Direction des finances

À compter du 1^er janvier 1999, l’euro sera la monnaie des États membres européens participant à l’Union économique et monétaire (pays " in "), dont la France. Les monnaies nationales et l’euro deviendront les expressions différentes d’une même monnaie : les monnaies nationales seront redéfinies comme des subdivisions de l’euro, par l’application d’un taux de conversion qui sera irrévocablement fixé à cette même date.

En conséquence, pour les pays " in ", l’euro ne saurait être considéré comme une devise et son emploi n’est pas assimilable à une opération de change.

Pendant la période dite transitoire de passage à l’euro, qui s’étale sur une durée de trois ans (1^er janvier 1999 – 31 décembre 2001), les implications pratiques du passage à l’euro sur les unités du CNRS devraient rester limitées.

Toutefois, l’établissement doit être en mesure de s’adapter progressivement, au cours de cette période, à une montée en puissance éventuelle des opérations réalisées en euros – au détriment de celles effectuées en francs – par les agents économiques (entreprises et particuliers) avec lesquels le CNRS est en relation (clients ou fournisseurs de l’établissement).

Mais, en tout état de cause, ce n’est qu’au 1^er janvier 2002 que l’ensemble des opérations du CNRS basculeront en euros, à l’instar de celles des autres établissements publics et collectivités publiques. De même, et en application de la réglementation européenne, l’ensemble des montants exprimés en francs dans les textes et les contrats seront convertis automatiquement en euros le 1^er janvier 2002.

A) Principes généraux applicables pendant la période transitoire (1999-2001)

Durant toute cette période, l’euro ne sera utilisé – parallèlement au franc – que sous sa forme scripturale (possibilité de règlement par chèques, virements, cartes bancaires, titres interbancaires de paiement – TIP –, etc.), les pièces et les billets (monnaie fiduciaire) continuant d’être émis et de circuler en francs.

Les principales caractéristiques de la période transitoire seront :

Le principe de fongibilité

En raison de la fixation irrévocable des parités entre l’euro et le franc, tout montant en francs se verra attribuer, de manière juridiquement contraignante, une contre-valeur immuable en euros au taux officiel de conversion et vice-versa.

Le franc sera une subdivision de l’euro.

Le principe de continuité des actes juridiques

Les actes juridiques libellés en francs continueront d’être exécutés en francs pendant toute cette période, sauf si les parties en décident autrement. Ainsi, le passage à l’euro ne devrait avoir normalement aucune incidence sur les contrats ou les marchés en cours de réalisation. Mais, dès lors que des actes juridiques seront libellés en euros, ils seront exécutés en euros.

La règle dite du " ni-ni ", ni obligation, ni interdiction

Dès le 1^er janvier 1999, tout agent économique qui le souhaite pourra demander à effectuer ou à recevoir un paiement en euros, sans pour autant y être contraint. L’euro aura un pouvoir libératoire dès le 1^er janvier 1999 : ainsi le débiteur aura la faculté de payer une dette indifféremment en francs ou en euros, lorsqu’il utilisera la monnaie scripturale.

Budget et comptabilité

Comme pour les autres collectivités et établissements publics, le budget du CNRS sera, jusqu’au 31 décembre 2001, préparé, voté et exécuté en francs.

La comptabilité administrative des ordonnateurs restera tenue en francs.

La comptabilité générale du CNRS et de ses régies sera tenue en francs.

Opérations de trésorerie

Les comptes de dépôts de fonds des comptables et des régisseurs seront maintenus en francs.

Cependant, le paiement des dépenses (auprès des créanciers ou fournisseurs) et l’encaissement des recettes (en provenance des débiteurs ou clients) pourront être réalisés en francs ou en euros.

À cet effet, le système d’information existant au CNRS en matière de gestion comptable et financière, à savoir le logiciel GCF, recevra les adaptations nécessaires, concernant un certain nombre de ses applications, sur la base du cahier des charges rédigé sous la responsabilité de l’agence comptable principale.

