Instruction de procédure n^o 980283BPC du 30 novembre 1998 spécifiant les circuits de traitement d'un legs ou d'un don au profit du CNRS ainsi que les règles de gestion applicables

Bureau de pilotage et de coordination

Période d'application : à compter du 1^er janvier 1999

Référence : INS980283BPC

Adresse Web : http://www.sg.cnrs.fr/bpc

Dernière mise à jour : 30 novembre 1998

Version : 1.0

Coordonnées : Secrétariat général - Bureau de pilotage et de coordination

3, rue Michel-Ange - 75794 Paris Cedex 16.

Mél. : BPC.procedures@cnrs-dir.fr

Ce document a été établi en liaison avec la direction des contrats et des affaires juridiques, l'agence comptable principale et la direction des finances.

Pour tout renseignement relatif aux règles de gestion, textes et documents applicables : dcaj.procedures@cnrs-dir.fr ; acp.procedures@cnrs-dir.fr ; dfi.procedures@cnrs-dir.fr

Avant-propos

Deux types de ressources du CNRS suivent un circuit spécifique impliquant un passage individuel pour acceptation par le conseil d'administration :

- les fonds versés au CNRS par des personnes régies par le droit privé (personnes physiques, associations, fondations...), pour financer les recherches : les dons ;

- les fonds reçus au titre de l'exécution de dispositions testamentaires de particuliers instituant nommément ou après interprétation par le tribunal de grande instance, le CNRS héritier de tout ou partie de leurs biens : les legs.

La présente instruction spécifie le circuit complet de traitement de ces recettes : réception, acceptation, réalisation, mise à disposition, exécution, comptabilisation et budgétisation. Elle vise à clarifier et simplifier les circuits actuels.

Les principales améliorations concernent :

- La procédure des dons aux laboratoires qui est désormais déconcentrée et qui voit son délai raccourci, permettant ainsi une mise à disposition des crédits moins d'un mois après la réception du chèque ou du virement par la délégation.

- La constitution d'une provision au budget de l'établissement pour les dons déconcentrés, permettant l'émission immédiate des titres de recette sur l'exercice correspondant à l'encaissement.

- La suppression du recours à la procédure des recettes accidentelles pour les « petits dons » inférieurs à 10 000 F. Tous les dons quel que soit leur montant sont présentés pour acceptation au conseil d'administration.

- La procédure de réalisation d'un legs où dans un souci de simplification : les portefeuilles de valeurs mobilières sont vendus immédiatement ; la gestion du patrimoine immobilier qui ne peut être immédiatement vendu est, en règle générale, confiée à un administrateur de biens.

Les textes suivants auxquels se substitue la présente instruction, sont abrogés :

- Instruction relative aux dons et legs n^o 70-84 en date du 28 mars 1984 et son complément du 9 octobre 1984.

- Note JL/CB/97 n^o 299 en date du 12 février 1991, du service juridique aux délégués régionaux, sur la « gestion du patrimoine légué au CNRS ».

1. - PRÉSENTATION GÉNÉRALE

1.1. Présentation générale, définitions

Par don il faut comprendre l'octroi sans contrepartie, d'une somme d'argent au CNRS par un tiers (personne physique, fondation, association...) régi par le droit privé au contraire des subventions qui sont versées par des personnes morales de droit public. La production d'un compte rendu d'utilisation ou de justificatifs financiers ne doit pas être considérée comme une contrepartie.

Gestion des fonds par un comptable public

Les dons sont le plus souvent versés par des fondations ou associations à des chercheurs nommément désignés ou à leur laboratoire pour financer leur recherche. Celle-ci s'effectuant dans une structure relevant d'un (ou plusieurs) établissement public, les dons doivent être considérés comme des fonds publics et donc gérés par un comptable public, sauf à constituer une gestion de fait.

Don déconcentré ou non déconcentré

L'entité donatrice peut désigner expressément un laboratoire ou un chercheur ; on parlera alors de « don à un laboratoire » (procédure déconcentrée). A contrario, l'intention du donateur peut être, d'une manière plus générale, une thématique ou recherche particulière, on parlera alors de « don au CNRS » (don non déconcentré).

De même pour les legs, la volonté du testateur est soit très générale et vise l'ensemble des activités du CNRS, soit plus précise et peut désigner expressément une recherche ou une équipe particulière du CNRS.

Le legs ou le don « non déconcentré » est attribué en fonction de son objet, à un département scientifique qui le met ensuite en place. Faute d'objet explicite, le directeur général décide de sa destination.

Don affecté ou non affecté

Lorsque l'intitulé du don est très précis (achat d'un matériel par exemple) et nécessite que soit contrôlée l'utilisation des fonds versés, on parle de « don affecté ». Lorsque l'intitulé est plus vague (les recherches du laboratoire X par exemple) et qu'aucun justificatif financier n'est à produire, on parle de « don non affecté ».

Les dons et legs sont notifiés aux laboratoires par les départements scientifiques et gérés sur des centres de dépenses ressources propres. Un centre de dépenses spécifique doit être ouvert quel que soit le montant, afin de permettre le suivi des legs et des dons affectés.

Dons en nature

Outre les dons en espèces, le CNRS peut accepter des dons en nature. Ces dons sont en fait constitués par des biens d'équipement cédés à titre gratuit et sans conditions, soit par des personnes morales de droit privé (associations, fondations, sociétés, etc.), soit par des personnes physiques. Les dons en nature sont en général destinés à un laboratoire ou à un chercheur.

Acceptation des dons et legs par le conseil d'administration

Tous les dons et legs, en espèce ou en nature, quel que soit leur montant, sont soumis individuellement pour acceptation au conseil d'administration. Dans un souci d'efficacité, les dons aux laboratoires lui sont présentés a posteriori car ils sont effectués, à quelques exceptions près, par des fondations ou associations finançant de manière récurrente les recherches par l'intermédiaire d'appels d'offres. En revanche, l'acceptation par le conseil d'administration des dons non déconcentrés et des legs intervient toujours en amont et conditionne la suite de la procédure.

