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[Circulaire no 970081DFI du 3 mars 1997 modifiée relative aux règles et procédures de gestion administrative et financière du CNRS]
1. - Définition et structure du budget
Le CNRS doit présenter chaque année à l'approbation de son conseil d'administration, en principe avant le 1er novembre de l'année N - 1, le budget primitif pour l'année N (article 16 du décret du 10 décembre 1953).
La présentation du budget du CNRS est fixée par le décret no 84-155 du 1er mars 1984 modifié par le décret no 92-1297 du 11 décembre 1992.
Le budget est l'acte administratif par lequel sont prévus le montant et l'affectation des recettes et des dépenses de l'établissement pour un exercice. Le budget vaut également autorisation, pour l'exercice considéré, de percevoir les recettes et de dépenser les crédits qui y figurent.
Le budget primitif est établi et voté en crédits hors taxes. Il fait également l'objet d'une présentation des autorisations de programme (AP) et autorisations d'engagement (AE) hors taxes (HT) et toutes taxes comprises (TTC), par type de dépense.
Les recettes inscrites au budget primitif comprennent la subvention de l'État et les ressources dites « propres ».
La subvention de l'État provient du titre III (chapitre 36-21, article 10 - fonctionnement) et du titre VI (chapitre 66-21, article 10 - investissement) du budget du ministère chargé de la recherche.
Les ressources propres recouvrent notamment :
• les recettes contractuelles (Union européenne, entreprises, régions, secteur public) ;
• les recettes provenant de reversements des filiales du CNRS (INIST Diffusion, CNRS Éditions) ;
• les redevances provenant de l'exploitation des brevets et licences ;
• les recettes des unités de service ;
• les recettes concernant la vente des produits et services des autres entités ;
• les participations aux colloques et aux frais de stage de formation permanente ;
• les participations extérieures (régions...).
Les différentes catégories de crédits inscrites au budget du CNRS sont :
• les dépenses ordinaires (DO) et les crédits de paiement (CP) délégués par l'État au titre de l'exercice considéré ;
• les crédits d'engagement (CE) qui correspondent aux ressources propres attendues dans l'exercice considéré.
Les AP affectées par l'État au titre des mesures nouvelles de l'exercice considéré figurent en annexe du budget primitif, ainsi que les AE qui recouvrent la même réalité en termes de ressources propres.
2. - La nomenclature du budget du CNRS
Le budget, en recettes et dépenses, est présenté en trois sections, organisées en chapitres et articles qui peuvent eux-mêmes être articulés ou subdivisés en comptes ou codes.
Cette classification est fondée sur les principes suivants :
• l'inscription des crédits dans le budget d'un établissement public repose sur les chapitres, unité de base, qui regroupent des dépenses ou des recettes de même nature ou de même destination. Les dépenses réunissent les crédits consacrés aux différentes activités de l'établissement. Les recettes sont constituées par les produits qui, pour l'essentiel, sont affectés globalement à la couverture des dépenses ;
• formellement, tous ces chapitres budgétaires correspondent à des comptes ou des regroupements de comptes de la classe 6 (dépenses) ou de la classe 7 (recettes) du plan comptable de l'établissement, lui-même établi selon le plan comptable résultant de l'instruction M91 ;
• la notion de code budgétaire permet de regrouper les dépenses et les recettes par fonction ou activité et non par nature.
Les trois autres éléments suivants caractérisent le code budgétaire :
• le code commence formellement par un 0 qui précède soit un 6 pour les dépenses (06..) soit un 7 pour les recettes (07..) ;
• la décision relative aux créations, modifications, suppressions de code est de la compétence du ministère chargé du budget ;
• le code individualise une enveloppe
globale de crédits que l'ordonnateur mandate, sans visa préalable du contrôleur
financier qui doit cependant en recevoir communication. Ce mandat répartit l'enveloppe ou
une partie de celle-ci sur les chapitres de charges ou de recettes par nature. L'enveloppe
globale a un caractère limitatif qui ne peut être modifié que par l'intervention d'une
décision modificative (DM).
La première section regroupe l'essentiel des crédits relatifs aux dépenses de personnel, en particulier les crédits de rémunérations, les bourses, les CES et les vacations. Les dépenses de personnel sur contrats de recherche relèvent de la troisième section.
• de la subvention de personnel du titre III, inscrite à l'article budgétaire 7411 ;
• des recettes propres, relatives notamment aux participations extérieures pour cofinancement de bourses et aux versements de l'État au titre des contrats emploi-solidarité.
Les crédits de la première section sont individualisés par compte budgétaire sauf les vacations qui sont globalisées sur un seul code budgétaire. Ils ne sont pas reportables.
Leur gestion est déconcentrée dans les délégations et seuls les crédits de vacations sont notifiés aux unités.
Les CES reçoivent par virement de la troisième section des crédits en provenance du soutien de base des unités de recherche.
