Instruction de procédure n^o 010004BPC du 15 juin 2001 relative à l'achat dans le cadre d'un marché CNRS à bons de commande - procédure partiellement déconcentrée

Bureau de pilotage et de coordination

Période d'application : à compter du 18 juin 2001

Référence Numélec : INS010004BPC

Adresse Web : http://www.sg.cnrs.fr/bpcmodernisation

Dernière mise à jour : 12 juin 2001

Version : 1.0

Coordonnées : Secrétariat général - Bureau de pilotage et de coordination

3 rue Michel-Ange - 75794 Paris Cedex 16

Mél. : BPC.procedures@cnrs-dir.fr

Ce document a été établi en liaison avec l'UPS « Approvisionnements scientifiques ». Pour tout renseignement relatif aux règles de gestion, textes et documents applicables : upsas.procedures@cnrs-dir.fr

Avant-propos

Une nouvelle réglementation sur les marchés publics, spécifique à l'activité de recherche scientifique, a augmenté le nombre potentiel de titulaires de marchés pour un même produit mais a également modifié les modalités de passation des commandes de ces produits. Les marchés CNRS sont, à l'occasion de leur renouvellement, passés pour partie dans ce nouveau cadre.

La présente instruction de procédure vise à expliquer à tous les laboratoires et services acheteurs, comment passer une commande dans le cadre d'un marché CNRS et plus particulièrement, comment utiliser les outils informatiques que le CNRS a mis en place pour faciliter l'application de ces nouvelles règles.

1. - PRÉSENTATION GÉNÉRALE

La majeure partie des besoins des laboratoires en matière de matériels et produits scientifiques a été regroupée par des commissions techniques d'experts en familles de produits homogènes. Chacune de ces familles constitue un lot pour lequel un appel d'offres est publié puis un ou plusieurs fournisseurs sont retenus (mono- ou multiattribution). Dès lors, les marchés sont notifiés : chaque titulaire (fournisseur retenu) reçoit un numéro de marché par lot. Ces marchés déterminent précisément les références entrant dans ce cadre (certaines références d'un fournisseur peuvent être « hors marchés » ou appartenir à un autre lot) et fixent la remise minimum consentie aux unités CNRS.

La personne responsable des marchés (PRM) est le représentant légal du CNRS pour la préparation, la passation et l'exécution des marchés publics. Le directeur de l'UPS « Approvisionnements scientifiques » (UPSAS) pour les marchés nationaux, et les délégués régionaux pour les autres marchés ont la qualité de PRM, par délégation de pouvoir du directeur général.

Le cadre réglementaire

Les articles 76 et 76 bis du code des marchés publics sont le cadre réglementaire des marchés à bons de commande, utilisés pour l'achat des matériels, fournitures ou produits par les laboratoires et services du CNRS :

• l'article 76-I-1 constitue le cas général des marchés à bons de commande. Un seul fournisseur titulaire par lot et exclusivité (commande obligatoire chez ce fournisseur).

• l'article 76-I-3 est prévu lorsqu'il y a une forte volatilité des prix ou une obsolescence rapide des produits. Il peut y avoir plusieurs titulaires pour un même lot mais obligation d'une remise en compétition formelle de tous les titulaires d'un lot avant chaque commande, le critère de choix du titulaire étant le prix et, le cas échéant, le délai.

• l'article 76 bis est spécifique aux marchés liés aux activités de recherche scientifique et technologique. Il prévoit aussi la multiattribution et la remise en compétition, mais les critères de choix sont liés prioritairement aux caractéristiques techniques des produits et des dérogations à la remise en compétition sont possibles :

1 - dérogations à caractère scientifique : produit non substituable, compléments et accessoires (définitions cf. annexe 1) ;

2 - dérogation administrative pour les commandes inférieures à 4 000 F/610 € HT dans la limite d'un seuil de 900 000 F HT par PRM, par période de 12 mois, pour des « fournitures homogènes ».

NB : Le nouveau code des marchés publics entrera en vigueur à compter de septembre 2001. L'article 72 de ce texte régit les marchés à bons de commandes et remplace les textes ci-dessus. Il reprend les principes énoncés dans la procédure mais modifie certains seuils et leur mode d'appréciation.

Les outils spécifiques développés par le CNRS

Le moteur de recherche « Recherche des tarifs des marchés » (RTM) a pour objectif de recenser l'ensemble des références et les prix en euros (plus les prix en francs jusqu'au 31 décembre 2001) des produits figurant dans les marchés du CNRS. Figurent également pour chaque référence, le numéro de marché, sa date de validité et le cadre juridique qui le régit (article 76-I-1, 76-I-3 ou 76 bis représentés respectivement par les codes de remise en compétition « N » = non, « O » = obligatoire et « C » = conditionnelle). La base est actualisée en permanence avec les données fournies par les fournisseurs et validées par les services des PRM.

