Circulaire n° 100001DRH du 25 mars 2010 relative au Droit individuel à la formation (DIF)

DRH

SOMMAIRE

I. Les personnels concernés
1. Les fonctionnaires
2. Les agents non titulaires
II. Les modalités d’attribution des droits acquis au titre du DIF
1. Le calcul des droits acquis au titre DIF d’une année considérée
1.1. Les périodes ouvrant droits au calcul du DIF
a. Les périodes prises en compte au titre du calcul des droits ouverts au titre du DIF
b. Les périodes d’activité exclues pour le calcul des droits ouverts au titre du DIF
1.2. La proratisation des droits compte tenu de la quotité de travail
a. Le temps partiel sur autorisation
b. Le temps partiel de droit
1.3. La proratisation des droits compte tenu de la durée de service accomplie
1.4. La prise en compte des services accomplis en dehors du CNRS
a. La prise en compte des services accomplis par les fonctionnaires dans la Fonction publique territoriale (FPT) et Fonction publique hospitalière (FPH)
b. La prise en compte des services accomplis par les agents non titulaires
2. Solde des droits acquis au 1^er janvier de l’année considérée
2.1. La prise en compte de la consommation des heures de DIF
2.2. La prise en compte des heures transférées par les agents
III. Les actions de formation éligibles au DIF
1. Actions de formation de l’Etablissement de type II : adaptation à l’évolution prévisible des métiers
2. Actions de formation de l’Etablissement de type III : développement des qualifications ou acquisitions de nouvelles qualifications
3. Mobilisation du DIF en complément des congés prévus pour les actions suivantes
IV. La procédure d’attribution
1. Mobilisation du DIF : du souhait à la demande
1.1. Expression du souhait : les éléments constitutifs de la demande
a. Le déroulement des heures de DIF sur le temps de service
b. L’utilisation anticipée du DIF
c. La demande écrite de l’agent au titre du DIF
2. L’Instruction de la demande de DIF
2.1. L’acceptation de la demande de DIF
a. Un courrier d’acceptation de la demande de DIF
b. Etablissement d’une convention en cas d’utilisation anticipée d’heures de DIF
2.2. Le refus d’attribution du DIF
a. Notification du refus de la demande de DIF
b. Voie de recours en cas de refus d’une demande de DIF
3. Le retour de formation
4. L’obligation d’information aux agents
4.1. Information annuelle
4.2. Information en cas de sortie des agents
4.3. Information à la demande de l’agent ou de son supérieur hiérarchique
5. Transférabilité du DIF
V. Textes de références et annexes
1. Textes de référence
2. Annexes
2.1. Courrier de demande de DIF
2.2. Demande d’inscription à une formation
2.3. Courrier d’acceptation de DIF
2.4. Convention relative à l’utilisation anticipée du DIF
2.5. Courrier de refus d’octroi du DIF
2.6. Relevé individuel des heures acquises au titre du DIF

Le Droit individuel à la formation constitue l’une des mesures phares instaurée par la loi n° 2007-148 du 2 février 2007 de modernisation de la fonction publique.
Il s’agit d’une nouvelle garantie au profit des fonctionnaires et des agents non titulaires inscrite à l’article 22 de la loi n° 83-634 du 13 juillet 1983 portant droits et obligations des fonctionnaires énonçant que désormais « tout agent bénéficie chaque année, en fonction de son temps de travail, d’un droit individuel à la formation qu’il peut invoquer auprès de toute administration à laquelle il se trouve affecté. Ce droit est mis en œuvre à l’initiative de l’agent en accord avec son administration ».
Le DIF est donc mobilisé à l’initiative de l’agent sous réserve de l’accord de son administration.
En conséquence, il s’agit bien pour les agents d’un véritable droit négocié : le droit pour chaque agent de solliciter le bénéfice d’une formation mais dont l’attribution reste soumise à l’appréciation de l’administration.

I. Les personnels concernés

Le DIF est ouvert aux fonctionnaires et aux agents non titulaires du CNRS à l’exception des agents soumis au régime de droit privé. Sont donc exclus au CNRS les apprentis, les marins et les vacataires.