La deuxième section comprend deux parties, les moyens destinés à l'administration et aux services communs et la réserve générale.
Elle ne recouvre pas l'ensemble des dépenses d'administration et des services communs. La dotation de la direction des systèmes d'information (DSI), par exemple, relève de la troisième section.
Les crédits de la deuxième section inscrits en dépenses sont globalisés par code budgétaire. Les crédits en recettes provenant du titre VI du budget de l'État sont reportables, ceux provenant du titre III le sont dans certaines limites (voir infra B.6.4. - Report de crédits, p. 26).
La première partie correspond aux dépenses d'administration du CNRS (06911), aux dépenses de formation permanente (06913) et aux dépenses d'action sociale (06914).
Elle couvre des dépenses de fonctionnement et d'équipement.
Les ressources proviennent de :
• la subvention de fonctionnement du titre III, inscrite à l'article budgétaire 7411 ;
• la subvention de soutien de base aux unités (ex-soutien des programmes) du titre VI, inscrite à l'article budgétaire 7413 ;
• la subvention d'investissement du titre VI, inscrite au code budgétaire (07954) ;
• des recettes propres : participation aux frais de stages dans le cadre de la formation permanente...
La gestion des crédits de la première partie est déconcentrée dans les délégations.
Par ailleurs, figure en première partie de la deuxième section une dotation aux amortissements (0699) qui porte globalement sur les investissements réalisés en deuxième et en troisième sections.
La deuxième partie est une réserve générale (06922). Elle comprend des crédits qui sont répartis ensuite dans la première partie de la deuxième section et dans la troisième section.
Aucune dépense ne peut être engagée sur la réserve générale. L'utilisation des crédits correspondants nécessite, en effet, un virement sur un autre code budgétaire, soit de la deuxième section, soit de la troisième section.
La gestion de la réserve générale est centralisée, elle est assurée par la DFI.
La troisième section comprend deux parties :
• la première partie correspond aux crédits alloués aux unités de recherche sous forme de dotations globales. Il s'agit du soutien de base des unités de recherche (0690) ;
• la deuxième partie correspond aux opérations programmées. Elle recouvre, en les distinguant, les actions incitatives (0693), les opérations immobilières (0696), le gros équipement (0697) et les engagements internationaux (0698) ;
En comptabilité analytique, une autre distinction (voir B.3.2.1, p. 18) est introduite : les programmes recouvrent des dépenses relevant des codes budgétaires (0693) et (0697) ; les opérations scientifiques des codes (0690) et (0697).
Les ressources proviennent de :
• la subvention de soutien de base aux unités (ex-soutien des programmes) du titre VI, inscrite à l'article 7413 ;
• la subvention d'investissement du titre VI, inscrite au code (07954) ;
Les crédits de la troisième section sont globalisés par code budgétaire. Ils sont reportables au niveau de l'organisme.
La gestion des crédits de soutien de base, d'actions incitatives, de gros équipement et d'opérations immobilières est déconcentrée dans les délégations. La gestion des engagements internationaux est centralisée.
Les crédits de soutien de base, d'actions incitatives et de gros équipement sont notifiés aux unités de recherche, ceux relatifs aux opérations immobilières sont en règle générale notifiés aux délégations.
Le soutien de base (0690) couvre des dépenses de fonctionnement et d'équipement. Il est financé par le titre VI en soutien de base aux unités et en investissement ainsi que par des ressources propres provenant notamment des contrats de recherche.
Les actions incitatives (0693) couvrent les dépenses afférentes à la fois aux programmes pluridisciplinaires et aux programmes internes des départements. Elles sont financées par la subvention d'investissement du titre VI et les participations extérieures (donc soit par la subvention de l'État, soit par les ressources propres). Les crédits de programmes sur la subvention d'État ne doivent pas en principe être utilisés pour le financement de dépenses de personnels (sauf exception dûment justifiée). En revanche, il est possible de recruter et de rémunérer des agents (par exemple sous forme de contrats à durée déterminée et à la condition qu'il ne s'agisse en aucun cas de personnel administratif ou de gestion technique) dans le cadre d'une convention de recherche passée pour l'exécution d'un programme (cf. instruction no 980043SG du 23 avril 1998).
Le gros équipement (0697) couvre les dépenses d'équipement dont la valeur est supérieure au double du seuil des marchés publics. Il est financé par les subventions d'investissement du titre VI et par des ressources propres (contrats de recherche prévoyant l'achat de gros équipements...).
Les opérations immobilières (0696) sont financées par les subventions d'investissement du titre VI et par des ressources propres (participations des régions et autres partenaires...).
Les engagements internationaux (0698) couvrent des dépenses d'équipement et de fonctionnement (maintenance des grands équipements...). Ils sont financés par le soutien de base aux unités du titre VI.
