Circulaire n^o 97R463DFI du 18 décembre 1997 relative aux modalités de prise en charge des frais de mission à l’étranger

(Direction des finances)

Note à l’attention des délégués régionaux.

Les conditions et les modalités de prise en charge des frais de mission à l’étranger sont prévues par :

– le décret n^o 86-416 du 12 mars 1986 relatif aux conditions et modalités de prise en charge par l’État des frais de voyage et de changement de résidence à l’étranger ou entre la France et l’étranger des agents civils de l’État et des établissements publics de l’État à caractère administratif ;
– la circulaire n^o B-2E-22 du 1^er mars 1991 relative aux déplacements à l’étranger des personnels civils de l’État et des établissements publics à caractère administratif, prise en application du décret précité.

Ces textes s’appliquent bien évidemment au CNRS, établissement public à caractère scientifique et technologique qui est soumis au même " régime administratif, budgétaire, financier et comptable " que les établissements publics à caractère administratif (instruction M9-1).

La présente note circulaire précise les principes qu’il convient d’observer en matière de prise en charge des frais de mission à l’étranger afin de répondre à certaines interrogations sur le plan local.

Notion d’agent :

La circulaire du 1^er mars 1991 précise qu’" en ce qui concerne les missions temporaires, la notion d’agent s’étend à toute personne, quelle que soit sa nationalité, titulaire d’un ordre de mission régulièrement établi par l’autorité qui ordonne le déplacement, même si cet ordre de mission constitue son seul lien juridique avec l’administration ".

Ordre de mission :

Tout agent " en mission " doit être en possession d’un ordre de mission, établi préalablement à son départ et signé par l’autorité compétente, en l’occurrence le délégué régional ou les personnes ayant reçu délégation de signature du délégué régional à cet effet.

L’établissement de cet ordre de mission, avec ou sans frais, atteste que le missionnaire est en situation régulière d’absence et demeure placé sous l’autorité et la responsabilité du CNRS pendant toute la durée de la mission.

C’est pourquoi il convient que :

– les dates de départ et de retour des missionnaires correspondent de manière très précise aux activités professionnelles conduites lors du déplacement, les séjours privés devant être explicitement mentionnés ;
– soit jointe à la demande d’ordre de mission une copie du programme ou de l’invitation avec mention des dates de la manifestation, s’il s’agit d’un colloque ou d’un congrès.

Voyage par voie aérienne :

Le décret du 12 mars 1986 précise à son article 46 que " les voyages visés par le présent décret sont pris en charge :

– par la voie aérienne la plus directe et la plus économique ;...".

La circulaire d’application du 1^er mars 1991 indique : " Dans la mesure où ces deux notions sont parfois contradictoires, il convient de préférer la plus économique compatible avec l’intérêt du service (fonction de représentation, sécurité, horaire, durée…) ".

En ce qui concerne la prise en charge des voyages par voie aérienne, la circulaire d’application du 1^er mars 1991 précise le point suivant : " Certaines formules offertes par les compagnies aériennes et les agences de voyages peuvent être autorisées dans la mesure où il en résulte une économie pour l’administration et où l’intérêt du service est respecté (par exemple : choix de périodes " creuses " pour voyager, permettant, malgré l’allocation éventuelle d’une ou de deux indemnités journalières supplémentaires, de réduire le coût global de la mission, les tarifs offerts pour des séjours d’une certaine durée étant parfois particulièrement intéressants) ".

En conséquence, face à une demande de durée de mission prolongée pour profiter de tarifs aériens promotionnels, l’ordonnateur doit examiner celle-ci en comparant le coût consolidé de la mission selon les différentes modalités d’exécution possibles et en tenant compte de l’intérêt du service.

Le coût consolidé de la mission comprend les frais de transport, les indemnités journalières et les coûts salariaux (salaires bruts + charges sociales) supportés pendant la durée de la mission.

Concernant le paramètre " coûts salariaux ", celui-ci doit être exclu des termes de la comparaison, lorsqu’il s’agit de missionnaires non rémunérés sur fonds publics.

La vérification des coûts salariaux relève de la responsabilité de l’ordonnateur, ce qui implique, dans le cas où les missionnaires sont des agents publics non CNRS, la production d’un bulletin de salaire et la reconstitution des charges patronales.

Il y a lieu d’établir une fiche comparative des coûts qui devra être produite au comptable assignataire de la dépense comme le prévoit la circulaire susvisée du 1^er mars 1991. Un modèle de fiche se trouve en annexe à la présente note.

De plus, les tarifs aériens promotionnels sont fréquemment assortis, en cas d’annulation ou de changement dans les réservations, de pénalités plus lourdes que les vols réguliers. Les billets peuvent même n’être ni interchangeables, ni remboursables. Il y a lieu de ne pas ignorer ces risques pour l’appréciation de l’économie réalisée.

En tout état de cause, si ce calcul comparatif devait amener à privilégier le choix d’un tarif aérien promotionnel avec une durée de mission plus longue plutôt qu’une mission courte mais à un tarif aérien normal, il ne saurait être question de dépasser de plus de deux indemnités journalières supplémentaires l’allocation de ces indemnités par rapport aux indemnités journalières nécessaires pour l’exécution proprement dite de la mission.

Le secrétaire général,
Jean-Pierre SOUZY