Instruction de procédure n^o 010001BPC du 7 juin 2001 relative à l'avancement de grade par sélection professionnelle au Centre national de la recherche scientifique

Bureau de pilotage et de coordination

Période d'application : à compter de la publication

Référence Numélec : INS0100001BPC

Adresse Web : http://www.sg.cnrs.fr/bpc

Dernière mise à jour : 25 mai 2001

Version : 1

Coordonnées : Secrétariat général - Bureau de pilotage et de coordination

3 rue Michel-Ange - 75794 Paris Cedex 16

Mél. : BPC.procedures@cnrs-dir.fr

Ce document a été établi en liaison avec la direction des ressources humaines.
Pour tout renseignement relatif aux règles de gestion, textes et documents applicables :
DRH.procedures@cnrs-dir.fr

Avant-propos

Chaque année plus de six cents agents du CNRS se présentent à l'examen de sélection professionnelle, organisé pour certains corps des ingénieurs, des techniciens et administratifs. Près de vingt jurys sont organisés réunissant une centaine de membres.

À vocation didactique, la présente instruction de procédure vise à faire connaître au plus grand nombre les séquences de décision, mais aussi les principales règles de gestion et les règles organisationnelles qui fixent le cadre de mise en œuvre de cet examen.

D'abord dédiée aux gestionnaires des délégations qui y trouveront le mode d'emploi ainsi que les modèles des documents à utiliser, elle est aussi destinée aux agents candidats à une promotion dans l'un des corps concernés. Chacun disposera ainsi d'une vision d'ensemble du processus, des acteurs et du calendrier.

De plus, cette mise à plat des circuits fournira, dès que notre organisation aura reconnu la signature électronique, les éléments d'analyse nécessaires à l'introduction de dossiers de candidature, transmis aux différents échelons de l'organisation par intranet.

1. - PRÉSENTATION GÉNÉRALE

L'avancement de grade par sélection professionnelle est l'un des modes de promotion des fonctionnaires, il concerne l'accès au grade le plus élevé dans les corps des ingénieurs de recherche, des techniciens et des secrétaires d'administration de la recherche1. Le processus suivi peut être rapproché de celui des concours internes du point de vue des principales phases de son déroulement.

L'organisation des différents examens est déconcentrée auprès des délégations organisatrices désignées par la direction des ressources humaines.

La présente instruction de procédure décrit le déroulement des différentes phases de cet examen :

· préparation, lancement et publicité de la campagne ;

· candidature et admission à concourir ;

· constitution et nomination du jury ;

· audition des candidats ;

· examen par la commission administrative paritaire et tableau d'avancement.

2. - RÔLE DES ACTEURS

Le directeur général signe les décisions d'ouverture des examens et arrête le tableau d'avancement des ingénieurs de recherche hors classe (IRHC).

Le directeur de département scientifique présente, en comité de direction, les dossiers des candidats retenus à l'avancement au grade IRHC.

Le directeur des ressources humaines signe par délégation du directeur général les tableaux d'avancement.

Le délégué régional chargé de l'organisation de l'examen signe, d'une part, la décision d'admission à concourir et, d'autre part, la décision de nomination du jury.

Le délégué régional de la délégation gestionnaire nomme les lauréats inscrits sur le tableau d'avancement, par délégation du directeur général.

La direction des ressources humaines, bureau des effectifs et de la gestion prévisionnelle (BEGP), détermine les possibilités statutaires par BAP et par grade.

La direction des ressources humaines, bureau du développement professionnel des ITA (BDP-ITA), dans le cadre du pilotage de la campagne nationale de l'avancement par sélection professionnelle :

· élabore et transmet le calendrier de la campagne ;

· rédige les décisions d'ouverture par grade d'accès ;

· détermine les délégations chargées d'organiser les examens ;

· transmet les consignes à l'ensemble des délégations ;

· assure la publicité nationale ;

· organise et assure le secrétariat des réunions des commissions administratives paritaires.

La direction des ressources humaines, bureau du système d'information (BSI) réalise l'extraction et la diffusion du fichier des candidats potentiels. Elle diffuse l'application bureautique « Intersection »2 puis en assure la maintenance et le suivi auprès des délégations organisatrices.

