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[Circulaire no 970081DFI du 3 mars 1997 modifiée relative aux règles et procédures de gestion administrative et financière du CNRS]
C. La comptabilité administrative
L'ordonnateur est chargé de la liquidation et de l'émission des ordres de recettes d'une part, de l'engagement, de la liquidation et de l'ordonnancement des dépenses d'autre part. La comptabilité administrative a pour objet d'enregistrer les opérations correspondantes.
Les procédures de la comptabilité administrative s'appuient, pour l'essentiel, sur les applications Xlab et GCF, cette dernière comprenant notamment les applications Sigerec pour la gestion des recettes et Sigeconv pour la gestion des contrats de recherche.
La délégation Paris Michel-Ange utilise par ailleurs l'application MIS-BREVET pour la gestion des dépenses liées aux brevets et la gestion des contrats de licence et redevances.
Le schéma qui suit présente les principaux acteurs concernés par la comptabilité administrative et retrace les flux échangés les plus significatifs.
1.1. - Disponibilité des crédits
Il revient à l'ordonnateur de contrôler la disponibilité des crédits prévus pour la réalisation d'une dépense. Les crédits ont à cet égard un caractère strictement limitatif.
• La disponibilité des AP/AE et des DO s'apprécie au regard du niveau des engagements juridiques. Ainsi, le disponible sur les AP/AE et les DO doit être contrôlé et mis à jour à chaque engagement.
Décret no 62-1587 du 29 décembre 1962, art. 168 : « Les engagements de dépenses sont limités soit au montant des crédits, soit au montant des autorisations de programme inscrites au budget, ou à l'état de prévision. »
• La disponibilité des CP/CE s'apprécie au regard du niveau des mandatements. Ainsi, le disponible sur les CP/CE doit être contrôlé et mis à jour à chaque mandatement.
Ordonnance no 59-2 du 2 janvier 1959, art. 12 : « (...) Les CP sur opérations en capital constituent la limite supérieure des dépenses pouvant être ordonnancées ou payées pendant l'année pour la couverture des engagements contractés dans le cadre des AP correspondantes. »
Au CNRS, la disponibilité des crédits s'apprécie tant au regard du montant des engagements que des factures. Les règles appliquées sont précisées ci-après.
Les crédits gérés par une délégation se répartissent en plusieurs enveloppes, sur lesquelles s'imputent les dépenses :
a) Les AP et
les AE ouverts pour l'exercice, par centre de dépense et par compte ou code budgétaire.
Cette enveloppe est abondée notamment à partir des notifications de crédits et des
crédits mis en place dans le cadre des contrats de recherche (voir infra
les centres de dépense et les contrats de recherche).
b) Les
délégations d'AP/AE et les délégations de DO.
Les délégations d'AP doivent être consommées sur trois ans maximum. Cette règle est
assortie de consignes aux délégations leur demandant de consommer en priorité les AP/AE
les plus « anciennes ».
c) Les CP/CE
ouverts pour l'exercice, par compte ou code budgétaire.
Les CP/CE sont globalisés pour l'ensemble des unités de la délégation.
Un disponible commande est géré au niveau de chaque enveloppe, qui plafonne les engagements de dépense à un instant donné et vérifie la relation suivante :
disponible commande = dotation - cumul des engagements.
Le disponible commande est contrôlé et mis à jour à chaque engagement.
Le disponible commande est également contrôlé et mis à jour lors de l'enregistrement d'une facture, notamment lorsque le montant de la facture est différent de celui de l'engagement initial ou lorsque l'engagement initial n'a pas donné lieu à la réservation des CP/CE.
L'insuffisance de CP/CE ne bloque pas l'enregistrement de la facture, cette dernière étant alors mise « en attente de CP/CE ». Les factures ayant donné lieu à la réservation de CP/CE peuvent être mandatées lorsque les CP/CE sont disponibles.
Décret no 62-1587 du 29 décembre 1962, art. 29 : « L'engagement est l'acte par lequel un organisme public crée ou constate à son encontre une obligation de laquelle résultera une charge. Il ne peut être pris que par le représentant qualifié de l'organisme public agissant en vertu de ses pouvoirs. Il doit rester dans la limite des autorisations budgétaires et demeurer subordonné aux autorisations, avis ou visas prévus par les lois et règlements propres à chaque catégorie d'organismes publics. »
Tout engagement juridique (contrat, commande...) doit être précédé d'un engagement comptable.
