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Instruction no 990832BPC du 10 décembre 1999 relative aux modalités de transfert de la gestion d'unités d'une délégation à une autre
Bureau de pilotage et de coordination
Suite à la décision du 10 mars 1999 de rattacher à une même délégation les structures opérationnelles du CNRS liées à une même institution de recherche ou à un même établissement d'enseignement supérieur, un certain nombre de laboratoires de l'Île-de-France changent de délégation.
La présente instruction, rédigée en collaboration entre l'agence comptable principale et le secrétariat général (BPC, DFI, DSI, DRH), a pour but de formaliser les procédures à suivre dans le cas d'un transfert en cours d'année, ce qui correspond au cas le plus classiquement rencontré.
Établie dans le cadre du « rééquilibrage de l'Île-de-France », elle s'applique à tous les cas de transfert entre délégations et fixe la marche à suivre au niveau des services centraux, des laboratoires concernés, des délégations de départ et d'arrivée.
Les modalités pratiques de ces transferts et les procédures à suivre sont précisées en annexe.
Fait à Paris, le 10 décembre 1999.
MODALITÉS DE
TRANSFERT DE LA GESTION D'UNITÉS
D'UNE DÉLÉGATION À UNE AUTRE
Ces transferts ne sont pas assimilables à une remise de service comptable : la comptabilité générale d'une délégation englobe l'ensemble des opérations des laboratoires de sa circonscription, sans qu'il soit possible d'isoler la comptabilité propre à un laboratoire.
Il s'agit d'une modification de la compétence rationae loci (ou materiae pour la délégation du siège) de l'ordonnateur, qui a des incidences juridiques, financières et comptables.
L'objet est de définir une règle du jeu,
- qui soit claire, identique pour tous, et opérationnelle, c'est-à-dire sans être dépendante de solutions informatiques qui ne pourraient être mises en place à temps ;
- qui inventorie les principales opérations à effectuer par les différents acteurs ;
- qui précise qui reste ou devient compétent et responsable de quoi après la date du transfert de l'unité, dans la mesure où les laboratoires dont la gestion est transférée resteront de fait en relation avec l'ancienne délégation pendant un certain temps pour certaines opérations.
Le relevé de décisions sur les conditions du transfert, établi contradictoirement par les deux délégations concernées, doit être transmis pour information à l'agence comptable principale par la délégation de départ.
1. - ICARE titulaires et non titulaires : mise à jour du dossier de chaque agent par le service du personnel de la délégation de départ avec la recommandation suivante : dossier propre, c'est-à-dire que tous les événements à l'état de proposition doivent avoir été visés par le comptable de départ.
2. - Oppositions : transmission du dossier au comptable de la délégation d'arrivée et information du tiers saisissant et de l'agent qui supporte la retenue.
3. - Avances : elles ne sont pas transférées, le comptable de la délégation de départ reste responsable de leur apurement. Les recouvrements effectués par le comptable d'arrivée sur la paye de l'agent sont transférés au comptable de la délégation de départ.
4. - Prêts : ils restent suivis par le comptable de la délégation de départ pour l'exercice en cours (émission des titres de recette par année). Comme pour les avances, les recouvrements effectués par le comptable d'arrivée sur la paye de l'agent sont transférés au comptable de la délégation de départ. Le transfert des dossiers de prêt à la délégation d'arrivée est effectué pour l'exercice suivant.
5. - Agents sous contrats (Icare ou GCF) : si les conditions des contrats ne sont pas modifiées, le changement de la délégation de gestion n'implique pas d'avenant, les délégués régionaux signant les contrats par délégation de signature (et non de pouvoir) du directeur général. Les dossiers de contrat sont transférés.
6. - Vacations : le contrôle par la nouvelle délégation des temps déjà travaillés (plafond d'heures, nombre de mois) ne pourront se faire que manuellement à partir des dossiers transférés.
7. - CES et CIES : information CNASEA et CIES.
8. - DADS : sans incidence, comme un mouvement de personnel entre délégations sans changement de lieu de travail.
En fait, s'agissant de la paye, le transfert de laboratoires se gère comme une mutation, en nombre, d'agents d'une délégation à l'autre.
3. Dépenses autres que de personnel
Pas de nouvel engagement comptable et juridique par l'ancienne délégation, après la date d'effet de la décision de transfert.
Les opérations engagées par l'ancienne délégation sont mandatées par elle ; seul le disponible commande est transféré.
Il n'y a donc pas de transfert de toutes les opérations à une date unique, celle de la date de la décision de transfert de l'unité ; cela dépend de la nature et du stade où en sont les opérations.
Aucun transfert automatique de fichiers informatiques n'étant possible, tout doit donc être ressaisi dans la nouvelle délégation : fournisseurs, marchés, missionnaires.
Les délégations de signature de l'ancien délégué régional aux directeurs de labos doivent être modifiées pour tenir compte des seules opérations qui resteront de la compétence de l'ancienne délégation. De nouvelles délégations de signatures aux directeurs de laboratoires doivent être établies par le nouveau délégué.