Quant à l’outil de gestion des laboratoires, c’est-à-dire le logiciel Xlab, il ne devrait pas être fondamentalement modifié pendant la période transitoire. Il recevra cependant les adaptations indispensables pour affronter une montée en charge au cours de cette période de l’utilisation de l’euro, notamment de la part des fournisseurs du CNRS.

Par ailleurs, pour toutes les opérations de conversion qui seront à effectuer, soit dans l’attente de l’évolution des applications Xlab et GCF, soit de façon permanente en dehors de ces applications, la délégation aux systèmes d’information livrera aux utilisateurs, au début de l’année 1999, un logiciel bureautique de conversion (convertisseur), qui seul devra être utilisé, à l’exclusion de tout autre.

Les incidences du passage à l’euro pour les laboratoires peuvent s’analyser d’une part en matière de dépenses, d’autre part en matière de recettes.

B) Conséquences du passage à l’euro sur les dépenses des laboratoires

Ces conséquences ont été évoquées dans ma note n^o 98D233DFI du 17 août 1998, à laquelle vous voudrez bien vous reporter [voir l’annexe 4 ci-après].

1^o Commandes

Pour tous les engagements juridiques qui seraient conclus en euros, notamment pour les contrats ou marchés (qui comportent des bordereaux de prix unitaires, des tarifs, des redevances ou des barèmes établis en euros), il est prévu qu’à la fin du 1er semestre 1999 le logiciel Xlab soit aménagé pour pouvoir établir des bons de commandes libellés en euros.

Mais, bien entendu, les engagements comptables correspondant à ces commandes seront automatiquement convertis en francs dans les applications informatiques, puisque la comptabilisation des opérations de l’établissement continuera à se faire en francs pendant toute la durée de la période transitoire.

Si des commandes devaient être passées en euros avant que ne soit livrée la nouvelle version d’Xlab permettant de le faire, ces commandes devraient être établies manuellement ou à l’aide d’un outil bureautique – de la même façon que pour les laboratoires non équipés d’Xlab –, puis converties en francs à l’aide du convertisseur, pour saisie dans Xlab du montant de l’engagement en francs.

Il est rappelé à cette occasion que les questions que soulève l’introduction de l’euro dans le domaine de la commande publique, lors des différentes phases d’élaboration, de passation et d’exécution des marchés publics, ont fait l’objet du " Guide de la commande publique " auquel il convient de vous reporter.

2^o Factures

Il est rappelé que seuls les services financiers des délégations sont habilités à saisir et convertir en francs – sur la GCF – les factures établies en euros par les fournisseurs qui approvisionnent les unités du CNRS.

En l’état actuel, le logiciel Xlab – dont d’ailleurs ne sont pas équipés tous les laboratoires de l’établissement – ne permet de saisir que des factures libellées en francs.

À compter du 1er janvier 1999, toutes les factures établies en euros ou en devises (1) étrangères doivent donc être transmises au service financier et comptable de la délégation, en vue de leur saisie, tant que Xlab n’aura pas été aménagé pour cette saisie, ce qui est prévu pour la fin de l’année 1999.

Il est bien spécifié que les factures libellées en euros ne sont en rien assimilables à des factures en devises étrangères : l’euro sera la monnaie officielle des États participants, aucun écart de change n’est donc susceptible de se produire à ce titre. En outre, des règles spécifiques de conversion et d’arrondis sont fixées très précisément en la matière par les règlements communautaires. Il en est de même de la comptabilisation des écarts de conversion qui est fixée par les règles de la comptabilité publique. Seule la GCF, qui sera aménagée à cet effet, sera donc en mesure de traiter des flux de trésorerie en euros, aussi bien en entrée qu’en sortie.

Après saisie et conversion dans la GCF, les montants en francs des factures libellées en euros seront répercutés aux laboratoires, via l’interface Xlab.

NB : dans tous les cas où il sera nécessaire (liquidation des frais de missions, établissement des déclarations d’échange de biens,…) de convertir en francs des montants exprimés en euros ou dans l’ancienne expression monétaire des pays " in " (mark, lire,…), il devra être fait appel au convertisseur livré par la délégation aux systèmes d’information (DSI).