1.2. Articulation des procédures

Cinq procédures fixent le cadre de gestion de ces recettes :

P1. Don à un laboratoire : procédure déconcentrée.

P2. Don au CNRS : procédure non déconcentrée.

P3. Réception, acceptation et réalisation d'un legs.

P4. Administration d'un bien immobilier.

P5. Gestion des crédits provenant des legs et dons non déconcentrés.

Les dons en nature suivent en général la procédure déconcentrée des dons à un laboratoire. Lorsque l'entité donatrice ne désigne pas précisément un chercheur ou un laboratoire, il convient de s'adresser à la direction des contrats et des affaires juridiques.

Le schéma ci-après résume les différents modes de traitement associés aux types de dons et legs et les procédures dans lesquelles ils sont décrits.

1.3. Les acteurs impliqués

Missions dévolues à chaque acteur, communes aux cinq procédures

Le conseil d'administration délibère sur l'acceptation de chaque don ou legs.

La direction des contrats et des affaires juridiques (DCAJ), et plus particulièrement le bureau de la réglementation, prépare les dossiers d'acceptation présentés au conseil d'administration et traite l'ensemble des points de droit que peut soulever cette acceptation.

La direction des finances (DFI) met en place les moyens sous forme d'autorisations de programme auprès des départements scientifiques.

La délégation veille à ce que soient respectées les volontés du donateur ou du testateur en regard de l'emploi des crédits. Elle ouvre un CDP individualisé pour la gestion du legs ou du don s'il est affecté. Lorsque le don est non affecté, elle met en place les crédits sur un CDP ressources propres banalisées.

Attributions supplémentaires propres à la procédure des dons déconcentrés

Pour simplifier et accélérer la procédure, la DFI inscrit au budget primitif une provision pour l'ensemble des dons déconcentrés de l'exercice. L'acceptation de ceux-ci est inscrite à l'ordre du jour de la dernière réunion de l'année du conseil d'administration.

Le conseil d'administration vote le budget primitif du CNRS dans lequel est inscrite une provision pour l'ensemble des dons déconcentrés.

La délégation encaisse et comptabilise les fonds. Elle vérifie les informations portées sur le courrier accompagnant le don (laboratoire bénéficiaire), établit les ordres de recettes et en envoie une copie à la DFI.

Le département scientifique notifie aux laboratoires les crédits qui lui ont été attribués par la DFI après avoir vérifié la qualité du bénéficiaire du don et son lieu d'affectation.

Attributions supplémentaires propres aux procédures des legs et dons non déconcentrés

L'acceptation du legs (ou du don non déconcentré) par le conseil d'administration intervient toujours en amont et conditionne la suite de la procédure.

L'agence comptable principale est chargée de l'encaissement, de la prise en charge et du recouvrement des legs et dons non déconcentrés (les fonds encaissés en région à ce titre lui sont transmis). Elle assure le suivi des portefeuilles de valeurs en liaison avec l'ordonnateur (DCAJ) et la Caisse des dépôts et consignations. Elle affecte un numéro particulier au donateur (dons non déconcentrés) ou testateur et établit un relevé mensuel des recettes sur dons et legs.

La direction des contrats et des affaires juridiques est, avec la délégation, l'interlocuteur du notaire en charge du règlement de la succession. Elle le mandate pour effectuer les démarches administratives et réglementaires, pour procéder à la vente des biens mobiliers (hors portefeuille de valeurs) et le cas échéant des biens immobiliers.

La DFI budgétise les recettes dans le cadre des décisions modificatives qui seront présentées au conseil d'administration.

Le département scientifique décide de l'utilisation des fonds en veillant à respecter le libellé du legs ou don non déconcentré. Il demande à la direction des finances qu'ils soient mis à sa disposition puis les notifie au laboratoire.

Le délégué du siège, qui a reçu délégation de signature du directeur général au titre des opérations non déconcentrées, établit, en relation avec l'ACP, les ordres de recettes relatifs aux dons non déconcentrés et aux legs au fur et à mesure de leur encaissement.

Le délégué régional a délégation du directeur général pour signer les actes consécutifs à l'acceptation du legs dans les conditions prévues par les actes testamentaires, les actes conservatoires d'administration et de disposition (le directeur des contrats et des affaires juridiques a la même délégation). Il procède à la mise en vente du bien immobilier ou, si celui-ci est occupé, il en confie, en règle générale, la gestion à un administrateur de biens.

2. - CIRCUIT DES DOCUMENTS, TÂCHES PAR ACTEUR

Il est question dans ce chapitre du cheminement des documents ainsi que des tâches exécutées au sein de chaque entité.

2.0. Formalisme adopté

Principaux qualificatifs utilisés :

2.1. Don à un laboratoire : procédure déconcentrée

La direction des finances, bureau du budget, inscrit au budget primitif du CNRS une provision pour l'ensemble des dons de l'exercice. Ce montant sera éventuellement ajusté dans le cadre des décisions modificatives.

1. Le laboratoire transmet à sa délégation les pièces constitutives du don : chèque, le (ou les) courrier qui l'accompagnait décrivant l'objet du don. L'agent comptable secondaire de la délégation met le chèque à l'encaissement et comptabilise le don. Le service financier (SFC) vérifie le code laboratoire mentionné dans le courrier et établit l'ordre de recettes. Une copie du courrier est adressée sous bordereau à la direction des finances, à l'appui d'une copie du titre de recettes émis.
Dons en nature : le directeur du laboratoire donne son accord sur l'intérêt scientifique de l'opération, et transmet à la délégation les pièces justificatives permettant l'instruction du dossier : l'expression écrite du donateur, la désignation du bien, sa valeur. Le service financier de la délégation établit un titre de recettes. Une copie du courrier est adressée sous bordereau à la direction des finances à l'appui d'une copie du titre de recettes émis.