1. Les fonctionnaires

Les fonctionnaires stagiaires et titulaires de l’Etat bénéficient du DIF en application des dispositions du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie.
Ce décret est également applicable aux fonctionnaires détachés sur CDD (emploi ne conduisant pas à pension civile) [article 1^er du décret n° 2007-1942 du 26 décembre 2007].

2. Les agents non titulaires

Les agents non titulaires bénéficient du DIF en application des dispositions du décret n° 2007-1942 du 26 décembre 2007 relatif à la formation professionnelle des agents non titulaires de l’Etat et de ses établissements publics.
Sont concernés les agents non titulaires régis par les dispositions du décret n° 86-83 du 17 janvier 1986 relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’Etat.
Il s’agit notamment au CNRS des populations suivantes : les CDD chercheurs et IT, les doctorants, les post doctorants, les CDD bénéficiaires de l’obligation d’emploi (CDD article 27 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires à la fonction publique de l’Etat).

II. Les modalités d’attribution des droits acquis au titre du DIF

Le DIF est annuel, compté en année civile et capitalisable.

– Le DIF est annuel : tout agent bénéficie d’un DIF de 20 heures par année de service cumulables dans la limite de 120 heures maximum.

– Le DIF est compté en année civile : la période de référence d’une année de service démarre au 1^er janvier et se termine le 31 décembre de l’année considérée.

Exemple :

Enfin, le DIF est capitalisable : la loi n° 2007-148 du 2 février 2007 de modernisation de la fonction publique étant entrée en vigueur au 1^er juillet 2007, les agents du CNRS en service au 31 décembre 2007 ont acquis 10 heures de DIF.

Pour l’année 2008, le crédit d’heures capitalisables était de 20 heures à compter du 1^er janvier 2009. Dès lors, les agents qui n’ont pas utilisé leur droit en 2008 ont disposé d’un capital de 30 heures au 1^er janvier 2009.

1. Le calcul des droits acquis au titre DIF d’une année considérée

Ce paragraphe a pour objet de présenter les principales règles de calcul des droits acquis au CNRS au titre d’une année considérée.
On entend par droits acquis, le nombre d’heures détenu des droits acquis par les agents présents au CNRS le 31 décembre de l’année n au regard de l’année civile écoulée.
Le calcul des droits acquis s’appuie sur les périodes prises en compte pour le calcul des droits ainsi que sur la proratisation effectuée compte tenu de la quotité de travail et des services accomplis par les agents.

1.1. Les périodes ouvrant droits au calcul du DIF

Les périodes ouvrant droits au calcul du DIF sont fixées à l’article 10 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 susvisé pour les fonctionnaires et à l’article 4 du décret n° 2007-1942 du 26 décembre 2007 susvisé pour les non titulaires.

a. Les périodes prises en compte au titre du calcul des droits ouverts au titre du DIF

Sont pris en compte les services accomplis en position d’activité (fonctionnaires) et de service effectif (agents non titulaires).
les congés suivants sont pris en compte :

– congé annuel ;

– congé de maladie ordinaire, de longue maladie et de longue durée ;

– congé pour maternité, paternité ou adoption ;

– congé de formation professionnelle ;

– congé pour validation des acquis de l’expérience ;

– congé pour bilan de compétences ;

– congé pour formation syndicale ;

– congé pour participer aux organisations de jeunesse et d’éducation populaire ;

– congé d’accompagnement en fin de vie ;

– congé pour siéger comme représentant d’une association déclarée en application de la loi du 1^er juillet 1901 ;

– congé parental.

S’agissant des fonctionnaires les périodes accomplies en position de détachement sont prises en compte, ainsi que celles de mise à disposition au sein de la fonction publique de l’Etat.