C) Conséquences du passage à l’euro sur les recettes des laboratoires :
mise en œuvre du double affichage en matière de facturation et de tarification des ventes de produits et des prestations de services

À l’heure actuelle, la plupart des factures correspondant aux ventes de produits ou aux prestations de services dans le domaine de la recherche sont établies directement par les laboratoires.

Toutefois, il est rappelé à cette occasion qu’il appartient aux services financiers des délégations d’adresser eux-mêmes ces factures aux débiteurs du CNRS afin de pouvoir, en tant qu’ordonnateurs, contrôler la validité de la créance et de sa liquidation, et constater les droits à encaisser en procédant à l’émission des titres de recettes, concomitamment à l’envoi des factures aux débiteurs.

Par ailleurs, quand les unités de recherche produisent des biens ou fournissent des services de façon répétitive, ayant une valeur marchande (par exemple, location de chambres d’hôtes, vente de CD-ROM), la vente de ces produits et prestations conduit à l’établissement d’une décision tarifaire.

Conformément à l’avis du Conseil national de la consommation, les administrations, de la même façon que les commerçants, sont invitées à procéder à un double affichage des montants en francs et des montants correspondants en euros, sur les documents à destination des clients et des usagers, en l’occurrence sur les factures et les tarifs.

Ce double affichage, qui n’a qu’une valeur indicative, pour sensibiliser les clients et usagers au passage à la monnaie unique, offrira en outre l’avantage de faciliter les comparaisons de prix des produits et prestations similaires, mais aussi d’informer les clients qui souhaitent payer en euros, du montant effectivement dû en euros. Ainsi, le comptable sera à même de déterminer si un règlement effectué en euros est ou non libératoire, par comparaison avec le montant indiqué sur la facture.

Le CNRS est donc appelé à pratiquer un double affichage du montant des factures et des décisions tarifaires, en francs et en euros, à partir du 1er janvier 1999 (2), et ce pour toute la durée de la période transitoire, mais en aucune façon avant cette date, même à titre d’information conditionnelle ou estimative, puisque la parité de l’euro ne sera pas encore fixée.

Ce double affichage doit s’effectuer dans des conditions maximales de sécurité, qui garantissent la stricte application des règles communautaires de conversion et d’arrondis. En effet, dans la pratique, le client qui voudra payer en euros ne pourra faire autrement que d’établir son moyen de paiement en reportant la contre-valeur en euros renseignée sur la facture. Il convient donc que le double affichage respecte scrupuleusement les quelques règles élémentaires suivantes :

1. le taux de conversion doit être renseigné sur tous les documents mentionnant la contre-valeur en euros. Ce taux ne doit être ni arrondi ni tronqué, il convient par conséquent de l’exprimer avec ses six chiffres significatifs (c’est-à-dire pour la France cinq chiffres après la virgule) ;

2. il est interdit d’utiliser des taux inverses (1/6, xxxxx) calculés à partir du taux de conversion : ainsi, pour obtenir un montant en euros, à partir d’un montant en francs, il faut obligatoirement diviser le montant en francs par 6, xxxxx.

En conséquence, le taux de conversion devra s’exprimer par : 1 euro = 6, xxxxx francs. Le document mentionnant un montant en euros devra faire figurer la mention " soit, au taux de 1 euro = 6, xxxxx francs " ;

3. le montant en euros, exprimé avec deux décimales, résultant de l’application du taux de conversion, est arrondi au centime le plus proche. Si l’application du taux de conversion donne un résultat (pour la troisième décimale) qui se situe exactement au milieu, le montant est arrondi au centime supérieur (exemple : 7,72516 euros = 7,73 euros) ;

4. l’obligation de double affichage ne porte que sur des montants de synthèse : total TTC à payer pour les documents à destination des particuliers et des entreprises ou organismes clients. Ainsi, et pour des raisons tenant aux écarts de conversion, seul le résultat final (somme ou produit) d’une facture doit faire l’objet d’une conversion pour le double affichage.