2. Le bureau du budget de la DFI saisit une attribution de crédit dans la base PréPilab 21 au profit du département scientifique dont relève le laboratoire.

3. Le département scientifique, après vérification de la qualité du bénéficiaire et de son unité d'affectation, saisit une notification de crédit dans PréPilab (code Q : notification sur dons et legs). La notification signée par le directeur est envoyée au laboratoire et transmise via le réseau à la délégation. Une copie de la notification et une copie du courrier sont envoyées à la DCAJ.

4. Le service financier de la délégation met en place le crédit sur un centre de dépenses en ressources propres. Il ouvre un CDP particulier (cf. chap. 4 règles de gestion) lorsqu'un justificatif des dépenses doit être fourni ou lorsque l'objet du don est très précis, nécessitant que soit contrôlé l'emploi des fonds (don affecté). Dans le cas d'un don non affecté, le crédit est mis en place sur un CDP ressources propres banalisées. Il prévient le laboratoire de la mise en place du crédit.
Dons en nature : le service financier de la délégation met en place le crédit sur un centre de dépenses en ressources propres. Il établit un mandat sur ce CDP et inscrit le bien à l'inventaire. L'agent comptable secondaire régularise les écritures du titre de recettes et du mandat émis.

5. Le bureau de la réglementation de la DCAJ, au vu des notifications et des courriers correspondants, rédige le dossier soumettant l'acceptation de ces dons à l'accord du conseil d'administration. Le projet de dossier est transmis à la direction générale.

6. La direction générale examine le projet de dossier.

7. Le conseil d'administration, lors de sa dernière réunion de l'année, se prononce sur chaque don enregistré.

8. La direction générale rédige le relevé de délibérations du conseil d'administration. Les délégations, les départements scientifiques, l'ACP, la DFI et la DCAJ figurent parmi les destinataires de ce relevé.
Période transitoire : tous les dons reçus en 1998 restent soumis à l'ancienne procédure ; l'ordre de recettes est émis par la délégation du siège après notification des crédits par le département scientifique.

2.2. Don au CNRS : procédure non déconcentrée

1. L'agent comptable secondaire de la délégation, à réception du don, procède à l'encaissement et transfère la recette et les pièces constitutives du don (copie chèque et courrier) sous bordereau à l'agence comptable principale. Lorsque le don est reçu par le siège, c'est l'agence comptable principale qui effectue directement l'encais­sement.

2. L'agence comptable principale, division comptabilité recettes, comptabilise et référence le don par un numéro de donateur. Un relevé mensuel des encaissements est adressé sous bordereau avec copies des courriers correspondants à la DCAJ, et le même relevé est adressé à la DFI.

3. Le bureau de la réglementation de la DCAJ rédige, à l'aide des courriers transmis par l'ACP, le dossier soumettant l'acceptation de ce don à l'accord du conseil d'administration. Le projet de dossier est transmis à la direction générale.

4. La direction générale examine le projet de dossier.

5. Le conseil d'administration se prononce sur chaque don enregistré.

6. La direction générale rédige le relevé de délibérations du conseil d'administration. Les délégations, les départements scientifiques, l'ACP, la DFI et la DCAJ figurent parmi les destinataires de ce relevé.

7. Le délégué du siège, en liaison avec l'ACP au titre des opérations non déconcentrées, établit l'ordre de recettes.

8. Le bureau du budget de la DFI, à partir du relevé mensuel de l'ACP, inscrit au budget les autorisations d'engagement 22 correspondant aux encaissements, dans le cadre des décisions modificatives présentées au conseil d'administration.

Les crédits peuvent alors être mis en place et consommés en suivant la procédure « Gestion des crédits provenant des legs et dons non déconcentrés » (cf. 2.5).

2.3. Procédure : « Réception, acceptation et réalisation d'un legs »

Réception

1. Le CNRS est saisi soit par le notaire qui envoie une copie du testament, soit par le tribunal de grande instance (TGI) qui peut avoir été saisi pour l'interprétation du testament lorsque sa formulation est trop imprécise. Sont déterminés par exemple les organismes bénéficiaires lorsque le testament est libellé « pour la recherche sur le cancer ». La direction générale transmet ce testament à la direction des contrats et des affaires juridiques.

2. Le bureau de la réglementation de la DCAJ étudie le libellé du testament adressé par le notaire et saisit éventuellement le TGI. L'interprétation du TGI est notifiée au notaire. Le dossier soumettant l'acceptation du legs par le conseil d'administration est préparé.

Acceptation 

3. Le conseil d'administration prend connaissance du legs et de son interprétation éventuelle et l'accepte - sous réserve que l'actif soit supérieur au passif - ainsi que les obligations qui s'y rattachent.

4. Le bureau de la réglementation fait part au notaire de la délibération du conseil d'administration et lui établit un pouvoir de représentation pour effectuer les formalités administratives et le règlement de la succession. Une copie du testament et du dossier l'accompagnant est transmise à l'agence comptable principale.

5. Le notaire met en oeuvre les formalités de publicité auprès de la préfecture, fait part à la DCAJ de l'opposition éventuelle des héritiers, fait établir par un commissaire-priseur un inventaire des biens mobiliers (hors portefeuille de titres). Il transmet à la DCAJ l'estimation de l'actif et du passif.

6. Le bureau de la réglementation notifie au notaire l'acceptation définitive du legs par le CNRS. Il informe par courrier le délégué régional de l'existence d'un bien immobilier légué dépendant de sa circonscription. Les pièces complémentaires du dossier sont adressées à l'ACP. La DFI et le département scientifique concerné sont également avisés.

7. L'agent comptable principal ouvre un dossier sur le legs et lui affecte un numéro permettant d'en assurer le suivi.

Réalisation

8. La délégation prend l'attache du service des domaines dont l'estimation du bien immobilier constitue en principe un prix plancher. Cette estimation est transmise à l'agence comptable principale.