Exemple 1 : cas du fonctionnaire en activité ou agent non titulaire du CNRS exerçant ses fonctions à temps plein

Exemple 2 : Cas d’un agent bénéficiant d’un congé pour maternité

La situation des fonctionnaires du CNRS placés en position de détachement

Les fonctionnaires CNRS qui, à la suite d’un détachement, réintègrent notre établissement verront leur période de détachement prise en compte dans le calcul de leurs droits au 31 décembre de l’année considérée.
En revanche, pour les fonctionnaires du CNRS qui partent en détachement auprès d'un organisme public ou privé, il appartient à leur nouvel organisme d'accueil quel qu’en soit sa nature juridique (personne morale de droit public ou de droit privé) de prendre en charge la gestion administrative et financière et de procéder au calcul des droits acquis au titre du DIF pendant cette période. Le CNRS doit, au moment du départ de l’agent, délivrer un relevé individuel d’heures de DIF précisant le niveau des droits acquis au titre du DIF au CNRS. [cf. Chapitre IV §3.2]

Exemple 1 : Cas du fonctionnaire CNRS détaché et réintégrant le CNRS

Exemple 2 : Cas d’un fonctionnaire CNRS détaché auprès de l’INRA

La situation des fonctionnaires accueillis en détachement au CNRS

De même, les agents non CNRS qui sont accueillis par la voie du détachement sur emploi conduisant ou pas à pension civile verront la période d’activité au sein de leur administration d’origine et la période d’accueil en détachement prises en compte dans le calcul des droits au DIF.

Exemple : Fonctionnaire accueilli en position de détachement au CNRS

La situation des fonctionnaires placés en position de mise à disposition

Par ailleurs, s’agissant de la situation des agents placés en position de mise à disposition, il appartient à l’organisme d'origine - en sa qualité d'employeur - de continuer à prendre en charge la gestion administrative et financière et de procéder au calcul des droits acquis au titre du DIF pendant cette période.

b. Les périodes d’activité exclues pour le calcul des droits ouverts au titre du DIF

Les fonctionnaires

Il résulte des dispositions de l’article 10 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 susvisé que sont notamment exclues pour le calcul des droits au DIF les périodes suivantes :

– période en position de disponibilité,

– période en position hors cadre,

– période en position d’accomplissement du service national,

– période en congé de présence parentale.

Exemple : Cas d’un fonctionnaire CNRS placé en position de disponibilité pour suivre son conjoint

Les agents non titulaires

Sont notamment exclus les périodes suivantes :

– congé non rémunéré pour se rendre dans les DOM, TOM ou à l’étranger en vue de l’adoption,

– congé non rémunéré pour élever un enfant de moins de 8 ans et pour suivre son conjoint,

– congé de présence parentale,

– congé pour convenance personnelle, pour création d’entreprise,

– congé pour accomplissement du service national actif.

Exemple : Agent non titulaire du CNRS bénéficiant d’un congé pour convenances personnelles

1.2. La proratisation des droits compte tenu de la quotité de travail

L’article 10 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre susvisé énonce que « tout fonctionnaire bénéficie d’un DIF d’une durée de 20 heures par année de service. Cette durée est calculée au prorata du temps travaillé pour les fonctionnaires à temps partiel, à l’exception des cas dans lesquels le temps partiel est de droit ».

a. Le temps partiel sur autorisation

Les heures de DIF acquises au titre d’une année sont comptabilisées au prorata de la quotité de travail de l’agent.
Ainsi, les agents bénéficiant d’un temps partiel sur autorisation au titre des dispositions de l’article 37 de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 susvisée verront leurs droits acquis comptabilisés au prorata de leur temps de travail.

Exemple : Agent bénéficiant d’un temps partiel sur autorisation à 80 %

b. Le temps partiel de droit

Il résulte des dispositions de l’article 10 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre susvisé que le principe de la proratisation ne s’applique pas à la situation des agents bénéficiant d’un temps partiel de droit en application des dispositions de l’article 37 bis de la loi n° 84-16 du 11 janvier 1984 susvisée.
Ainsi, les périodes pendant lesquelles un agent bénéficie d’un temps partiel de droit sont prises en compte intégralement dans le calcul des droits au DIF.
Les temps partiels au titre de l’article 37 bis précités sont les suivants :

– temps partiel accordé à l’occasion de chaque naissance jusqu’au 3^ème anniversaire de l’enfant ou de chaque adoption jusqu’à l’expiration d’un délai de 3 ans à compter de son arrivé au foyer…,

– temps partiel accordé aux bénéficiaires de l’obligation d’emploi (BOE),

– temps partiel accordé pour donner des soins à son conjoint, à un enfant à charge ou à un ascendant atteint d’un handicap,

– temps partiel pour création ou reprise d’entreprise.