En effet, la conversion en euros de la somme (ou du produit) des montants unitaires en francs ne donne pas le même résultat que le total des conversions en euros de ces montants unitaires (différence de niveau de conversion) ⁽³⁾. Enfin, pour ne pas amplifier les différences dues aux arrondis, aucune opération mathématique ne doit être effectuée sur des montants déjà convertis en euros ;

5. s’agissant de l’affichage des tarifs qui correspondent à des prix unitaires, le caractère indicatif de la contre-valeur en euros doit expressément être mentionné ;

6. le montant converti en euros doit être affiché en caractères différents de celui affiché en francs (en caractères italiques, par exemple) et suivi de la mention " euros " en toutes lettres ;

7. afin d’éviter tout risque de contentieux, et des discordances comptables du fait d’erreurs de transposition des francs en euros, les documents visés par le double affichage doivent en principe satisfaire au moins l’un ou l’autre des deux critères de confection suivants :

• soit être produits par un système informatique intégrant des algorithmes de conversion et d’arrondis dûment testés et validés par la délégation aux systèmes d’information, qui s’assurera que ces algorithmes respectent les principes élémentaires et les modalités d’application définis par le règlement communautaire n^o 1103/97 du 17 juin 1997, tels qu’ils sont rappelés ci-dessus ;

• soit être reprographiés à partir d’un document unique dûment validé (par exemple, décisions de tarification).

L’application Xlab sera aménagée à cet effet à la fin du 1er semestre 1999, pour permettre le double affichage du montant total TTC des factures en euros.

Les directeurs des laboratoires qui n’utilisent pas Xlab, devront établir (en fonction de l’importance prévisible de leur clientèle susceptible d’être directement concernée par l’introduction de l’euro) un modèle de facture comportant le double affichage, dont le montant en euros sera calculé au moyen du convertisseur, et l’adresser à leur délégation de rattachement, aux fins de visa préalable et de validation, par le chef des services financier et comptable, avant toute mise en service (un modèle de facture, qui s’inspire de celui établi par Xlab, est joint en annexe 1).

S’agissant des tarifs, toute nouvelle décision de tarification applicable à compter du 1er janvier 1999, qui sera prise par l’autorité habilitée (le conseil d’administration, ou par délégation le directeur général ou le secrétaire général), continuera à fixer les tarifs en francs et mentionnera, à titre indicatif, la contre-valeur en euros, avec le taux de conversion appliqué. Ces décisions seront établies selon le modèle joint en annexe 2 à la présente instruction.

Quant aux tarifs déjà en vigueur, et qui continueront à l’être au-delà du 1^er janvier 1999, ils feront l’objet, toujours à titre indicatif, d’une conversion en euros du montant HT, et le cas échéant du montant TTC, par les délégués régionaux, qui communiqueront le double affichage aux laboratoires concernés, et à la direction des finances (cf. exemple joint en annexe 3).

***

Je vous rappelle, à toutes fins utiles, que le site Internet du secrétariat général comporte un certain nombre d’informations sur le passage à l’euro, sous la rubrique " Direction des finances ", et qu’il permet d’accéder directement au site Web du ministère de l’économie, des finances et de l’industrie – ainsi qu’à celui de la Commission européenne – qui comporte un certain nombre de textes et de documents à caractère interministériel (édités par la mission euro) et aussi des questions-réponses sur les modalités et les conséquences de l’introduction de la monnaie unique pour l’ensemble des acteurs économiques nationaux.

Vous voudrez bien me faire part de toute difficulté d’interprétation ou d’application de la présente instruction, qui doit être rapidement et largement diffusée par vos soins aux responsables des unités qui sont de votre ressort.

Fait à Paris, le 29 octobre 1998.

Le secrétaire général,

Jean-Pierre SOUZY

Annexe 1 :  modèle de facture avec double affichage.

Annexe 2 :  modèle de décision tarifaire à compter du 1^er janvier 1999.

Annexe 3 :  modèle de décision tarifaire déjà en vigueur avant le 1^er janvier 1999 et toujours applicable après cette date :

3.1. décision,

3.2. tarifs fixés en francs,

3.3. tarifs convertis en euros.

