5311-55 - Instruction de procédure no 030006BPC du 30 mars 2004

Instruction de procédure n^o 030006BPC du 30 mars 2004 relative aux demandes de mise en disponibilité des personnels fonctionnaires titulaires du CNRS

La présente instruction spécifie le circuit du traitement des demandes de disponibilité des personnels fonctionnaires titulaires du CNRS.

Coordonnées : Secrétariat général - Bureau de pilotage et de coordination

Ce document a été établi en liaison avec la direction des ressources humaines. Pour tout renseignement relatif aux règles de gestion, textes et documents applicables :
Mél. : DRH.procedures@cnrs-dir.fr

La disponibilité est la position du fonctionnaire titulaire qui, placé hors de son administration d’origine, cesse de bénéficier de ses droits à l’avancement et à la retraite.

Ce document présente le contexte réglementaire et les modalités d’octroi et de suivi de la décision de mise en disponibilité.

Elle peut être accordée soit sous réserve des nécessités de service, soit de droit1.

Exception : Une disponibilité d’office peut être décidée par l’administration lorsque le fonctionnaire n’a pas pu reprendre son service à l’expiration de ses droits statutaires à congé de maladie. Ce cas n’est pas abordé dans la présente instruction de procédure.

– n’acquiert plus de droit à l’avancement et à la retraite2 et ne peut pas se présenter aux concours internes ouverts par le CNRS et les autres EPST ;

– cesse d’être soumis au régime spécial de la sécurité sociale des fonctionnaires mais peut éventuellement prétendre au maintien de ses droits à la sécurité sociale au titre de la coordination entre les différents régimes, tant qu’il ne bénéficie pas d’un autre régime obligatoire.

L’ensemble des agents titulaires du CNRS. Le fonctionnaire stagiaire ne peut être placé dans cette position.

Les agents demandant à être placés en disponibilité ou étant d’ores et déjà en disponibilité, qui souhaitent exercer une activité privée, créer ou reprendre une entreprise, peuvent y être autorisés par l’administration, sous réserve d’un avis favorable de la commission de déontologie placée auprès du Premier ministre.

Cette commission est chargée d’examiner la compatibilité des activités privées qu’envisagent d’exercer les agents avec leurs fonctions originelles au sein du CNRS.

De fait, l’exercice de certaines activités privées sont strictement interdites. Il s’agit :

– des activités professionnelles poursuivies dans une entreprise privée, lorsque l’intéressé a eu, au cours des cinq dernières années précédant sa mise en disponibilité, soit à donner son avis, soit à exercer un contrôle, soit à participer à l’élaboration ou à la passation de marchés ou contrats avec ladite entreprise.

– des activités lucratives, salariées ou non, exercées dans un organisme ou une entreprise privés et de toute activité libérale si, par leur nature ou par leurs conditions d’exercice, elles sont de nature à porter atteinte :

• ou risquent de compromettre ou mettre en cause le fonctionnement normal, l’indépendance ou la neutralité du service.

L’agent placé en disponibilité doit dans un délai de trois mois avant l’issue de sa période de disponibilité (délai de prévenance) faire connaître à son administration son souhait de réintégrer ou de voir sa disponibilité renouvelée.

La réintégration s’opère à l’une des trois premières vacances de poste dans le grade de l’agent. Si l’agent refuse successivement trois postes qui lui sont proposés, il peut être licencié après avis de la commission administrative paritaire (CAP).

Toutefois, pour les disponibilités de droit pour raisons familiales, la réintégration intervient à la première vacance dans le grade de l’agent. Si l’agent refuse cet emploi, l’une des trois premières vacances dans son grade doit lui être proposée. S’il refuse successivement trois postes qui lui sont proposés, il peut être licencié après avis de la CAP.

Les emplois correspondant à ces postes peuvent être situés en dehors de la résidence administrative antérieure de l’agent.

Dans l’hypothèse où l’agent ne peut être réintégré celui-ci est maintenu en disponibilité jusqu’à ce qu’un poste lui soit proposé.

Cas particulier : dans le cas d’une disponibilité accordée pour adoption, la réintégration dans l’emploi antérieur est immédiate. Le délai de prévenance de trois mois imposé à l’agent ne trouve pas à s’appliquer dans cette situation.