Exemple : Agent bénéficiant d’un temps partiel de droit

1.3. La proratisation des droits compte tenu de la durée de service accomplie

Les décrets relatifs à la formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires et des agents non titulaires de l’Etat constituent un cadrage national pour l’ensemble de la fonction publique de l’Etat et énoncent les grands principes régissant les modalités de calcul des droits acquis au titre du DIF. Néanmoins, le législateur a souhaité laisser une marge de manœuvre aux administrations qui souhaitent mettre en place une politique de formation plus favorable à leurs agents.
Le CNRS a décidé de prendre en considération au prorata temporis les services accomplis par les fonctionnaires et les agents non titulaires du CNRS.
L’article 10 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre susvisé énonce que « tout fonctionnaire bénéficie d’un DIF d’une durée de 20 heures par année de service ». Il résulte de ces dispositions que les fonctionnaires n’ayant pas une année de service n’acquiert pas de droit au DIF.
Toutefois, et après confirmation des services de la DGAFP, rien ne s’oppose règlementairement à ce qu’une administration effectue une proratisation compte tenu des services accomplis par ces agents.
Ainsi, les agents qui ne peuvent justifier d’une année de service complète, se verront attribuer des heures de DIF au prorata du temps travaillé.

Seront donc prises en compte au prorata temporis les périodes ouvrant droit au calcul des heures de DIF.

Exemple 1 : cas d’un fonctionnaire bénéficiant d’une disponibilité et réintégrant en cours d’année le CNRS

Exemple 2 : Cas d’un CDD bénéficiant d’un congé de présence parentale

1.4. La prise en compte des services accomplis en dehors du CNRS

a. La prise en compte des services accomplis par les fonctionnaires dans la Fonction publique territoriale (FPT) et Fonction publique hospitalière (FPH).

La possibilité d’invoquer le DIF devant toute personne morale de droit public a conduit le CNRS à prendre en compte les services accomplis par les fonctionnaires auprès des 3 fonctions publiques (FPE, FPT et FPH).
Ainsi, les périodes d’activité, de détachement ou de mise à disposition d’un fonctionnaire relevant de la fonction publique territoriale ou hospitalière au sein de leur administration seront prises en compte par le CNRS.

Exemple 1 : Cas d’un fonctionnaire relevant de la territoriale et effectuant une mobilité au CNRS

Exemple 2 : Cas d’un fonctionnaire CNRS effectuant une mobilité au sein de la territoriale et réintégrant le CNRS

b. La prise en compte des services accomplis par les agents non titulaires

Seront pris en compte au prorata temporis les services effectifs effectués par les agents non titulaires du CNRS. Seuls les CDD CNRS régis par le décret n° 86-83 susvisé seront pris en compte dans le calcul des droits acquis au titre du DIF.

Exemple 1 : cas d’un agant non titilaire CNRS ayant effectué plusieurs contrats au cours de l’année et présent au 31 décembre de l’année considérée.

Exemple 2 : cas d’un agent CNRS se prévalant de services contractuels auprès d’un autre EPST

2. Solde des droits acquis au 1^er janvier de l’année considérée

On entend par solde des droits acquis la prise en compte des éléments suivants :

– les heures de droits acquises au titre du DIF au cours d’une année (cf. Chapitre II. 1.)

– la consommation des heures de DIF par l’agent

– les heures de DIF transférées non utilisées restant acquises à l’agent.

2.1. La prise en compte de la consommation des heures de DIF

On entend par consommation : le nombre d’heures de formation au titre du DIF utilisées par un agent.
Lorsqu’un agent consomme des heures de DIF, celles-ci sont décomptées du solde des droits acquis de l’intéressé.