L'établissement des commandes s'effectue au niveau de l'unité et prend différentes formes selon la nature de la dépense (bon de commande, demande de mission, projet de contrat pour le recrutement d'un vacataire...).
La commande est enregistrée dans la comptabilité interne de l'unité. Le compte ou code budgétaire de la commande permet à l'unité de vérifier la disponibilité des crédits. La commande (bon de commande ou ordre de mission) est alors éditée.
Si le directeur d'unité a délégation de signature pour l'acte considéré, il signe la commande (ou l'ordre de mission) et la transmet au fournisseur concerné. Une copie est alors transmise à la délégation.
S'il n'a pas délégation de signature, il adresse la commande à l'ordonnateur pour engagement de la dépense. La commande a alors valeur de proposition d'engagement.
Si l'unité est équipée d'Xlab, les commandes sont transmises parallèlement sous forme de fichier, via disquette ou réseau, à la délégation.
Une commande supérieure à 1 MF HT doit faire l'objet d'un engagement spécifique soumis au visa du contrôleur financier. Ce seuil s'apprécie par opération et par code budgétaire.
• Validation et création des engagements
Le service financier de la délégation réceptionne les commandes et procède aux vérifications d'usage.
Il doit, en particulier, apprécier la nécessité ou non de passer des marchés publics par recours à un appel d'offres local ou un fournisseur déjà titulaire d'un marché national ou local de prestations de même nature ; le cas échéant, des marchés sont élaborés.
- L'appréciation du seuil de 300 000 F TTC de commandes passées auprès d'un même fournisseur pour un même type de fournitures est effectuée délégation par délégation . Ainsi, lorsque le total des commandes passées par les différents laboratoires relevant d'une délégation atteint ce seuil, les commandes vis-à-vis de ce fournisseur sont bloquées pour l'ensemble des laboratoires de la délégation. L'enregistrement des numéros d'identification des entreprises dans l'application GCF permet de suivre la situation des engagements auprès des différents fournisseurs relevant d'une délégation. Lorsque les encours de commande de certains fournisseurs atteignent une valeur proche du seuil, il faut d'une part informer l'ensemble des laboratoires relevant de la délégation de l'impossibilité de passer d'autres commandes auprès desdits fournisseurs tant qu'un marché n'aura pas été établi, et d'autre part communiquer les références des marchés nationaux en vigueur, pour des prestations de même nature, qui pourront être utilisés par les laboratoires.
Conformément aux modalités du contrôle financier s'exerçant sur les EPST, tout projet de marché dont le montant dépasse le double du seuil des marchés publics est soumis, préalablement à l'engagement, au visa du contrôleur financier. Ce visa est exclusivement manuel.
La comptabilisation des commandes, au travers de l'application GCF, intervient au niveau de la délégation et peut s'effectuer de deux manières :
• par intégration nouvelle ou automatique des commandes issues d'Xlab ;
• par saisie des commandes exclusivement « manuelles » au service financier de la délégation.
Une commande peut être modifiée ou rejetée.
Les commandes intégrées dans la GCF ainsi que celles rejetées sont retournées périodiquement aux unités disposant d'Xlab, via l'interface GCF-Xlab.
L'ordonnateur secondaire signe les commandes pour lesquelles le directeur d'unité n'a pas délégation de signature et les adresse aux fournisseurs concernés.
1.3. - Liquidation des dépenses
• Constatation de service fait
Une fois les prestations réalisées, le directeur de l'unité vérifie leur bonne exécution. Il réceptionne la facture correspondante (ou l'état de frais pour une mission ou le mémoire pour un vacataire...) et l'enregistre dans la comptabilité interne de l'unité (dans Xlab). Les matériels présentant une certaine valeur d'acquisition (supérieure ou égale à 5 000 F HT), qui ne sont ni fongibles ni consomptibles par un premier usage mais destinés à servir, durablement, à l'activité du laboratoire, sont inscrits à l'inventaire physique de l'unité.
Le directeur de l'unité transmet à la délégation les pièces justificatives accompagnées de leurs annexes et de son attestation de service fait. Il y ajoute, pour le matériel acheté, l'attestation d'inscription à l'inventaire.
Si l'unité est équipée d'Xlab, les factures sont transmises parallèlement sous forme de fichier, via disquette ou réseau, à la délégation.
• Validation et enregistrement des factures
Le service financier de la délégation réceptionne les factures et procède aux vérifications d'usage (engagement et liquidation).