L’agent désirant être placé en disponibilité doit en faire la demande, sous couvert de son responsable d’unité ou de service, auprès du service du personnel et des ressources humaines (SPRH) de la délégation ou de l’institut dont il dépend administrativement. Dans un souci de bonne gestion il est conseillé, dans toute la mesure du possible, que cette demande parvienne au SPRH au moins trois mois avant la date de départ souhaitée. L’agent doit également solliciter l’autorisation du CNRS s’il souhaite exercer une activité privée dans ce cadre. Trois mois avant la fin de sa disponibilité, il lui appartient d’informer le CNRS de son souhait de renouveler ou de réintégrer.

Le responsable d’unité ou de service donne son avis dans le cas des disponibilités accordées sous réserve des nécessités de service.

Le service du personnel et des ressources humaines (SPRH) conseille, instruit les demandes de disponibilité et assure le suivi des agents en disponibilité.

Le service du partenariat et de la valorisation (SPV) est consulté par le SPRH dans le cas de demande de disponibilité pour exercer une activité privée.

Le délégué régional ou le directeur d’institut3 (par délégation du directeur général) décide de la mise en disponibilité des agents.

La commission de déontologie donne son avis sur les demandes d’exercice d’activité privée. C’est une instance prévue par la loi n° 93-122 du 29 janvier 1993 relative à la prévention de la corruption et à la transparence de la vie économique et des procédures publiques. Elle est présidée par un conseiller d’État. Un représentant du directeur général du CNRS assiste aux délibérations de la commission concernant les projets de demande des agents. Le cas échéant, l’agent intéressé peut être entendu par cette commission.

Les départements scientifiques ou des moyens communs concernés (DS) sont systématiquement informés des demandes de disponibilité et des décisions y afférent.

Le bureau de la coordination et des statuts de la direction des ressources humaines (BCS-DRH) vérifie les dossiers de demande de disponibilité aux fins d’exercice d’activité privée et saisit pour avis la commission de déontologie.

Le bureau des effectifs et de la gestion prévisionnelle de la DRH (BEGP-DRH) est systématiquement informé des décisions de mise en disponibilité.

Le service financier et comptable (SFC) est systématiquement informé des décisions relatives à la disponibilité (mise en disponibilité, renouvellement, réintégration, radiation) pour arrêt ou rétablissement du traitement des agents à la date d’effet des décisions.

1 Les différents motifs de disponibilité ainsi que leurs spécificités sont présentés en fin de document (annexes 1 et 2).
Les motifs de disponibilités peuvent se succéder sans période de réintégration.

2 Sauf dans le cas de la mise en disponibilité pour élever un enfant de moins de huit ans. Cette période peut en effet être prise en compte, dans certaines limites, pour la constitution du droit à pension (cf. loi portant réforme des retraites et décret d’application).

3 Il s’agit ici de l’Institut national des sciences de l’univers (INSU) et de l’Institut national de physique nucléaire et de physique des particules (IN2P3).

Le service du personnel et des ressources humaines (SPRH) de la délégation ou de l’institut apporte informations et conseils aux agents sur le choix du motif de disponibilité en fonction de leurs objectifs.
Avant toute demande, il est recommandé aux agents de prendre contact avec le responsable du SPRH de leur délégation ou de leur institut, dans la mesure du possible, au moins trois mois 1 avant la date de départ souhaitée.

• adresse un courrier de demande de mise en disponibilité au responsable du SPRH, sous couvert de son responsable d’unité ou de service, précisant le motif ainsi que la période pour laquelle il souhaite être placé dans cette position.

• vérifie les droits de l’agent en fonction du motif de disponibilité sollicité (certaines pièces justificatives peuvent être nécessaires pour l’instruction de la demande),

• établit la décision de mise en disponibilité de l’agent à l’aide de l’application ICARE,

• signe, par délégation du directeur général, la décision de mise en disponibilité.