2.2. La prise en compte des heures transférées par les agents

En application de l’article 12 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 susvisé « le droit individuel à la formation antérieurement acquis par un agent peut être invoqué devant toute personne morale de droit public auprès de laquelle il vient d’être affecté ».
Il résulte que les droits acquis au titre du DIF antérieurement acquis par un agent auprès d’un organisme relevant de la Fonction publique territoriale, hospitalière et de l’Etat et non utilisé lui reste acquis.
En conséquence, le solde des droits acquis d’un agent devra tenir compte du reliquat de DIF qu’il aura transféré.

III. Les actions de formation éligibles au DIF

Le DIF ne peut être mobilisé que dans le cadre des actions de formations inscrites dans le Plan de formation et qui relèvent de l’une des catégories suivantes :

1. Actions de formation de l’Etablissement de type II : adaptation à l’évolution prévisible des métiers

Ces actions de formation doivent permettre d’anticiper une évolution prévisible des métiers ou des conditions de travail. Elles visent à :

– approfondir les compétences techniques de l’agent pour les maintenir au niveau d’exigence requis pour l’exercice de son métier. Ce cas de figure correspond à la nécessité pour l’agent d’actualiser régulièrement ses savoir-faire professionnels, sans que ce besoin d’actualisation soit directement imputable à une réforme précisément identifiée.

– se préparer aux changements induits par la mise en place d’une réforme à venir (modification de structures, de l’organisation du travail, changement de réglementation, nouveau système d’information, nouvelles technologies) :
- changements dont la probabilité est forte ou certaine,
- mais dont les effets sur l’emploi détenu peuvent ne pas être immédiats ou ne peuvent pas encore être traduits sous forme de nouveaux savoir-faire opérationnels.

Dans ces cas, la formation permet à l’agent d’acquérir les « fondamentaux » nécessaires pour faire face aux changements. Elle répond à des besoins de requalification ou de remise à niveau.

2. Actions de formation de l’Etablissement de type III : développement des qualifications ou acquisitions de nouvelles qualifications

L’objectif est de permettre à la personne d’acquérir des compétences s’inscrivant dans un projet professionnel et allant au-delà de celles exigées dans la fonction occupée. Ces actions de formation permettent à la personne d’approfondir sa culture professionnelle ou son niveau d’expertise pour élargir ses compétences mais également de soutenir un projet personnel à caractère professionnel.

Sont visées les actions de formations suivantes :

– l’agent approfondit sa culture professionnelle ou son niveau d’expertise pour élargir ses compétences.

– l’agent construit un projet personnel à caractère professionnel tel que :
- l’acquisition des bases utiles pour se présenter à terme à un concours ;
- la préparation d’un changement d’orientation pouvant impliquer le départ de son établissement, son ministère ou sa fonction publique.

3. Mobilisation du DIF en complément des congés prévus pour les actions suivantes

Le DIF peut être également mobilisé en complément des congés prévus pour les actions de formations suivantes :
- la préparation aux examens, concours administratifs et autres procédures de promotion interne (congés de 5 jours au maximum) ;
- la réalisation d’un bilan de compétences, (congés de 24 heures) ;
- la validation des acquis de son expérience, (congés prévus de 24 heures) ;
- la période de professionnalisation (dans ce cas le DIF peut aller jusqu’à 240 heures).

Mobilisation du DIF dans le cadre du Plan de Formation

IV. La Procédure d’attribution

1. Mobilisation du DIF : du souhait à la demande

Les demandes de mobilisation du DIF sont principalement exprimées lors de l’entretien annuel d’activité dont une partie est consacrée aux recensements des besoins de formation. Elles peuvent également être formulées tout au long de l’année en fonction des besoins de l’agent à la condition que l’action de formation figure parmi les actions de formations de l’Etablissement.