La comptabilisation des factures, au travers de l'application GCF, peut s'effectuer de deux manières :
- par intégration une à une des factures issues d'Xlab ;
- par saisie des factures exclusivement « manuelles ».
Les caractéristiques physiques et administratives des matériels (d'une valeur supérieure ou égale à 5 000 F HT), dont l'acquisition est imputée en valeurs immobilisées (investissements : comptes de la classe 2), sont décrites dans l'application inventaire, après mandatement des factures correspondantes. Ces matériels sont recensés sous le code de l'unité (CDP de 1er niveau).
Les factures intégrées dans la GCF ainsi que celles rejetées sont retournées aux unités équipées d'Xlab, via l'interface GCF-Xlab.
La GCF permet l'édition automatique des mandats et des états détaillés (bordereaux, TVA à déduire). Cette opération engendre la passation automatique d'écritures dans la comptabilité générale de l'agent comptable.
Après signature par l'ordonnateur, les mandats accompagnés des pièces justificatives sont remis au comptable pour règlement.
La GCF permet par ailleurs la saisie de rectifications de mandat (reversements, réimputations et régularisations) et l'édition des ordres correspondants.
Les unités équipées d'Xlab sont informées du mandatement et du règlement de leurs factures via l'interface GCF-Xlab.
2.1. - Liquidation des recettes
L'instruction de procédures no 000211BPC du 26 septembre 2000 définit les règles applicables en la matière.
Dans le cadre de ses missions ou de façon accessoire, le CNRS peut réaliser au sein de ses entités, des produits ou des prestations et les proposer à titre onéreux.
La fixation du prix de vente des produits et des prestations relève de la compétence du conseil d'administration du CNRS. Par délibération du 29 novembre 1990, celui-ci a donné délégation de pouvoirs au directeur général à cet effet. Est exclue de cette délégation de pouvoirs toute modification des principes généraux de tarification, laquelle nécessite une délibération du conseil d'administration.
Dès lors que le produit ou la prestation est destiné à plusieurs clients, l'élaboration d'un tarif établi sur la base d'une étude économique et financière est obligatoire.
La personne habilitée à signer la décision tarifaire diffère selon le type de produits. On distingue en effet deux types de produits : les produits liés aux missions fondamentales de l'établissement, dits de type 1 (publications scientifiques, travaux d'analyses...) ; les produits considérés comme accessoires, dits de type 2 (location de chambres d'hôtes, vente de photocopies...).
En ce qui concerne les produits et prestations du type 1, le dossier de demande de tarification est présenté par l'entité, puis instruit par la direction des finances. La décision tarifaire correspondante est signée par le directeur général et par délégation par le secrétaire général.
Pour les produits et prestations de type 2, les décisions tarifaires sont instruites et signées par le délégué régional, sur délégation du directeur général.
Il est à noter qu'en cas de production réalisée spécifiquement sur commande pour un client déterminé, le prix de vente est arrêté au moyen d'un devis signé par le délégué régional, sur délégation du directeur général.
Selon la catégorie de recettes concernée, les factures sont établies soit par l'unité (recettes des unités de service et recettes des autres entités) soit par l'ordonnateur (recettes contractuelles, participations aux colloques et aux frais de stage de formation permanente, redevances gérées exclusivement par la délégation Paris Michel-Ange).
L'unité enregistre les droits acquis dans sa comptabilité interne (dans Xlab, en principe) et édite le projet de facture client correspondant. Elle adresse ce projet de facture pour vérification à la délégation.
Validation et enregistrement des factures
Les projets de facture « manuelle » établis par les unités sont vérifiés par la délégation qui établit les factures définitives. Celles-ci sont adressées aux clients et enregistrées dans la GCF.
2.2. - Émission des ordres de recette et budgétisation des recettes
L'article 163 du décret no 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique pose le principe que « tous les droits acquis au cours d'un exercice doivent faire l'objet, au titre de cet exercice, d'un ordre de recette ». A fortiori, les encaissements concernant des produits dus au titre d'un exercice doivent donner lieu à émission d'ordres de recette au titre de ce même exercice.
Pour autant, ce n'est pas parce que des recettes nouvelles sont constatées que naît ipso facto une autorisation de dépenser : une inscription budgétaire préalable est indispensable pour permettre l'utilisation des crédits correspondant à toute ressource nouvelle, que ce soit dans le cadre de l'approbation du budget primitif ou des décisions modificatives par le conseil d'administration de l'établissement. D'où l'importance de la justesse de prévision constatée en BP et DM en matière de recettes.
