Note n^o 03R161DFI du 11 juillet 2003 relative à l’attribution de subventions en euros au titre de la délégation de pouvoir consentie à la directrice générale par le conseil d’administration

Direction des finances

Paris, le 11 juillet 2003

Note à l’attention de Mesdames et Messieurs les délégués régionaux, Messieurs les délégués régionaux adjoints, Madame la directrice de l’INSU, et Monsieur le directeur de l’IN2P3.

Copie : Mesdames et Messieurs les directeurs des départements scientifiques et instituts.

Le 27 mars dernier, lors de la présentation annuelle au conseil d’administration du rapport d’activité 2002 en matière d’attribution de subventions, le président et des membres du conseil d’administration, d’une part ont fait remarquer que les informations transmises concernant les subventions ne leur permettaient pas toujours d’avoir une bonne connaissance des actions financées, d’autre part ont demandé que ces actions fassent l’objet d’une évaluation scientifique.

Afin de donner suite à ces observations, il convient d’apporter certaines adaptations à la procédure actuelle fixée par l’instruction n^o INS990310BPC modifiée du 27 mai 2002 :

1 - Qualité des informations transmises par les entités à l’origine des demandes d’attribution

Une attention particulière doit être portée sur la qualité des informations transmises par les entités, concernant le nom du bénéficiaire de la subvention (les sigles ou les abréviations doivent être exclus) et l’objet de la subvention qui doit être exposé de façon précise et compréhensible. Ces informations, utilisées par le service financier de la délégation pour établir la décision d’attribution de subvention, sont ensuite centralisées au niveau du siège par la direction des finances et reprises, de façon exhaustive, dans le rapport présenté au conseil d’administration.

2 - Justification et évaluation scientifique des actions subventionnées

Les entités qui formulent la demande doivent justifier de façon précise et dûment argumentée (formulaire « A », rubrique « exposé des motifs »),  les raisons pour lesquelles elles envisagent d’attribuer une subvention, ainsi que le montant proposé.

En outre, en accord avec les départements scientifiques, toutes les actions pour lesquelles il est prévu d’allouer une subvention d’un montant égal ou supérieur à 5000 €, doivent faire l’objet d’une évaluation scientifique préalable (projets, colloques, etc.) soit par un comité scientifique, soit par le département scientifique (ou la direction) dont relève l’entité à l’origine de la proposition.

Si l’action, projet ou colloque, etc. a déjà fait l’objet d’une évaluation favorable par un comité scientifique (par exemple, comité national pour les colloques, comité de programmes pour les programmes scientifiques, etc.), l’avis devra être mentionné par l’entité. Les délégations pourront, dans ce cas, procéder à l’établissement de la décision (dont l’article 1^er « objet du financement » fera référence à cet avis favorable), puis au mandatement de la somme prévue.

En revanche, si l’action n’a pas fait l’objet d’une évaluation préalable, les délégations devront adresser, par mél au secrétaire général du département scientifique concerné, pour examen et accord, la demande d’attribution (formulaire « A ») présentée par l’entité. Les délégations donneront suite à la demande après avoir reçu l’accord exprès du département.

Je vous serais obligé de bien vouloir mettre ces dispositions en œuvre pour les demandes de subvention dont vous êtes saisis à compter du 1^er juillet 2003.

Enfin, je vous rappelle, à toutes fins utiles, que l’utilisation de la procédure d’attribution de subvention doit être conforme aux dispositions de l’instruction « attribution de subventions » précitée : ainsi lorsque le financement est accordé en contrepartie d’une prestation identifiée, il convient de procéder par voie de convention, et non par voie de subvention.

Le secrétaire général,

Jacques BERNARD