3. - La répartition des moyens par destination
La répartition des moyens par destination, mode d'action et programme est présentée conformément à l'article 3 du décret no 84-155 du 1er mars 1984 modifié :
« Art. 3. - Le budget soumis au conseil d'administration fait l'objet d'une présentation annexe par catégorie d'actions scientifiques, technologiques ou administratives, par programme et, le cas échéant, par destination.
« Ce document a valeur indicative. »
Le décret no 82-993 du 24 novembre 1982 modifié précise et complète ce dispositif : dans la rédaction de l'article 5 issue du décret no 2000-1059 du 25 octobre 2000 (modifiant le décret de 1982), la délibération du conseil d'administration, qui intervient « après avis du conseil scientifique », porte sur « la répartition des moyens financiers et humains entre les départements, les programmes, les instituts nationaux et les services communs ».
Ce budget par destination est présenté selon les modes d'action définis par l'établissement (cf. infra).
Il répartit ainsi les crédits en provenance de la subvention de l'État (AP au titre des mesures nouvelles et DO inscrits en 2e section du budget) et ceux provenant des ressources propres (AE inscrits en 2e et 3e sections du budget).
Cette répartition permet également de ventiler par département scientifique et institut les crédits affectés au mode d'action « moyens des laboratoires ».
Le décret no 84-155 du 1er mars 1984 modifié prévoit que le directeur général présente deux fois par an un rapport sur l'état d'exécution du budget ainsi présenté. La nouvelle typologie des dépenses privilégie le suivi permanent de la stratégie scientifique.
3.1. - Les modes d'action du CNRS
On distingue quatre modes d'action :
• Les moyens des laboratoires : moyens attribués aux unités de recherche par les départements scientifiques, les instituts et les programmes interdisciplinaires. Les attributions de ces crédits par département et institut figurant au budget sont présentées par destination de façon fonctionnelle. Sont distinguées les actions pilotées par les départements et instituts, qu'elles relèvent de leur compétence directe (fonctionnement général, opérations scientifiques, soutien aux jeunes équipes) ou d'une logique interdisciplinaire (opérations scientifiques interdisciplinaires, équipements et plates-formes technologiques), et les actions inter-départements (programmes pluridisciplinaires et actions incitatives).
• Les investissements collectifs : opérations immobilières, très grands équipements et moyens de calcul scientifique.
• Les politiques transversales : information scientifique et technique, documentation et éditions, relations internationales, relations avec les entreprises.
• Les actions d'intérêt général : administration, formation permanente, action sociale et moyens informatiques communs.
À noter que les deux derniers modes d'action sont regroupés sous un intitulé unique : « Actions communes et fonctions support ».
Cette approche par mode d'action se traduit dans les notifications faites aux unités du CNRS et les modalités de gestion déterminées au niveau des unités permettront de rendre compte sous cette forme de l'exécution du budget.
3.2.1. - Les moyens des laboratoires
Les moyens des laboratoires se rattachent en fait à quatre grandes catégories de dépenses pour leurs modalités de gestion :
• Le fonctionnement général, correspondant aux dépenses non directement liées à une activité de recherche scientifique (loyers, chauffage..., cf. annexe 5, p. 63).
• Les opérations scientifiques qui comportent elles-mêmes deux aspects :
- les crédits récurrents affectés à l'activité scientifique propre à l'unité en relation avec la politique du département scientifique (opérations scientifiques non ventilées) ;
- les crédits individualisés par le département pour des opérations « spécifiques » conduites au niveau national (opérations scientifiques ventilées), ce dernier type de crédits étant lui-même sous-réparti entre actions relevant du seul département et actions rattachées à une logique interdisciplinaire (en isolant, parmi ces actions interdisciplinaires, celles relatives aux équipements et plates-formes technologiques).
• Le soutien aux jeunes équipes, action pilotée par chacun des départements scientifiques mais relevant d'une logique commune à tous les départements.
• Les actions inter-départements (programmes pluridisciplinaires et actions incitatives) qui s'inscrivent dans les orientations clairement affichées par les autorités de tutelle et dans les actions prioritaires définies par la direction du CNRS. Sont inclus dans cette catégorie d'actions, les programmes internes aux départements scientifiques et instituts ainsi que l'ensemble des programmes qui participent étroitement de l'activité de recherche de l'organisme.
Les dépenses de fonctionnement général présentent une certaine régularité et ne doivent pas, en principe, générer de reports d'une année sur l'autre au-delà d'une part marginale (10 % des crédits ouverts sur le CDP correspondant). Les opérations scientifiques, et tout particulièrement les programmes qui s'inscrivent dans des dépenses d'investissement pluriannuelles, relèvent d'une autre logique. La caractéristique principale de ces dotations est qu'elles sont en règle générale susceptibles d'être exécutées d'une année sur l'autre.
Sur le plan budgétaire, les moyens des laboratoires recouvrent, pour l'essentiel, des crédits de soutien de base, d'actions incitatives et de gros équipement.