La GCF permet l'édition automatique des ordres de recette et des états détaillés (bordereaux, TVA collectée...). Cette opération engendre la passation également automatique d'écritures en comptabilité générale.
Après signature par l'ordonnateur, les ordres de recette accompagnés des pièces justificatives sont remis au comptable pour recouvrement.
La GCF permet par ailleurs la saisie de rectifications (annulations, réductions et réimputations) et l'édition des ordres de recette correspondants.
À noter que l'ordonnateur dispose de la faculté de ne pas émettre d'ordre de recette, et donc de facture, pour une créance dont le montant initial en principal, tel qu'il résulte de la liquidation, est inférieur à 200 F (décret no 97-775 du 31 juillet 1997).
Cette opération particulière consiste pour une unité CNRS (le magasin d'une délégation par exemple) à facturer une prestation à une autre unité CNRS.
Afin de ne pas fausser la comptabilité générale de l'établissement, ces opérations doivent impérativement être imputées aux comptes spécifiques prévus à cet effet : 6582 en dépenses, et 7582 en recettes.
2.4. - Modalités de gestion relatives aux contrats (ou conventions) de recherche
Depuis 1984, la procédure dite de ressources affectées qui existait antérieurement n'est plus appliquée au CNRS : les contrats de recherche conclus par l'établissement sont considérés comme des prestations de service et sont budgétisés en tant que ressources propres.
Cependant, la nécessité, pour certains contrats de recherche, de rendre compte des dépenses effectuées oblige à un suivi particulier de ces contrats.
La gestion des contrats de recherche implique d'en connaître la situation au-delà de l'exercice en cours, les contrats étant le plus souvent pluriannuels.
Si seule la part annuelle est budgétisée en recettes et mise en place sur les centres de dépense des unités, l'ordonnateur doit cependant disposer de l'information la plus précise possible sur ces engagements qui génèrent son intervention.1
Afin de permettre la meilleure évaluation possible de la part des ressources contractuelles à inscrire dans le budget de l'établissement, il est important qu'un échange d'informations entre les laboratoires et l'ordonnateur puisse aboutir à une gestion optimisée des contrats.
Il faut distinguer plusieurs niveaux d'intervention suivant la nature des contrats.
• Les contrats requièrent parfois l'implication de la direction du CNRS car ils imposent des engagements réciproques qui supposent la mise en place de crédits à l'initiative de l'ordonnateur principal (CPER, engagements relatifs aux opérations immobilières, contrats nationaux...). Dans ce cas, la vérification de la disponibilité des crédits au moment prévu pour l'exécution du contrat nécessite le visa du secrétariat général - direction des finances - avant mise à la signature du décideur.
• De la même manière, les conventions impliquant l'attribution de recettes relatives à des opérations menées par le CNRS en région et relevant de l'ordonnateur secondaire doivent être visées par le chef des services financiers, comptable secondaire, afin qu'il puisse s'assurer de la matérialité des recettes et permettre l'exécution des conventions dans des conditions optimales.
• Les contrats de recherche initiés par les unités et gérés par le CNRS peuvent être de plusieurs types :
- contrats avec les administrations publiques,
- contrats avec l'Union européenne,
- contrats avec des institutions sans but lucratif.
Pour ce qui concerne les contrats de recherche - européens, industriels ou autres - négociés par les unités et gérés par le CNRS, les règles sont les suivantes :
• la mise en place des crédits s'inscrit dans le cadre de la comptabilité analytique définie infra (p. 43) ;
• quelle que soit l'unité, le contrat conclu ne fait pas l'objet d'un prélèvement pour frais de gestion mais participe directement pour une part au fonctionnement général des unités.2
Cette démarche est cohérente avec le principe selon lequel un contrat, générant une activité de recherche supplémentaire, entraîne un coût marginal supplémentaire de fonctionnement (fluides, téléphone, loyer, fournitures générales, etc.) et doit donc participer à cette charge.
Ce « surcoût » est financé par un prélèvement directement rétrocédé au laboratoire et qui est évalué sur une base forfaitaire égale à 5 % du montant hors taxes du contrat.
