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Destinataires :
• les directeurs scientifiques des programmes ;
• les directeurs de programme ;
• les délégués régionaux ;
• copie aux secrétaires généraux de département scientifique ;
• la direction des finances
La présente instruction, qui annule et remplace l’instruction INS n° 030001DEP du 12 février 2003, définit les modalités de la gestion administrative des programmes pluridisciplinaires du CNRS, qui obéissent aux principes de fonctionnement suivants.
1. CREATION ET DUREE
2. SUPPORT TECHNIQUE ET ADMINISTRATIF
a) Le siège du programme
b) Le rôle des délégations
b.1) La gestion générale du programme
b.2) La gestion financière
3. AFFECTATION DES PERSONNELS DU PROGRAMME
4. REGLES USUELLES DU CNRS POUR LA GESTION DES PROGRAMMES DANS LES LABORATOIRES
1. CREATION ET DUREE
Un programme est créé par décision du Directeur général, après avis du conseil scientifique et approbation du conseil d’administration, à compter d’une date déterminée et pour une durée prévisionnelle fixée lors de la création (généralement 4 ans). Il est par conséquent nécessaire de prendre une autre décision dans les mêmes formes, ou pour le prolonger, ou pour l’arrêter.
2. SUPPORT TECHNIQUE ET ADMINISTRATIF
a) Le siège du programme
Le siège de chaque programme est fixé dans la décision de création. Afin d’éviter une charge administrative supplémentaire au laboratoire d’appartenance du directeur du programme, et en raison du caractère pluridisciplinaire du programme qui n’est pas compatible avec une gestion par un département scientifique, le siège est localisé dans la délégation régionale de rattachement du laboratoire susmentionné. Les instituts peuvent également constituer une possibilité de localisation ; dans ce cas, ils interviennent comme une délégation, et mettent en œuvre le dispositif de suivi et de compte rendu des actions du programme.
b) Le rôle des délégations
Le délégué régional dont la délégation est siège d’un programme est le correspondant privilégié du responsable du programme considéré. Il intervient, en concertation avec lui, à trois niveaux.
b.1) La gestion générale du programme
Le délégué régional met en œuvre les moyens administratifs nécessaires au fonctionnement du ou des programmes qui lui sont rattachés. Il lui appartient, soit de dégager des moyens administratifs spécifiques, soit d’intégrer la gestion dans la charge de travail courante des services, soit de prévoir toute autre organisation de son choix ; toutefois, dans ces deux derniers cas il est opportun de désigner un interlocuteur de premier niveau capable d’orienter les questions vers les services concernés de la délégation.
Le cas échéant, un recrutement de type assistant technique gestionnaire(s) sera à la délégation pour la durée du programme afin de prendre en charge les tâches matérielles, telles que les convocations des comités intéressant le programme, la diffusion des appels d’offres, la réception et le dépouillement des propositions des laboratoires et tout autre acte de gestion induit par le programme.
Cet agent, affecté à la délégation, dépend administrativement du délégué régional qui le gère. Il est l’interlocuteur du directeur de programme, qui lui transmet ses instructions. Cette formule permet, d’une part de partager un agent sur plusieurs programmes d’ampleur plus réduite, et d’autre part de garantir qu’à tout moment le directeur de programme peut disposer d’une assistance en délégation. Le délégué régional doit en effet faire en sorte de pourvoir au remplacement de l’assistant gestionnaire de programme à l’occasion de ses congés par exemple, et d’assurer la continuité du service.
Les postes affectés à la gestion des programmes dans les délégations régionales font l’objet d’un réexamen annuel tenant compte de l’évolution des besoins résultant de l’achèvement de programmes ou du lancement de nouveaux programmes.
b.2) La gestion financière
En matière financière, le directeur du programme fait procéder à la saisie des notifications dans l’application Prépilab mise à sa disposition par le délégué régional. Les notifications peuvent évidemment concerner des actions et des laboratoires extérieurs au ressort territorial de la délégation.