3.2.2. - Les actions d'intérêt général
Ces moyens se décomposent comme suit :
• Les moyens de l'administration qui financent, outre les dépenses relatives à la modernisation et à la sécurité, celles des services administratifs hors départements scientifiques. Ils concernent notamment les délégations et les services centraux (entités fonctionnelles).
• Ils recouvrent essentiellement les crédits de dotation administrative globale ainsi que des crédits de soutien de base (modernisation et sécurité, frais de mission sur convocation de l'administration centrale).
• Les moyens de l'action sociale qui permettent de doter le CAES (Comité d'action et d'entraide sociales) et de financer les actions en matière de restauration, de médecine du travail et d'accompagnement de la politique de mobilité.
Ils correspondent à l'ensemble des crédits inscrits au code budgétaire correspondant.
• Les moyens de la formation permanente qui sont notamment utilisés pour financer les actions régionales et nationales de formation, les écoles thématiques, les centres de formation et CNRS Formation.
Ces crédits sont inscrits au code budgétaire correspondant.
• Les moyens informatiques communs qui permettent d'assurer le pilotage, le fonctionnement et le suivi de l'ensemble des applications informatiques de l'établissement. Les crédits correspondants se répartissent entre du soutien de base et du gros équipement.
3.2.3. - Les politiques transversales
Il s'agit des moyens d'action des entités fonctionnelles qui se traduisent par les crédits notifiés aux unités au titre des actions transversales (financement de missions et séjours à l'étranger, intéressement sur les redevances issues de l'exploitation des brevets et licences, aides à la publication, organisation de colloques...).
Ils recouvrent essentiellement des crédits de soutien de base et sont le plus souvent attribués après avis du comité ad hoc.
3.2.4. - Les investissements collectifs
Ces investissements correspondent à des opérations qui bénéficient d'une programmation budgétaire pluriannuelle et recouvrent trois catégories d'investissements collectifs :
• Les très grands équipements (TGE) financés en général dans le cadre de la coopération scientifique (nationale et internationale) et qui engagent à long terme le CNRS, aussi bien en termes de coût d'investissement et de fonctionnement qu'en termes de coût d'investissement et d'exploitation (ESRF, ILL, GANIL, etc.).
Les moyens destinés à ces investissements recouvrent l'ensemble des crédits sur engagements internationaux, mais aussi des crédits de soutien de base et de gros équipement.
• Les moyens de calcul scientifique qui regroupent les moyens destinés au calcul intensif, aux réseaux nationaux (RENATER, financement de l'UREC), aux réseaux locaux de campus, aux serveurs thématiques et à l'informatique distribuée.
Ils couvrent des crédits de soutien de base, tant en fonctionnement qu'en investissement, et de gros équipement.
• Les opérations immobilières qui regroupent des opérations à caractère scientifique (opérations liées le plus souvent aux plans de localisation définis par un CIADT et aux contrats de plan État-régions), des opérations à caractère administratif et social (aménagement de délégations, construction de restaurants...) et l'entretien du patrimoine.
Les moyens destinés aux opérations immobilières recouvrent exactement les crédits inscrits au code budgétaire de même intitulé.
Elle recouvre l'ensemble des crédits non répartis et inscrits au code budgétaire correspondant.
Elle est utilisée notamment pour faire face aux risques mutualisés : pertes de change, créances irrécouvrables...
La DFI agissant pour le compte du directeur général en tant qu'ordonnateur principal établit le budget primitif du CNRS. Il est accompagné du budget présenté par destination.
Une fois voté par le conseil d'administration, le budget du CNRS est ensuite transmis aux autorités de tutelle, ministère chargé de la recherche et ministère chargé du budget, pour approbation.
4.1. - Mise en place des crédits
La mise en place des moyens budgétaires se fait de deux façons :
• les départements scientifiques (et autres notificateurs) reçoivent en début d'année les attributions d'autorisations de programme (procédure d'attribution de crédits) qu'ils pourront notifier ensuite, après visa de la DFI, aux unités (procédure de notification de crédits) ; des attributions complémentaires peuvent être effectuées à l'issue de chaque décision modificative en fonction des nécessités de la gestion ;
• les ordonnateurs secondaires se voient déléguer, par l'ordonnateur principal (DFI) et après visa du contrôleur financier, les autorisations de programme et d'engagement ainsi que les crédits de paiement et d'engagement nécessaires à l'exercice de leurs compétences en matière de dépenses (procédure de délégation de crédits) selon un cadencement et des seuils négociés par la DFI avec les autorités de tutelle.