• adresse à l’agent, sous le couvert de son responsable d’unité ou de service, sa décision de mise en disponibilité accompagnée d’un courrier lui rappelant les conditions de la disponibilité (voir modèle 1). Ce courrier doit notamment rappeler à l’agent :

– l’obligation d’informer par courrier le responsable SPRH de sa délégation ou institut gestionnaire de son souhait d’exercer au cours de la période de disponibilité une activité privée,

– l’obligation d’informer par courrier le responsable SPRH de sa délégation ou institut gestionnaire, 3 mois au moins avant l’expiration de la période de disponibilité, de son souhait de réintégrer ou non,

– des informations relatives aux modalités de réintégration (principe de réintégration à l’une des trois premières vacances de poste dans le grade, période de campagne des NOEMI2…).

Cas particulier : dans le cas de la disponibilité pour adoption, ce courrier précise que la réintégration s’opère immédiatement dans l’emploi antérieur (modèle 2).

• envoie une copie de la décision au département scientifique ou des moyens communs dont relève l’agent, à la DRH-BEGP et au SFC pour arrêt du traitement à la date d’effet.

• adresse à l’agent un courrier accusant réception de sa demande et lui précisant les motifs de refus.

1 Ce délai permet d’assurer une bonne gestion de la demande pour l’ensemble des acteurs impliqués (agent, unité, délégation et département scientifique).

Cette partie traite des demandes d’agents souhaitant être placés en disponibilité ou étant d’ores et déjà en disponibilité et qui souhaitent exercer une activité privée.

Avant toute demande, il est recommandé aux agents de prendre contact avec le responsable du SPRH de leur délégation ou de leur institut, dans la mesure du possible, au moins trois mois 1 avant la date de départ souhaitée.

Le SPRH transmet à l’agent le formulaire « déclaration d’exercice d’une activité privée » (annexe 3 2).

• adresse un courrier de demande au responsable du SPRH, sous le couvert de son responsable d’unité ou de service, précisant le motif, la période souhaitée et l’activité privée envisagée. Ce courrier est accompagné de l’annexe 3, dûment complétée, des statuts de l’entreprise ou de son extrait « kbis 3 » et éventuellement du projet de contrat de travail.

• vérifie les droits de l’agent en fonction du motif de disponibilité sollicité,

• informe pour avis le service du partenariat et de la valorisation (SPV) et le département scientifique ou des moyens communs concerné,

• instruit et signe le document « appréciation de la demande » en concertation avec le SPRH et le SPV (annexe 4 4).

• transmet la demande écrite de l’agent, la déclaration d’exercice d’une activité privée dûment complétée et signée, une fiche récapitulative de carrière de l’agent ainsi que l’avis du DS, si nécessaire, et l’appréciation du délégué régional ou du directeur d’institut au bureau de la coordination et des statuts (BCS) de la DRH pour saisine de la commission de déontologie.

• adresse à l’agent, un courrier accusant réception de sa demande et lui précisant les motifs de refus.

1 Ce délai permet d’assurer une bonne gestion de la demande pour l’ensemble des acteurs impliqués (agent, unité, délégation et département scientifique).

3 « kbis » : document officiel délivré par le greffe du tribunal de commerce qui justifie qu’une entreprise existe.

• vérifie le dossier de demande de l’agent et le soumet pour avis à la commission de déontologie,

• transmet l’avis motivé rendu par la commission de déontologie au délégué régional ou directeur d’institut concerné. En cas d’avis défavorable, une copie de l’avis est adressée au département scientifique ou des moyens communs concerné.

• établit la décision de mise en disponibilité de l’agent à l’aide de l’application ICARE.

• signe, par délégation du Directeur Général, la décision de mise en disponibilité.

• adresse à l’agent, sous le couvert de son responsable d’unité ou de service, la décision de mise en disponibilité et l’avis de la commission accompagnés d’un courrier lui rappelant les conditions de la disponibilité (modèle 1). Ce courrier doit notamment rappeler à l’agent :

– l’obligation d’informer par courrier le responsable SPRH de sa délégation ou institut gestionnaire de toute modification dans l’exercice de son activité privée (changement de la nature de ses activités ou de société…),

– des informations relatives aux modalités de réintégration (principe de réintégration à l’une des trois premières vacances de poste dans le grade, période de campagne des NOEMI 5 …).

• envoie une copie de la décision au département scientifique ou des moyens communs dont relève l’agent, à la DRH-BEGP, au SPV et au SFC pour arrêt du traitement à la date d’effet.