9. Les biens sont inscrits au bilan du CNRS pour la valeur de cette estimation. L'ordre de recette et le mandat correspondant sont émis par le délégué du siège.

10. et 10 bis. Le délégué régional, en concertation avec la DCAJ, décide du devenir du bien immobilier. L'accord du conseil d'administration est indispensable pour la vente du bien lorsque l'estimation est supérieure à 1 MF.
Le bien immobilier est vacant : il donne instruction soit au notaire chargé de la succession, soit à une agence immobilière ou un administrateur de biens via un mandat de vente pour la vente des biens immobiliers.
Le bien est occupé : le délégué régional contacte une agence immobilière ou un administrateur de biens à qui il donne soit un mandat de gestion (cf. procédure 4 « Administration d'un bien immobilier »), soit un mandat de vente car il est toujours possible de vendre un bien occupé.
Deux modèles de mandat sont joints en annexe à titre indicatif et ne peuvent pas faire l'objet d'une reproduction. Les mandataires proposeront, en effet, leur propre formulaire. La DCAJ peut être consultée en cas de difficulté sur l'interprétation de certaines clauses.

11. Le notaire fait procéder à la réalisation des biens :

- vente du portefeuille de titres ou inscription sur un compte titre, ouvert au nom du CNRS, à la Caisse des dépôts et consignations ;

- vente aux enchères des autres biens mobiliers ;

- sur mandat du délégué régional (cf. 8) vente des biens immobiliers.
Il transmet les fonds à l'agence comptable principale.

12. Dès son transfert à la Caisse des dépôts et consignations, le portefeuille de titres est vendu sur instruction de la DCAJ, rendant les recettes immédiatement disponibles pour le département scientifique bénéficiaire.

13. L'agence comptable principale encaisse et comptabilise les fonds versés soit par la Caisse des dépôts et consignations lors de la vente de titres, soit par le notaire, soit par l'administrateur de biens. Elle établit un relevé mensuel de ces encaissements qu'elle adresse à la direction des finances.

14. La délégation du siège, au titre des opérations non déconcentrées, émet les ordres de recettes correspondant aux produits des ventes.

15. Parallèlement, les biens vendus sont sortis de l'actif du bilan.

16. Le bureau du budget de la DFI inscrit au budget les autorisations d'engagement correspondant aux encaissements, dans le cadre des décisions modificatives présentées au conseil d'administration, à partir du relevé mensuel de l'ACP.

Les crédits peuvent alors être mis en place et consommés en suivant la procédure « Gestion des crédits provenant des legs et dons non déconcentrés » (cf. 2.5).

2.4. Procédure : « Administration d'un bien immobilier »

1. et 1bis. Lorsqu'un bien immobilier ne peut être vendu immédiatement, le délégué régional cherche un mandataire à qui confier la gestion. L'administrateur de biens propose un modèle de mandat ou la délégation en rédige un à partir du modèle fourni en annexe. Le texte doit prévoir le paiement par le mandataire de toutes les charges afférentes au bien immobilier (charges, impôts et taxes, assurances...). Le cas échéant, le modèle proposé est transmis à la DCAJ pour avis. Le délégué régional signe le mandat de gestion et le porte à la connaissance du comptable.

2. Périodiquement, aux dates fixées par le mandat (si possible trimestriellement), le mandataire adresse à la délégation un compte de gérance (état des sommes qu'il a encaissées et payées).
Le service financier et comptable de la délégation reprend toutes ces opérations dans la comptabilité du CNRS. Il procède à l'émission des titres de recettes pour le montant des recettes encaissées par le mandataire, et à l'émission des mandats pour le montant des dépenses payées et des honoraires dus au mandataire.
Si le solde du compte de gérance est positif, le comptable procède à l'encaissement de l'excédent de recettes versé par le mandataire.

3. En cas de solde négatif de la gestion, le délégué régional adresse une demande à la direction des finances. Le bureau du budget saisit une régularisation de crédit (si possible sur les crédits disponibles en provenance du même legs) dans la base PréPilab au profit de la délégation. Une copie est envoyée à l'ACP.
Le service financier et comptable de la délégation procède ensuite au mandatement et au paiement des sommes dues au mandataire.

4. Aux dates fixées par le mandat et au moins une fois par an, l'administrateur de biens rend compte de sa gestion au délégué régional qui vérifie sa conformité au regard du mandat accordé.

Dès que possible, le bien immobilier est vendu selon la procédure 3 « Réception, acceptation et réalisation d'un legs » (cf. 2.3).

2.5. Procédure : « Gestion des crédits provenant des legs et dons non déconcentrés »

1. Au début de chaque année, le bureau du budget de la DFI établit un récapitulatif de la situation de chaque legs et « don au CNRS » (don non déconcentré), faisant apparaître le montant des crédits disponibles. Cet état est complété par l'agence comptable principale, de la situation des fonds correspondants (placés ou non placés). Il est adressé à la direction des contrats et des affaires juridiques. Un extrait de cette situation est établi à destination de chaque département scientifique disposant d'un portefeuille de legs.

2. Le département scientifique met en regard le libellé d'un legs avec ses opérations ou programmes de recherches puis décide de l'utilisation des nouveaux moyens. Il adresse un courrier au laboratoire concerné lui précisant le montant et la nature du crédit attribué. Il rédige également une fiche d'attribution de crédits précisant le laboratoire bénéficiaire, la nature du legs, la nature et le montant des fonds attribués. Dans le cas d'une attribution permettant la rémunération d'un non-permanent, le nom du bénéficiaire du CDD ainsi que les dates et le montant de la rémunération mensuelle doivent être précisés. La fiche est adressée, accompagnée d'une copie du courrier, à la direction des finances. La délégation reçoit copie de l'ensemble du dossier.

