Entre les soussignés :

le Centre national de la recherche scientifique,

établissement public à caractère scientifique et technologique,

3, rue Michel-Ange, 75794 Paris Cedex 16,

représenté par M^me Catherine BRÉCHIGNAC, son directeur général,

ci-après désigné par "CNRS",

d’une part, et

l’Agence de modernisation des universités et des établissements,

groupement d’intérêt public,

dont le siège est situé au 103, boulevard Saint-Michel, 75005 Paris,

représenté par M. Jean-Pierre FINANCE, son président,

ci-après désignée par "AMUE"

d’autre part,

ci-après globalement dénommées "les Parties".

Préambule

Considérant que coexistent dans un grand nombre d’unités de recherche recevant des crédits en provenance du CNRS d’une part et des établissements d’enseignement supérieur d’autre part, deux logiciels de gestion budgétaire et financière :

– Xlab, logiciel de gestion budgétaire et financière des unités du CNRS ;

– NABUCO, logiciel de gestion financière, budgétaire et comptable des établissements d’enseignement supérieur.

Considérant que les unités concernées, utilisant simultanément ces deux logiciels se trouvent dans l’obligation de saisir, sur les deux supports, les informations d’ordre financier et comptable, de façon à leur permettre d’avoir une vision exhaustive de leur budget et de son exécution.

Par souci d’efficacité, il s’avère indispensable d’harmoniser et d’unifier ces deux systèmes d’information.

En conséquence de quoi, il a été convenu ce qui suit :

Art. 1^er . – Objet

Les Parties décident de :

– créer un système donnant la possibilité aux unités du CNRS de disposer d’une vue d’ensemble de leurs mouvements comptables au travers d’un système d’information cohérent et unique ;

– rechercher et mettre en place un procédé permettant d’alimenter à partir d’une saisie unique les deux systèmes d’information Xlab et NABUCO.

Art. 2. – Modalités d’action

2.1. – Amélioration du système d’information NABUCO

L’AMUE s’engage à mettre en œuvre les actions suivantes :

– stabilisation du produit, en particulier en éliminant les anomalies de fonctionnement ;

– mise en œuvre des évolutions à forte visibilité pour les gestionnaires des laboratoires ;

– généralisation de l’outil de consultation sur le WEB des données saisies dans Nabuco.

2.2. – Formation des laboratoires

Un effort de formation sera entrepris par les Parties afin de renforcer la connaissance des systèmes par les laboratoires utilisateurs et d’en faciliter l’accès et la lisibilité.

Il donnera lieu notamment aux actions suivantes :

– identification des difficultés récurrentes rencontrées par les laboratoires lors de l’utilisation des systèmes de gestion informatisée ;

– élaboration d’un guide permettant l’analyse des processus de gestion des laboratoires ;

– organisation et échange de formations adaptées : formation NABUCO pour les gestionnaires de laboratoires, information sur NABUCO des équipes de formateurs Xlab et réciproquement information sur Xlab des équipes de formateurs NABUCO ;

– élaboration d’une documentation spécifique sur le logiciel NABUCO, destinée aux laboratoires utilisateurs ;

– organisation de séminaires d’information ;

– mise en ligne d’un forum d’échange sur le site Web de l’AMUE.

2.3. – À court terme, réduction des contraintes résultant de la double saisie

L’AMUE et le CNRS entendent, chacun pour ce qui le concerne, réduire les contraintes résultant de la double saisie Xlab/NABUCO.

Pour ce faire, les Parties décident de mettre en place un système d’échanges semi-automatisés entre Xlab et NABUCO afin que les données saisies sur l’un des systèmes d’information puissent être intégrées et utilisées sur l’autre système (circulation des données de Xlab vers NABUCO et inversement).

Elles s’engagent également à développer le potentiel technique de leur outil de gestion respectif et à s’informer mutuellement des évolutions apportées sur lesdits outils.

2.4. – Construction d’un système d’information de l’unité de recherche intégré totalement aux systèmes budgétaire, financier et comptable des établissements d’enseignement supérieur et du CNRS

Les Parties s’engagent à établir un cahier des charges permettant une bonne harmonisation entre la gestion financière des unités de recherche et la gestion budgétaire, financière et comptable des établissements d’enseignement supérieur et du CNRS.

Un groupe de travail constitué de représentants des deux Parties remettra ledit cahier des charges d’ici la fin de l’année 1998.

Art. 3. – Moyens

Chacune des Parties met en œuvre les moyens nécessaires à la réalisation des actions communes visées à l’article 2 et supporte le coût correspondant aux actions qu’elle entreprend dans le cadre de la présente convention, et aux actions spécifiques qu’elle souhaite mettre en œuvre.

Art. 4. – Suivi de la collaboration

Des réunions sont organisées, sur la demande de la Partie la plus diligente, au moins une fois par trimestre, afin d’établir le bilan des actions réalisées et de se concerter sur des actions à entreprendre.

Le CNRS est représenté par le directeur de la délégation aux systèmes d’information, le chef de projet Xlab, et en tant que de besoin par le président du comité de pilotage ou le président du comité des utilisateurs Xlab.

L’AMUE est représentée par son directeur délégué ou son représentant.

Un bilan d’ensemble sera également élaboré chaque année de manière à évaluer les progrès réalisés et à identifier les difficultés récurrentes.

Art. 5. – Durée

La présente convention entre en vigueur à compter de sa signature et est conclue pour une durée de deux ans. Elle est ensuite renouvelable d’année en année par tacite reconduction.

Art. 6. – Résiliation

Chacune des Parties peut mettre fin à tout moment au présent accord par lettre recommandée avec accusé de réception avec un préavis de trois mois.