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Objet de l’instruction : ce document vise à clarifier les rôles des différents acteurs impliqués dans le recrutement des vacataires et des auxiliaires.
Période d’application : à compter de la date de publication
Référence Numélec : INS030002BPC
Adresse du site des instructions de procédure : http://www.sg.cnrs.fr/bpcmodernisation/default.htm
Dernière mise à jour : 4 novembre 2003
Version : 1
Coordonnées : Secrétariat général - Bureau de pilotage et de coordination
3, rue Michel-Ange - 75794 Paris Cedex 16
Mél. : BPC.procedures@cnrs-dir.fr
Ce document a été établi en liaison avec la direction des ressources humaines et l’agence comptable principale. Pour tous renseignements relatifs aux règles de gestion, textes et documents applicables : Mél. : DRH.procedures@cnrs-dir.fr
PRÉSENTATION GÉNÉRALE
L’activité des unités et services peut nécessiter le recours à des recrutements ponctuels et de courte durée. Afin de répondre au mieux à ces besoins, le CNRS a redéfini les modalités de recrutement des personnels financés sur crédits de vacations (circulaire de la DRH du 20 novembre 2001).
Ces personnels peuvent être recrutés en tant qu’auxiliaire ou bien en tant que vacataire.
Les auxiliaires sont recrutés pour effectuer des travaux déterminés de courte durée afin de suppléer une absence ou renforcer une équipe dans le cadre de son activité courante.
Ils sont recrutés sur contrat à durée déterminée pour une durée maximale de 6 mois (CDD art. 6-2 de la loi no 84-16 du 11 janvier 1984) et bénéficient d’une rémunération forfaitaire mensuelle.
Les vacataires sont engagés pour des travaux très ponctuels et déterminés ne s’inscrivant pas dans l’activité régulière et quotidienne du service.
Ils sont recrutés sur décision mensuelle renouvelable dans la limite de 6 mois et sont rémunérés à l’heure.
Ces deux populations ont chacune leurs spécificités :
* les congés payés1 doivent être épuisés au terme du recrutement.
Les agents CNRS, fonctionnaires ou non, ne peuvent pas percevoir du CNRS une rémunération financée sur crédits de vacations.
Cette instruction de procédure vise à clarifier le rôle des différents acteurs impliqués dans le recrutement des vacataires et des auxiliaires afin de faciliter la gestion de ces populations.
Modalités de recrutement et de rémunération
Délai préalable à l’embauche
Pour garantir une bonne qualité de recrutement du personnel rémunéré sur crédits de vacations, il est nécessaire que toute demande de recrutement parvienne au minimum 10 jours calendaires2 avant la prise de fonction. Ce délai est nécessaire pour réaliser, dans de bonnes conditions, la réservation des crédits, l’élaboration des contrats et les déclarations préalables. Ceci répond également aux impératifs de sécurité afin que le personnel bénéficie, dès sa prise de fonction, de l’assurance responsabilité civile de l’établissement.
Modalités de recrutement
Les vacataires et les auxiliaires sont soumis à des dispositions communes :
– conditions d’âge3 (16 à 65 ans),
– pas de conditions de nationalité4,
– déclaration unique d’embauche5,
– ils ne peuvent être recrutés sur crédits de vacations plus de 6 mois, continus ou discontinus, sur une période de 12 mois.
Modalités de rémunération
Les taux de rémunération, communs aux auxiliaires et vacataires correspondent à cinq niveaux6 de recrutement :
I : travaux d’exécution (CAP),
II : travaux d’application (Bac),
III : travaux d’études techniques (BTS/DUT),
IV : travaux d’études et de conception (Licence),
V : travaux scientifiques ou techniques hautement spécialisés (Doctorat).
Les taux de rémunération sont définis par la DRH et disponibles à l’adresse :
http://www.sg.cnrs.fr/drhstatuts/remunerations/default.htm
Les modalités de versement de la rémunération sont distinctes :
Le personnel vacataire, étant rémunéré à l’heure, est rétribué au vu du décompte des heures effectivement travaillées : il s’agit du « mémoire de vacation ». Ce document, dûment rempli, est signé par le responsable de l’unité ou du service et l’agent. Il atteste du service fait et conditionne la mise en paiement.
Les « mémoires de vacation » ne pouvant être établis avant la fin de la vacation (fin du mois ou date de fin d’engagement) les vacataires sont, en conséquence, souvent payés le mois suivant.
