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Consignes de sécurité
Prenez connaissance du guide "Sécuriser les achats en ligne par carte d'achats" [pdf - 42 Ko]
Ne pas donner les codes et l’empreinte de la carte ; les
divulguer relève de la faute professionnelle.
N’acheter que sur des sites sécurisés et connus (repérables par les adresses « https… » visibles sur l’adresse URL du site et par le pictogramme « cadenas » en bas à droite de l’écran).
L'achat par téléphone (obligation de communiquer le numéro, la date d'expiration et le pictogramme de la carte) est fortement déconseillé.
Il est possible de garder l'ensemble des cartes de l'unité dans un coffre. Cela permet d’éviter à chaque porteur de carte de la garder sur lui au risque de la perdre (ne jamais conserver le code dans le coffre avec la carte).
Dans ce cas, le gestionnaire de l'unité ne remet la carte à son
porteur qu'au moment de l’achat.
Le gestionnaire doit récupérer la carte avec la facture/facturette
après chaque achat.
Comment organiser l’achat au sein de l'unité
Afin d’optimiser l’achat par la carte via Internet, il est
possible de mettre en place un guichet « carte d'achat » :
l'ordinateur du gestionnaire de l'unité est dédié aux achats par
carte afin de lui éviter de se déplacer à chaque validation de
paiement d'achats effectués par ses collègues non porteurs de
carte.
Procédure à respecter par le
porteur (acheteur)
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vérifier la disponibilité des crédits auprès de votre gestionnaire d'unité
-
le cas échéant, demander votre carte au gestionnaire à chaque besoin d’achat
-
faire l'achat en payant avec votre carte
-
ramener à votre gestionnaire les factures/facturettes (pour les achats de proximité) ou l'impression de la confirmation de votre commande (pour les achats en ligne).
Procédure à respecter par le gestionnaire
d'unité ou de service en
délégation
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saisir une commande dans Xlab (prévisionnelle et monoligne) pour chaque transaction effectuée par carte.
Si la commande est saisie correctement, elle sera alors rapprochée automatiquement de la transaction issue du fichier ROP, ce qui permettra une intégration directe de la transaction (facture dématérialisée) dans l'application BFC.
Une bonne coordination porteur/gestionnaire conditionne l'efficacité de l'ensemble du processus.