A partir de 2004, tous les programmes interdisciplinaires passent par un régime de soutien aux projets par tranches annuelles :
– le budget 2004 de ceux des programmes qui, auparavant, finançaient les projets sélectionnés en une fois sur la totalité de leur durée généralement de deux à trois ans correspond à l’enveloppe de la seule première tranche de financement pour les projets qui seront retenus en 2004. La ou les tranches annuelles suivantes seront financées sur les budgets attribués aux directeurs de programme au titre du ou des exercices budgétaires ultérieurs ;
– à partir de 2005, le budget de chacun des programmes sera en conséquence destiné à couvrir les suites des actions retenues la ou les années précédentes et la première tranche annuelle des actions nouvelles sélectionnées au titre de l’année en cours ;
– les projets sélectionnés, qui désormais recevront des dotations annuelles successives tout au long de leur durée, feront l’objet d’un échéancier pluriannuel prévisionnel établi par le directeur du programme et communiqué aux responsables concernés. Cet échéancier pourra être révisé dans le cadre du suivi de l’avancement scientifique et financier des projets par les instances ad hoc du programme.
– les crédits annuels alloués aux équipes sont destinés à être engagés dans leur totalité au terme des douze mois suivant la date de leur notification. La direction des études et des programmes est chargée du suivi des engagements en liaison avec les délégations régionales.
Il est impératif que les directeurs de programme notifient la totalité des autorisations d’engagement sur subvention de l’Etat (AE) qui leur sont attribuées chaque année. Les crédits non notifiés à la clôture de l’exercice budgétaire (en général vers la mi-décembre), ne sont pas remis en place l’année suivante, sauf cas particulier sujet à justification expresse. La mise en place des crédits notifiés par un directeur de programme est effectuée par la délégation gestionnaire du laboratoire bénéficiaire, au vu des indications portées sur la notification par le notificateur désigné du programme.
Des attributions de crédits peuvent également s’adresser à des
laboratoires ou des partenaires extérieurs au CNRS. Dans ce cas, il est
procédé au versement d’une subvention à un autre établissement public (par
exemple une université ou un autre EPST) ou à un organisme privé. Afin de
rendre souple et rapide cette procédure, le conseil d’administration du CNRS a
accordé une délégation de pouvoirs au directeur général afin d’attribuer des
subventions pour l’exécution des programmes, dans la limite du triple du seuil
fixé pour les achats sur marchés non formalisés (procédure de mise en
concurrence adaptée), soit actuellement 3 fois 150 000 €,
c’est-à-dire 450 000 €. Ce versement sous forme de subvention n’est
toutefois possible que lorsque les résultats attendus ne sont pas susceptibles
d’être valorisés. Dans le cas contraire, il convient d’établir une convention.
Par ailleurs, dans le cas où le partenaire est un organisme privé et que le
montant du financement alloué est supérieur à 23 000 euros TTC,
il convient également d’établir une convention (cf. Instruction de
procédure : attribution de subvention du 1er décembre
1999 :
http://www.sg.cnrs.fr/bpcmodernisation/procedfi/subventions/subventionVersion2.pdf).
Cette délégation de pouvoirs fait l’objet d’un compte-rendu annuel qui précise pour chaque subvention son bénéficiaire et sa destination exacte. Le principe est que la décision de subvention est établie au bénéfice du partenaire (établissement public ou organisme privé) et inclut l’ensemble des crédits attribués aux laboratoires qui en relèvent. L’exercice par le CNRS du droit à déduction de la TVA est subordonné à la production par le bénéficiaire d’un document (appel de fonds par exemple) faisant apparaître la TVA.
En dehors de cette hypothèse de versement de subvention par le CNRS, une convention est conclue avec le(s) partenaire(s) extérieur(s) pour permettre la mise en place du financement souhaité.
En règle générale, les crédits de programme ne peuvent être notifiés à un laboratoire coordonnateur qui les sous-répartirait par transfert, mais doivent être notifiés par le directeur de programme directement aux unités impliquées. Il est souhaitable que les notifications ne soient pas inférieures à un montant significatif, conforme à la logique de programmation qui suppose d’attribuer les moyens nécessaires à la réalisation complète d’une recherche, en réponse à un appel d’offres (à titre indicatif de l’ordre de 50 000 €, cette enveloppe pouvant être plus réduite dans le domaine des Sciences Humaines et Sociales). Afin de suivre chacune des opérations individualisées relevant d’un programme, et qui donnerait lieu à des notifications auprès de plusieurs unités, il est possible de réserver la première ligne de la zone " observations " à l’indication de l’opération concernée.
b.3) La mise en œuvre des moyens matériels
La délégation assure le fonctionnement technique et logistique 1 du programme.
