Note de service n^o 98D316DFI du 28 décembre 1998 relative à la saisie des factures adressées en euros par les fournisseurs du CNRS à compter du 1^er janvier 1999

Direction des finances

Note à l'attention de Mesdames et Messieurs les délégués régionaux et le délégué du siège, les directeurs des départements scientifiques et des instituts nationaux et les directeurs des directions du secrétariat général.

La note n^o 98D281DFI du 29 octobre 1998, relative aux conséquences pour les laboratoires du CNRS du passage à l'euro et qui a été publiée dans le numéro de décembre du Bulletin officiel, a rappelé entre autres dispositions, les principes et les modalités de saisie, à partir du 1^er janvier 1999, des factures libellées en euros transmises aux laboratoires du CNRS par les fournisseurs de l'établissement : la saisie et la conversion définitives en francs de ces factures ne peuvent être réalisées que par les services financiers des délégations, seuls habilités à le faire par l'intermédiaire du logiciel GCF de gestion comptable et financière de l'établissement.

Cependant, compte tenu de la pratique actuellement suivie et observée dans un certain nombre de délégations en matière de traitement des factures reçues en devises par les laboratoires et dans le souci de laisser à ces derniers la maîtrise de l'ensemble de leurs commandes, je ne verrai aucun inconvénient à ce que, dès janvier 1999, les factures libellées en euros par les fournisseurs fassent l'objet d'une saisie préalable ou « pré-saisie » - y compris pour les montants (hors taxes et de la taxe) - par les laboratoires sur le logiciel Xlab qui constitue l'outil de gestion des unités du CNRS, étant entendu que la saisie définitive des factures aux fins de contrôle et de validation reste effectuée sous la seule responsabilité des ordonnateurs secondaires, par les services financiers des délégations.

Il ne saurait être question, en effet, à l'occasion du passage à la monnaie unique, de modifier fondamentalement les modalités de traitement des factures reçues des fournisseurs du CNRS, non plus que d'accroître, sans justification réelle, la charge de travail des services des délégations ni de risquer parallèlement de démotiver les gestionnaires des laboratoires bien familiarisés avec l'utilisation de l'outil Xlab.

Bien évidemment, dans l'attente des adaptations d'Xlab - prévues pour la fin de l'année 1999 - qui permettront aux gestionnaires des laboratoires de saisir directement les factures établies en euros, il devra être fait appel au convertisseur (logiciel bureautique de conversion) qui sera livré début 1999 à tous les utilisateurs par la délégation aux systèmes d'information.

Fait à Paris, le 28 décembre 1998.

Le secrétaire général

Jean-Pierre SOUZY

Copie :

- Monsieur l'agent comptable principal,

- Mesdames et Messieurs les directeurs des filiales (CNRS-Éditions, FIST S.A. et INIST Diffusion).