(Direction des finances)

La présente note vise à vous préciser les règles et procédures applicables en matière de financement par le CNRS des dépenses de maintenance et de réparations afférentes à des matériels n’appartenant pas à l’établissement.

Le principe est qu’un établissement public ne peut prendre en charge financièrement que la maintenance des matériels dont il a l’utilisation dans le cadre d’une propriété, copropriété ou d’une mise à disposition formalisée dans une convention.

Par maintenance, il convient de comprendre tous les coûts d’entretien et de réparation, qu’ils s’inscrivent ou non dans le cadre de contrats de maintenance préventive ou corrective.

Ainsi, en application de ce principe, l’établissement a toujours la possibilité de souscrire des contrats de maintenance ou de passer commande de réparations sur des éléments de patrimoine qui ne lui appartiennent pas, chaque fois qu’une responsabilité de détenteur-dépositaire lui a été attribuée par le propriétaire soit dans le cadre d’engagements contractuels (ex. : cas des équipements achetés dans le cadre des contrats DRET), soit dans le cadre de dispositions réglementaires (ex. : immeubles remis en dotation par l’État).

Dans le cas où le CNRS n’est pas le seul utilisateur du bien, les parties peuvent établir une convention visant à confier à l’une d’entre elles, dont le CNRS, la passation et le règlement des contrats de maintenance et de réparations, à charge de refacturer aux autres parties leur quote-part de prise en charge des coûts, soit au prorata des droits de propriété qu’elles détiennent sur les équipements, soit en fonction de tout autre critère à préciser (par exemple, heures d’utilisation, représentation des personnels de chaque établissement au sein de l’unité...).

Le regroupement de la négociation de l’ensemble des contrats sur l’initiative d’un seul organisme devrait, au reste, permettre d’obtenir de meilleures conditions économiques auprès des fournisseurs potentiels.

Ainsi, l’utilisation de ce cadre d’engagement contractuel permet de clarifier les responsabilités juridiques et financières de chacun des partenaires dans un souci de bonne gestion des deniers publics, et cela sans trop alourdir le fonctionnement des services.

Fait à Paris, le 11 août 1998.