1.1. Expression du souhait : les éléments constitutifs de la demande

La demande de formation au titre du DIF doit préciser le cas échéant les éléments suivants :

a. Le déroulement des heures de DIF sur le temps de service

Les formations éligibles au titre du DIF peuvent se dérouler sur le temps de service ou en dehors.
Le CNRS considère néanmoins que les formations inscrites au plan de formation doivent en priorité avoir lieu pendant le temps de travail de l’agent. Il convient de rappeler que l’administration ne peut imposer à un agent, sans son accord, de réaliser des actions de formation en dehors du temps de travail.
Toutefois, dans l’hypothèse où l’action de formation au titre du DIF se déroule en dehors du temps de service, l’article 13 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 pour les fonctionnaires et l’article 4 du décret n° 2007-1942 du 26 décembre 2007 pour les agents non titulaires disposent que « l’agent suivant une action de formation hors de son temps de service en vertu de son DIF reste en position statutaire d’activité. Le temps correspondant n’est cependant pas assimilé à un temps de service pour l’application de l’article L. 5 du code des pensions civiles et militaires de retraite ».
Le temps de formation accompli hors du temps de service au titre du DIF donne lieu au versement d’une allocation de formation d’un montant égal à 50 % du traitement horaire hors primes et indemnités pour les fonctionnaires ou de la rémunération horaire pour les agents non titulaires à l’exclusion des indemnités de toute nature.
Cette allocation de formation ne revêt pas le caractère d’une rémunération au sens de l’article L. 242 - 1 du code de sécurité sociale. Elle n’est donc pas soumise au prélèvement prévu aux articles L. 61 du code des pensions civiles et militaires de retraite pour les agents titulaires et 42 du décret n° 2004-1056 du 5 octobre 2004 pour les agents non titulaires.
Il convient également de préciser que les actions de formation continue mobilisées à l’aide du DIF relevant de l’adaptation à l’évolution prévisible des métiers T2 et du développement de leurs qualifications ou l’acquisition de nouvelles qualifications T3 peuvent avoir lieu en partie en dehors du temps de travail, dans la limite d’un plafond horaire fixé respectivement à 50 et 80 heures par an.

b. L’utilisation anticipée du DIF

Lors de l’élaboration de la demande de formation, l’agent doit vérifier si le niveau de ses droits acquis est suffisant pour effectuer la formation souhaitée ou s’il a besoin de solliciter une utilisation anticipée d’heures de DIF.
Les dispositions de l’article 14 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 susmentionné et de l’article 4 du décret n° 2007-1942 du 26 décembre 2007 susvisé prévoient que les fonctionnaires et les agents non titulaires recrutés en CDI « ayant acquis une durée déterminée au titre du DIF peuvent avec l’accord de l’administration dont ils relèvent, utiliser par anticipation une durée supplémentaire au plus égale à la durée acquise. La durée totale utilisée grâce à cette disposition ne peut dépasser 120 heures ».

Ainsi, à compter du 1^er janvier 2009, les fonctionnaires et les agents bénéficiant d’un contrat à durée indéterminée ayant acquis des droits au titre du DIF peuvent, après avis du directeur d’unité ou responsable de service et l’accord du délégué régional, utiliser par anticipation des heures de formation au titre du DIF selon les modalités décrites ci-dessus.

c. La demande écrite de l’agent au titre du DIF

Une fois que le projet de formation est finalisé, l’agent doit formaliser sa demande par écrit en utilisant les deux formulaires mis à disposition sur le site internet du CNRS dans la rubrique « Bibliothèque pratique ».

2. L’Instruction de la demande de DIF

Les dispositions de l’article 11 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 énoncent que « l’action de formation choisie en utilisation du DIF fait l’objet d’un accord écrit entre le fonctionnaire et l’administration dont il relève. L’Administration dispose d’un délai de deux mois pour notifier sa réponse à la demande faite par l’agent. Le défaut de notification de sa réponse par l’administration au terme de ce délai vaut accord écrit ».
Il résulte de ces dispositions que la délégation régionale dont relève l’agent dispose d’un délai de deux mois (de date à date) pour notifier sa réponse. Ce délai court à compter de la date de réception des formulaires intitulés « courrier de demande de DIF » et « demande d’inscription à une formation » visés par le directeur d’unité ou le responsable de service.
Ainsi, l’absence de réponse du délégué régional au terme de ce délai de deux mois vaut acceptation du choix de l’action de formation dans ses différents aspects, notamment l’intitulé de l’action, sa durée, le coût et le choix de l’organisme de formation.
En conséquence, le CNRS doit, dans ce délai de deux mois, répondre par écrit à la demande de DIF de l’agent soit en acceptant ou refusant la demande faite par l’agent.