3.2. - Paiements effectués avant ordonnancement
Le service fait ayant été attesté par l'ancienne délégation, celle-ci reste responsable du mandatement correspondant.
Les dépenses engagées juridiquement (et donc comptablement, en GCF) par l'an-cienne délégation sont mandatées par l'ancienne délégation.
Les commandes passées par l'ancienne délégation sont mandatées par celle-ci.
3.4.2. - Transfert des marchés
Suivant le délai qui reste à courir jusqu'à l'expiration du marché, le marché est ou n'est pas transféré.
En l'absence de début d'exécution, ou si la date de fin se situe au-delà de 6 mois après la date du transfert de l'unité, et en tout état de cause à l'échéance de la tacite reconduction, le marché est transféré à la nouvelle délégation, sinon il est conservé par l'ancienne délégation.
- établissement d'un ordre de service (OS) pour changement d'ordonnateur et de comptable, notifié (par lettre recommandée avec accusé de réception) par l'ancienne délégation au titulaire du marché, à l'ordonnateur de la délégation d'arrivée ainsi qu'au nouveau comptable assignataire (au reçu de cet OS, le titulaire doit renvoyer son exemplaire unique - s'il lui avait été délivré et si le titulaire ne l'a pas encore remis à un établissement de crédit - à la délégation contractante pour que celle-ci y porte les annotations nécessaires. (cf. rappel dans instruction 99-064 B1-MO-M9 du 8 juin 1999) ;
- transfert des cessions, oppositions : notification par lettre recommandée avec accusé de réception du changement de comptable assignataire à l'établissement de crédit cessionnaire ou au tiers saisissant (cf. art. 189 du CMP) ;
Transfert des retenues de garanties.
Lors de la première facture saisie par la nouvelle délégation, faire référence, dans la zone « libellé », au numéro et date du premier mandat émis par l'ancienne délégation auxquels ont été jointes les pièces contractuelles initiales.
Transfert des dossiers de marchés et de l'état des paiements sur marchés exécutés par l'ancienne délégation depuis l'origine du marché.
Établir contradictoirement la liste des marchés conservés et transférés avec l'indication de leur date de transfert, et la communiquer au laboratoire.
3.5. - Contrats d'entretien, conventions d'hébergement, etc.
Mêmes principes et mêmes modalités que pour les marchés.
Toutes les missions ordonnées par l'ancienne délégation sont mandatées par celle-ci, quel que soit le bénéficiaire du règlement (agence de voyage ou missionnaire) ; les éventuelles avances accordées ne sont pas transférées.
NB : Pour la gestion des misions de longue durée et du cumul kilométrique par la délégation d'arrivée, une adaptation de l'application Sigogne sera réalisée dans le courant du premier semestre 2000.
Quand elles sont soumises à justification d'emploi, la production des justifications d'emploi des subventions versées par l'ancienne délégation est suivie par le comptable assignataire de l'ancienne délégation. Les justifications sont conservées par ses soins.
(idem côté ordonnateur pour les subventions pour frais de recherche sur le terrain)
Recettes encaissées avant émission de titre : titre émis par l'ancienne délégation.
Titres émis non encaissés : recouvrement par l'agent comptable de l'ancienne délégation ; pas de transfert des restes à recouvrer.
Même logique que pour les marchés : transfert ou non suivant date de fin du contrat.
Modalités du transfert sur les plans :
juridique : avenant pour changement d'ordonnateur, de comptable, et de no de compte bancaire ;
comptable : transfert des restes à
recouvrer,
certification des dépenses par le comptable de la nouvelle délégation ;
informatique : adaptation de SIGECONV dans le premier semestre 2000 ;
matériel : transfert des dossiers de contrat et de la liste des dépenses payées.
NB : si CDP banalisé pour plusieurs contrats, pas de transfert possible.
Nécessité de transférer les matériels des laboratoires concernés, de la délégation de départ vers la délégation d'arrivée. Ce transfert nécessite une intervention de la DSI et une recodification des numéros de références inventaire dans la délégation d'arrivée.
Une adaptation de l'application « Inventaire » sera réalisée par la DSI d'ici la fin du premier semestre 2000 pour avaliser les éditions relatives à ces transferts.
Le cas échéant transfert de la comptabilité matières.
7. Adaptation des applications informatiques
Au total, les transferts de gestion de laboratoires d'une délégation à une autre nécessitent trois adaptations des applicatifs qui seront réalisés par la DSI, en principe d'ici la fin du premier semestre 2000 :
- Sigeconv : il est nécessaire d'attendre la livraison de la maintenance de cet applicatif pour que les contrats de type 1 et 2 puissent être transférés ;
- Sigogne : dans l'attente de la livraison de la maintenance de cet applicatif, la gestion des missions de longue durée et du cumul kilométrique des agents des laboratoires transférés devra être effectuée manuellement par la délégation d'arrivée ;
- Inventaire : il est recommandé de procéder aux opérations de transfert sans attendre l'adaptation des éditions locales.
