La carte d'achat
Consultez les résultats de l'enquête de satisfaction de la carte d'achats (redemandez le code d'accès de l'intranet : achats@cnrs-dir.fr).
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Contexte général
Le CNRS s’est fixé un double objectif en matière d’achats : à la
fois améliorer la réactivité et alléger les procédures de gestion
liées aux achats inférieurs à 2000 euros.
L’établissement a choisi pour cela de s’appuyer sur les facilités
apportées par la carte d’achat, pour les achats de proximité, les
inscriptions aux colloques, les achats sur Internet et, plus
largement, tous les achats dont la réalisation peut être facilitée
par cette carte.
En 2007, l’utilisation de la carte d’achat a été expérimentée dans
deux délégations pilotes. Grâce à la mobilisation des acteurs
concernés, cette opération a permis en six mois de mettre au point
l’ensemble du dispositif de gestion, à la satisfaction de tous les
utilisateurs.
Ce bilan positif conduit l’établissement à généraliser
progressivement cette facilité dans l’ensemble des délégations, dès
lors que le profil d’achat des unités le justifie.
L'utilisation de la carte d'achat implique une organisation spécifique au centre de
laquelle se trouve le (ou la) gestionnaire de l'unité, dans la
mesure où l'achat intervient avant la commande. Il sera donc
important de prévoir une organisation visant à garantir la bonne
utilisation des cartes (suivi des crédits, suivi des achats des
différents porteurs, récupération des factures, saisie de la
commande dans Xlab, consultation du relevé
d'opération dans NOUBA...).
Le directeur d’unité devra déterminer un certain
nombre de paramètres en accord avec le service financier et
comptable de sa délégation :
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le plafond annuel de l'unité (c’est-à-dire le montant estimé des crédits réservés à l'utilisation de la carte d’achat dans votre unité)
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l’identité des porteurs de carte (1 à 3 cartes suivant la taille, les besoins et l’organisation de l'unité)
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le plafond annuel par porteur (c’est-à-dire le montant au-delà duquel le porteur ne pourra plus acheter)
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enfin, l’adresse électronique personnelle ou générique du (ou de la) gestionnaire d'unité pour l'envoi des relevés d'opérations (ROP).