Le moteur RTM doit être utilisé de préférence aux catalogues des fournisseurs car :

- il permet de vérifier que le produit est inclus dans un marché CNRS ;

- il recense tous les fournisseurs titulaires proposant le même produit ;

- il fournit un tarif validé et à jour 1 ;

- l'impression de la page du moteur peut attester la validité du prix proposé.

L'application RECA (Remise en compétition automatisée) permet à un acheteur de faire parvenir automatiquement sa demande à l'ensemble des titulaires de marchés pour le lot auquel appartient le produit ou matériel recherché. L'acheteur décrit son besoin et définit les critères techniques qui présideront au choix d'un titulaire ; les caractéristiques techniques qui peuvent être demandées sont propres à chaque lot. L'acheteur fixe également un délai pour la réception des offres.

La demande est adressée par Mél. à l'ensemble des fournisseurs qui font parvenir leur offre au laboratoire par Mél., fax ou courrier.

L'acheteur édite un bordereau qui servira de registre des réponses (obligation réglementaire). Il enregistre à la main sur ce document la date de réception de toutes les offres reçues.

Les acteurs impliqués

Certaines fonctions au sein du laboratoire ont volontairement été bien identifiées mais, dans la pratique, peuvent être occupées par la même personne.

Le délégué régional est personne responsable des marchés (PRM) pour sa circonscription. Il peut nommer des représentants (en général les directeurs d'unité) qui assureront les opérations de remise en compétition et de sélection d'un fournisseur.

NB : Pour l'ensemble de la procédure, les instituts nationaux sont assimilés à des délégations et leur directeur à un délégué régional, PRM.

Le directeur d'unité peut être désigné comme représentant de la PRM et recevoir à ce titre une délégation de signature de la PRM pour signer le bordereau RECA, qui sert de registre de réception des offres faites par les fournisseurs, ou le certificat administratif lorsque la commande est passée sans remise en compétition préalable.

Le directeur d'unité peut en outre recevoir une délégation de signature de l'ordonnateur (délégué régional) qui l'autorise (dans les limites de la délégation qui lui est consentie) à signer le bon de commande.

L'acheteur (en général le chercheur) doit définir clairement son besoin et les caractéristiques techniques qui prévaudront lors du choix des offres à l'issue de la remise en compétition. Il contrôle la validité des offres au regard de ces critères et propose le choix du fournisseur.

Le gestionnaire établit la commande et prépare, le cas échéant, le certificat administratif.

Le service financier de la délégation contrôle la régularité des remises en compétition ou des dérogations invoquées. Il conserve les bordereaux RECA et leurs offres associées pendant 10 ans. Il a un rôle de conseil et d'assistance auprès des unités.

L'UPSAS (unité propre de service « Approvisionnements scientifiques ») assure la passation et le suivi de tous les marchés nationaux. Elle a un rôle de conseil et d'assistance auprès des services financiers des délégations. Son directeur est PRM.

Elle alimente le moteur de recherche RTM avec les données normalisées fournies par les fournisseurs et validées par les PRM (pour les marchés locaux, les délégations transmettent à l'UPSAS les catalogues électroniques normalisés et validés par le délégué régional).

La direction des systèmes d'information (DSI), avec son service d'assistance aux utilisateurs, fournit une assistance technique pour les applications RTM et RECA.

Coordonnées : http://www.dsi.cnrs.fr/assist/

2. - CIRCUIT DES DOCUMENTS, TÂCHES PAR ACTEUR

Formalisme adopté

Principaux qualificatifs utilisés

2.1. - Identification de la procédure à suivre

1. L'acheteur interroge le moteur de recherche des références et tarifs des marchés (RTM) afin de déterminer si le produit recherché est inclus dans un marché. Il est à noter que toutes les références proposées par un fournisseur sur son catalogue ne sont pas forcément incluses dans le marché.

Lorsque le produit recherché ne figure pas dans un marché, une commande « hors marché » peut être passée, sous réserve que le seuil de 300 000 F TTC par fournisseur, par année civile et par délégation ne soit pas atteint (le montant et les modalités de détermination de ce seuil seront modifiés avec la mise en application du nouveau code des marchés). Un modèle de certificat administratif est disponible en annexe.