Suite à la décision du 10 mars 1999 de rattacher à une même délégation les structures opérationnelles du CNRS liées à une même institution de recherche ou à un même établissement d'enseignement supérieur, certains laboratoires de l'Île-de-France changent de délégation, comme indiqué précédemment.
Trois scénarios pouvaient être envisagés : transfert en fin d'exercice, en cours d'exercice avec recouvrement ou en cours d'exercice sans recouvrement.
Le séquencement des opérations ne diffère pas beaucoup d'un scénario à l'autre. Le choix porte essentiellement sur le moment ainsi que sur la durée de l'opération (dans le cas d'un scénario en cours d'exercice).
Le chapitre qui suit s'attache à décrire précisément le séquencement des opérations dans le cadre de ce scénario retenu, c'est-à-dire : transfert en cours d'exercice.
2. Présentation détaillée du scénario « changement en cours d'exercice, avec recouvrement »
Le changement de délégation se déroule en cours d'exercice.
Le laboratoire continue de travailler avec sa délégation de départ pour toutes les commandes qui sont déjà émises, et commence à travailler avec la délégation d'arrivée pour toute nouvelle commande.
Il faut donc que les deux délégations conviennent du montant des crédits à conserver dans la délégation de départ avec le laboratoire.
Cette cogestion des deux délégations doit être terminée avant la fin de l'exercice dans lequel le changement de délégation a eu lieu.
2.1. - Les applications centrales
Le BPC veille à ce que Labintel intègre les modifications d'affectation de laboratoires dans ses fichiers au fur et à mesure, afin que l'application Prépilab soit mise à jour quotidiennement en affectant chaque laboratoire à sa délégation de rattachement, permettant aux notifications d'être correctement intégrées.
Pour les laboratoires transférés depuis le début de l'année, il faut faire une mise à jour rétroactive de Labintel.
Remarque : si des notifications sont effectuées pendant le changement de rattachement d'un laboratoire, il faudra être vigilant quant à leur prise en compte dans la bonne délégation.
· Ajustement des crédits notifiés (en autorisations de programme) :
Lorsqu'un laboratoire est transféré d'une délégation de départ à une délégation d'arrivée, il convient d'utiliser les fonctions du Noyau GCF pour transférer les crédits de la délégation de départ vers la délégation d'arrivée (« transferts internes d'une délégation à une autre délégation »), sans passer par l'application Prépilab (en distinguant les transferts provenant de reports d'exercices antérieurs des transferts concernant les moyens de l'exercice).
· Ajustement des crédits délégués (en autorisations de programme et en crédits de paiement) :
Lorsqu'un laboratoire est transféré d'une délégation de départ à une délégation d'arrivée, les éventuelles modifications d'affectation de crédits délégués sont répercutées dans les délégations concernées via l'application Budget. L'alignement automatique des délégations de crédits aux notifications de crédits permet de prendre en compte les ajustements d'autorisations de programme nécessaires pour chaque délégation. Les ajustements de crédits de paiement sont effectués à la demande de chaque délégation.
2.1.3. - Consolidations nationales
Entre la prise en charge du laboratoire par la délégation d'arrivée et la fin de l'année, les consolidations et historisations régionales et nationales concernant un laboratoire doivent être considérées dans les deux délégations pour être exhaustives, et ce jusqu'à la fin de l'exercice dans lequel le changement de délégation aura lieu.
2.2. - Traitements à réaliser dans le laboratoire
2.2.1. - Au moment du transfert
1. Sous le répertoire « TRANSF », créer deux sous-répertoires (un pour chaque délégation par exemple « Gif » et « Meudon »).
2. Créer un nouvel organisme de gestion représentant la délégation d'arrivée (Meudon par exemple).
3. Compléter les informations relatives à la machine de communication de la délégation d'arrivée et indiquer le chemin d'accès au sous-répertoire « Meudon » (fenêtre « Liaison de l'organisme ETAB_3200 »).
4. Saisir l'identification du laboratoire pour la délégation d'arrivée (fenêtre « Identification de l'unité UNIT_3300 ») : c'est la même que pour la délégation de départ.
5. Modifier le chemin d'accès au sous-répertoire « Gif » (fenêtre « Liaison de l'organisme ETAB_3200 »).
6. Créer des nouvelles origines de crédit en conformité avec les centres de dépenses créés par la délégation d'arrivée.
7. Annuler les crédits à transférer sur les anciennes origines de crédits :
· si nécessaire, saisir toutes les répartitions négatives pour chaque origine de crédit concernée,
· intégrer les notifications négatives transmises par la délégation de départ.
8. Remettre en place les crédits transférés :
· doter les nouvelles origines de crédit en intégrant les notifications transmises par la délégation d'arrivée,
· si nécessaire, saisir toutes les répartitions de crédits afin de remettre en place les crédits sur les entités dépensières.