Le service du personnel et des ressources humaines de chaque délégation (SPRH) :

· informe les candidats potentiels ;

· assure la publicité locale ;

· distribue et réceptionne les dossiers de candidature ;

· valide les candidatures (conditions à concourir satisfaites) ;

· saisit les candidatures sur Icare (application de gestion des personnels du CNRS) ;

· élabore la décision de nomination.

Le bureau des concours de chaque délégation en charge des examens de sélection professionnelle constitue les jurys en concertation avec les présidents de jury, prépare les décisions (nomination du jury, admission à concourir), organise les auditions et diffuse l'information (affichage régional...). Par ailleurs, il suit les différentes étapes de l'examen à l'aide de l'application bureautique « Intersection ».

Le jury procède, au vu du dossier, dans le cadre d'une audition, à l'évaluation et au classement des candidats.

La commission administrative paritaire (CAP) émet un avis après examen des dossiers des candidats retenus par le jury.

Formalisme adopté

Qualificatifs utilisés :

3. - CIRCUIT DES DOCUMENTS, TÂCHES PAR ACTEUR

3. 1. - Préparation, lancement et publicité de la campagne

1. Le bureau des effectifs et de la gestion prévisionnelle (BEGP) détermine le nombre de postes ouverts à l'avancement de grade par sélection professionnelle en respectant les quotas statutaires et les possibilités budgétaires.

1 bis. À partir de ces éléments, le bureau du développement professionnel des ITA (BDP-ITA) rédige les décisions d'ouverture de l'examen par grade d'accès et BAP (pour les ingénieurs et les techniciens) ou grade d'accès (pour les administratifs). Ces décisions précisent la répartition des postes ouverts à l'examen, la date limite de retrait et la date limite du dépôt des dossiers de candidature à la délégation gestionnaire. Le BDP- ITA fixe la date indicative du début des auditions.

2. Le directeur général signe les décisions portant ouverture des examens de sélection professionnelle au titre de l'année en cours et les transmet au BDP-ITA.

3. Le BDP-ITA propose la liste des délégations organisatrices des examens et établit la décision du directeur général fixant cette liste. Le directeur des ressources humaines signe cette décision par délégation du directeur général. Puis le BDP-ITA transmet toutes les décisions à l'ensemble des délégations et au bureau chargé du bulletin officiel du CNRS à la DSI. Par ailleurs, les informations concernant l'examen sont publiées sur l'intranet de la DRH (calendrier et consignes) et sur son site Web (dossiers de candidature, guide du candidat et calendrier).

4. Le bureau du système d'information (BSI) donne l'instruction de déclenchement du calcul de l'ancienneté statutaire requise pour poser sa candidature à l'examen, à l'équipe de l'exploitation Icare de la direction des systèmes d'information (DSI), à la date prévue dans le calendrier de la campagne. Ce traitement permet de déterminer quels sont les candidats potentiels. La liste de ces candidats et leurs adresses sont éditées afin d'être diffusées aux SPRH qui informent les candidats des possibilités qui leurs sont offertes.

5. Les services du personnel et des ressources humaines des délégations (SPRH) vérifient les anciennetés des candidats en confrontant la liste des candidats potentiels avec les dossiers personnels des candidats. Ils corrigent éventuellement les anciennetés pour postuler (ex. : pour les IRHC, l'ancienneté en qualité IR n'est pas enregistrée dans Icare) et cochent les candidats dans Icare.

6. Le BDP-ITA rédige les documents relatifs à l'organisation et au déroulement de l'examen (circulaires, affiches, calendrier, répartition des examens), qui sont communiqués aux délégations (bureaux des concours pour organisation, SPRH pour information).

7. Les SPRH envoient un courrier d'information aux agents concernés et transmettent aux unités :

- les décisions d'ouverture de la campagne par grade ;

- la liste des délégations organisatrices ;

- la note d'information (accompagnée du tableau précisant les conditions d'admission à concourir : ancienneté + échelon) ;

- les affiches.

