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Instruction de procédure no 990025BPC du 30 mars 1999 relative au suivi des dossiers de personnel soumis au visa du contrôleur financier
Bureau de pilotage et de coordination ; Direction des ressources humaines
Objet de la procédure : La présente instruction de procédure définit le circuit de présentation, au visa du contrôleur financier, des actes de gestion de personnel ayant un impact sur le niveau d'occupation des emplois de l'établissement.
Période d'application : dès publication
Adresse Web : http://www.sg.cnrs.fr
Dernière mise à jour : 30 mars 1999
Coordonnées :
Secrétariat général - Bureau de pilotage et de coordination
3 rue Michel-Ange - 75794 Paris Cedex 16
Mél. : BPC.procedures@cnrs-dir.fr
Ce document a été établi en liaison avec la direction des ressources humaines. Pour tout renseignement relatif aux règles de gestion, textes et documents applicables : DRH. procedures@cnrs-dir. fr
Tous les actes de gestion de personnel ayant un impact sur le niveau d'occupation des emplois budgétaires1 sont soumis au visa préalable du contrôleur financier. Le suivi, par la direction des ressources humaines, de ces dossiers constitue donc un pivot commun aux quatre procédures : recrutement, accueil, réintégration et promotion.
La formalisation de la présente procédure poursuit l'objectif général de progrès permanent des pratiques de gestion du CNRS, elle représente aussi l'aboutissement d'une réflexion sur le partage et la diffusion de l'information.
L'adaptation de l'organisation interne, le recours à l'intranet et à la messagerie électronique sont autant de leviers de cette amélioration.
L'organisation interne des tâches confiées à la direction des ressources humaines garantit la fiabilité de la situation des effectifs et permet d'harmoniser la mise en œuvre des règles administratives du domaine ressources humaines, au regard notamment des observations du contrôleur financier.
L'affichage quotidien, sur l'intranet de la DRH, d'informations issues des bases de suivi des effectifs, libère les intervenants des demandes de renseignement téléphoniques relatives à l'état d'avancement des dossiers ne soulevant aucune difficulté.
Un dispositif nouveau de « fiche navette » d'information par messagerie entre la direction des ressources humaines (DRH) et les délégations est mis en place. Il garantit, pour les autres dossiers, une réponse unique, écrite et largement diffusée, alerte ou support d'une analyse renforcée des services gestionnaires.
Principaux qualificatifs utilisés :
2. - CIRCUIT DES DOCUMENTS, TÂCHES PAR ACTEUR
1. La direction des
ressources humaines (DRH), bureau des effectifs et de la gestion prévisionnelle
(BEGP), réceptionne les dossiers individuels, composés chacun d'une proposition de
décision généralement éditée localement par l'application de gestion Icare - ou
parfois établie manuellement2 - et d'une
série de pièces justificatives.
Le BEGP saisit les éléments caractéristiques de cette proposition dans l'application
locale de suivi des effectifs (Alice). Chaque proposition est associée à une situation
de l'effectif, identifiée par un numéro d'ordre.
2. Le BEGP déclenche le calcul d'une nouvelle situation d'effectif prenant en compte l'ensemble des propositions individuelles qui y ont été associées. Le rythme de ce traitement est fonction du nombre de dossiers individuels en cours et des contraintes de délai ou d'ordonnancement des procédures impliquées.
3. Le BEGP contrôle la cohérence de cette situation puis la transmet au contrôleur financier accompagnée des dossiers individuels associés.
4. Le contrôleur financier réceptionne les dossiers. Il vérifie la régularité des propositions individuelles d'un point de vue réglementaire et la validité de la nouvelle situation d'effectif d'un point de vue budgétaire. À l'issue de ce contrôle, deux cas de figure :
- il vise la proposition ; si la proposition est inscrite en gestion automatisée, il confirme son accord dans Icare ;
- il rejette la proposition (« visa différé » ou « rejet de visa ») ; si la proposition est inscrite en gestion automatisée, il confirme son rejet dans Icare.
Dans tous les cas, il transmet les dossiers au fur et à mesure de leur contrôle directement au BCS (bureau coordination et statuts).
5. Le BCS examine les retours du contrôleur financier particulièrement d'un point de vue réglementaire :
- les dossiers visés sans observation sont transmis sans délai au BEGP ;
- les commentaires des dossiers visés avec observations par le contrôleur financier sont recueillis ; les dossiers sont transmis ensuite sans délai au BEGP ;
- les dossiers dont le visa est différé ou rejeté sont, à l'appréciation du BCS :
- transmis sans délai au BEGP pour retour à la délégation, accompagnés d'une « fiche de liaison BCS ® BEGP » rappelant le motif du rejet (cf. modèle de document),
- ou conservés temporairement pour examen. Dans ce cas, la « fiche de liaison » rappelant le motif du rejet est transmise sans délai au BEGP tandis que le dossier n'est transmis au BEGP qu'après cet examen, pour transmission à la délégation.
Le BEGP réceptionne les dossiers et/ou les « fiches de liaison » et met à jour l'application de suivi des effectifs : validation des propositions acceptées par le contrôleur financier et annulation de celles qui sont rejetées (visa différé ou rejet) en précisant, grâce à la « fiche de liaison », le motif de ce refus. À l'issue de cette mise à jour, les dossiers détenus sont transmis aux délégations concernées.
Une page Web actualisée chaque jour par le
BEGP peut être consultée par les gestionnaires des
services du personnel et des ressources humaines des délégations. Elle permet de
visualiser le stade d'avancement atteint par chaque dossier individuel
(cf. chapitre 3, consultation de l'avancement du dossier).
3. - CONSULTATION DE L'AVANCEMENT DU DOSSIER
Le tableau ci-dessous permet d'interpréter les icônes en tête de chaque dossier individuel dans la page Web ; il précise le stade d'avancement correspondant dans la procédure, l'interlocuteur de la DRH et le moyen de contact préconisés.
- décret no 83-952 du 25 octobre 1983 fixant les modalités du contrôle financier des établissements publics à caractère scientifique et technologique ;
- décision no 975843DCAJ du 7 novembre 1997 de création d'un traitement automatisé d'informations nominatives ayant pour objet le suivi du circuit des propositions d'actes administratifs concernant le personnel du CNRS et les agents accueillis dans l'établissement en cours de visa chez le contrôleur financier.
1. - Fiche de liaison BCS ® BEGP (document interne DRH)
2. - Fiche navette d'information Délégation « BCS
La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.
Le secrétaire général,
Jean-Pierre SOUZY
Fiche navette
d'information
BCS « Délégation
Mél : bcs-info@cnrs-dir. fr
Nom du chargé d'études du BCS :
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