2.1. L’acceptation de la demande de DIF

a. Un courrier d’acceptation de la demande de DIF

En application des dispositions de l’article 11 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007, « l’action de formation choisie en utilisation du DIF fait l’objet d’un accord écrit entre le fonctionnaire et l’administration dont il relève ».
En conséquence, en cas d’acceptation de la demande de DIF d’un agent le CNRS doit répondre par écrit.

b. Etablissement d’une convention en cas d’utilisation anticipée d’heures de DIF

L’article 14 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 susvisé prévoit que « l’utilisation anticipée du DIF ne peut intervenir qu’en application d’une convention entre l’administration et le fonctionnaire, qui précise également la ou les actions de formation retenues, les modalités de contrôle de l’assiduité du fonctionnaire et, le cas échéant, la part de ces actions se déroulant hors du temps de service ».
En conséquence, en cas d’utilisation anticipée d’heure de DIF, les services des ressources humaines dont relève l’agent doivent établir une convention relative à l’utilisation par anticipation du DIF.

Cette convention doit comporter les éléments suivants :

– Indiquer le nombre d’heures utilisées par anticipation conformément aux règles explicitées dans le paragraphe ci-dessus 1.1.,

– Indiquer la durée de l’obligation de servir de l’agent.

En effet, en cas d’utilisation anticipée d’heures de DIF, l’agent a une obligation de servir l’Etat pendant une durée correspondant au temps de service requis pour la mobilisation du DIF ayant fait l’objet d’une utilisation anticipée [article 14 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 susvisé].

Il résulte qu’en cas de sortie du service du fait de l’agent avant le terme de l’engagement mentionné dans la convention, celui-ci est tenu de rembourser au prorata temporis le coût de la formation suivie et le cas échéant le versement de l’allocation de formation.
On entend par sortie de service la situation dans laquelle l’agent est radié des cadres de la fonction publique.
L’agent qui effectue avant le terme de l’engagement de servir une mobilité au sein d’une autre fonction publique n’est pas tenu de rembourser le coût de la formation.
Indiquer, le cas échéant, si la formation a lieu en dehors du temps de service, le nombre d’heures et le versement au profit de l’agent de l’allocation de formation conformément aux règles décrites au paragraphe ci-dessus 1.2.

2.2. Le refus d’attribution du DIF

a. Notification du refus de la demande de DIF

En cas de refus de la demande, celui-ci doit obligatoirement être motivé.
Ce refus peut être motivé au regard notamment des éléments suivants : l’avis défavorable du directeur d’unité ou responsable de service, la non éligibilité de l’action de formation choisie (typologie des actions), l’absence d’inscription de la formation dans les actions de formation de l’Etablissement, le compteur DIF dûment provisionné, la disponibilité financière pour financer l’action de formation.
En cas de refus de la demande de DIF, le SRH dont relève l’agent, doit notifier par lettre avec accusé de réception la décision de refus.

b. Voie de recours en cas de refus d’une demande de DIF

Il convient de rappeler qu’à l’instar de l’ensemble des décisions individuelles de refus, la décision de refus d’octroi du DIF peut faire l’objet d’une saisine de la commission administrative paritaire compétente, celle-ci pouvant examiner toute question d’ordre individuel.
De même, la décision de refus d’octroi du DIF peut faire l’objet de recours administratifs habituels dont l’agent dispose pour toute décision faisant grief :
le recours gracieux auprès du signataire de l’acte ;
le recours hiérarchique ;
le recours contentieux devant le tribunal administratif compétent.
Par ailleurs, l’article 11 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 susvisé énonce également que « lorsque, pendant une période de 2 années, l’administration s’est opposée aux demandes présentées à ce titre par l’agent, celui-ci bénéficie d’une priorité d’accès au congé de formation professionnelle (CFP) ».