9. Transférer le reliquat de crédits une fois tous les mouvements traités sur la délégation de départ :
· si nécessaire, saisir toutes les répartitions négatives pour chaque origine de crédit concernée,
· intégrer les notifications négatives transmises par la délégation de départ,
· doter les nouvelles origines de crédit en intégrant les notifications transmises par la délégation d'arrivée,
· si nécessaire, saisir toutes les répartitions de crédits afin de remettre en place les crédits sur les entités dépensières.
Dès que le laboratoire commence à travailler avec la délégation d'arrivée :
· il faut envoyer la fiche agent avec la mission pour tout agent qui effectue sa première mission rattachée à cette délégation. Pour cela, lors de la saisie de la mission dans Xlab, il faut aller sur l'agent, cliquer sur le bouton « Modifier » puis sur le bouton « Ok » ;
· le premier transfert de la délégation d'arrivée vers le laboratoire comporte tous les marchés : marchés nationaux, marchés locaux et « contrats » de la délégation d'arrivée sous leurs nouveaux numéros. Si le laboratoire souhaite ne pas conserver les marchés concernant des fournisseurs avec lesquels il ne travaille pas, la marche à suivre est indiquée dans la documentation Xlab « Complément à la documentation utilisateur » version 3.3 de décembre 1998, page 10.
2.2.2. - Lors de la fin d'exercice
· solder toutes les commandes, y compris les commandes de mission et de paye des personnels sur crédits déconcentrés,
· effectuer la dernière extraction et la transférer à la délégation de départ,
· effectuer un dernier transfert de la délégation de départ vers le laboratoire afin de procéder aux derniers ajustements,
· si nécessaire, recréer les commandes qui ont été soldées et pour lesquelles il reste encore des factures à venir. Veiller à ce que le montant de la nouvelle commande corresponde au reste à facturer non mandaté et, si nécessaire, à ce que le numéro de marché soit correct.
2. Si le laboratoire choisit de basculer dans Xlab avec l'option 1A, il doit ramener le total réparti (montant réparti sur l'exercice + réparti antérieur) au montant total facturé mandaté en saisissant une ou plusieurs répartitions pour chaque origine de crédit de la délégation de départ avant le basculement.
· détruire toutes les origines de crédits de la délégation de départ,
· détruire l'organisme de gestion correspondant à la délégation de départ sauf s'il s'agit de l'organisme « CNRS » présent dans la base initiale (il ne peut être détruit).
2.3. - Traitements à réaliser dans la délégation de départ
Lors de la prise en charge initiale du laboratoire par la délégation d'arrivée :
· la délégation de départ continue de travailler avec le laboratoire pour toutes les dépenses en cours qui ont été engagées avant le changement de délégation ;
· concernant les crédits notifiés, il faut effectuer un transfert de crédits interne vers la délégation d'arrivée (conformément à l'accord entre les délégations) ;
· les centres de dépense de l'unité doivent être en « dépassement interdit ».
Puis, avant le dernier mensuel GCF de l'année du départ du laboratoire (ce qui correspond à la date de fin de cogestion des deux délégations), il faut :
1. intégrer et mandater, ou rejeter, les factures du laboratoire ;
2. traiter toutes les factures en attente de crédits de paiement pour le laboratoire : elles doivent donc toutes être mandatées ou supprimées ;
3. solder les commandes du laboratoire uniquement si le laboratoire n'envoie pas ces commandes soldées ;
4. lancer la « chaîne d'OR » pour traiter tous les ORRIM en cours pour le laboratoire (régularisations de centre de dépense ou d'engagement, réimputations, reversements, recettes) ;
5. concernant les crédits notifiés, il faut transférer le reliquat de crédits qui doit être réceptionné par la délégation d'arrivée ;
6. bloquer l'arborescence de l'unité (en attendant de pouvoir la supprimer lors de l'exercice suivant) sauf si les centres de dépense portent sur des contrats de recherche en cours.
Après la fin d'exercice suivant le départ du laboratoire, la délégation de départ doit :
· lancer toutes les épurations (GCF, missions, agents, fournisseurs),
· supprimer l'unité sauf si des centres de dépense portent sur des contrats de recherche en cours.
NB : la suppression d'une unité ne peut pas être faite tant que le transfert des matériels liés à l'application inventaire n'est pas intervenu vers la délégation d'arrivée.
· supprimer les marchés et les « contrats » locaux, propres au laboratoire.
La prise en compte dans l'application Icare de la délégation d'arrivée fait suite à la mise à jour dans la base Labintel du laboratoire et de sa délégation de rattachement. À partir de cette mise à jour, les services du personnel et les services financiers des deux délégations s'étant coordonnés, les factures globales de personnel correspondent à la paye des agents permanents du laboratoire dans la délégation d'arrivée.