1 bis. À l'aide du code de remise en compétition (code REC) fourni par le moteur de recherche RTM, l'acheteur détermine quel cadre juridique régit ce marché et la procédure qui en découle :

- code REC = « N » : les marchés régis par l'article 76-I-1 du code des marchés publics, avec un seul titulaire par lot, donc exclusivité ; procédure E (cf. chapitre 2.2., p. 124) ;

- code REC = « O » : les marchés régis par l'article 76-I-3, avec plusieurs titulaires par lot et remise en compétition obligatoire ; procédure R (cf. chapitre 2.3., p. 124) ;

- code REC = « C » : les marchés liés à la recherche, régis par l'article 76 bis, avec plusieurs titulaires par lot et possibilité de déroger à la remise en compétition ; procédure R-D (cf. chapitre 2.4., p. 126).

2.2. - Marchés avec un seul titulaire par lot (Procédure E)

1. Le service financier de la délégation informe les unités sur les marchés locaux en cours (la plupart sont passés dans le cadre de l'article 76-I-1 du code des marchés publics).

2. L'acheteur interroge le moteur de recherche RTM sur les marchés afin de trouver la référence et le prix du produit recherché. Il imprime la page où figurent référence et prix.

Le gestionnaire établit la commande en veillant à indiquer le numéro du marché. (cf. le tableau en 3.2.).

Selon le montant de la commande : 3 ou 3 bis

3. Lorsque le montant de la commande est compatible avec celui fixé par la délégation de signature accordée par le délégué régional, le directeur d'unité ou une autre personne habilitée signe le bon de commande et l'envoie au fournisseur.2

3 bis. Lorsque le montant de la commande est supérieur au montant fixé dans le cadre de la délégation de signature, l'original du bon de commande est transmis à la délégation. Le délégué régional signe la commande et l'adresse au fournisseur. Le bon de commande d'un montant supérieur à 600 000 F TTC sera préalablement soumis au visa du contrôleur financier. Une copie de la commande est retournée au laboratoire.

4. Suit le traitement normal de la commande : réception des matériels commandés et de la facture, attestation du service fait.

La facture et la copie de la commande (si elle n'a pas été envoyée précédemment) sont adressées à la délégation pour mandatement, accompagnées de l'extrait du tarif issu du moteur RTM. (cf. le tableau en 3.2.).

2.3. - Marchés avec plusieurs titulaires par lot et remise en compétition (Procédure R)

Dans un souci d'allégement, cette procédure n'est pas décrite dans ce document car actuellement aucun marché CNRS n'est passé dans ce cadre réglementaire.

Comme au chapitre suivant, la procédure utilise l'application RECA. Les deux principales différences sont :

- la remise en compétition est obligatoire, quel que soit le montant de la commande, aucune dérogation n'étant possible ;

- le seul critère de choix d'un fournisseur ayant répondu dans les délais est le prix offert et, en cas d'égalité, le délai de livraison.

2.4. - Marchés avec plusieurs titulaires par lot, liés à la recherche (Procédure R-D)

1. L'acheteur détermine si la commande à passer auprès du titulaire du marché est susceptible d'entrer dans un des cas de dérogation scientifique ou administrative prévus dans l'article 76 bis, ou si la remise en compétition est obligatoire (cf. aide en fig. 1). Le cas échéant, le service financier de la délégation [1 bis] peut les assister dans cette décision. La délégation informe les laboratoires lorsque le seuil de 900 kF HT a été atteint et que l'utilisation de la dérogation administrative (commande < 4 000 F / 610 € HT) n'est plus possible.

2. Un certificat administratif est établi lorsque la commande est passée sans remise en compétition préalable dans le cadre des dérogations à caractère scientifique ou administratif instituées par l'article 76 bis (cf. modèle en annexe 1).

3. Lorsque la remise en compétition est nécessaire, l'acheteur décrit son besoin dans l'application RECA, fixe une date limite de retour pour les offres, définit au moins une des caractéristiques techniques propres à la famille de produits et motive son choix. Il imprime le bordereau RECA.

Au plus tard deux heures après la saisie, la demande est automatiquement adressée à l'ensemble des titulaires de marchés pour le lot considéré.

4. Toutes les offres formulées par les fournisseurs en réponse à la remise en compétition sont enregistrées manuellement sur le bordereau RECA (la date de réception est inscrite en regard du fournisseur concerné). L'acheteur vérifie la conformité des offres avec les spécifications demandées et la présence des références dans le marché à l'aide du moteur de recherche RTM.

L'acheteur propose le fournisseur à retenir parmi les offres satisfaisantes et reçues dans les délais prescrits. Ce choix ne peut être fait que lorsque tous les destinataires du bordereau ont répondu ou bien le lendemain de la date limite fixée sur le bordereau.