• signale au responsable du SPRH de la délégation du CNRS qui lui a notifié sa mise en disponibilité, tout changement concernant sa situation (tel que changement de la nature de ses activités privées, modification du motif de disponibilité…).

• adresse un courrier à l’agent lui rappelant l’obligation de faire connaître, 3 mois au moins avant l’issue de sa disponibilité, son souhait de réintégrer ou non le CNRS (renouvellement avec ou sans modification de motif ou réintégration).

• adresse un courrier au responsable du SPRH de sa délégation ou de son institut afin de faire connaître son souhait (renouvellement ou réintégration).

• après réception de la demande de réintégration, informe le département scientifique ou des moyens communs concerné puis propose à l’agent l’une des trois premières vacances de poste ou la première vacance (en fonction du motif de disponibilité) dans son grade,

• notifie à l’agent son affectation avec accord du département scientifique ou des moyens communs concerné et sollicite auprès de la DRH l’attribution d’un support budgétaire,

• après vérification de l’aptitude physique de l’agent par un médecin agréé, établit à l’aide de l’application ICARE la décision de réintégration de l’agent,

• transmet le projet de décision de réintégration au bureau des effectifs et de la gestion prévisionnelle (BEGP) de la DRH pour visa du contrôleur financier.

• signe, par délégation du directeur général, la décision de réintégration visée par le contrôleur financier.

• adresse à l’agent la décision de réintégration sous le couvert du responsable d’unité ou de service de sa nouvelle affectation et une copie au SFC pour rétablissement du traitement à la date d’effet.

• après réception de la demande de renouvellement, vérifie la situation de l’agent au regard de ses droits à disponibilité.

Dans le cas où le renouvellement est possible, la demande est instruite selon les modalités décrites dans l’étape 2 des paragraphes, selon les cas, « instruction des demandes », p. 28, 29 ou 30.

Dans le cas où les droits à disponibilité sont épuisés, adresse un courrier à l’agent l’informant qu’il doit préciser par courrier son souhait de réintégrer l’organisme.

En cas de non réponse de l’agent à la date d’échéance de sa disponibilité

• adresse à l’agent une lettre de mise en demeure lui précisant qu’en l’absence de réponse de sa part sur ses intentions dans le délai indiqué dans le courrier, il s’expose à une radiation.

• en l’absence de réponse de l’agent dans les délais impartis, sa radiation des cadres pour abandon de poste devra être prononcée par le délégué régional. Celle ci intervient sans procédure disciplinaire préalable.

– Loi no 84-16 du 11 janvier 1984 modifiée portant dispositions statutaires relatives à la fonction publique de l’Etat.

– Loi no 93-122 du 29 janvier 1993 modifiée relative à la prévention de la corruption et à la transparence de la vie économique et des procédures publiques (article 87 notamment).

– Décret no 83-1260 du 30 décembre 1983 modifié fixant les dispositions statutaires communes aux corps de fonctionnaires des établissements publics scientifiques et technologiques (article 245).

– Décret no 85-986 du 16 septembre 1985 modifié relatif au régime particulier de certaines positions des fonctionnaires de l’Etat et à certaines modalités de cessation définitive de fonction (notamment des articles 42 à 49).

– Décret no 95-168 du 17 février 1995 modifié relatif à l’exercice d’activités privées par des fonctionnaires ou agents non titulaires ayant cessé temporairement ou définitivement leurs fonctions et aux commissions instituées par l’article 4 de la loi no 94-530 du 28 juin 1994.

– Décret no 2003-1305 du 26 décembre 2003 pris pour l’application de la loi no 2003-775 du 21 août 2003 portant réforme des retraites et modifiant le code des pensions civiles et militaires de retraites.

– Circulaire du 17 février 1995 portant application du décret no 95-168 du 17 février 1995 relatif à l’exercice d’activités privées par des fonctionnaires placés en disponibilité ou ayant cessé définitivement leurs fonctions et aux commissions instituées par l'article 4 de la loi no 94-530 du 28 juin 1994.

– Fiche technique DRH/BCS n° 1-2 relative à la disponibilité issue du recueil de fiches techniques « Les dernières évolutions de la réglementation générale – leurs incidences sur le statut des personnels du CNRS» de septembre/octobre 2002.