· avances sur salaire : les avances accordées par la délégation de départ ne sont pas transférées à la délégation d'arrivée.
Pour les rémunérations gérées dans l'application Icare, le comptable de la délégation d'arrivée transfère la retenue comptable (état signalant la retenue) au comptable de la délégation de départ.
Pour les rémunérations gérées dans l'application PaieCD de la GCF, aucun transfert d'avance n'est à prévoir, les mémoires sont saisis dans la délégation de départ.
· avances sur mission : les avances sur mission accordées par la délégation de départ ne sont pas transférées à la délégation d'arrivée ; elles sont régularisées par la délégation de départ lors du mandatement des factures de frais de mission,
· dépenses payées avant ordonnancement (PSO) : elle sont mandatées par la délégation de départ,
· mandats en attente de règlement : ils sont payés par l'agent comptable secondaire de la délégation de départ,
· recettes encaissées avant émission de titres : les titres de recettes correspondants sont émis par la délégation de départ,
· ordres de recette (ORC) et ordres de reversement (ORV) à recouvrer : le recouvrement est assuré par l'agent comptable secondaire de la délégation de départ qui a émis l'ORC/ORV ; il n'y a pas de transfert des restes à recouvrer à la délégation d'arrivée, sauf toutefois pour les seuls contrats de recherche qui sont transférés (cf. paragraphes 2.3.4 et 2.4.4).
Transférer les matériels du laboratoire vers la délégation d'arrivée avant ou après la fin d'exercice inventaire (quel que soit le choix, il faut que l'exercice de l'inventaire soit le même entre les deux délégations).
Les communications inter-sites n'existant plus depuis le portage de la GCF sous UNIX, les transferts s'effectuent manuellement avec intervention de la DSI. Ce transfert entraîne la recodification des numéros de références inventaire dans la délégation d'arrivée.
Il est nécessaire que la délégation de départ fasse procéder, préalablement au transfert, à un récolement des matériels existants physiquement dans le laboratoire afin d'éviter de transférer des matériels perdus ou détruits et transmette à l'ACP les procès-verbaux correspondant à ces pertes et destructions afin qu'il soit procédé dans les conditions habituelles aux sorties d'inventaire correspondantes (cf. note de l'ACP 99-414 du 22 octobre 1999).
Une fois cette épuration réalisée, la procédure de transfert peut être lancée par la délégation de départ, la réception devant intervenir sur la délégation d'arrivée.
Chacune des délégations doit s'assurer de la concordance des montants par compte de bilan du montant total des matériels envoyés et du montant total des matériels reçus. À cette fin, les éditions locales à la demande peuvent être utilisées :
· les matériels transférés par la délégation de départ figurent sur la « liste des matériels sortis » qui peut être :
- soit par compte de bilan, par délégation d'arrivée et ordre croissant des numéros d'inventaire, tous CDP confondus, mais dans ce cas figurent tous les transferts intervenus, qu'ils concernent un transfert d'unités ou des transferts ponctuels de matériels ;
- soit par CDP, mais dans ce cas aucune totalisation par compte de bilan n'apparaît.
NB : en fin d'exercice, les matériels acquis et transférés au cours du même exercice sont source de discordances pour l'ajustement des opérations de fin d'année puisqu'ils figurent sur l'état de prise en charge et l'état des matériels sortis, mais pas sur l'état de contrôle de la délégation de départ (ils génèrent également des anomalies au niveau de l'inventaire central).
· la délégation d'arrivée peut éditer la liste des matériels reçus suivant différents critères, et notamment tous les matériels réceptionnés « sur exercice courant » qui fournit une totalisation par compte de bilan, mais prendra en compte tous les matériels réceptionnés de toutes les délégations depuis le début de l'exercice qu'ils proviennent du transfert global d'unités ou qu'ils proviennent de transferts ponctuels de matériels.
Les éditions locales ne permettent donc pas d'isoler exactement les informations strictement nécessaires au suivi du transfert des matériels d'une unité (sauf si les responsables informatiques des DR peuvent et sont autorisés à croiser plusieurs critères de tri.)
De plus, aucune édition locale ne permet de fournir au laboratoire une liste de concordance de ses matériels entre l'ancien numéro d'inventaire dans la délégation d'origine et le nouveau numéro d'inventaire dans la délégation d'arrivée.
Une amélioration de l'application Inventaire sur ce point ne pourra pas être effectuée pour l'opération de rééquilibrage de la région Île-de-France. La demande d'intervention no 99139 sera effectuée dans le premier semestre 2000. Il faut donc procéder aux opérations de transfert sans attendre l'adaptation de l'application Inventaire.
Lors de la prise en charge initiale du laboratoire par la délégation d'arrivée :
· la gestion de certains contrats considérés « en fin de vie », c'est-à-dire dont la justification définitive des dépenses entre dans le cadre des 6 mois de recouvrement entre les deux délégations, reste dans la délégation de départ,
· les autres contrats sont transférés à la délégation d'arrivée :
- en matière de dépenses : transfert de l'état des dépenses mandatées, justifiées et du disponible,
- en matière de recettes : transmission du tableau de bord et transfert comptable des restes à recouvrer correspondants.