Ce taux peut toutefois être majoré à titre exceptionnel pour des contrats spécifiques, par l'ordonnateur secondaire sur proposition du directeur de laboratoire. L'accord du département scientifique peut alors être requis. Le montant du prélèvement est imputé sur le compte 7067. Ce prélèvement est effectué automatiquement et est mis en place aux échéances prévues sur les centres de dépense de « fonctionnement général » du laboratoire.
À la fin de chaque exercice budgétaire, les crédits inutilisés sur les CDP « fonctionnement général » (au-delà d'une marge de 10 % des crédits ouverts sur le CDP) sont réaffectés à la réserve générale, sauf si le délégué régional en propose la réinscription qui doit être dûment justifiée :
• les contrats supportant des dépenses de personnel font de plus l'objet d'un prélèvement spécifique fixé à 8 % et destiné à constituer une provision pour le financement des allocations pour perte d'emploi. Cette provision, mutualisée au niveau de l'établissement, et gérée par l'ordonnateur principal, est destinée à rembourser à l'UNEDIC les allocations attribuées par les ASSEDIC, selon les modalités fixées par la convention conclue à cet effet.
L'assiette de calcul du prélèvement est le montant des rémunérations et non le coût total prévu au contrat. Le taux de 8 % s'applique sur le montant HT des rémunérations prévues au contrat.
Gestion des contrats des UMR dans le cadre des contrats quadriennaux
Dans le cadre des contrats quadriennaux tripartites (ministère chargé de la recherche - CNRS - universités), les procédures de gestion des conventions de recherche ont été définies de façon contractuelle.
La négociation des contrats de recherche est confiée à l'une des parties à l'UMR. Celle-ci peut être identifiée dans l'annexe spécifique de chaque UMR et pour la durée du contrat, d'un commun accord entre l'établissement et le CNRS. Il faut observer que cette identification n'empêche pas la gestion d'un contrat, à titre exceptionnel, par l'autre partenaire.
La gestion des contrats de recherche entrant dans le dispositif des contrats quadriennaux signés à partir de 1999 est confiée à la partie qui les a négociés. Les contrats de recherche sont signés conjointement par les parties après accord du directeur de l'unité. Si les parties le souhaitent, l'une peut donner mandat à l'autre pour cette signature.
Un comité des contrats et de la valorisation, composé du président de l'université et du délégué régional ou de leurs représentants, est créé notamment pour fixer les règles permettant de choisir la partie chargée de négocier, gérer et valoriser les contrats de recherche, et d'une façon générale pour traiter toutes questions relatives à la gestion et à la valorisation des contrats de recherche.
Le contrat quadriennal concernant les UMR prévoit par ailleurs que deux fractions différentes sont prélevées sur les ressources provenant des contrats passés au nom de l'UMR :
• une fraction F1 représentant le « surcoût » de charges de fonctionnement général du laboratoire dû à l'exécution du contrat. Son taux est fixé à 5 % au minimum. Le prélèvement est affecté au budget annuel de l'UMR (CDP « fonctionnement général ») - cf. supra « Généralités » ;
• une fraction F2 est affectée à l'organisme gestionnaire du contrat (qui peut être soit le CNRS, soit l'université) ; son taux est fixé au contrat quadriennal. Il est convenu que cette fraction F2 est destinée au soutien de la recherche dans l'établissement gestionnaire et est employée d'un commun accord entre les deux partenaires de l'UMR.
Dans le cas où l'établissement gestionnaire n'est pas celui qui assure les charges d'infrastructure de l'unité, il est prévu dans l'annexe aux contrats quadriennaux signés à partir de 1999, qu'une partie de cette fraction F2 soit affectée au financement des dépenses d'infrastructure de recherche. Le CNRS, s'il est gestionnaire, peut donc reverser dans ce cas à l'établissement d'accueil la partie de F2 ainsi affectée au financement de l'infrastructure de recherche.
Ces fractions F1 et F2 (qui remplacent les deux fractions F/2 figurant dans les premières versions des annexes aux contrats quadriennaux des tranches 1995 et 1996) sont déterminées pour tous les contrats gérés pour le compte d'une UMR donnée, en sachant que F1 est au moins égal à 5 %.
Bien entendu, la mise en œuvre des dispositions concernant la gestion des contrats de recherche dans le cadre de la contractualisation quadriennale avec l'enseignement supérieur doit s'effectuer en cohérence avec les règles de gestion interne du CNRS.
