Décision n° 07P002DSI du 31 octobre 2007 portant création du système d’information SIRHUS ayant pour objet la gestion et le pilotage des ressources humaines du CNRS

Direction des systèmes d’information

Vu L. n° 78-17 du 06-01-1978 mod., not. art. 22 ; D. n° 82-993 du 24-11-1982 mod. ; D. n° 2005-1309 du 20-10-2005 mod. ; récépissé de déclaration CNIL n° 1251733 du 08-10-2007.

Art. 1^er. - Le Centre national de la recherche scientifique (CNRS) a créé un nouveau système d’information pour la gestion et le pilotage des ressources humaines dénommé Sirhus (Système d’information ressources humaines des unités et des services).

Art. 2. - Ce système d’information recueille des données à caractère personnel exclusivement destinées à la gestion des ressources humaines et à l’établissement de la paye.

Les données traitées permettent la réalisation des finalités du système d’information Sirhus et les catégories d’informations nominatives enregistrées sont relatives à :

– l’identité : civilité, nom, nom de jeune fille, prénom, sexe, numéro de sécurité sociale, photographie, date et lieu de naissance, nationalité, coordonnées personnelles postales, références du passeport (uniquement pour les personnels amenés à se déplacer à l’étranger), numéro de téléphone ;

– la situation administrative : Matricule interne, direction régionale, type personnel chercheur/ITA, statut permanent/non permanent, quotité, type, numéro d’ordre et copie du titre valant autorisation de travail pour les employés étrangers en application de l’article R.620-3 du code du travail ;

– la situation familiale : Situation maritale, enfants, coordonnées des personnes à prévenir en cas d’urgence ;

– la situation militaire : Service militaire ou coopération effectué ;

– la formation : initiale et continue - diplômes – distinctions ;

– la vie professionnelle : lieu de travail, adresse, organisme d’appartenance, coordonnées professionnelles téléphoniques, électroniques et postales, emplois (branche d’activité professionnelle, métier, emploi-type, fonction, activités), corps, grade, échelon et anciennetés correspondantes.

Art. 3. - Dans le respect des textes applicables, seules les données visées à l’article 2 strictement nécessaires à l’accomplissement de leurs missions sont communiquées aux destinataires suivants :

Les informations enregistrées dans Sirhus sont réservées à l’usage des services du CNRS ayant en charge la gestion des ressources humaines et la liquidation de la paye. Elles ne peuvent être communiquées qu’aux organismes sociaux (URSSAF, CNAV…), aux mutuelles (MGEN), à la direction générale des impôts, aux instances représentatives du personnel, les délégués syndicaux, aux tutelles et partenaires du CNRS ainsi qu’au prestataire d’édition des bulletins de salaire.

Ces destinataires assurent la stricte confidentialité des données personnelles en leur possession.

Art. 4. - Les données visées à l’article 2 ne sont pas conservées par les services gestionnaires au-delà de la période d’emploi de la personne concernée, sans préjudice de dispositions législatives ou réglementaires propres à certaines catégories de données imposant une durée de conservation particulière ou la suppression de ces données.

Les données relatives aux sujétions particulières ouvrant droit à congés spéciaux ou à un crédit d’heures de délégation ne sont pas conservées au-delà de la période de sujétion de l’employé concerné.

Au-delà, ces données peuvent être archivées sur un support informatique distinct et à accès très limité, conformément aux règles applicables en matière d’archives publiques et d’archives privées.

Art. 5. - Le droit d'accès prévu par l’article 38 et suivants de la loi n° 78-17 du 6 janvier 1978 modifiée s'exerce auprès des responsables des ressources humaines de la délégation régionale du CNRS concernée.

Art. 6. - La direction des ressources humaines, les délégations régionales et les directeurs d’unités du CNRS sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'exécution de la présente décision qui sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.

Fait à Paris, le 31 octobre 2007.

Pour le directeur général et par délégation :
Le secrétaire général,

Alain RESPLANDY-BERNARD