4143 - Circulaire du 28-01-1999

Circulaire du 28 janvier 1999 relative à la diffusion gratuite des rapports officiels sur l'Internet

Premier ministre - NOR : PRMX9903399C - JO du 02-02-1999, p. 1678

Le Premier ministre à Mesdames et Messieurs
les ministres et secrétaires d'État

La diffusion gratuite des données publiques essentielles sur l'Internet est l'un des objectifs prioritaires retenus par le programme d'action du Gouvernement pour la société de l'information. Des innovations importantes ont déjà été réalisées dans ce sens, notamment avec la création des sites Légifrance et Admifrance. Il convient maintenant d'appliquer les mêmes principes à la diffusion des rapports officiels. C'est le moyen d'accroître la participation des citoyens au débat politique et à la préparation des décisions administratives, de s'affranchir des limites inhérentes à la diffusion des documents imprimés et de donner une meilleure vue sur l'action publique, notamment depuis les pays étrangers.

Tels sont les motifs qui ont conduit à la création d'une bibliothèque numérisée des rapports officiels dont la présente circulaire définit les modalités d'organisation et de fonctionnement.

1. La bibliothèque numérisée des rapports officiels est constituée sous la responsabilité de la direction de la Documentation française, qui met en oeuvre les moyens techniques nécessaires pour assurer une conservation durable des documents qui lui sont remis ainsi que leur accessibilité, sans limitation de durée, à partir du site Admifrance. Cette direction effectue, en particulier, les traitements documentaires permettant une recherche efficace et réalise l'applicatif permettant l'accès aux données mises en ligne.

La bibliothèque numérisée des rapports officiels comporte le texte des rapports ainsi que les signalements et indexations nécessaires, à l'exclusion de tout commentaire.

2. Il convient de distinguer les conditions de dépôt des rapports et celles de leur mise en ligne.

2.1. La bibliothèque numérisée des rapports officiels est dépositaire de l'ensemble des rapports confiés par le Premier ministre ou les ministres à un parlementaire en mission, au Conseil d'État, à un autre organisme public ou à une personnalité spécialement désignée.
Le dépôt du rapport doit, dans tous les cas, suivre immédiatement la remise du document à l'autorité qui l'a commandée. Il s'effectue, sous forme de disquette informatique et d'un tirage papier, auprès de la direction de la Documentation française (banque d'information politique et d'actualité).
Les coûts afférents au traitement documentaire et à la mise en ligne des rapports seront pris en charge par le ministère déposant.

2.2. La mise en ligne du rapport n'est réalisée qu'avec l'accord du ministre destinataire. Celui-ci indique, au moment du dépôt, s'il entend que cette mise en ligne soit différée ou, le cas échéant, exclue. Il informe l'auteur du rapport des modalités ainsi retenues.
Il serait préférable que les départements ministériels s'abstiennent de placer sur leur site Internet les rapports figurant dans la bibliothèque numérisée. Une telle duplication serait en effet source de dépenses inutiles et pourrait, en outre, donner lieu à des confusions en cas de différence entre la version ainsi diffusée et le texte mis en ligne sur Admifrance. Par ailleurs, l'usager qui consultera les rapports sur les sites ministériels ne bénéficiera pas des traitements documentaires disponibles sur le site Admifrance. Il est donc recommandé aux ministères d'établir des liens entre les sites qu'ils gèrent et la bibliothèque des rapports, afin d'offrir, depuis ces sites, un accès direct aux rapports les concernant.

3. La présente instruction s'applique aux rapports officiels remis à des membres du Gouvernement à partir du 1^er mars 1999.

Une sélection sera effectuée parmi les rapports remis avant cette date, afin de constituer un premier fonds.