Gestion des contrats européens (5e PCRD)
Le CNRS doit satisfaire aux obligations de contrôle de l'affectation des fonds communautaires par la Commission européenne, selon qu'ils sont reçus d'une part en tant que coordonnateur du projet (coordination administrative et financière), et d'autre part en tant que mandataire pour le compte de l'UMR simple contractant.
Si le CNRS reçoit des fonds en tant que coordonnateur mandataire du projet, l'affectation de ces fonds sera identifiée et suivie dans la comptabilité générale, par le comptable, grâce à l'enregistrement des encaissements correspondants puis des redistributions aux différents partenaires sur le compte 47317 « recettes sur contrats européens à répartir ».
Si le CNRS est mandataire de l'UMR en tant que simple contractant, l'identification de l'affectation des fonds européens au projet est réalisée au moyen de la comptabilité analytique sur un CDP spécifique « ressources propres » sur lequel sont mises en place les autorisations d'engagement (AE) correspondant aux tranches annuelles du financement accordé par la Commission. Toutes les dépenses, hors personnels permanents, constituant des coûts éligibles afférents au projet doivent être nécessairement imputées sur ce CDP.
Les prélèvements effectués (F1 et F2, s'il s'agit d'une UMR « contractualisée ») entrent dans le champ des coûts indirects et s'imputent sur le financement calculé sur la base forfaitaire de 80 % du coût du personnel permanent.
Si le contrat comporte la rémunération de personnels, un prélèvement de 8 % sur le montant de la masse salariale correspondante est opéré afin de constituer les provisions pour perte d'emploi.
Il convient de veiller au rythme d'exécution des dépenses afin de pouvoir justifier la totalité des coûts aux échéances prévues au contrat.
Le relevé des coûts constitue la justification de la réalité des coûts auprès de la Commission.
L'ordonnateur secondaire signe tous les relevés des coûts pour le compte du CNRS (relevés individuels, et relevés uniques lorsque le CNRS est mandataire de l'UMR simple contractant). En tant que coordonnateur, il collationne, vérifie, approuve puis transmet à la Commission tous les relevés de coûts établis par les autres cocontractants.
Certains contrats échappent aux règles définies ci-dessus. Il s'agit notamment des contrats dits nationaux tels que ceux de l'Agence nationale pour la recherche sur le SIDA (ANRS). Dans ce cas les dispositions figurant dans les contrats s'appliquent.
Dans le cas de l'ANRS, les frais de gestion sont destinés à rémunérer la prestation rendue par le CNRS pour la gestion des crédits et le paiement des bourses et charges connexes. Il ne s'agit pas en l'espèce d'opérer un prélèvement supplémentaire pour l'affecter aux CDP des laboratoires concernés.
Les modalités de gestion qui s'appliquent depuis le 1er janvier 1997 sont les suivantes :
• Procédure de budgétisation et de mise en place des crédits des contrats de recherche gérés par le CNRS
• Le service financier de la délégation ouvre, en principe, un centre de dépense particulier si la fourniture de justifications financières est prévue dans le contrat ; ce centre de dépense est rattaché au centre de dépense de niveau 2 de l'unité bénéficiaire du contrat - origine ressources propres.
• Les opérations de recette : une facture puis un ordre de recette sont émis à chaque échéance prévue par le contrat, sous réserve des justifications financières s'il y a lieu. Si les rapports scientifiques n'ont pas été produits alors qu'ils devaient l'être, le service financier de la délégation doit bloquer le centre de dépense et demander au responsable scientifique de produire le ou les rapports en question.
• Pour certains contrats, les unités de recherche doivent adresser aux cocontractants des rapports scientifiques d'avancement des travaux selon une périodicité fixée ; une copie de la lettre de transmission doit être transmise à la délégation. La remise de ces rapports conditionne le plus souvent les versements prévus aux échéanciers et la non-remise du rapport final est de nature à entraîner l'annulation du contrat et le reversement des fonds déjà encaissés.
• Le montant des crédits inscrits en recettes correspond à la somme que doit verser le cocontractant pour l'année (échéancier de règlement) diminué du montant de la TVA. Sous la responsabilité de l'ordonnateur, les crédits correspondant à l'échéancier de règlement de l'année peuvent être inscrits en recettes et mis en place sur les centres de dépense en une ou plusieurs fois au cours de l'exercice (pour permettre par exemple l'engagement des dépenses de personnel ou autres). En revanche, les crédits correspondant aux versements des soldes ne doivent pas être inscrits lorsque ces versements sont subordonnés à la production de rapports, tant que ces derniers ne sont pas approuvés par les cocontractants.