3. 2. - Candidature et admission à concourir

1. Les dossiers de candidature sont disponibles dans les délégations du CNRS ainsi que sur le site Web de la DRH, depuis la date de début de retrait jusqu'à la date limite de retrait indiquées dans la décision d'ouverture. Le SPRH de la délégation gestionnaire réceptionne les dossiers complétés (un original plus une copie).

2. Chaque SPRH :

· vérifie la recevabilité de la candidature (conditions d'admission à concourir) ;

· saisit les candidatures sur l'application Icare ;

· transmet les dossiers aux bureaux des concours des délégations organisatrices ;

· informe les candidats non admis à concourir sous couvert de leur directeur d'unité
(cf. annexe 1) et archive leur dossier.

Puis les dossiers des candidats recevables (original et copie) sont transmis à la délégation chargée de l'organisation de l'examen.

3. Le bureau du système d'information de la direction des ressources humaines fait réaliser par la direction des systèmes d'information (DSI) l'extraction des candidatures (par BAP et/ou par grade) à partir d'Icare. La dernière version de l'application Intersection, les candidatures ainsi que le manuel utilisateur sont mis à disposition sur l'intranet DRH.

4. Le bureau des concours de la délégation organisatrice de l'examen réceptionne les dossiers de candidature envoyés par les délégations gestionnaires des candidats et vérifie leur complétude. Ces derniers seront examinés par le jury compétent.

5. Après installation de l'application Intersection, le bureau des concours édite la décision d'admission à concourir avec la liste, par grade d'accès et/ou par BAP, des admis à concourir aux différents examens de sélection professionnelle organisés à son niveau.

6. Le délégué régional de la délégation organisatrice signe la décision d'admission à concourir (annexe 2), par délégation du directeur général.

7. Le bureau des concours transmet la décision à l'ensemble des autres délégations, de l'IN2P3 et à la DRH.

3. 3. - Constitution et nomination du jury

1. La DRH sollicite des personnalités qualifiées pour chaque BAP, en fonction de leur connaissance des métiers concernés, afin que celles-ci suggèrent des noms de présidents de jury. Elle transmet la liste des présidents de jury pressentis aux bureaux des concours des délégations organisatrices.

2. Le bureau des concours de la délégation organisatrice constitue les jurys en concertation avec les présidents de jury pressentis.

3. Le bureau des concours saisit les coordonnées et la qualité des membres du jury (président et membres) sur l'application « Intersection ». Il édite la décision de nomination du jury.

4. Le délégué régional décide de la constitution finale du jury et signe la décision de nomination de celui-ci (cf. annexe 3).

5. Le bureau des concours diffuse la décision de nomination du jury à la direction des ressources humaines et aux délégations. Il propose aux présidents de jury de participer à un stage de formation organisé par la DRH (BDP-ITA). Les listes nominatives des différents jurys sont publiées sur le Web de la DRH.

6. Le bureau du développement professionnel des ITA adresse une convocation aux présidents de jury pour le stage de formation intitulé : « Jury de concours interne ou d'examen de sélection professionnelle » (conduite d'entretien, critères d'évaluation, règles statutaires, aspects pratiques).

3. 4. - Audition des candidats

1. Le président du jury planifie les réunions en liaison avec les membres de jury.

2. Le bureau des concours transmet au président du jury un certain nombre de documents dont la décision d'admission à concourir, la liste alphabétique des candidats (pré-remplie des renseignements administratifs, annexe 5-1) et les originaux de leurs dossiers. À l'aide de l'application « Intersection », il convoque d'une part les membres du jury à la réunion préparatoire ainsi qu'à l'audition et, d'autre part, les candidats à l'audition (annexe 4). Par ailleurs, il transmet un échéancier des auditions aux autres bureaux des concours afin d'éviter la convocation simultanée des candidats inscrits à plusieurs examens.

3. Le président du jury désigne un rapporteur par dossier, lors de la réunion préparatoire.

4. Le jury auditionne les candidats en respectant l'égalité de traitement (durée : cf. § 4.2 ; déroulement : exemple : 30 minutes d'audition comprenant 10 minutes de présentation du candidat et 20 minutes de questions). Ces conditions devront être respectées pour tous les candidats d'un concours donné. Le jury procède au classement des candidats.

