D. La comptabilité analytique : gestion des centres de dépense

1. - Principes

Le budget d'une unité de recherche ou de service correspond à la prévision de ses dépenses. Son exécution intervient par l'intermédiaire des centres de dépense : CDP.

La gestion des centres de dépense relève de la nécessité d'un suivi de l'exécution des moyens par destination et met en œuvre la technique dite de comptabilité distincte.

Ainsi, un centre de dépense est créé au travers de l'application GCF pour recevoir les crédits affectés à une destination dont on souhaite isoler le suivi budgétaire.

Les crédits ouverts sur le centre de dépense peuvent être soit le fonctionnement courant d'une unité, soit la réalisation d'une mission particulière (exécution d'un contrat de recherche prévoyant des justifications de dépense, organisation d'un colloque, participation à un programme scientifique...), soit à une opération scientifique habituelle.

 

Il convient d'observer un suivi rigoureux entre l'émission des ordres de recette par les ordonnateurs secondaires et la mise en place des crédits sur les centres de dépense par les services financiers des délégations, laquelle est assujettie à une autorisation budgétaire préalable ainsi qu'il a été indiqué plus haut (en C.2.2).

Le centre de dépense identifie la source, subvention de l'État ou ressources propres, des crédits affectés à l'objet du centre de dépense (le notificateur à l'origine des crédits n'est pas, par contre, identifié directement).

 

L'application GCF distingue centres de dépense principaux et centres de dépense rattachés : un centre de dépense principal correspond à une unité (1^er niveau), ne permet pas la gestion et peut se voir rattacher un ou plusieurs centres de dépense élémentaires en fonction des besoins de gestion (pouvant aller du 2^e au 4^e niveaux).

Toutefois, lorsqu'une même unité est installée sur plusieurs sites, il est possible d'ouvrir plusieurs centres de dépenses principaux (ex. F 5646 A, F 5646 B...) afin de pouvoir suivre l'utilisation des crédits sur chacun des sites.

Dans l'application Xlab, une origine de crédit est rattachée à la fois à un centre de dépense et à un code budgétaire.

À titre exceptionnel, les directeurs d'unité ne disposant pas de Xlab peuvent aussi, dans leur comptabilité, suivre les crédits de leurs équipes (ou entités dépensières dans la terminologie Xlab) en créant autant de centres de dépenses rattachés au 3^e niveau.

La codification des centres de dépense principaux est celle des unités CNRS.

La codification des centres de dépense rattachés suit les règles établies au niveau national par la DFI. Elle permet par exemple de préciser les opérations scientifiques et les programmes dont le suivi individuel s'impose, la source des crédits provenant de ressources propres (contrats européens, contrats industriels...).

La gestion des centres de dépense consiste à les tenir à jour afin d'en connaître la situation et de suivre les mouvements qui leur sont associés.

2. - Suivi des crédits en délégation

2.1. - Centres de dépense des unités

La procédure de gestion des centres de dépense passe, schématiquement, par les phases suivantes :

• L'ouverture d'un centre de dépense principal en GCF est consécutive à la décision de création d'une nouvelle unité dont la délégation est informée. Le service financier ouvre un ou plusieurs centres de dépense rattachés, selon la nomenclature nationale des centres de dépense.

• L'unité est informée des numéros de centres de dépense ouverts et les enregistre dans Xlab, en relation avec les origines de crédits (cette opération conditionne le bon fonctionnement de l'interface avec la GCF).

• Des crédits sont mis en place par l'ordonnateur sur les centres de dépense consécutivement soit à des notifications de crédits, soit à des affectations de ressources propres (contrats de recherche...), soit à des modifications des crédits de l'unité.

• La clôture d'un centre de dépense principal est consécutive à la décision de suppression de l'unité correspondante, dont la délégation reçoit copie ; elle implique en GCF une réaffectation préalable des crédits inutilisés et des matériels.

• La situation des centres de dépense se reflète dans l'état dit « historique des laboratoires ».

L'application informatique CDPMENS permet la consolidation des données (engagements et mandatements) au 2^e niveau. Les ordonnateurs secondaires disposent des données les concernant qui sont ensuite agrégées par l'ordonnateur principal.

Il faut noter qu'en ce qui concerne les opérations pluriannuelles qui bénéficient d'autorisations de programme sans couverture de crédits de paiement dans l'année, deux centres de dépense de niveau 1 sont ouverts par le délégué régional dans la comptabilité de la délégation (et non des unités bénéficiaires). Ils correspondent aux AP à mettre en place et à couvrir en CP au titre des années N + 1 et N + 2.

2.2. - Centres de dépense des délégations

Au niveau de la délégation, deux types de centres de dépense sont mis en place :

• un centre de dépense principal identifiant la délégation, destiné à la gestion des moyens propres à la délégation ou gérés directement par elle (opérations immobilières). En niveau 2, sont rattachés à ce CDP les CDP correspondant aux différentes enveloppes gérées par la délégation. Les centres de dépenses de niveau 2 rattachés au CDP principal de la délégation sont organisés de manière homogène ;

• un centre de dépense destiné à gérer les crédits des unités non immédiatement disponibles (les AP non couvertes dans l'année en cours) ou les crédits des unités qui n'existent plus (reliquat de crédits attribués dans le passé pour les unités fermées).

Les centres de dépense de niveau 2 rattachés à ce dernier CDP sont organisés de la manière suivante :

• deux CDP (années N + 1 et N + 2) reçoivent les autorisations de programme sans couverture de crédits de paiement dans l'année, et dont le délégué régional est amené à certifier la disponibilité ainsi que la date de couverture aux unités qui devront y avoir recours (pour réunir des tours de table sur des opérations d'équipement par exemple). En niveau 3, rattachés à ces deux centres de dépenses (AP à couvrir l'année N + 1, et AP à couvrir l'année N + 2), sont identifiés les laboratoires ou les opérations pour lesquels ces autorisations de programme ont été déléguées, sur des CDP codifiés par référence à l'identifiant des laboratoires.

Cette modalité de gestion des AP permet notamment d'attester la disponibilité des crédits pour le recrutement d'un agent sur contrat de recherche sans pénalisation du laboratoire ;

• de la même façon, tous les CDP correspondant à des unités qui ne sont plus actives et n'ont plus de gestionnaire, c'est-à-dire les unités réellement fermées (pour lesquelles la gestion ne peut être effectuée que par l'ordonnateur secondaire, à savoir le délégué régional) sont rattachés à un centre de dépense de la délégation, en niveau 2, et gérés par elle.