5. Le représentant de la PRM signe le certificat administratif ou le bordereau RECA.

Si la RECA est déclarée insatisfaisante ou infructueuse, une procédure spécifique est mise en œuvre impliquant une nouvelle RECA ou une négociation avec un des titulaires du marché (cf. chapitre 2.5., p. 130).

6. Le gestionnaire établit la commande en veillant à :

- indiquer le numéro du marché ;

- indiquer le numéro RECA lorsque la commande est issue d'une remise en compétition ;

- cocher la case « dérogation » pour les commandes saisies dans XLAB, lorsqu'il s'agit d'un produit non substituable ou d'une commande complémentaire

(cf. le tableau en 3.2.).

Selon la commande : 7 ou 7 bis

7. Lorsque la commande est passée dans le cadre d'une dérogation et que son montant est compatible avec celui fixé par la délégation de signature accordée par le délégué régional, le directeur d'unité ou une autre personne habilitée signe le bon de commande et l'envoie au fournisseur.2

7 bis. Lorsque la commande fait suite à une remise en compétition ou lorque son montant est supérieur au montant fixé dans le cadre des délégations, l'original du bon de commande est transmis à la délégation accompagné selon les cas :

- du bordereau RECA avec toutes les offres reçues ;

- du certificat administratif.

La commande d'un montant supérieur à 600 000 F TTC sera soumise par la délégation au visa du contrôleur financier accompagnée selon les cas :

- du bordereau RECA avec toutes les offres reçues ;

- d'une note argumentant sur la non substituabilité du produit ou matériel ainsi que l'obligation d'acheter chez un fournisseur ;

- d'une note justifiant et démontrant qu'une commande complémentaire doit être passée auprès du fournisseur initial en raison de contraintes techniques d'utilisation et d'entretien.

Le délégué régional signe la commande et l'adresse au fournisseur. Une copie de la commande est retournée au laboratoire.

8. Suit le traitement normal de la commande : réception des produits commandés et de la facture, attestation du service fait.

La facture et la copie de la commande (si elle n'a pas été envoyée précédemment) sont adressées à la délégation pour mandatement, accompagnées de l'extrait du tarif issu du moteur RTM et selon les cas (s'ils n'ont pas été préalablement transmis), du certificat administratif ou du bordereau RECA complété et signé avec toutes les offres reçues (cf. le tableau en 3.2.).

9. Le service financier de la délégation conserve durant 10 ans les bordereaux RECA et leurs offres associées.

2.5. - Traitement des REC insatisfaisantes ou infructueuses

Remise en compétition insatisfaisante : parmi toutes les réponses des titulaires parvenues dans les délais, aucune ne correspond au réel besoin du chercheur.

Remise en compétition infructueuse : aucune réponse des fournisseurs contactés n'est parvenue dans les délais ; soit aucune réponse n'est parvenue, soit toutes celles parvenues sont hors délais. La procédure démarre à l'étape 3.

1. Lorsque la première remise en compétition a été déclarée insatisfaisante par l'acheteur, une nouvelle RECA doit être saisie en affinant la description du besoin et/ou les caractéristiques techniques pour les marchés 76 bis.

2. Toutes les offres formulées par les fournisseurs en réponse à la remise en compétition sont enregistrées sur le bordereau RECA (date d'arrivée). L'acheteur vérifie la conformité des offres avec les spécifications demandées et la présence des références dans le marché à l'aide du moteur de recherche RTM.

L'acheteur sélectionne le fournisseur parmi les offres satisfaisantes et reçues dans les délais prescrits. Ce choix ne peut être fait que lorsque tous les destinataires du bordereau ont répondu ou bien le lendemain de la date limite fixée sur le bordereau.

3. Si cette deuxième remise en compétition est insatisfaisante ou infructueuse, l'acheteur peut négocier avec un des fournisseurs titulaires du marché pour le lot considéré.

4. Lorsque le produit a été trouvé dans le cadre du marché, le gestionnaire peut établir la commande et doit indiquer (cf. tableau en 3.2.) :

- le numéro de marché ;

- le numéro de la dernière RECA effectuée pour le produit recherché, qu'elle ait été infructueuse, satisfaisante ou non.

L'original de la commande et le bordereau RECA dont le numéro figure sur le bon de commande sont adressés à la délégation.

5. Le service financier de la délégation contrôle la régularité de la dernière remise en compétition effectuée.

La commande d'un montant supérieur à 600 000 F TTC doit être soumise au visa du contrôleur financier, accompagnée d'une copie du marché et du dernier bordereau RECA avec toutes les offres reçues.