– Fiche technique DRH/BCS n° 2 relative au rôle de la commission de déontologie et à l’exercice d’une activité privée par le fonctionnaire de l’Etat issue du recueil de fiches techniques « Les dernières évolutions de la réglementation générale – leurs incidences sur le statut des personnels du CNRS » de septembre/octobre 2002.

Les annexes sont disponibles au téléchargement à l’adresse suivante (notamment les annexes 5 et 6) :

– Annexe 1 : Disponibilités accordées sous réserve des nécessités de service.

– Modèle 1 : Courrier relatif une décision de mise en disponibilité (hormis le cas de l’adoption).

– Modèle 2 : Courrier relatif à une décision de mise en disponibilité pour adoption.

– Annexe 3 : Déclaration d’exercice d’une activité privée (disponible sur le site web indiqué ci-dessus).

– Annexe 4 : Appréciation de la demande au regard des dispositions des articles 1^er et 12 du décret n° 95-168 du 17 février 1995 modifié (disponible sur le site web indiqué ci-dessus).

La présente instruction sera publié au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.


Motifs*	Durée	Renouvellement	Conditions d’octroi
Pour convenances personnelles (y compris exercice d’une activité privée)**	Par période de 3 ans maximum	Renouvellement possible (dans la limite de dix ans sur l’ensemble de la carrière)	Sous réserve des nécessités du service
Pour études ou recherches**	Par période de 3 ans maximum	Renouvellement possible une fois pour une durée égale sur l’ensemble de la carrière	Sous réserve des nécessités du service
Pour création ou reprise d’entreprise de valorisation***	Par période de 3 ans maximum	Renouvellement possible	La création ou la reprise de l’entreprise doit être effectuée à des fins de valorisation de la recherche
Pour créer ou reprendre une entreprise (quel que soit son objet)**	2 ans maximum	Renouvellement impossible	L’agent doit avoir accompli au moins 3 années de services effectifs dans l’administration

* Les motifs de disponibilités peuvent se succéder sans période de réintégration.

** Décret n° 85-986 du 16 septembre 1985 modifié relatif au régime particulier de certaines positions des fonctionnaires de l’Etat et à certaines modalités de cessation définitive de fonctions.

*** Dérogatoire au droit commun de la fonction publique (article 245 du décret n° 83-1260 du 30 décembre 1983 modifié fixant les dispositions statutaires communes aux corps de fonctionnaires des EPST).

Tout agent en disponibilité doit faire connaître dans un délai de 3 mois au moins avant l’issue de cette dernière ses intentions (réintégration ou renouvellement) à la délégation chargée d’assurer la gestion de son dossier.

Dans le cas d’une demande de réintégration, celle-ci s’effectuera à l’une des trois premières vacances de poste dans le grade de l’agent.


Motifs*	Durée	Renouvellement	Conditions d’octroi	Modalités de réintégration***
Pour donner des soins au conjoint, au partenaire avec lequel l’agent est lié par un PACS, à un enfant ou à un ascendant à la suite d’un accident ou d’une maladie graves**	3 ans maximum	Renouvellement possible 2 fois	De droit	B
Pour élever un enfant âgé de moins de huit ans ou pour donner des soins à un enfant à charge, au conjoint, au partenaire avec lequel l’agent est lié par un PACS ou à un ascendant atteint d’un handicap nécessitant la présence d’une tierce personne**	3 ans maximum	Renouvellement possible sans limitation si les conditions pour l’obtenir sont réunies	De droit	B
Pour suivre le conjoint ou le partenaire avec lequel l’agent est lié par un PACS**	3 ans maximum	Renouvellement possible sans limitation si les conditions pour l’obtenir sont réunies	De droit	B
Déplacement de l’agent dans les DOM, les TOM ou à l’étranger en vue de l’adoption d’un ou plusieurs enfants**	6 semaines par agrément	Renouvellement impossible	De droit	C
Pour exercer un mandat d’élu local**	Durée du mandat	Renouvellement impossible	De droit	A

* Les motifs de disponibilités peuvent se succéder sans période de réintégration.

Type A : celle-ci s’effectuera à l’une des trois premières vacances de poste dans le grade de l’agent.

Type B celle-ci s’effectuera à la première vacance de poste dans le grade de l’agent.