Solde des contrats en cours dont la gestion est transférée dans une autre délégation :
Les possibilités actuelles du système ne permettent pas à la délégation de départ de solder un contrat en cours dont la gestion est transférée dans une autre délégation.
Avant la modification de l'application Sigeconv :
· pour les contrats de type 0 (suivi en recettes uniquement) l'option modification de contrat permet de modifier l'échéancier des recettes,
· pour les contrats de type 1 et 2 (suivi en dépenses et en recettes), la modification est impossible (ni pour les dépenses, ni pour les recettes), les vérifications de base font apparaître des incohérences entre les applications Noyau GCF, Compta et Sigeconv.
La demande d'intervention no 99136 a été mise dans le portefeuille des évolutions de la GCF et une amélioration de l'application Sigeconv sur ce point sera effectuée dans le premier semestre 2000.
Avant le dernier mensuel GCF de l'année du départ du laboratoire (ce qui correspond à la date de fin de cogestion des deux délégations) :
Les centres de dépense contrats concernés ne doivent plus avoir de crédits afin de bloquer toute possibilité de dépenser sur les contrats dont la gestion est transférée dans une autre délégation (se reporter au paragraphe 2.3.1. Noyau GCF).
Avant le dernier mensuel GCF de l'année du départ du laboratoire et avant le blocage de l'arborescence de l'unité, il faut solder les commandes de mission du laboratoire, uniquement si le laboratoire n'envoie pas ces commandes soldées.
Toutes les missions, exceptées celles de longue durée, ordonnées par la délégation de départ sont mandatées par celle-ci, quel que soit le bénéficiaire du règlement (agence de voyage ou missionnaire). Les éventuelles avances accordées ne sont pas transférées dès lors que la mission est liquidée dans la délégation de départ.
Pour les missions de longue durée, si l'agent change de délégation en cours d'année et que sa mission se prolonge après la fin d'exercice, alors elle doit être transférée dans la délégation d'arrivée. Ainsi, la délégation de départ doit clore la mission. La première partie de cette mission est mandatée dans la délégation de départ. Lors du transfert de l'agent, la délégation d'arrivée doit créer pour cet agent une nouvelle mission correspondant à la deuxième partie de son déplacement.
Gestion du cumul kilométrique parcouru par un agent :
Si l'agent missionnaire est re-saisi dans la délégation d'arrivée, on perd l'historique de son cumul kilométrique parcouru. Ce cumul sert à calculer la base de remboursement des indemnités kilométriques lors d'un déplacement, cela peut donc poser problème dans la délégation d'arrivée pour les futures missions de l'agent.
Les possibilités actuelles du système ne permettent pas de reporter dans la délégation d'arrivée le cumul kilométrique parcouru par un agent dans la délégation de départ.
La délégation de départ doit donc fournir à la délégation d'arrivée une liste des agents ayant un cumul kilométrique non nul et indiquant le nom de l'agent, son no INSEE et le cumul kilométrique qu'il a déjà parcouru. Cette liste est à extraire par le RSI.
Une amélioration de l'application Sigogne sur ces deux points ne pourra pas être effectuée pour l'opération de rééquilibrage de la région Île-de-France. Les demandes d'intervention no 99114 et no 99141 seront effectuées dans le premier semestre 2000.
Les clients et les factures associés au laboratoire sont épurés comme lors de chaque fin d'exercice.
Pour toutes les opérations comptables en instance, se reporter au paragraphe Comptabilité.
Avant le dernier mensuel GCF de l'année du départ du laboratoire (ce qui correspond à la date de fin de cogestion des deux délégations), les factures clients Magasin doivent être transférées et intégrées dans le Noyau GCF.
Quelle que soit la date de transfert du laboratoire, la délégation qui a fait l'engagement procède au mandatement et au règlement de l'agent et des charges sociales. Toutes les opérations en instance (avances sur salaires) sont régularisées par la délégation de départ.
Avant le dernier mensuel GCF de décembre et avant le blocage de l'arborescence de l'unité, il faut solder les commandes de PaieCD du laboratoire, uniquement si le laboratoire n'envoie pas ses commandes soldées.
Lors de la prise en charge initiale du laboratoire par la délégation d'arrivée, la délégation de départ continue de travailler avec le laboratoire pour toutes les dépenses en cours qui ont été engagées avant le changement de délégation.
Puis, avant le dernier mensuel GCF de l'année du départ du laboratoire (ce qui correspond à la date de fin de cogestion des deux délégations), il faut vérifier qu'aucun élément n'est en attente d'alimentation, d'intégration, de retour ou d'alimentation pour retour pour ce laboratoire.
Intégration des commandes soldées, y compris de mission et de PaieCD par le laboratoire.