À l’inverse, le personnel auxiliaire, engagé sur contrat à durée déterminée, est rémunéré au mois sans attestation de service fait. Les auxiliaires sont payés au mois courant.
Acteurs concernés
L’unité de recherche ou le service demandeur :
– identifie le mode de recrutement (vacataire ou auxiliaire) avec le service du personnel de la délégation,
– effectue une demande de recrutement complète au minimum 10 jours calendaires avant la prise de fonction,
si auxiliaire :
– édite et signe (par le responsable de l’unité/service ou son délégataire) le procès-verbal d’installation (PVI) à la prise de fonction. Le PVI est une pièce justificative conditionnant la mise en paie ;
si vacataire :
– signe la décision d’engagement (agent et responsable d’unité ou de service),
– à la fin de la période de vacation, remet le mémoire de vacation dûment rempli et cosigné (responsable de l’unité/service et agent) le plus rapidement possible au service du personnel de la délégation.
Le service du personnel et des ressources humaines (SPRH) de la délégation ou de l’institut :
– conseille, dans tous les cas, les unités ou services demandeurs sur le choix de la solution de recrutement (vacataire ou auxiliaire),
– saisit la dépense prévue dans l’application GCF (engagement comptable) ; cette action peut être réalisée par le service financier selon l’organisation de la délégation ou de l’institut,
– instruit le dossier en garantissant le respect des règles établies (juridiques, budgétaires, d’utilisation des outils de gestion…),
– établit la demande d’avis auprès du fonctionnaire de défense (cas du recrutement de personnel étranger hors UE),
– élabore le contrat ou la décision d’engagement,
– établit la déclaration unique d’embauche et la transmet à l’URSSAF,
si auxiliaire :
– saisit le contrat de recrutement dans l’application Popart,
si vacataire :
– contrôle les mémoires de vacations,
– saisit la décision d’engagement et les mémoires de vacation, dans l’application Popart, pour la mise en paie.
Le service financier et comptable (SFC) de la délégation ou de l’institut :
– saisit la dépense prévue dans l’application GCF (engagement comptable) ; cette action peut être réalisée par le SPRH selon l’organisation de la délégation ou de l’institut,
– autorise la mise en paie en visant, dans l’application Popart, le dossier au vu des pièces justificatives7.
Le délégué régional ou le directeur d’institut :
– signe, par délégation du directeur général, le contrat de recrutement ou la décision d’engagement.
L’agent recruté :
si auxiliaire : signe le contrat d’engagement.
si vacataire : signe chaque mémoire de vacation et la décision d’engagement.
Le fonctionnaire de défense :
– donne un avis sur le recrutement d’un personnel étrangers hors UE.
Formalisme et système d’information
Formalisme
Qualificatifs utilisés sur les flux de données
Applications du système d’information :
Xlab : application de gestion financière et d’aide au pilotage des laboratoires.
http://www.dsi.cnrs.fr/labo/xlab/default.asp
GCF : application de gestion comptable et financière.
http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/gcf/Presentation/default.htm
Popart : application de gestion des « populations particulières » du CNRS.
http://www.dsi.cnrs.fr/prod-prh/icare/present.asp
ACTIONS PAR ACTEUR, CIRCUIT DES DOCUMENTS
La procédure de recrutement des auxiliaires ou des vacataires est organisée en trois temps : demande de recrutement (via Xlab ou hors Xlab), recrutement et mise en œuvre du recrutement.
Demande de recrutement via Xlab
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Étape 1 : Qualification du besoin Le responsable de l’unité (ou du service) : - identifie, en liaison avec le SPRH, le type de recrutement le plus adapté au besoin détecté, - estime le coût du recrutement en entrant les paramètres dans Xlab (type de recrutement, durée à l’aide de la grille de valorisation (1) présente dans l’outil). Le coût total du recrutement est ainsi déterminé puis automatiquement comparé aux crédits disponibles de l’unité, - demande confirmation du coût au SPRH. Le responsable du SPRH de la délégation ou de l’institut : - conseille pour le recrutement (2), - vérifie le calcul du coût du recrutement. |
(1) Grille de valorisation : http://www.sg.cnrs.fr/acp/pratique/applipaye.htm
(2) Dans le cas d’un recrutement de personnel hors UE, le fonctionnaire de défense est saisi pour avis |
Demande de recrutement hors Xlab
Étape 1 : Qualification du besoin
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Le responsable de l’unité (ou du service) : - identifie, en liaison avec le SPRH, le type de recrutement le plus adapté au besoin détecté, - estime le coût du recrutement à partir de la dernière grille de valorisation (1) « papier » communiquée par l’agence comptable principale (ACP). Le coût total du recrutement est ainsi déterminé puis automatiquement comparé aux crédits disponibles de l’unité, - demande confirmation du coût au SPRH. Le responsable du SPRH de la délégation ou de l’institut : - conseille pour le recrutement (2), - vérifie le calcul du coût du recrutement et transmet un formulaire de demande de recrutement (modèle 1). |
(1) Grille de valorisation : http://www.sg.cnrs.fr/acp/pratique/applipaye.htm
(2) Dans le cas d’un recrutement de personnel hors UE, le fonctionnaire de défense est saisi pour avis.