3. Le bureau du budget de la DFI choisit en fonction des disponibles et des conditions d'attributions instituées par les testateurs, le ou les legs qui seront utilisés pour couvrir l'opération. Il saisit dans PréPilab une attribution de crédit en faveur du département et en adresse une copie à l'ACP. Il doit veiller à conserver sur certains legs un disponible suffisant pour couvrir, le cas échéant, les charges qui leur sont afférentes.

4. Le département scientifique saisit une notification de crédit dans PréPilab (code Q : notification sur dons et legs) mentionnant obligatoirement dans les observations les codes d'affectation des legs (ou « don au CNRS ») utilisés. La notification est envoyée au laboratoire et transmise via le réseau à la délégation.

5. Le service financier (SFC) de la délégation ouvre un CDP au niveau 3 de l'arborescence et rattaché à un CDP « ressources propres » selon la codification des programmes et opérations scientifiques. Le numéro de ce CDP est du type 58 + n^o affectation sur 3 caractères + n^o d'ordre. Il prévient le laboratoire de l'ouverture de ce CDP.

6. et 6 bis. Le laboratoire consomme les crédits mis en place selon les règles et procédures habituelles. Il veille à respecter l'objet de la notification en accord avec le libellé du legs. En particulier, lorsqu'une notification a été faite en vue du recrutement d'une personne sur CDD, il n'est pas possible d'en changer le bénéficiaire (l'attribution et la notification doivent être changés en conséquence).

7. En fin d'exercice, le service financier de la délégation établit un bilan des consommations des dons et legs et l'adresse à la DFI pour l'annexer au bilan du CNRS. Il adresse également à l'ACP les situations, regroupées par numéro d'affectation, de chaque CDP particulier « dons et legs ».

8. et 9. Le département scientifique suit la consommation des crédits notifiés. Il reçoit de la DFI une copie des bilans annuels de consommation des dons et legs. Le cas échéant, en fin d'opération ou en l'absence de justification de non-consommation, il demande à la DFI de procéder à la remontée des reliquats de crédits (principalement suite aux CDD).

3. - TEXTES DE RÉFÉRENCE

- articles R. 22, R. 23 et R. 36 modifiés par le décret n^o 68-385 du 22 avril 1968 du code du domaine de l'État et la loi du 10 septembre 1942 ;

- décret n^o 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique et instruction générale M9-1 sur la réglementation comptable des EPA  (articles 161-16 à 161-19 et 162) ;

- décret n^o 82-993 du 24 novembre 1982 portant organisation et fonctionnement du Centre national de la recherche scientifique : article 5-10 sur le rôle du conseil d'administration.

4. - PRINCIPES ET RÈGLES DE GESTION APPLICABLES

4.1. Gestion administrative

- Les dons et legs ne sont pas soumis à la TVA et, de ce fait, interdisent toute contrepartie. La production d'un compte rendu financier et/ou d'un rapport d'exécution ne constitue pas une contrepartie.

- Les dons qui doivent être suivis et les legs sont gérés dans la GCF sur des CDP individualisés au 3e niveau de l'arborescence et rattachés à des CDP « ressources propres ».
Le numéro de CDP est du type 58 + n^o d'affectation du don ou legs + n^o d'ordre ou bien 58 + n^o d'ordre + n^o d'affectation du don ou legs.

- Dans le cas des CDD, la provision pour perte d'emploi est constituée, pour faire face aux factures de l'UNEDIC, d'un prélèvement de 8 % sur les rémunérations. Cette provision est mise en réserve par la délégation puis centralisée à la DFI à l'occasion des décisions modificatives.

Règles spécifiques aux dons en nature

- Il doit s'agir d'un bien d'équipement immobilisable (bien durable d'une valeur unitaire égale ou supérieure à 5 000 F hors taxe).

- Le directeur du laboratoire bénéficiaire doit se prononcer sur l'intérêt scientifique de l'acceptation du don.

- La personne morale ou physique donatrice doit expressément, par écrit, faire don du matériel, sans conditions, au CNRS. Elle doit démontrer qu'elle est propriétaire du bien (en fournissant une copie de la facture d'acquisition par exemple).

- La valeur du bien qui sera inscrite au bilan du CNRS sera soit la valeur d'achat s'il s'agit d'un matériel neuf (montant figurant sur la facture d'achat), soit la valeur vénale déterminée par le directeur du laboratoire, s'il s'agit d'un matériel usagé.

4.2. Gestion budgétaire et comptable

Procédure « don à un laboratoire : procédure déconcentrée » (cf. 2.1) :

(écritures passées en délégation)

Dons en numéraire

- Encaissement du don

Débit compte financier

Crédit 47184 « dons et legs »

- Émission immédiate de l'ORC avec apurement de l'encaissement

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 746 « dons et legs »

Crédit 1025 « dons et legs en capital » s'il s'agit d'un don destiné au financement

d'opérations d'investissements.

Débit 47184 « dons et legs »

Crédit compte de prise en charge de recettes

Dons en nature

- Mandat budgétaire pour ordre

Débit 21 « compte d'immobilisations corporelles »

Crédit compte de prise en charge de dépenses

- Ordre de recette budgétaire pour ordre

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit compte 1025 « dons et legs en capital »

- Écriture de régularisation

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte de prise en charge de recettes

Procédure « don au CNRS : procédure non déconcentrée » (cf. 2.2) :

- Encaissement du don

(encaissement en délégation)

Débit compte financier

Crédit 541 xx

À réception du transfert à l'agence comptable principale

Débit 541 xx

Crédit 47184 « dons et legs »

(encaissement à l'agence comptable principale)

Débit compte financier

Crédit 47184 « dons et legs »

- Émission de l'ORC, après acceptation du conseil d'administration, avec apurement de l'encaissement
(écritures passées à l'agence comptable principale)

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 746 « dons et legs »

Crédit 1025 « dons et legs en capital » s'il s'agit d'un don destiné au financement

d'opérations d'investissements.