Il faut bien distinguer les deux phases suivantes, présentées ici dans le cadre des unités de recherche :
• la phase d'instruction des demandes
budgétaires, qui nécessite de la part des départements scientifiques une analyse
détaillée des dotations de fonctionnement général (expertisée par le délégué
régional, du fait de sa connaissance des situations locales), d'opérations scientifiques
et de programmes. Pour chacune de ces dotations, le département indique le montant qu'il
retient en fonction de la demande de l'unité. Ces montants figurent en observations dans
l'application de notifications Pré
lab. Le total constitue
l'enveloppe budgétaire du laboratoire ;
• la phase de mise en place du budget de l'unité, qui est effectuée par le délégué régional après discussion avec le directeur d'unité. En fonction de l'enveloppe totale obtenue, ce dernier peut en effet souhaiter une répartition différente des dotations installées sur ses différents centres de dépenses. Le délégué régional procède à ces aménagements, en respectant d'une part le principe de couverture des dépenses obligatoires (établissement du CDP fonctionnement général à un niveau permettant à l'unité de financer ses dépenses incompressibles), et d'autre part les directives que les départements scientifiques et les responsables de programmes fixent en matière de gestion des CDP opérations scientifiques ventilées et programmes.
La DFI procède à la saisie des
attributions via l'application Prélab Notifications,
conformément aux décisions budgétaires (budget primitif, décisions modificatives,
répartition des moyens par destination).
Sur cette application ne sont enregistrés que les crédits de subvention de l'État et certaines ressources propres, celles directement affectées aux départements scientifiques pour répartition aux laboratoires (contrats de service...). En revanche, les recettes provenant des contrats de recherche, par exemple, n'y sont pas enregistrées.
4.3. - Notification de crédits
Outre l'identification du notificateur, de l'unité et des comptes ou codes budgétaires concernés, les notifications peuvent contenir des précisions quant à l'objet ou à la destination des crédits alloués (réalisation d'un programme précis...) sous la forme d'une codification et d'une zone textuelle.
Les départements scientifiques saisissent
des propositions de notifications sur le système Notifications. Cette opération
s'effectue soit par saisie directe, soit, pour certains départements, par intégration
dans Prélab Notifications
des éléments saisis sous le système SAS. Chaque saisie de proposition de notification
diminue d'autant le solde des crédits attribués.
Les propositions de notification sont soumises au visa de la DFI.
Si le visa de la DFI est « oui », la notification peut alors être éditée pour signature du notificateur. Le solde, qui tient compte de la notification, n'est pas touché. La notification, si elle est confirmée par visa du notificateur, est transmise par le réseau télématique à la délégation gestionnaire.
Des notifications papier peuvent également être transmises aux unités.
Les notifications du fichier sont ensuite intégrées dans l'application GCF : les crédits d'une notification sont mis en place soit sur le centre de dépense principal, soit sur les centres de dépense rattachés (voir infra gestion des centres de dépense, p. 43).
Les données de ce même fichier sont par ailleurs redirigées vers les unités disposant d'Xlab, par disquette ou réseau, via l'interface GCF-Xlab.
Si le visa de la DFI est « non », la notification refusée est intégrée dans un état d'alerte visualisé et édité par le notificateur. Le solde est augmenté du montant de la notification refusée. Cette notification n'est pas supprimée par une procédure automatique.
Le vote du budget par le conseil d'administration du Centre, après approbation par les autorités de tutelle (ministre chargé de la recherche et ministre chargé de l'économie et des finances), vaut autorisation de dépense. Cependant cette dernière n'est effective qu'après visa des ordonnances de délégations de crédits aux ordonnateurs secondaires par le contrôleur financier.
La procédure de délégation de crédits peut être assimilée à une procédure d'engagement provisionnel : elle couvre et autorise globalement un ensemble de dépenses de même nature.
La DFI est chargée, pour le compte et par délégation du directeur général en qualité d'ordonnateur principal du Centre, d'élaborer les propositions d'ordonnancement de délégations de crédits.
Les délégations d'AP (ou d'AE) et de CP (ou CE) ne sont pas faites opération par opération, mais globalement par compte ou code budgétaire, sauf pour les opérations immobilières programmées.
Les délégations d'AP (ou d'AE) sont ajustées par la DFI en fonction des notifications établies par les différents notificateurs. Les délégations de crédits, estimées lors du budget primitif, sont ajustées en cours d'année, après chaque décision modificative, en fonction des besoins exprimés par les délégués régionaux.
Un même compte ou code budgétaire fait l'objet de plusieurs délégations dans l'année : une délégation initiale à l'issue du budget primitif (il s'agit d'un engagement initial au niveau de l'ordonnateur principal) et des délégations complémentaires en cours d'exercice en fonction des besoins.
Le montant des délégations de crédits est assujetti aux seuils et au cadencement définis par les autorités de tutelle.
La DFI enregistre les propositions d'ordonnancement de délégations de crédits au travers de l'application Budget. Elles sont éditées et signées par délégation du directeur général, en qualité d'ordonnateur principal du CNRS, puis sont transmises au contrôleur financier.
Après examen des propositions, le contrôleur financier y appose son visa puis les renvoie à la DFI. Ce visa « manuel » se traduit parallèlement par un visa électronique, le contrôleur financier ayant accès à l'application informatique Budget pour cette opération.