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Étape 2 : Vérification des crédits et saisie de la demande
Étape 3 : Validation administrative et budgétaire
Étape 4 : Mise à jour des crédits
| Le gestionnaire de l’unité (ou du service) : - met à jour les crédits, sur la base des informations relatives aux crédits utilisés transmises par la délégation. |
Le recrutement
Étape 1 : Préparation du contrat ou de la décision d’engagement
Étape 2 : Prise de fonction
Étape 3 : Saisie de dossier et visa comptable
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Dans le cas d’un recrutement d’auxiliaire Le gestionnaire du SPRH de la délégation ou de l’institut : - crée le dossier de l’agent dans POPART (2) (ou le met à jour si l’agent y figure déjà) sur la base du contrat d’engagement et du PVI signés, - transmet le dossier à l’agent comptable secondaire : contrat (original ou copie certifiée conforme), original PVI, RIB et accusé de réception POPART (AR). L’agent comptable de la délégation ou de l’institut : - effectue le visa du contrat dans POPART au vu de l’AR de POPART et des pièces justificatives (contrat, original PVI, RIB ), Si le dossier ne satisfait pas aux contrôles de régularité de la dépense, - refuse de viser le dossier et le retourne au SPRH pour correction ou complément. Le visa (acceptation ou refus) est alors saisi dans POPART. NB : Ce visa conditionne le calcul de paie des contrats d’auxiliaires. Dans le cas d’un recrutement de vacataire Le gestionnaire du SPRH de la délégation ou de l’institut : - conserve l’original de la décision d’engagement et effectuera la saisie dans POPART à la réception du mémoire de vacation. Le visa comptable sera également effectué à cette étape (voir § Mise en œuvre du recrutement). |
(2) voir le guide utilisateur de l’application Popart : http://www.dsi.cnrs.fr/prod-prh/icare/Documentation/tdmpopart.asp
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Mise en œuvre du recrutement
On distingue dans ce chapitre la cas des vacataires de celui des auxiliaires
Cas des vacataires
Étape 1 : Élaboration du mémoire de vacation
Étape 2 : Contrôle et saisies
Étape 3 : Visa comptable
Cas des auxiliaires
| L’exécution d’un contrat d’auxiliaire ne nécessite pas d’attestation de service fait. Le visa comptable du contrat déclenche le calcul de paie (voir étape 3, p. 64). |
TEXTES DE RÉFÉRENCE
– Loi no 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État et notamment ses articles 6 alinéa 2 et 7.
– Décret no 86-83 du 17 janvier 1986 modifié relatif aux dispositions générales applicables aux agents non titulaires de l’État pris pour l’application de l’article 7 de la loi no 84-16 du 11 janvier 1984 portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’État.
– Circulaire no 010001DRH du 20 novembre 2001 relative aux modalités d’engagement et de rémunération des personnels payés sur crédits de vacations.
AUTRES DOCUMENTS UTILES
– Guide utilisateur POPART disponible à l’adresse suivante :
http://www.dsi.cnrs.fr/prod-prh/icare/Documentation/tdmpopart.asp
– Grille de valorisation disponible à l’adresse suivante :
http://www.sg.cnrs.fr/acp/pratique/applipaye.htm
– Grille des taux de rémunération disponible à l’adresse suivante :
http://www.sg.cnrs.fr/drhstatuts/remunerations/default.htm
ANNEXES ET MODÈLES DE DOCUMENTS
Les annexes et modèles sont disponibles au téléchargement à l’adresse suivante :
http://www.sg.cnrs.fr/bpcmodernisation/procedrh/auxvac/auxvac.htm.