· des factures rejetées ou mandatées,
· des notifications de crédits supprimés,
· des commandes éventuellement soldées.
Par la suite, il faudra faire intervenir la DSI pour supprimer le laboratoire des fichiers de paramétrage pour les transferts entre le laboratoire et la délégation (SITES-A et SITES-D).
Avant le dernier mensuel GCF de décembre, il faut vérifier que la boîte aux lettres du laboratoire est vide.
Par la suite, il faudra supprimer le laboratoire dans le Frontal.
2.4. - Traitements à réaliser dans la délégation d'arrivée
Lors de la prise en charge initiale du laboratoire par la délégation d'arrivée, il faut :
1. créer l'arborescence de l'unité, les
opérations et les centres de dépense rattachés (ne pas oublier d'en informer rapidement
le laboratoire).
Si le code ville correspondant au laboratoire n'existe pas dans la délégation
d'arrivée, celle-ci doit solliciter la DRH qui doit donner l'autorisation à la DSI (avec
l'aide du tableau précédemment transmis par la DSI) de créer et d'envoyer dans la
délégation ce code ville avec les éléments qui y sont rattachés (notamment la caisse
URSSAF) ;
2. créer les fournisseurs du laboratoire (le cumul de chiffre d'affaires de ces fournisseurs est à zéro) ;
3. créer les marchés et les « contrats » locaux en cours d'exécution pour le laboratoire (le cumul de chiffre d'affaires de ces marchés est à zéro) et informer ce dernier de la nouvelle codification ;
4. concernant les crédits notifiés, il faut saisir les crédits de la délégation de départ suite au transfert de crédits effectué par la délégation de départ.
Avant le dernier mensuel GCF de l'année du départ du laboratoire (ce qui correspond à la date de fin de cogestion des deux délégations) :
· si nécessaire, re-saisir les commandes soldées par la délégation de départ uniquement si le laboratoire ne les envoie pas,
· concernant les crédits notifiés, il faut saisir le reliquat de crédits transféré par la délégation de départ.
La prise en compte dans l'application Icare de la délégation d'arrivée fait suite à la mise à jour dans la base Labintel du laboratoire et de sa délégation de rattachement. À partir de cette mise à jour, les services du personnel et les services financiers des deux délégations s'étant coordonnés, les factures globales de personnel correspondent à la paye des agents permanents du laboratoire dans la délégation d'arrivée.
Pour toutes les opérations comptables, se référer au paragraphe 2.3.2.
Il faut intégrer les matériels du laboratoire depuis la délégation de départ avant ou après la fin d'exercice inventaire (quel que soit le choix, il faut que l'exercice de l'inventaire soit le même entre les deux délégations).
Cette intégration des matériels dans la délégation d'arrivée permet de recodifier automatiquement les matériels car leur identification contient le numéro de délégation.
Se reporter au paragraphe 2.3.3.
Créer les contrats de recherche du laboratoire.
L'ouverture du contrat de recherche pose des problèmes pour les contrats de types 1 et 2, le montant des dépenses déjà effectuées peut être différent du montant des recettes émises et recouvrées.
Les possibilités actuelles du système ne permettent pas à la délégation d'arrivée de tracer l'historique des dépenses et des recettes (même de façon globale) sur un contrat pour la partie jusque-là gérée par une autre délégation.
Il existe un embryon de fonction permettant d'allouer une partie du montant d'un contrat à une autre délégation. Cette fonction ne concerne que les contrats de type 2 et la gestion des disponibles (partie dépenses) et n'est pas utilisable en l'état ; elle sera donc réétudiée pour pouvoir être mise en place.
Avant la modification de l'application Sigeconv :
Pour les contrats de type 0, il faut saisir un contrat dont le montant correspond aux ordres de recettes restant à émettre (montant du contrat lors du transfert). Ainsi, le total des échéances du contrat est égal au montant du contrat.
Pour les contrats de types 1 et 2, l'ouverture du contrat va générer des incohérences dans la vérification des bases. L'utilisateur ne doit donc pas les saisir dans l'application Sigeconv mais doit les gérer manuellement.
La demande d'intervention no 99136 a été mise dans le portefeuille des évolutions de la GCF et une amélioration de l'application Sigeconv sur ce point sera effectuée dans le premier semestre 2000.
Il faut créer le laboratoire dans le fichier « étiquettes » (FIETIQ) avec tous les éléments s'y rattachant pour pouvoir saisir des missions pour ce laboratoire.
Avant le dernier mensuel GCF de l'année du départ du laboratoire, les commandes de missions soldées par la délégation de départ et les agents missionnaires de la délégation de départ doivent être re-saisis si le laboratoire ne les envoie pas.
Toutes les missions, exceptées celles de longue durée, ordonnées par la délégation de départ sont mandatées par celle-ci, quel que soit le bénéficiaire du règlement (agence de voyage ou missionnaire). Les éventuelles avances accordées ne sont pas transférées.