Annexe 4 :  note n^o 98D233DFI du 17 août 1998.

Copie : Monsieur l’agent comptable principal,
Mesdames et messieurs les directeurs des filiales (CNRS Éditions, FIST SA et INIST Diffusion).

(Direction des finances)

Le CNRS devra dans les prochaines semaines prendre des dispositions pour adapter sa fonction financière et comptable au passage à la monnaie unique. Les travaux de la mission euro, présidée par Laurent GENUINI, ont d’ores et déjà débouché sur les premiers éléments suivants.

La réunion des délégués régionaux du 8 septembre prochain, tenue en présence du directeur général et des directeurs scientifiques, sera l’occasion d’une première discussion sur l’euro. Elle permettra notamment, à partir de la présentation des évolutions comptables et informatiques envisagées, de recueillir les questions des uns et des autres, afin de préparer une instruction détaillée, qui sera adressée aux délégations sur ce sujet au cours du quatrième trimestre 1998.

D’ores et déjà, il appartient en premier ressort aux chefs des services financiers des délégations, comptables secondaires, de satisfaire les éventuelles demandes d’informations à caractère général, émanant des responsables des unités de leur circonscription, sur les implications du passage à la monnaie unique pour le CNRS.

Sur le plan technique, un cahier des charges a été rédigé, sous la direction de l’agence comptable principale, pour définir les besoins prioritaires et traduire toutes les implications du passage à la monnaie unique européenne sur les applications informatiques existantes dans le cadre de la GCF, et ce pour la période dite " transitoire " (1^er janvier 1999 – 31 décembre 2001).

Dans un souci de simplification et également de continuité par rapport à la procédure existant actuellement de saisie dans les délégations de toutes les factures établies en devises (à l’heure actuelle, il est intéressant de relever, à titre indicatif, que 16000 paiements environ sont effectués à l’étranger), il est apparu souhaitable que, au moins pendant la première année de la période transitoire, l’ensemble des factures libellées en euros par les fournisseurs de l’établissement soient directement et intégralement traitées par les services financiers des délégations sur la GCF. Converties en francs dans l’application relative au " noyau GCF ", les factures en question seront ainsi intégrées dans l’interface Xlab et répercutées aux laboratoires concernés.

En effet, il n’est pas aujourd’hui prévu que le logiciel Xlab puisse traiter des factures exprimées en euros durant la période transitoire. Le cas échéant cependant, ce logiciel pourrait recevoir les adaptations nécessaires pour faire face à une montée en puissance au cours de la période en cause des factures libellées en euros.

Toutefois, et afin de permettre aux laboratoires de conserver la maîtrise de leurs commandes, il a été prévu que, pour les marchés et les autres engagements juridiques conclus en euros – et dont les bordereaux de prix, les tarifs ou les barèmes seront libellés en euros –, les bons de commande adressés aux fournisseurs puissent être établis et imprimés par Xlab en euros, étant précisé que les engagements comptables en GCF seront automatiquement convertis pour être comptabilisés en francs.

En tout état de cause, le circuit actuel de transmission des factures reste inchangé (les laboratoires continuant à recevoir les factures de la part des fournisseurs) mais la saisie directe des factures en euros par les services financiers des délégations suppose, bien entendu, que ces factures portent la mention du " service fait " attestée par le directeur de laboratoire en cause, qu’elles puissent être identifiées exactement (nom du laboratoire, référence de la commande à l’intérieur dudit laboratoire…) et que toutes les pièces justificatives annexes soient fournies (attestation de frais de réception, certificat administratif, devis…). En fait, les dispositions applicables en l’espèce sont les mêmes que celles qui sont déjà en vigueur actuellement pour les factures établies en devises ou encore pour toutes celles des laboratoires qui ne sont pas équipés d’Xlab.

Je vous remercie de bien vouloir me faire part, s’il y a lieu, de vos observations sur la présente note.

Fait à Paris, le 17 août 1998.

Le secrétaire général,
Jean-Pierre SOUZY