En cas d'avis favorable, les extraits des délégations visées sont signés de l'ordonnateur principal et transmis aux délégations sous forme papier d'une part, sous forme de fichier via le réseau d'autre part. Les données de ce fichier sont alors intégrées automatiquement dans l'application GCF.
Le budget primitif n'est modifiable que par une décision modificative (DM). On compte deux DM par an en règle générale, voire trois exceptionnellement.
Une DM correspond à un ensemble d'opérations venant modifier les crédits ouverts au budget, tant au niveau des dépenses ordinaires et des crédits de paiement (ou d'engagement) que des autorisations de programme et des autorisations d'engagement.
Une DM est présentée, votée et approuvée dans les mêmes conditions que le budget primitif.
Les décisions modificatives provisoires, reprises en décisions modificatives, sont utilisées pour inscrire les reports de crédits et ajuster les crédits afférents aux dépenses ordinaires, ainsi qu'à la réserve générale (cf. article 6 du décret no 82-993 du 24 novembre 1982 modifié).
L'élaboration et la mise en place d'une décision modificative passent par les phases suivantes :
• Les délégations établissent différents états à l'adresse de la DFI :
- un état des ressources propres qui totalise les ordres de recettes prévus, émis et encaissés de l'exercice ;
- une évaluation des besoins en CP par compte ou code budgétaire, pour prise en compte des dépenses et recettes non prévues ou insuffisamment évaluées lors de la précédente décision budgétaire.
• La DFI consolide et valide l'ensemble des informations remontées.
• La DFI propose alors les modifications apportées au budget primitif : ajustement des prévisions de recettes, inscription des virements ou transferts de crédits de compte à compte, chapitre à chapitre, section à section, ainsi que les éventuelles annulations de crédits.
• À l'issue d'une décision modificative, votée par le CA et approuvée par les autorités de tutelle, les ajustements de dotation par nature sont enregistrés et pris en compte dans l'application informatique Budget.
• Les ajustements de dotation par
destination (transferts de crédits, annulations d'AP...) sont enregistrés dans
l'application informatique Prélab Notifications.
Deux types de transfert sont envisageables : au sein d'une même unité, entre CDP ; ou entre unités, au sein d'un même code budgétaire.
• Certains transferts peuvent être effectués sur demande du directeur d'unité entre les CDP opérations scientifiques (du non ventilé au ventilé et vice versa), ou bien d'un CDP opérations scientifiques vers le CDP fonctionnement général (mais jamais en sens contraire), ou encore entre CDP programmes. Le délégué régional doit être vigilant lorsqu'il y a changement de code budgétaire (sur un CDP programmes), qui nécessite une décision modificative budgétaire soumise au conseil d'administration (voir 6.2). À cette fin, le délégué suit précisément la situation des autorisations de transfert qu'il délivre aux unités de sa circonscription, y compris pour le financement du gros équipement (0697), et il en rend compte à la DFI.
• Un second type de transfert de crédits modifie la destination du responsable des crédits considérés sans modifier la nature de ces derniers : il s'opère toujours à l'intérieur d'un même code budgétaire. L'exemple le plus fréquent de procédure pouvant aboutir à un transfert de crédits entre ordonnateurs secondaires concerne la répartition des crédits perçus au titre d'une convention de recherche impliquant plusieurs unités du CNRS. Cependant, ce second type de transfert est théoriquement à proscrire. En effet, il se traduit dans la pratique par une notification négative dans l'unité de départ et une notification positive dans l'unité d'arrivée. Modifiant ainsi les crédits ouverts et n'étant pas enregistré dans le système d'information de gestion, le transfert entre unités fausse la gestion financière de l'unité. Trois cas de figure peuvent se présenter, qui seront traités de la manière suivante :
- les procédures de mise en place des crédits des unités participant à un groupement de recherche (GDR) sont effectuées après information du directeur du GDR ou du PIR sur le montant des crédits dont il dispose. Une fois le schéma de répartition des crédits entre les différentes unités participant au GDR arrêté par son directeur, ce schéma est communiqué au notificateur et la direction des finances vise les notifications aux unités. Il y a donc notification et mise en place directe des crédits sur le CDP des différentes unités concernées par le GDR. S'il apparaît que des transferts de crédits s'avèrent nécessaires postérieurement à la notification de crédits aux unités participant au GDR, la procédure de transfert indiquée ci-dessus devra néanmoins être utilisée. Il peut également être admis, notamment si des crédits de faible montant sont en jeu, que le directeur du GDR gère l'intégralité des opérations dudit GDR. Dans ce cas, la délégation dont il relève peut être amenée à régler des opérations qui se produisent sur des sites ne relevant pas de sa compétence territoriale ;
- pour les structures fédératives autres que les GDR (IFR, FR), 10 % de la dotation de chacune des unités faisant partie de la structure sont directement affectés à cette structure (qui dispose à cet effet d'un CDP spécifique), de manière à éviter des transferts répétés de crédits de chaque unité vers la structure fédérative ;
- les activités menées par certains services et unités pour le compte des laboratoires (gestion des dépenses de campus par la délégation, magasins, prestations de service entre unités) donneront lieu à la mise en place d'une facturation interne, non prise en compte dans la comptabilité de l'établissement (afin d'éviter les problèmes fiscaux), mais gérée au niveau des laboratoires « clients » de la même manière qu'une commande et une facturation classiques auprès d'un fournisseur extérieur.