La délégation d'arrivée ne traite que les missions qu'elle a elle-même ordonnées.
Pour les missions de longue durée, si l'agent change de délégation en cours d'année et que sa mission se prolonge après la fin d'exercice, alors elle doit être transférée dans la délégation d'arrivée. Ainsi, la délégation de départ doit clore la mission. La première partie de cette mission est mandatée dans la délégation de départ. Lors du transfert de l'agent, la délégation d'arrivée doit créer pour cet agent une nouvelle mission correspondant à la deuxième partie de son déplacement.
Ceci pose un problème lié aux abattements des indemnités journalières. En effet, pour des missions de longue durée, il y a un abattement de 10 % (respectivement 20 %) sur le forfait des missions dépassant 10 jours (respectivement 30 jours). Or, lors du transfert d'une mission, le suivi des abattements n'est plus effectué, il faut donc impérativement que ce suivi soit assuré manuellement par l'utilisateur.
Gestion du cumul kilométrique parcouru par un agent :
La délégation d'arrivée doit demander à la délégation de départ le cumul kilométrique déjà parcouru par l'agent (cf. paragraphe 2.3.5.) et liquider manuellement les indemnités kilométriques pour toutes les missions à venir.
Une amélioration de l'application Sigogne sur ces deux points ne pourra pas être effectuée pour l'opération de rééquilibrage de la région Île-de-France. Les demandes d'intervention no 99114 et no 99141 seront effectuées dans le premier semestre 2000.
Les clients associés au laboratoire doivent être créés.
Il faut créer les centres de dépense clients représentant les laboratoires transférés qui utilisent le Magasin. Ces centres de dépense sont transmis par la délégation d'arrivée au service Magasin.
Créer les agents vacataires du laboratoire.
Rattacher ces agents à la caisse URSSAF de la délégation d'arrivée.
Dans la délégation d'arrivée, plusieurs contrôles concernant l'agent ne peuvent plus être vérifiés. Celle-ci doit donc calculer le temps déjà travaillé par un vacataire dans la délégation de départ et faire les contrôles suivants manuellement :
· pour un mois donné, le vacataire est payé par une seule délégation : pas de paye à cheval sur la délégation de départ et sur la délégation d'arrivée (un seul bulletin de paye, contrôle des 169 heures) ;
· un agent à temps partiel ne doit pas faire plus de 12 mois de vacation ;
· un agent à temps complet ne doit pas faire plus de 6 mois ;
· les dérogations saisies dans la délégation de départ doivent être prises en compte manuellement dans la délégation d'arrivée ;
· si l'agent n'a pas travaillé depuis plus de 6 mois, il peut à nouveau bénéficier d'une nouvelle période de travail.
En fin d'année, l'agent reçoit de la délégation la somme à déclarer sur sa feuille d'imposition.
Dans le cas du rééquilibrage, l'agent reçoit deux feuilles de déclaration. Il faut informer l'agent qu'il devra absolument additionner les deux cumuls imposables pour connaître son net imposable.
Déclaration du laboratoire avec le numéro de session entrant à zéro.
Remarque : le numéro de session sortant est initialisé automatiquement à zéro lors du premier envoi au laboratoire.
· des notifications de crédits saisis en GCF (ou intégrés depuis Prépilab),
· des marchés (y compris des marchés « contrats » et des marchés locaux),
· des commandes et factures saisies en GCF.
Il faut informer le laboratoire de la nouvelle arborescence des centres de dépense correspondant à l'unité.
En fin d'année (date de fin de cogestion des deux délégations) :
· intégrer les commandes Xlab soldées par la délégation de départ et qui ont été re-saisies dans Xlab pour la délégation d'arrivée,
· intégrer les agents missionnaires et les commandes de missions soldées par la délégation de départ et qui ont été re-saisies dans Xlab pour la délégation d'arrivée.
Étant donné que le nouveau Frontal est en cours de diffusion entre le mois de septembre et la fin de l'année, deux cas sont envisagés :
- créer dans le PC-Frontal la boîte aux lettres du laboratoire Xlab avec le numéro de session entrant et le numéro de session sortant à zéro ;
- créer sur la machine de communication de la délégation d'arrivée la boîte aux lettres du laboratoire Xlab avec le numéro de session entrant et le numéro de session sortant à zéro et le mot de passe du laboratoire (pour les transferts par FTP) ;
- informer le laboratoire du numéro IP de la machine de communication et du mot de passe qui lui a été affecté.
- créer la boîte aux lettres du laboratoire Xlab avec le numéro de session entrant et le numéro de session sortant à zéro ;
- créer sur la machine de communication de la délégation d'arrivée la boîte aux lettres du laboratoire Xlab avec le numéro de session entrant et le numéro de session sortant à zéro et le mot de passe du laboratoire (pour les transferts par FTP) ;
- informer le laboratoire du numéro IP de la machine de communication et du mot de passe qui lui a été affecté.