Débit 47184 « dons et legs »

Crédit compte de prise en charge de recettes

Procédure « réception, acceptation, réalisation d'un legs » (cf. 2.3) :

(écritures passées à l'agence comptable principale)

Inscription des biens au bilan, après acceptation par le conseil d'administration :

Après estimation des Domaines, pour les immeubles

- Mandat budgétaire pour ordre

Débit 21 « compte d'immobilisations corporelles »

Crédit compte de prise en charge de dépenses

- Ordre de recette budgétaire pour ordre

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit compte 1025 « dons et legs en capital »

- Écriture de régularisation

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte de prise en charge de recettes

Après inscription sur le compte titre à la Caisse des dépôts et consignations

Inscription des titres au bilan

- Mandat budgétaire pour ordre

Débit 27 « compte d'immobilisations financières »

Crédit compte de prise en charge de dépenses

- Ordre de recette budgétaire pour ordre

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit compte 1025 « dons et legs en capital »

- Écriture de régularisation

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte de prise en charge de recettes

Revenus des titres

- Encaissement

Débit compte financier

Crédit 47184 « dons et legs »

- Émission de l'ORC avec apurement de l'encaissement

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 7621 « revenus des titres immobilisés - dons et legs »

Débit 47184 « dons et legs »

Crédit compte de prise en charge de recettes

Réalisation du legs

- Encaissement du legs en espèces

Débit compte financier

Crédit 47184 « dons et legs »

- Encaissement des fonds suite à la vente d'un bien légué, ou de titres légués

Débit compte financier

Crédit 47184 « dons et legs »

Émission immédiate de l'ORC avec apurement de l'encaissement

Legs en espèces

Débit compte de prise en charge de recettes
Crédit 746 « dons et legs »

Débit 47184 « dons et legs »
Crédit compte de prise en charge de recettes

Vente de bien ou de titre légué : sortie du bilan

- Ordre de recette budgétaire pour le produit de la vente avec apurement de l'encaissement

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 7752 « produits de cessions d'éléments d'actif - immobilisations corporelles »

Crédit 7756 « produits de cessions d'éléments d'actif - immobilisations financières »

Débit 47184 « dons et legs »

Crédit compte de prise en charge de recettes

- Opération d'ordre comptable (solde des amortissements)

Débit 28 « compte d'immobilisations corporelles »

Crédit 21 « compte d'immobilisations corporelles »

- Ordre de recette budgétaire pour ordre (solde des comptes de l'actif)

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 21 « compte d'immobilisations corporelles »

Crédit 27 « compte d'immobilisations financières »

- Mandat budgétaire pour ordre pour la valeur nette comptable des biens et titres vendus

Débit 6752 « valeurs comptables des éléments d'actifs cédés - immo. corporelles »

Crédit 6756 « valeurs comptables des éléments d'actifs cédés - immo. financières »

Crédit compte de prise en charge de dépenses

- Écriture de régularisation

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte de prise en charge de recettes

Procédure « administration d'un bien immobilier » (cf. 2.4) :

1. Gestion directe par la délégation

(Les recettes et les dépenses sont constatées et effectuées en délégation)

Recettes

- Émission des ordres de recettes correspondant aux recettes attendues (loyer,
remboursement de charges, etc.)

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 7... (en fonction de la nature de la recette - ex. 7520 « loyers »)

- Encaissement

Débit compte financier

Crédit compte de prise en charge de recettes

Dépenses

- Mandat des dépenses (travaux de réparations, charges, dépenses d'entretien, etc.)

Débit 6... ou 2... (en fonction de la nature de la dépense)

Crédit compte de prise en charge de dépenses

- Paiement des dépenses

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte financier

2. Gestion confiée à un mandataire

(les recettes et les dépenses sont constatées en délégation, à réception du compte de gérance et des justificatifs)

- Constatation des recettes

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 7... (en fonction de la nature de la recette)

- Constatation des dépenses

Débit 6... ou 2... (en fonction de la nature de la dépense)

Crédit compte de prise en charge de dépenses

si le résultat du compte de gérance est positif (recettes > dépenses)

- Encaissement

Débit compte financier (pour le montant du solde positif versé par le mandataire)

Crédit compte de prise en charge de recettes

- Écriture de régularisation

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte de prise en charge de recettes

si le résultat du compte de gérance est négatif (dépenses > recettes)

- Paiement

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte financier (pour le montant du solde négatif à payer au mandataire)

- Écriture de régularisation

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte de prise en charge de recettes

Toutes les opérations sont comptabilisées en 3e section,
aux comptes budgétaires et d'exécution suivants :

Recettes		Dépenses
Comptes budgétaires	Comptes d'exécution	Comptes budgétaires	Comptes d'exécution
(07950)	1 025	(0690)	6 752
746	746	(0690)	6 756
76	7 621	(06957)	27
77	7 752	(0696)	21
77	7 756

5. - MODÈLES DE DOCUMENT

On trouvera ci-après en annexe un mandat de gestion et un mandat de vente, donnés à titre indicatif et ne pouvant faire l'objet d'une reproduction. Les mandataires proposeront en effet leur propre formulaire. La DCAJ pourra être consultée en cas de difficultés sur l'interprétation de certaines clauses.

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.

Fait à Paris, le 30 novembre 1998.

L'agent comptable principal,	Le secrétaire général,
François MESSIN	Jean-Pierre SOUZY

ANNEXES À L'INSTRUCTION DE PROCÉDURES
« DONS ET LEGS »

Modèle élaboré à partir d'un document extrait du Dictionnaire permanent gestion immobilière - feuillet 35 (1er avril 1986) et à l'aide d'un formulaire imprimé par les établissements TISSOT.