Le virement modifie la nature des crédits considérés pour un même notificateur.
• Le virement de crédit est assujetti à une décision modificative car il s'agit de procéder à des mouvements qui changent la nature des crédits (suite à la demande d'une unité par exemple, qui souhaite abonder ses crédits de gros équipement à partir de ses crédits de soutien de base).
• L'intervention de l'ordonnateur principal est requise. Dans ce cas, la demande, transmise par l'ordonnateur secondaire, est soumise, lorsque c'est nécessaire, à l'avis du décideur scientifique (département scientifique...) puis au visa du secrétariat général (DFI) qui s'assure de la compatibilité du mouvement par rapport à l'exécution budgétaire. Une fois le mouvement accepté, il est traduit dans le projet de DM et soumis au conseil d'administration. Une fois la DM votée et approuvée par les autorités de tutelle, le mouvement de crédits est validé.
Les annulations de crédits sur subvention de l'État peuvent concerner les autorisations de programme, les crédits de paiement ou les dépenses ordinaires (arrêté d'annulation, repris en loi de finances rectificative). Elles interviennent sur les crédits accordés par l'État pour l'exercice en cause.
L'annulation de crédits sur ressources propres se fait lorsque les termes de la convention n'ont pas été respectés par les parties ou que l'établissement constate l'irrécouvrabilité d'une créance (constatée durant l'exercice de budgétisation).
La procédure est la suivante :
• Lorsqu'il est possible de procéder aux annulations au niveau central, la procédure ne touche que les écritures du budget du CNRS. En revanche lorsque les crédits ont été attribués ou notifiés, les implications peuvent se faire sentir jusqu'aux laboratoires.
• La DFI enregistre dans Prélab
Notifications une diminution de crédits pour chaque notificateur concerné.
• L'annulation d'AP peut
éventuellement se traduire par des notifications « négatives » dans Prélab
Notifications.
• Elle se traduit par contre systématiquement par des notifications négatives dans la GCF et dans Xlab.
• Les impacts en termes de crédits de paiement sont pris en compte au travers de l'application Budget.
L'article 17 de l'ordonnance du 2 janvier 1959 portant loi organique relative aux lois de finances, introduit la notion de report de crédits et en définit les modalités :
« Art. 17. - Sous réserve des dispositions concernant les AP, les crédits ouverts au titre d'un budget ne créent aucun droit au titre du budget suivant.
« Toutefois, les crédits de paiement disponibles sur opérations en capital sont reportés par arrêté du ministre des finances, ouvrant une dotation de même montant en sus des dotations de l'année suivante (...).
« Peuvent également donner lieu à report, par arrêté du ministre des finances, les crédits disponibles figurant à des chapitres dont la liste est donnée par la loi de finances ainsi que, dans la limite du dixième de la dotation du chapitre intéressé, les crédits correspondant aux dépenses effectivement engagées mais non encore ordonnancées. »
Ainsi, selon les règles applicables au budget de l'État, les crédits reportables sont :
• les crédits de paiement disponibles, c'est-à-dire ouverts et non engagés ainsi que ceux correspondant aux dépenses effectivement engagées mais non encore ordonnancées, sur opérations en capital (titre VI) ;
• les crédits de fonctionnement disponibles ainsi que ceux correspondant aux dépenses effectivement engagées mais non encore ordonnancées, dans la limite du dixième de la dotation du chapitre (cas des dépenses de deuxième section financées sur titre III) ;
• les crédits disponibles sur d'autres chapitres, selon une liste donnée par la loi de finances.
Dans ce cadre, au CNRS, les reports de crédits s'opèrent dans les conditions énoncées ci-après, qui relèvent d'une part des dispositions précitées et d'autre part de règles de gestion propres à l'établissement.
6.4.1. - Les crédits concernés
Les crédits reportables sont :
• de droit, l'ensemble des crédits disponibles - c'est-à-dire ouverts dans l'exercice et non mandatés - en fin d'exercice sur opérations financées à partir du titre VI du budget de l'État (investissement et soutien de base aux unités) et des ressources propres ;
• de façon non automatique, les crédits de fonctionnement courant (hors rémunération des personnels) financés à partir du titre III du budget de l'État et disponibles - c'est-à-dire correspondant aux dépenses effectivement engagées mais non encore mandatées - en fin d'exercice, dans la limite du dixième de la dotation (inscrite au budget primitif) de chaque code budgétaire.