3. Le retour de formation

Tout agent ayant mobilisé son DIF doit transmettre un certificat de présence de l’organisme ayant dispensé l’action de formation et attestant des dates du dit stage et horaires effectuées par l’agent.

4. L’obligation d’information aux agents

En application des dispositions de l’article 10 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 susvisé « l’administration informe périodiquement les fonctionnaires du niveau des droits qu’ils ont acquis au titre du droit individuel à la formation ».
Il résulte de ces dispositions que le CNRS doit informer annuellement l’ensemble des agents du niveau de leurs droits acquis au titre de l’année écoulée. Le CNRS devra également délivrer cette information à la demande d’un agent et en cas de sortie des agents du CNRS.

4.1. Information annuelle

Les SRH informeront en chaque début d’année les agents du niveau de leurs droits acquis et consommés au titre de l’année écoulée. Cette procédure généralisée d’information des agents pourra s’effectuer dès la mise en œuvre du compteur DIF dans l’outil Sirhus.

4.2. Information en cas de sortie des agents

Lorsque qu’un agent effectue une mobilité et quitte temporairement ou définitivement le CNRS, le SRH doit remettre à l’agent un relevé individuel des heures de DIF.
Il s’agit notamment de la situation des fonctionnaires sollicitant un détachement auprès d’un autre organisme, une disponibilité, une position hors cadre. De même, lorsque le contrat de travail d’un agent non titulaire prend fin, le CNRS doit lui communiquer le relevé individuel des heures de DIF.
Attention : les agents peuvent désormais dans le cadre de leur dossier annuel d’activité solliciter une copie de leur passeport formation via l’outil Sirhus dans la rubrique intitulée « Itinéraires professionnels ». Ce document retrace la formation initiale de l’agent, son expérience professionnelle ainsi que les formations continues suivies au CNRS depuis 2009.

4.3. Information à la demande de l’agent ou de son supérieur hiérarchique

Le relevé individuel des heures de DIF pourra être délivré à tout moment à un agent en ayant fait la demande ou à son supérieur hiérarchique. Ce relevé permettra de connaître grâce au compteur automatisé dans l’outil Sirhus le niveau des droits acquis et consommés au moment de la demande.

5. Transférabilité du DIF

En application de l’article 12 du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 susvisé « le droit individuel à la formation antérieurement acquis par un agent reste invocable devant toute personne morale de droit public auprès de laquelle il vient d’être affecté ».
Il résulte donc que les droits acquis au titre du DIF antérieurement à son affectation au CNRS en qualité de fonctionnaire ou d’agent non titulaire auprès d’un organisme relevant de la Fonction publique territoriale, Hospitalière et de l’Etat et non utilisés restent acquis à l’agent.

De même, lorsqu’un agent quitte momentanément ou définitivement le CNRS pour une autre administration publique, les droits ouverts au titre du DIF et non utilisés lui restent acquis.

La directrice des ressources humaines,
Christine d’ARGOUGES

V. Textes de références et annexes

1. Textes de référence

– Loi n° 2007-148 du 2 février 2007 de modernisation de la fonction publique,

– Décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007 relatif à la formation professionnelle tout au long de la vie des fonctionnaires de l'Etat,

– Décret n° 2007-1942 du 26 décembre 2007 relatif à la formation professionnelle des agents non titulaires de l’Etat et de ses établissements publics et des ouvriers affiliés au régime des pensions résultant du décret n° 2004-1056 du 5 octobre 2004,

– Circulaire d’application du décret n° 2007-1470 du 15 octobre 2007.

2. Annexes

2.1. Courrier de demande de DIF

2.2. Demande d’inscription à une formation

2.3. Courrier d’acceptation de DIF

2.4. Convention relative à l’utilisation anticipée du DIF

2.5. Courrier de refus d’octroi du DIF

2.6. Relevé individuel des heures acquises au titre du DIF