Courrier relatif à une décision de mise en disponibilité
(hormis le cas de l’adoption)

Vous avez sollicité en date du #date courrier# la possibilité d’être placé en position de disponibilité pour #motif# à compter du #date départ# pour une période de #période#. J’ai le plaisir de vous faire savoir que votre demande a été acceptée. Vous trouverez ci-joint la décision y afférent.

Je vous rappelle qu’en position de disponibilité vous ne percevrez plus de rémunération du CNRS et n’acquerrez ni droits à avancement ou à la retraite au sein de notre établissement.

Trois mois au moins avant l’expiration de votre période de disponibilité, vous devrez faire part au CNRS par courrier avec accusé de réception, de votre souhait de prolonger votre disponibilité ou de réintégrer le CNRS. Je vous précise que la durée totale de mise en disponibilité pour #motif# au cours de votre carrière ne peut excéder #nombre d’années#.

Dans l'hypothèse où vous envisageriez d'exercer une activité dans le secteur privé au cours de cette période, vous devrez prendre contact avec mon service pour étude de votre demande par la commission de déontologie.

A l’expiration de votre période de disponibilité et sous réserve d’avoir formulé votre demande dans le respect du délai susmentionné, votre réintégration s’effectuera #préciser les modalités de réintégration en fonction du motif de disponibilité. De plus, le cas échéant, préciser les dates de campagne NOEMI#. A cet égard je vous précise que votre réintégration sera subordonnée à la vérification, par un médecin agréé, de votre aptitude physique à l’exercice des fonctions afférentes à votre grade. Dans l’hypothèse où votre réintégration ne serait pas possible pour cause d’absence de vacance de poste, vous serez maintenu en disponibilité jusqu’à ce qu’un poste vous soit proposé.

Par ailleurs, tout changement concernant votre situation (changement d’adresse, modification du motif de disponibilité…) survenu depuis votre départ en disponibilité, devra impérativement être communiqué à mon service.

Je vous prie d’agréer #Madame, Monsieur# l’expression de mes salutations distinguées.

Le chef du Service du personnel
et des ressources humaines
de la Délégation #Délégation#

Vous avez sollicité en date du #date courrier# la possibilité d’être placé en position de disponibilité pour adoption à compter du #date départ# pour une durée de 6 semaines. J’ai le plaisir de vous faire savoir que votre demande a été acceptée. Vous trouverez ci-joint la décision y afférent.

Je vous rappelle qu’en position de disponibilité vous ne percevrez plus de rémunération du CNRS et n’acquerrez ni droits à avancement ou à la retraite au sein de notre établissement.

Par ailleurs, je vous informe qu’à l’issue de votre période de disponibilité, votre réintégration s’effectuera immédiatement dans votre emploi antérieur.

Je vous prie d’agréer #Madame, Monsieur# l’expression de mes salutations distinguées.

Le chef du Service du personnel
et des ressources humaines
de la Délégation #Délégation#

Déclaration d’exercice d’une activité privée
(décret n° 95-168 du 17 février 1995)

Vous êtes tenu de remplir ce formulaire si, souhaitant exercer une activité dans le secteur privé, vous vous trouvez dans l’une des situations suivantes :

– vous faites une demande de disponibilité ou de congé sans rémunération ;

Nom : ..............................................................................................................................

Prénom : .........................................................................................................................

Date de naissance : ........................................................................................................

Adresse : ..........................................................................................................................

..........................................................................................................................................

Téléphone : .....................................................................................................................

I - Quelle est votre situation actuelle vis-à-vis de l’administration ? (*)

Appréciation de la demande au regard des dispositions
des articles 1^er et 12 du décret du 17 février 1995 modifié

Le demandeur a-t-il été chargé, au cours des cinq années précédent son départ en disponibilité, en congé sans rémunération ou sa cessation définitive de fonctions, en raison de ses fonctions :

– de la surveillance ou du contrôle de l’entreprise ou de l’organisme dans lequel il souhaite travailler...................................... oui ................. non

– de la passation de marchés ou contrats ou de l’expression d’un avis sur de tels marchés ou contrats ................................ oui ................. non

– à porter atteinte à la dignité de ses fonctions précédemment exercées ?

– à compromettre ou mettre en cause l’indépendance ou la neutralité du service ?

.............................................................................................................................................