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L'archivage des dossiers relatifs aux marchés publics 1

Télégrammes marchés publics no 218, 1999, pp. 2-3

L'archivage des dossiers relatifs aux marchés publics appelle de nombreuses questions de la part des acheteurs publics.

Quels sont les collectivités ou établissements soumis à une obligation d'archivage ?

La loi no 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives traite à la fois des marchés publics et des délégations de service public. Elle donne la définition suivante :

« Les archives publiques sont :

1. - Les documents qui procèdent de l'activité de l'État, des collectivité locales, des établissements et entreprises publics ;

2. - Les documents qui procèdent de l'activité des organismes de droit privé chargés de la gestion des services publics ou d'une mission de service public ;

3. - Les minutes et répertoires des officiers publics ou ministériels. »

Cette définition concerne :

- toutes les collectivités locales et tous les établissements passant des marchés publics ;

- tous les organismes de droit privé titulaires de délégations de services publics.

Pendant combien de temps faut-il conserver les dossiers relatifs aux marchés publics, à leur procédure de passation (registre des dépôts, rapport de présentation, offres non retenues) et à leur exécution ?

En application de la loi no 79-18 du 3 janvier 1979 sur les archives, la liste des documents destinés à élimination, ainsi que les conditions de leur élimination, sont fixées d'un commun accord entre l'autorité qui les a produites ou reçues et l'administration des archives. Par conséquent, les administrations ne peuvent décider seules de l'élimination des documents.

Pour décider de la durée de conservation en archives des marchés et des offres non retenues, l'administration concernée et le service des archives tiennent compte du temps pendant lequel le document conservera un intérêt juridique, pratique ou historique (par une analyse au cas par cas).

En tout état de cause, afin d'éviter la destruction de pièces pouvant s'avérer nécessaires à l'action des organismes de contrôle administratifs et juridictionnels, une durée de conservation de dix ans au minimum, à compter de l'admission ou des réception des prestations objet du marché, ne peut qu'être conseillée. Cette durée doit naturellement être prolongée pour les contrats dits de longue durée (par exemple : concessions ou autres délégations de service public) afin que les documents nécessaires demeurent disponibles tout au long de la période d'exécution du contrat et de garantie.

Le délai de dix ans suffit-il à préserver les intérêts de l'administration en matière civile ?

Oui, pour les marchés portant sur des fournitures ou des services courants, en application de l'article 189 bis du code de commerce, ainsi libellé :

« Les obligations nées à l'occasion de leur commerce entre commerçants, ou entre commerçants et non commerçants se prescrivent par dix ans si elles ne sont pas soumises à des prescriptions spéciales plus courtes ».

Pendant combien de temps l'administration peut-elle avoir besoin, pour préserver ses intérêts en cas de malfaçon, des pièces relatives à un marché de travaux ?

Elle peut en avoir besoin pendant trente ans, et non pendant dix ans comme pourrait le laisser croire l'existence du délai de garantie décennale. En effet, lorsque cette garantie est mise en jeu, un nouveau délai décennal commence à courir (CE, 13 janvier 1984, OPHLM de Firminy) ; en outre, en cas de fraude ou de dol, c'est le délai trentenaire de la prescription civile qui s'applique (CE, 3 avril 1991, société SMAC Aciéroid).

Y a-t-il d'autres cas justifiant de conserver les documents relatifs à un marché pendant plus de dix ans ?

Cela peut se produire, notamment pour les droits d'auteurs. En effet, le code de la propriété intellectuelle prévoit une protection dont la durée est, en règle générale, de soixante-dix ans après la mort de l'auteur. Donc, si un auteur a, par marché, consenti des droits à l'administration, celle-ci doit pouvoir le prouver pendant cette même période.

À cet égard, les principales durées de protection sont rappelées ci-après :

- droits d'auteur (article L. 123-1 du code de la propriété intellectuelle) : de manière générale, 70 ans après la mort de l'auteur ;

- brevets (article L. 611-2) : 20 ans à compter du dépôt de la demande.

Comment se matérialise l'accord entre le service émetteur et le service des archives à propos de chaque pièce ?

Cet accord donne lieu à l'élaboration d'un document appelé « plan archivage », qui dresse la liste des pièces concernées et qui affecte à chacune une durée de conservation.

D'autres critères, non juridiques, doivent-ils influencer la durée de conservation des documents ?

L'intérêt historique d'un document est à prendre en compte. À cet égard, il convient de se référer à l'avis du service des archives, qui élabore le plan d'archivage en concertation avec le service émetteur.

Il importe en outre, en décidant de la durée de conservation des documents, de tenir compte de leur durée d'utilité pratique. Les plans d'un bâtiment, par exemple, sont nécessaires à sa maintenance pendant toute sa durée d'existence.

Peut-on admettre de conserver moins longtemps les dossiers relatifs aux candidatures et aux offres non retenues ?

La réponse est affirmative depuis une circulaire du Premier ministre en date du 30 décembre 1998 :

- Le délai minimal prescrit pour la conservation des dossiers de soumission présentés par les entreprises non retenues dans le cadre des procédures de passation des marchés publics est désormais fixé à cinq ans à compter de la notification du marché à l'entreprise retenue.

- Pour alléger le volume des documents à conserver, les administrations peuvent, dès l'achèvement de la procédure de passation d'un marché, éliminer les pièces qui figurent déjà dans le dossier de définition du marché, à savoir : CCAP, CCTP, cahier des clauses communes, règlement de la consultation ; elles peuvent également éliminer ou retourner aux entreprises la documentation publicitaire figurant dans les dossiers de soumission.


1. Article paru dans TMP no 205, mis à jour pour tenir compte de la loi no 97-283 du 27 mars 1997 et de la circulaire du 30 décembre 1998.