations une provision de crédits6 destinée à couvrir ses besoins. Cette provision peut être ajustée en cours d’année.
1.3 - Mise en place des crédits.
Les délégués régionaux mettent en place les crédits sur le CDP « ressources propres » (ou CDP de 3e niveau rattaché) des unités au moyen de l’application PACTE au fur et à mesure des droits constatés (qui donneront lieu à l’émission des titres de recette dans l’exercice) et dans la limite de la provision qui leur a été notifiée. La provision non employée demeure enregistrée et suivie dans l’application PACTE : elle sera « reprise » au niveau central en fin d’exercice. A titre transitoire, dans l’attente de la livraison du lot 2 de l’application prévue au cours du 1er semestre 2005, il sera nécessaire lors de la mise en place des crédits, d’utiliser un CDP intermédiaire (CDP PROV indiqué sur la notification) entre l’application PACTE et le CDP « ressources propres » de l’unité.
Des avances peuvent être exceptionnellement consenties à une unité, par exemple lorsqu’il est nécessaire de mobiliser la totalité des crédits d’une opération pour pouvoir engager une dépense d’investissement. Ces avances sont prélevées, via PACTE, sur les crédits « ressources propres » mis en place auprès d’autres unités qui n’en ont pas l’emploi avant le début de l’exercice suivant. En cas de difficultés, les délégués régionaux s’adressent à la DFI. Ainsi, au titre d’un exercice, le montant total des crédits correspondant aux ressources propres déconcentrées mis en place sur l’ensemble des CDP doit être égal au total des titres de recette émis dans la limite de la provision reçue.
Le suivi des mouvements de ces avances est assuré à l’aide de l’application PACTE.
2. - Les ressources propres non déconcentrées
D’une façon générale, les ressources propres non déconcentrées sont celles qui sont perçues au niveau central et qui concernent une ou plusieurs unités d’une ou plusieurs délégations.
Les recettes suivantes suivent également la procédure des ressources propres non déconcentrées :
– les recettes perçues au titre des unités de service,
– les recettes en provenance des filiales,
– les recettes perçues au titre des programmes interdisciplinaires,
– les redevances perçues au titre des concessions de logement,
– les participations extérieures finançant des opérations immobilières ou de gros équipement.
2.1 - Attribution des crédits
Les délégations (la délégation du siège pour les recettes perçues au niveau central) informent la DFI, chaque fin de mois, des encaissements de recettes ou des droits constatés (donnant lieu à émission de titres de recette dans l’exercice).
La DFI s’assure de leur inscription au budget (si elles n’ont pas été prévues, elles seront prises en compte lors de la plus prochaine décision modificative), puis attribue les crédits correspondant au notificateur bénéficiaire (directions scientifiques, autres notificateurs).
2.2 - Notification des crédits aux délégations régionales
Les notificateurs notifient les crédits aux entités qu’ils désigneront.
2.3 - Mise en place des crédits.
A partir des notifications, les délégués régionaux mettent systématiquement en place la totalité des crédits notifiés via l’application PACTE.
Le mécanisme d’avances, via PACTE, est identique à celui décrit supra au § II 1.3.
L’application PACTE sera livrée par lots aux utilisateurs :
Lot 1 : comprenant les procédures
– d’attribution des crédits (livraison fin décembre 2004) ;
– de notifications (livraison au tout début de l’exercice 2005) ;
– de mise en place des crédits (livraison pour le 10 janvier 2005).
Lot 2 : comprenant les procédures de suivi des avances et autres évolutions fonctionnelles (livraison 1er semestre 2005).
Des formations métiers et outils seront organisées, par direction inter-régionale (pilote ou à venir), à compter de mi-décembre, à raison de deux personnes par délégation : soit cinq sessions de huit à dix personnes chacune. Ces formations seront animées par la DSI avec la participation de la DFI.
Paris, le 23 novembre 2004.
La directrice des finances,
Françoise SEVIN
1 L’application PACTE (Plan Affectation de Crédits, Transferts et Echéancier) remplace l’ancienne application Prépilab. Une note technique de la DSI en précisera les modalités d’utilisation ; des sessions de formation seront en outre organisées par la DSI.
2 Unités de recherche et autres structures du CNRS.
3 Ce module de l’application PACTE sera déployé dans les délégations à compter du 10 janvier 2005.
4 Ce module de l’application PACTE sera déployé dans les délégations au cours du 1er semestre 2005.
5 Sauf exceptions énumérées ci-après au § 2 qui suivent la procédure des ressources propres non déconcentrées.
6 A l’exception des recettes finançant des dépenses inscrites aux codes (0697) « gros équipement », (0696) « opérations immobilières » et dons et legs, qui font l’objet d’une procédure de notification au fur et à mesure des droits constatés donnant lieu à émission de titres de recette dans l’exercice (et sur demande des délégations, en fonction des besoins rééls, en ce qui concerne le gros équipement et les opérations immobilières).
ANNEXE 1
Gestion des ressources propres déconcentrées
(à l’exception de celles des unités de service et des filiales)
En début d’exercice, la DFI notifie, aux délégations régionales, 4 types de provisions de crédits calculées à partir des prévisions de ressources propres sur les comptes suivants :
1) 752 « revenus des immeubles non affectés aux activités de l’établissement » (en partie : cf ci-après 3°).
La provision de crédits correspondante est utilisée par les délégués régionaux pour mettre en place les crédits sur les CDP « ressources propres », au titre des dépenses d’entretien et charges des immeubles sur le code budgétaire (06911).
2) 7067 « contrat de recherche ».
Cette provision est utilisée, pour mettre en place les crédits sur les CDP « ressources propres » des unités, sur le code budgétaire (0690) au titre des dépenses financées par les contrats de recherche.
3) Autres comptes de recettes
701 : Ventes de produits finis
705 : Etudes
7061 : Prestations et produits des laboratoires
7063 : Recettes provenant des frais de participation à des stages ou des colloques
7068 : Autres prestations de service
7085 : Ports et frais accessoires facturés aux clients
7088 : Autres produits d’activités annexes
751 : Redevances pour concessions, brevets, licences, marques et procédés, droits et valeurs similaires (hors redevances DAE gérées par la DR16)
752 : Revenus des immeubles non affectés aux activités de l’établissement (notamment les chambres d’hôtes)
758 : Divers autres produits de gestion courantes
76 : Produits financiers (hors gain de change)
77 : Produits exceptionnels
(07952) : Aliénations d’immobilisations (hors ventes au domaine gérées par l’ACP)
Cette provision est utilisée, pour mettre en place les crédits sur le CDP « ressources propres » des unités ou entités, sur le code budgétaire (0690).
4) Comptes de recettes au titre des « participations extérieures »
741: Subventions de fonctionnement allouées par l’Etat (ministères)
744 : Subventions de fonctionnement allouées par des Collectivités publiques et organismes internationaux
748 : Autres subventions de fonctionnement
(07954) : Subventions d’investissement reçues
Cette provision est utilisée pour mettre en place les crédits sur les CDP « ressources propres » des unités sur le code (0690).
De façon générale, les crédits sont mis en place sur les CDP, à partir de la provision, au fur et à mesure des droits constatés (qui donneront lieu à émission de titres de recette dans l’exercice).