Puis le jury établit, pour la commission administrative paritaire, la liste de classement par ordre de mérite des candidats retenus (procès-verbal des résultats de l'audition) dans la limite des 150 % (arrondir à l'unité supérieure) des possibilités offertes à chaque examen. Il complète la liste alphabétique avec mention des notes pour transmission exclusive à la délégation organisatrice de l'examen (cf. annexes 5-1 et 5-2).

5. Le bureau des concours transmet le procès-verbal et les originaux des dossiers des candidats retenus au bureau du développement professionnel des ITA. Par ailleurs, il saisit les notes et le classement sur l'application « Intersection » et conserve les copies des dossiers.

6. Le bureau des concours extrait de l'application « Intersection » les données concernant les candidats retenus par le jury et les envoie par courrier électronique au BDP-ITA.

7. Le bureau du développement professionnel des ITA édite les listes des candidats nécessaires à l'organisation de la CAP (cf. 3.5 - Examen par la CAP et tableau d'avancement).

3. 5. - Examen par la commission administrative paritaire et tableau d'avancement

1. Le bureau du développement professionnel des ITA convoque les membres de la CAP. Il leur transmet la liste des candidats retenus par les jurys ainsi que les originaux de leurs dossiers.

2. Les membres de la CAP consultent, dans les locaux la DRH, les dossiers des candidats retenus par les jurys.

3. La CAP donne un avis qui peut avoir éventuellement pour effet, lors du vote des membres de la CAP, la modification des classements établis par le jury dans la limite des agents retenus. Les résultats de ce vote sont consignés au procès-verbal et soumis pour décision au directeur général.

4. Le BDP-ITA rédige le procès-verbal de la réunion de la CAP qu'il fait valider par le président, le secrétaire et le secrétaire adjoint désigné par les représentants du personnel.

En ce qui concerne l'accès au grade IRHC, le BDP-ITA transmet aux directeurs de département scientifique les dossiers des candidats en vu de leur présentation au comité de direction.

Les étapes 5 et 6 sont réservées à l'accès au grade d'IRHC.

5. Le directeur de département présente les dossiers des candidats, lors du comité de direction. Ce dernier émet un avis.

6. À l'issue du comité de direction, le directeur général décide des noms à inscrire sur le tableau d'avancement pour les ingénieurs de recherche hors classe.

7. Le BDP-ITA, en fonction des avis émis par la CAP et de la décision du directeur général concernant le grade IRHC, formalise les tableaux d'avancement (un par grade d'accès, cf. annexe 6) qui sont remis au directeur général pour signature (ou bien au secrétaire général ou au directeur des ressources humaines par délégation du directeur général).

Les tableaux sont diffusés dans les délégations et les départements scientifiques. Par ailleurs, les tableaux d'avancement sont affichés sur le site Web de la DRH. Le BDP-ITA retourne les dossiers de candidature au bureau des concours.

8. Le bureau des concours notifie les résultats aux candidats retenus ou non (cf. annexes 7 à 10). Les copies de ces lettres sont envoyées, pour information, aux SPRH des délégations gestionnaires ainsi que les originaux des dossiers des candidats inscrits sur le tableau d'avancement. Les autres dossiers sont conservés par la délégation organisatrice de l'examen.

Après diffusion des tableaux, le délégué régional de la délégation gestionnaire procède à la nomination, dans le nouveau grade, de l'agent figurant sur le tableau d'avancement. L'agent est informé par courrier qu'une décision est en cours auprès du contrôleur financier et que son niveau de reclassement lui sera transmis dès visa par le contrôleur financier.

4. - RÈGLES DE GESTION ET D'ORGANISATION

4. 1. - Conditions de changement de grade par sélection professionnelle3

4. 2. - Jury

Composition

Le jury est composé du président, représentant du directeur général, et de cinq membres au moins figurant sur la liste des experts scientifiques et techniques. 

La composition du jury doit tenir compte, dans la mesure du possible, de la diversité des métiers représentés dans la BAP du corps concerné pour les ingénieurs de recherche et les techniciens.