Le délégué régional, PRM, signe la commande et l'adresse au fournisseur. Une copie est retournée au laboratoire.

6. Suit le traitement normal de la commande : réception des matériels commandés et de la facture, attestation du service fait ...

3. - RÈGLES DE GESTION APPLICABLES

3.1. - Le bordereau RECA

Combien de RECA ?

Une RECA peut être saisie pour plusieurs produits s'ils font partie d'un même lot et si les caractéristiques techniques demandées sont identiques (pour l'article 76 bis).

Une RECA ne peut servir à l'établissement de plusieurs commandes successives. Par contre, une commande peut prévoir des livraisons échelonnées dans la limite de la durée de validité de la commande (fixée pour chaque marché).

Pièces du bordereau

L'original de toutes les offres doit être joint au bordereau, qu'elles soient arrivées dans les temps ou hors délais, qu'elles soient conformes ou non aux spécifications.

Le bordereau RECA, registre des réponses

La date d'arrivée de toutes les réponses doit être enregistrée sur le bordereau RECA.

En plus de la date de réception de l'offre mentionnée en regard du fournisseur sollicité, doivent figurer, le cas échéant, les codes ci-dessous :

NS : l'offre est « non satisfaisante » car son contenu n'est pas conforme aux spécifications décrites dans la remise en compétition ;

HD : offre reçue après le délai mentionné sur le bordereau de remise en compétition.

Utilisation du bordereau

Aucune offre non conforme ou reçue hors délai ne peut être retenue à l'issue d'une RECA.

Confidentialité

Afin de garantir la sincérité de la remise en compétition, il est interdit de divulguer à un fournisseur le contenu des offres formulées par les autres titulaires de marchés.

3.2. - Le bon de commande

Nombre de commandes

Dès lors qu'il y a eu remise en compétition, une commande ne peut comporter que les produits ou matériels figurant sur la demande. Une commande ne peut donc correspondre à deux RECA et on ne peut rapprocher, sur une même commande, des produits ayant fait l'objet d'une RECA et d'autres hors RECA pour cause de dérogation scientifique.

En l'absence de remise en compétition, le laboratoire peut également obtenir des remises supplémentaires par rapport aux tarifs figurant sur les marchés et doit les mentionner sur le bon de commande.

Le bon de commande doit obligatoirement être libellé en euros.

Dès lors que la commande est d'un montant > 600 000 F TTC, le bon de commande original doit impérativement être adressé à la délégation, qui le soumettra au visa du contrôleur financier, avant l'envoi au fournisseur. Pour les « marchés 76 bis », il est accompagné selon les cas : du bordereau RECA avec les offres reçues ou d'une note justifiant l'emploi d'une dérogation. (cf. tableau et notes 1 et 2 ci-dessous ; le certificat administratif fourni en modèle n'est pas suffisant).

Pièces justificatives et mentions obligatoires sur le bon de commande

Selon le type de marché et de dérogation, des champs différents devront être complétés lors de la saisie de la commande dans XLAB. Le tableau ci-dessous énumère les différentes combinaisons.

1 En cas de commande d'un montant supérieur à 600 000 F TTC, le certificat administratif doit être remplacé par une note argumentant sur la non substituabilité du produit ou matériel ainsi que l'obligation d'acheter chez un fournisseur.
2 En cas de commande d'un montant supérieur à 600 000 F TTC, le certificat administratif doit être remplacé par une note justifiant et démontrant qu'une commande complémentaire doit être passée auprès du fournisseur initial en raison de contraintes techniques d'utilisation et d'entretien.

Les mentions suivantes devront figurer selon les cas et conformément au tableau ci-dessus, sur les bons de commande établis hors XLAB :

« N^o RECA : ... » « Dérogation scientifique » « N^o de marché : ... »

4. - TEXTES DE RÉFÉRENCE

· article 76 du code des marchés publics concernant les marchés à bons de commandes et notamment :

- l'article 76-I-1 sur les marchés avec 1 seul titulaire par lot

- l'article 76-I-3 sur les marchés avec plusieurs titulaires par lot

- l'article 76 bis sur les marchés liés à la recherche

· circulaire d'application du 24 janvier 2000 sur l'application de l'article 76 bis (NOR : ECOM99000874C)

5. - MODÈLES DE DOCUMENTS

On trouvera ci-après en annexe :

Modèle de certificat administratif pour les dérogations à l'article 76 bis (ANNEXE 1)

Modèle de certificat administratif pour les achats hors marchés (ANNEXE 2)

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.