• Les opérations de dépense : les règles d'utilisation des crédits provenant des contrats sont identiques à celles en vigueur pour les crédits provenant de la subvention de l'État ; cependant, il est vérifié lors des saisies sur la GCF en sus des contrôles usuels que les dépenses respectent bien les éventuelles limitations d'emploi prévues par le contrat.
• Clôture du contrat : en fin d'exécution du contrat, si les fonds n'ont pas été utilisés intégralement, pour les contrats soumis à justification, ces fonds peuvent être soit reversés au cocontractant soit rester acquis au CNRS si le cocontractant y consent.
Par ailleurs, plusieurs unités CNRS (et plusieurs laboratoires étrangers dans le cadre des contrats européens) peuvent être concernées par un même contrat : la délégation de l'unité coordinatrice reçoit alors les versements du cocontractant, à charge pour elle de reverser aux autres délégations (aux autres organismes le cas échéant) la part qui leur revient.
De manière générale, toutes les subventions de fonctionnement et aides à la recherche constituent des ressources taxables pour le CNRS. Il en est ainsi des crédits de soutien de base aux unités (ex-soutien des programmes) de la subvention du titre VI du budget de l'État. En revanche, les subventions d'équipement explicitement destinées à la réalisation d'investissements restent en dehors de la base d'imposition à la TVA, de même que les aides aux sociétés internationales.
Au plan des principes, pour qu'une subvention d'équipement ne soit pas taxable, il faut :
• qu'il s'agisse d'une véritable subvention, c'est-à-dire qu'elle n'ait aucune contrepartie ;
• qu'elle soit destinée à la réalisation ou à l'acquisition d'un investissement déterminé ;
• qu'elle ait la qualification de subvention d'équipement dès l'origine.
Par convention, les crédits destinés aux programmes sont essentiellement considérés comme relevant principalement de l'investissement.
• Les unités sont tenues d'établir leurs factures clients en y mentionnant le montant HT, le taux de TVA appliqué et le montant TTC le cas échéant.
• En cas d'acquisitions intracommunautaires, elles doivent joindre aux factures qu'elles réceptionnent, un papillon de saisie de la TVA indiquant en particulier le taux de TVA à appliquer et le montant en francs français (évalué, pour les factures libellées en devises, par l'unité sur la base du taux de chancellerie en vigueur à la date d'établissement du papillon). Les factures accompagnées des papillons sont transmises à la délégation.
• Chaque mois, dans le cadre des échanges intra-communautaires qu'elles peuvent avoir, les unités doivent établir une déclaration d'échange de biens (DEB) auprès de l'administration des douanes.
• Si la TVA est récupérable : les factures de dépense et les factures de recette sont enregistrées sur le système informatique, en indiquant le montant hors taxes, le montant de la TVA et le montant TTC. Seul le montant hors taxes est imputé sur les comptes (ou codes) budgétaires gérés par l'ordonnateur secondaire et sur le compte d'exécution. Lors des opérations de dépense, seul le montant hors taxes est imputé sur le centre de dépense.
• Si la TVA n'est pas récupérable : les dépenses sont enregistrées TTC.
• Les factures concernant des échanges communautaires sont en principe enregistrées pour le montant hors taxes seulement.
• Pour comptabiliser la TVA intracommunautaire, l'agent comptable secondaire passe une écriture soit à chaque opération, soit périodiquement et au moins en fin de mois avant le transfert à l'agent comptable principal, à partir des papillons et factures transmis par les unités.
• L'agent comptable secondaire procède à la déclaration mensuelle de TVA : les opérations correspondantes aboutissent au transfert de TVA à l'agent comptable principal sous forme papier (les pièces justificatives) et sous forme de fichier via le réseau.
• Le rôle de l'agent comptable principal
• Il centralise et contrôle les opérations de TVA des comptables secondaires.
• Il procède pour le compte de l'ordonnateur principal à l'établissement de la déclaration CA3 qu'il joint, accompagnée des pièces justificatives, à son versement à l'administration des impôts (l'agent comptable principal est seul habilité à effectuer cette déclaration pour le compte du CNRS).
1. cf. infra (D.2. - Suivi des crédits en délégation).
2. Néanmoins, cette règle n'est pas applicable pour les contrats européens relatifs au financement des boursiers et des BDI qui prévoient un prélèvement de 4 % pour frais de gestion.