– Annexe 1 : Recrutement auxiliaire et vacataire : justificatifs à fournir à l’appui d’une demande et renseignements utiles.
– Modèle 1 : Demande de recrutement, disponible uniquement au téléchargement à l’adresse indiquée ci dessus.
– Modèle 2 : Procès-verbal d’installation, PVI.
La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.
Fait à Paris, le 7 novembre 2003.
Le secrétaire général,
Jacques BERNARD
ANNEXE 1
RECRUTEMENT AUXILIAIRE ET VACATAIRE
Justificatifs à fournir à l’appui d’une demande et renseignements utiles
Justificatifs
– Copie du diplôme ou certificat(s) de travail
– Copie de la carte nationale d’identité (CNE)
– Copie de la carte Vitale
– Relevé d’identité bancaire ou postal (RIB ou RIP)
– Demande de remboursement partiel des frais de transport (le cas échéant)
Cas particulier des étrangers hors UE*
– Justificatif de la situation régulière en France :
– Copie de la carte de séjour ou de travail (copie de l’autorisation de travail si elle n’est pas mentionnée sur la carte de séjour)
* Dans le cadre de l’engagement des personnels de nationalité étrangère, hors UE, l’avis du fonctionnaire de défense doit être sollicité préalablement. Pour plus d’information il convient de contacter le service du personnel et des ressources humaines de votre délégation.
Cas particulier des personnes rémunérées par un autre employeur
– Production du bulletin de salaire établi par l’employeur principal pour la période correspondant aux rémunérations versées (à défaut de cette pièce, les cotisations seront calculées sur l’intégralité du montant de la rémunération).
Les coordonnées de l’employeur principal devront être mentionnées.
– Production de l’autorisation de cumul délivrée par l’ordonnateur du traitement principal pour les fonctionnaires ou agents contractuels de droit public d’une autre administration (interdiction, pour les agents CNRS de percevoir du CNRS une rémunération financée sur crédits de vacations).
Autres cas particuliers
Autorisation parentale dans le cas d’un candidat âgé de plus de 16 ans et de moins de 18 ans.
Renseignements utiles
Congés payés :
Les congés doivent être épuisés au terme de la période d’engagement.
Les modalités sont :
– pour les auxiliaires : identiques à ceux des personnels titulaires du CNRS et en fonction du règlement intérieur de l’unité ou du service,
– pour les vacataires : en fonction du nombre d’heures travaillées, soit 1/8 (12.5 %) de la durée de l’engagement.
Modèle 2
Procès-verbal d’installation d’un personnel auxiliaire
#Nom du responsable unité/ service#
#unité, service d’accueil#
#adresse#
#tel, fax, mel#
Procès-verbal d’installation
Je soussigné # Nom du responsable de l’unité/service # #fonction# du #intitulé de l’unité on du service#, certifie que #nom de l’auxiliaire accueilli# a pris ses fonctions au sein de mon #unité ou service# le #date#.
Fait à ……, le……..
#nom du responsable de l’unité ou du service#
_____________________
1. Pour les auxiliaires : identiques à ceux des personnels titulaires et en fonction du règlement intérieur de l'unité ou du service ; pour les vacataires : en fonction du nombre d'heures travaillées (1/8, soit 12,5%, de la durée de l'engagement) cf. CIR010001DRH du 20 novembre 2001.
2. Dans le cas d'un recrutement d'un personnel étranger, hors UE, le délai est allongé à 20 jours afin d'effectuer les contrôles d'entrée en France nécessaires et d'établir la demande d'enquête auprès du fonctionnaire de défense.
3. Pour les mineurs : autorisation du représentant légal et interdiction d'effectuer des travaux dangereux.
4. Les personnes qui n'ont pas la nationalité française doivent être en situation régulière : les ressortissants de l'Union européenne (UE) doivent produire une carte de résident, les ressortissants hors UE une autorisation de travail.
5. Envoi à l'URSSAF. Si envoyée par courrier : au plus tard le jour ouvrable précédent la date d'embauche ; si transmission télématique / télécopie : le jour même.
6. ou qualification professionnelle équivalente sur justificatif fourni au directeur de l'unité ou du service.
7. Pièces justificatives : RIB, décision d'engagement et mémoire de vacation pour les vacataires ; RIB, CDD et PVI pour les auxiliaires.