Fonctionnement

Lors de la réunion préparatoire, le jury peut décider de s'organiser en groupes d'examinateurs (au minimum 3 personnes). Toutefois, afin d'assurer l'égalité de notation des candidats lors de l'audition, le jury opère, s'il y a lieu, la péréquation des notes attribuées par chaque groupe d'examinateurs et procède à la délibération finale.

Le jury est tenu de respecter la durée réglementaire prévue pour chaque examen :

· examens IRHC et TCE : 20 à 30 minutes par candidat ;

· examen SARCE : 15 à 20 minutes par candidat.

Afin d'assurer une entière égalité de traitement des candidats, le jury leur accordera le même temps d'audition (choisi dans le cadre des durées réglementaires indiquées ci-dessus) comprenant les mêmes conditions de déroulement (temps de présentation et temps de réponses aux questions).

4. 3. - Commission administrative et paritaire

Les CAP sont des instances consultatives de la fonction publique qui s'intéressent à la carrière des agents et à des questions d'ordre individuel.

Au CNRS, il existe 11 CAP (une CAP par corps), relatives aux personnels chercheurs et aux personnels ingénieurs, techniciens, administratifs4.

Composition

Les CAP sont présidées par le directeur des ressources humaines. En cas d'empêchement, celui-ci peut se faire remplacer par un suppléant. Chaque CAP comprend des membres titulaires et suppléants dont le mandat est de trois ans. Le nombre des représentants du personnel est égal au nombre des représentants de l'administration.

Déroulement

Le secrétariat des séances est assuré par un représentant de l'administration, membre ou non de la CAP.

À chaque réunion, un secrétaire adjoint est désigné parmi les représentants du personnel.

La CAP examine la liste des candidats retenus par le jury.

5. - TEXTES DE RÉFÉRENCE

- loi n^o 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l'État ;

- décret n^o 59-308 du 14 février 1959 modifié relatif aux conditions générales de notation et d'avancement des fonctionnaires ;

- décret n^o 83-1260 du 30 décembre 1983 modifié fixant les dispositions statutaires communes aux corps de fonctionnaires des établissements publics scientifiques et technologiques et notamment l'article 235 relatif au jury de concours ;

- décret n^o 84-1185 du 27 décembre 1984 modifié relatif aux statuts particuliers des corps de fonctionnaires du CNRS ;

- arrêtés du 18 août 1987 relatifs aux examens professionnels de sélection pour l'accès aux grades d'ingénieur hors classe, d'attaché principal d'administration de la recherche, de technicien de classe exceptionnelle et de secrétaire d'administration de la recherche de classe exceptionnelle ;

- arrêté du 8 septembre 1989 relatif à l'application des dispositions du décret n^o 56-585 du 12 juin 1956 aux préparations et aux jurys de concours de recrutement dans les corps et grades de fonctionnaires du CNRS.

Site Web DRH concernant la sélection professionnelle (renseignements, dossier de candidature, guide du candidat...) : http://www.sg.cnrs.fr/drh/defaultcar.htm

6. - MODÈLES DE DOCUMENTS

· Courrier adressé aux candidats non admis à concourir : annexe 1 ;

· Décision d'admission à concourir à l'examen de sélection professionnelle : annexe 2 ;

· Décision de nomination du jury : annexe 3 ;

· Courrier destiné aux candidats : convocation à l'audition : annexe 4 ;

· Liste alphabétique des agents auditionnés par le jury d'examen pour transmission à la délégation organisatrice et procès-verbal des résultats de l'audition pour transmission à la CAP : annexes 5-1 et 5-2 ;

· Tableau d'avancement : annexe 6 ;

· Courrier destiné aux candidats inscrits sur le tableau d'avancement : annexe 7 ;

· Courrier destiné aux candidats retenus par le jury et inscrits sur la « liste complémentaire » du tableau d'avancement : annexe 8 ;

· Courrier destiné aux candidats non inscrits sur le tableau d'avancement : annexe 9 ;

· Courrier destiné aux candidats non retenus par le jury : annexe 10 .

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.

#Motif#