Ainsi, les dépenses d’hébergement ou de fonctionnement liées aux locaux, au mobilier, à l’affranchissement du courrier, au téléphone ou aux frais de missions sont gérés par la délégation siège qui les impute sur un CDP spécifique au programme créé à cette fin. Ce CDP est doté en début d’année, par le directeur du programme, à partir des crédits qui lui sont attribués, d’une provision qui peut être réajustée si nécessaire. Les frais de publication relatifs à l’activité scientifique (édition de rapports d’activité, d’actes de colloques, etc.,) et les frais de routage y afférents sont à imputer directement, et au cas par cas, sur les crédits de programme. Enfin, l’adresse officielle du programme (contenu du papier à en-tête et adresse postale) est fixée par le directeur du programme en accord avec le délégué régional.
3. AFFECTATION DES PERSONNELS DU PROGRAMME
Le directeur de programme peut estimer nécessaire de constituer une équipe scientifique autour de lui, de manière à l’aider à organiser les travaux du programme. S’il s’agit de chercheurs, ceux-ci peuvent éventuellement bénéficier du statut de chargés de mission à temps partiel auprès du directeur général pour le programme, leur affectation dans leur laboratoire restant inchangée. S’il s’agit d’ITA, dont le concours n’est recherché qu’à temps partiel, leur affectation peut également rester inchangée et ils sont alors autorisés à travailler pour le programme à temps partiel. En revanche, s’ils travaillent à temps plein pour le programme, leur affectation est modifiée : ils sont affectés au laboratoire du responsable du programme. Le programme ne constituant pas une unité ou un service, il n’est en effet pas possible d’" affecter " des personnels directement auprès de celui-ci.
4. REGLES USUELLES DU CNRS POUR LA GESTION DES CREDITS DE PROGRAMMES DANS LES LABORATOIRES
Les procédures utilisées sont celles en vigueur au CNRS.
Lorsqu’un programme bénéficie de financements en provenance d’autres partenaires, ces participations sont budgétisées en recettes et inscrites sur le code budgétaire (0690) 2. Elles peuvent être prévues dès le budget primitif ou être inscrites au moment des DM et mises en place en tant que de besoin. Lorsqu’un programme interdisciplinaire a pris fin, les crédits mis en place dans les laboratoires et non engagés au terme de l’année qui suit celle de l’achèvement du programme sont annulés et repris au niveau central de l’organisme, cette opération étant conduite par les délégués régionaux en liaison avec la DEP et la DFI.
Pour le financement de dépenses de personnel, les crédits alloués aux laboratoires par les programmes suivent les règles générales d’utilisation, distinctes suivant que les dotations allouées proviennent de la subvention de l’état ou des ressources propres.
Le tableau suivant récapitule les possibilités offertes en ce domaine :
(* versement direct au CNRS par arrêté de répartition : en voie d’extinction)
Les recrutements en CDD financés par la subvention de l’Etat ne peuvent l’être qu’au titre des programmes du FNS et du FRT lorsqu’ils le prévoient explicitement et ce dans le cadre des dispositions en vigueur au CNRS. Ils doivent faire l’objet d’une demande préalable de virement en section 1 à la délégation régionale, et sont autorisés sous réserve de délais compatibles avec les dates prévues des décisions modificatives budgétaires soumises au conseil d’administration. Dans la mesure du possible, il est conseillé d’établir une prévision annuelle au dernier trimestre de l’année précédente, qui permet de mettre en place les crédits sur l’année dès le budget primitif, et d’éviter des avances de crédits qui doivent demeurer exceptionnelles.
Les recrutements éventuels de personnels peuvent également s’effectuer sur ressources propres dans le cadre de conventions de recherche avec des partenaires extérieurs, sous forme de contrats à durée déterminée, et à la condition qu’il ne s’agisse en aucun cas de personnel administratif ou de gestion technique.
Fait à Paris, le 9 avril 2004.
Le secrétaire général,
Jacques BERNARD
1 Ce point ne signifie pas qu’elle est contrainte de fournir au responsable du programme une installation matérielle dédiée ; il appartient au délégué de satisfaire la demande dans la stricte mesure des moyens mis à sa disposition, en concertation avec le responsable de programme.
2 A compter de l’exercice 2003.