MANDAT DE GESTION

LE MANDANT	LE MANDATAIRE
le CNRS	l'administrateur de biens

Il est convenu ce qui suit :

Le CNRS agissant en qualité de mandant donne pouvoir au mandataire de gérer et administrer un immeuble sis à ............................. dans les conditions suivantes :

POUVOIR DU MANDATAIRE :

Il a pouvoir :

· d'effectuer toutes locations écrites ou verbales pour la durée et au prix, charges et conditions que le mandataire indiquera, tout ou partie du bien susvisé, passer et renouveler tous baux, faire dresser tous états des lieux, donner et accepter tous congés et résilier avec ou sans indemnité lesdits baux ;

· de faire procéder à tous travaux de réparations, arrêter tous devis et marchés concernant ceux-ci, régler les factures et mémoires des architectes et entrepreneurs, sous réserve de l'accord préalable du mandant pour les travaux dont le montant est supérieur à......... F HT ;

· de recevoir toutes sommes qui sont dues au mandant concernant les loyers, charges, prestations, cautionnements, avances sur travaux et plus généralement tous biens, sommes ou valeurs dont la perception est la conséquence de l'administration des biens d'autrui ;

· de payer toutes impositions, contributions et taxes, faire toutes demandes en dégrèvement ou réduction et présenter à cet effet tous mémoires, requêtes ou pétitions, toucher le montant de toutes sommes restituées ;

· à défaut de paiement des loyers ou charges comme en cas d'autres contestations, exercer les poursuites qui seront nécessaires ;

· représenter le mandant devant les administrations compétentes ;

· procéder à l'embauche et au congédiement du concierge et du personnel d'entretien, déterminer leurs salaires et leurs conditions de travail ;

· souscrire tous contrats d'assurance concernant l'immeuble, passer tous contrats d'entretien et tous marchés de travaux ;

· passer tous contrats avec tous fournisseurs et notamment, souscrire tous abonnements pour l'électricité, le gaz et l'eau.

· ........................

REDDITION DES COMPTES :

Le mandataire, conformément à l'article 66, alinéa 1, du décret du 20 juillet 1972, rendra compte de sa gestion au mandant, aux échéances suivantes.................... et au moins une fois par an. Il lui remettra un état détaillé des sommes perçues et payées.

RÉMUNÉRATION :

Honoraires de gestion : les honoraires se rapportant à la gestion s'élèveront à................. Ils seront à la charge du mandant.

DURÉE DU MANDAT :

Le présent mandat est consenti et accepté pour une durée d'un an, renouvelable ensuite par tacite reconduction d'année en année, durée de reconduction limitée à dix ans. Les parties pourront résilier le contrat chaque année en signifiant leur intention, par lettre recommandée avec avis de réception, trois mois avant sa date anniversaire de signature.

Fait à........................., le................................

en ........... exemplaires, dont un remis dès à présent au mandant qui le reconnaît.

Le mandant Le mandant fera précéder sa signature de la mention manuscrite « lu et approuvé, bon pour mandat »

Le mandataire Le mandataire fera précéder sa signature de la mention manuscrite « lu et approuvé, mandat accepté »

Modèle élaboré à partir d'un formulaire imprimé
par les établissements TISSOT

MANDAT DE VENTE

M EN EXCLUSIVITÉ

M SANS EXCLUSIVITÉ

LE MANDANT	LE MANDATAIRE
le CNRS	l'agence immobilière ou l'administrateur de biens

Le mandant et le mandataire ont convenu et arrêté ce qui suit :

Par les présentes, le mandant charge le mandataire de vendre les biens désignés ci-après dont il est propriétaire et le mandataire accepte cette mission.

DÉSIGNATION ET SITUATION DES BIENS À VENDRE

Nature : M Appartement M Maison individuelle M Locaux commerciaux

Adresse :

DÉSIGNATION SUCCINCTE

PRIX DE VENTE

Les biens devront, rémunération du mandataire comprise, être présentés au prix de................................. sauf accord ultérieur entre les parties.

SÉQUESTRE

En vue de garantir la bonne exécution des présentes, l'acquéreur devra, à l'appui de toute offre d'acquisition, effectuer un versement d'un montant maximum de 10 % du prix total de la vente, à l'ordre de ¹..................... séquestre garanti financièrement à cet effet. Ce versement s'imputera sur le prix de la vente, si elle se réalise.

RÉMUNÉRATION DU MANDATAIRE

En cas de réalisation, la rémunération du mandataire sera de ²................ à la charge de ³.....................

ACTE AUTHENTIQUE - JOUISSANCE

Le mandant déclare que les biens à vendre seront, le jour de la signature de l'acte de vente :

M libres de toute location, occupation ou réquisition,

M loués suivant l'état locatif annexé au présent mandat.

Le notaire du mandant est Maître .......................

1. Soit à l'ordre de l'établissement de crédit. Compte n^o ayant pour titulaire M. 

Soit Maître notaire à , soit tout autre séquestre

2. Soit de  francs, soit de  % du prix de vente

3. Soit du mandant soit de l'acquéreur soit du mandant pour  , et de l'acquéreur pour

CLAUSES PARTICULIÈRES :

DURÉE DU MANDAT

Le présent mandat est consenti et accepté sans exclusivité pour une période irrévocable de trois mois à compter de ce jour. Sauf dénonciation, à l'expiration de cette période initiale, il sera prorogé pour une durée maximale d'une année au terme de laquelle il prendra automatiquement fin.

Chacune des parties pourra, moyennant un préavis de quinze jours, par lettre recommandée avec avis de réception, y mettre fin au terme de la période initiale ou à tout moment pendant sa prorogation.

OU

DURÉE DU MANDAT

Le présent mandat est donné, en exclusivité, à titre irrévocable, à compter du......................... jusqu'au..............................

En conséquence, le mandant s'interdit :

- pendant la durée du mandat, de négocier directement ou indirectement la vente des biens ci-dessus désignés et s'engage à diriger sur le mandataire toutes les demandes qui lui seraient adressées personnellement ;

- après l'expiration du mandat, de vendre sans son concours à un acheteur qui lui aurait été présenté par le mandataire.

À défaut, il s'engage expressément à verser au mandataire, à titre de clause pénale, une indemnité forfaitaire, qu'il accepte entièrement et définitivement, d'un montant de................ F.