Les crédits reportés transitent au fonds de roulement en fin d'exercice pour être réinscrits au budget de l'exercice suivant par une décision modificative généralement provisoire.
6.4.2. - Les opérations visées
Les dépenses de fonctionnement général sont calculées de manière à couvrir les charges de l'année. Elles présentent une grande régularité, et participent à une logique de maîtrise des frais généraux de l'établissement. De ce fait, elles ne doivent pas générer des reliquats de crédits au niveau des unités d'une année sur l'autre. Les crédits restant sur les CDP correspondants en fin d'exercice - c'est-à-dire les crédits réellement disponibles (AP n'ayant donné lieu à aucune commande) - et excédant une marge de 10 % du montant définitif des crédits ouverts au cours de l'année sont ainsi centralisés au niveau de la direction des finances et sont affectés à la réserve générale.
Il n'en va pas de même pour les opérations scientifiques et tout particulièrement les programmes qui s'inscrivent dans une logique pluriannuelle. Ainsi, les CDP opérations scientifiques (ventilées et non ventilées) sont dotés de crédits intégralement reportables au niveau des laboratoires, et les CDP programmes de crédits reportables aussi longtemps que se déroule le programme concerné.
6.4.3. - Le calcul des disponibles sur AP/AE
Parallèlement aux reports de CP, sont calculés les disponibles sur AP/AE en fin d'exercice. Cette opération est parfois qualifiée, de façon impropre, de « report d'AP ».
La procédure est la suivante : chaque délégation procède au calcul des disponibles en AP/AE, au travers de l'application GCF.
La DFI centralise les données remontant des délégations et procède aux vérifications en fonction des délégations de crédits accordées. La DFI valide le montant des disponibles des AP/AE.
7. - Programmation et budgétisation des opérations (ou programmes)
Les établissements publics conduisent des opérations (ou programmes) dont l'exécution s'étend sur plusieurs années et peut requérir d'importantes ressources.
Les opérations scientifiques peuvent intégrer parfois une dimension immobilière (édification de nouveaux bâtiments, aménagement de locaux...).
Elles peuvent nécessiter, dans le cadre de certaines disciplines, la mise en œuvre d'équipements lourds. La construction d'un grand équipement peut, par ailleurs, constituer la finalité première d'une opération (très grands équipements).
Par ailleurs, une part des opérations menées par le CNRS s'inscrit dans la politique de régionalisation (contrats de plan État-régions, décisions du CIADT) ou de coopération internationale (engagements internationaux).
La gestion de ces opérations s'articule autour des processus suivants :
• suivi en exécution (référence à la comptabilité analytique).
S'agissant des grands investissements collectifs :
• Les très grands équipements font l'objet d'une programmation qui intègre notamment les moyens financés en AP et en CP au titre des engagements internationaux ainsi que la totalité des moyens de personnel. Cette programmation est projetée sur cinq ans et révisée chaque année.
• Les opérations afférentes portent aussi bien sur les phases de lancement et de construction que sur la phase de fonctionnement des équipements. Elles sont généralement cofinancées par plusieurs établissements de recherche français et étrangers ; la programmation est ainsi effectuée pour partie à l'extérieur du CNRS lui-même. Un comité des grands équipements, dont le secrétariat est assuré par la DSP, coordonne l'action du CNRS en la matière.
• Les moyens de calcul scientifique font l'objet d'une programmation triennale révisée chaque année, qui distingue le calcul intensif, les réseaux et l'informatique répartie.
• Les opérations immobilières font l'objet d'une programmation triennale établie avec le concours de la DSP en liaison avec la direction des finances - bureau des affaires immobilières - du secrétariat général. Un comité de suivi des projets, présidé par le directeur général, s'assure de l'adéquation des projets immobiliers et de leur utilisation scientifique.
• En règle générale, les AP et les CP afférents sont inscrits au budget globalement, par compte ou code budgétaire, et non opération par opération. Les AP sur très grands équipements et sur soutien de base des unités de recherche, inscrites chaque année au budget du CNRS, recouvrent les crédits nécessaires au règlement des prestations réalisées dans l'exercice.
Le CNRS a utilisé et utilise encore une méthode de financement qui consiste à dissocier la programmation budgétaire de ces opérations (qui couvre l'ensemble des dépenses prévues pour la réalisation des opérations) de leur budgétisation en AP (qui couvre exclusivement les dépenses prévues dans l'année).
Compte tenu des sommes en jeu, cette méthode permet d'éviter la mobilisation d'une fraction substantielle des AP, mais elle introduit un biais dans l'échéancier de couverture en CP. Aussi est-elle susceptible d'évoluer.
A contrario, les AP inscrites au titre des opérations immobilières respectent les règles applicables en la matière.