LE MANDANT RECONNAÎT AVOIR PRIS CONNAISSANCE DES CONDITIONS GÉNÉRALES FIGURANT AU VERSO DES PRÉSENTES ET AVOIR REÇU UN EXEMPLAIRE DU CONTRAT.

Fait en double exemplaire dans les locaux du mandataire

à.............................................................. le............................................................

Le mandant Le mandant fera précéder sa signature de la mention manuscrite « lu et approuvé, bon pour mandat »

Le mandataire Le mandataire fera précéder sa signature de la mention manuscrite « lu et approuvé, mandat accepté »

CONDITIONS GÉNÉRALES DU MANDAT

Le présent mandat est consenti et accepté aux conditions figurant au recto ainsi qu'aux conditions générales suivantes :

TITRE I - OBLIGATIONS et POUVOIRS du MANDATAIRE A - OBLIGATIONS - Le mandataire devra : 1. Entreprendre, d'une façon générale, toutes les démarches nécessaires pour mener à bien la mission qui lui est confiée ce jour. 2. Informer le mandant de tous les éléments nouveaux pouvant modifier les conditions de vente, notamment en matière de prix ou de législation. 3. Négocier, s'il y a lieu, avec tout titulaire d'un droit de préemption, le mandant restant libre d'accepter ou de refuser le prix définitif (si ce prix est inférieur au prix convenu au mandat). 4. Informer le mandant de l'accomplissement du présent mandat dans les 8 jours au plus qui suivront la signature de l'acquéreur, en y joignant, s'il est lui-même séquestre, le duplicata du reçu délivré à l'acquéreur, soit par lettre recommandée avec avis de réception, soit par tout autre écrit remis contre récépissé ou émargement. B - POUVOIRS - Afin que le mandataire puisse accomplir sa mission, le mandant lui donne les pouvoirs suivants : 1. Proposer, présenter, visiter et faire visiter les biens à toute personne qu'il jugera utile. 2. Faire toute publicité qu'il jugera utile (commerciale, petites annonces, etc.), ces frais restant à la charge exclusive du mandataire. 3. Communiquer le dossier de l'opération à tout confrère qu'il jugera susceptible de concourir à la vente. 4. Réclamer toutes pièces, actes et certificats nécessaires au dossier auprès de toutes personnes privées ou publiques et effectuer, le cas échéant, toutes démarches administratives (division, urbanisme, déclaration d'intention d'aliéner exigée par la loi foncière, etc.), soit par lui-même, soit par le notaire du mandant, les frais administratifs exposés restant à la charge du mandant. 5. Établir tous actes sous seing privé aux prix, charges et conditions des présentes et recueillir la signature de l'acquéreur. TITRE II - OBLIGATIONS du MANDANT De son côté, le mandant devra : 1. Assurer au mandataire les moyens de visiter pendant le cours du présent mandat. 2. Fournir au mandataire toutes justifications de propriété des biens à vendre ainsi que tous documents nécessaires au dossier. 3. Signaler immédiatement au mandataire toutes modifications juridiques ou matérielles pouvant modifier ledit dossier. 4. STIPULATION EXPRESSE De convention expresse et à titre de condition essentielle sans laquelle le mandataire n'aurait pas accepté la présente mission, le mandant : S'engage à signer aux prix, charges et conditions convenues toute promesse de vente ou tout compromis de vente, éventuellement assorti d'une demande de prêt immobilier (loi no 79-596 du 13.7.1979), avec tout acquéreur présenté par le mandataire. S'interdit, pendant la durée du mandat et dans les douze mois suivant son expiration, de traiter directement avec un acquéreur ayant été présenté par le mandataire ou ayant visité les locaux avec lui. Le mandant garde toute liberté de procéder lui-même à la recherche d'un acquéreur. Cependant, en cas de vente réalisée par lui-même ou par un autre cabinet pendant la durée du mandat, il s'engage à en informer immédiatement le mandataire en lui notifiant par lettre recommandée avec A.R. les noms et adresses de l'acquéreur, du notaire chargé de l'acte authentique et du cabinet éventuellement intervenu. Cette notification mettra fin au mandat. Elle évitera au mandataire d'engager la vente avec un autre acquéreur et épargnera au mandant les poursuites pouvant être éventuellement exercées par cet acquéreur. EN CAS DE NON-RESPECT DES OBLIGATIONS ÉNONCÉES CI-AVANT AUX PARAGRAPHES A, B OU C, IL S'ENGAGE EXPRESSÉMENT À VERSER AU MANDATAIRE, EN VERTU DES ARTICLES 1142 ET 1152 DU CODE CIVIL, UNE INDEMNITÉ COMPENSATRICE FORFAITAIRE ÉGALE AU MONTANT DE LA RÉMUNÉRATION PRÉVUE AU RECTO. 5. En cas de vente réalisée par lui-même ou par un autre cabinet dans les douze mois suivant l'expiration du mandat, le mandant s'engage à en informer immédiatement le mandataire en lui notifiant par lettre recommandée les noms et adresses de l'acquéreur et du notaire rédacteur de l'acte authentique. TITRE III - RÉMUNÉRATION du MANDATAIRE La rémunération du mandataire, dont le montant ou le mode de calcul est indiqué au recto, deviendra exigible le jour où l'opération sera effectivement conclue et constatée dans un seul acte écrit, signé par l'acquéreur et le vendeur, conformément à l'article 74 du décret no 72-678 du 20 juillet 1972. En cas d'exercice éventuel d'un droit de préemption, le préempteur sera subrogé dans tous les droits et obligations de l'acquéreur : en conséquence, toute rémunération incombant éventuellement à l'acquéreur sera à la charge du préempteur. La présente condition est impérative. TITRE IV - ÉLECTION de DOMICILE Pour l'application des présentes et de leur suite, les parties font élection de domicile à leurs adresses respectives stipulées au recto.

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