Instruction de procédure n° 040003BPC du 23 décembre 2004 relative aux dons et legs

Bureau de pilotage et de coordination

Objet de l’instruction

La présente instruction spécifie le circuit du traitement d’un don ou d’un legs au profit du CNRS ainsi que les règles de gestion applicables.

Période d’application : A compter du 1^er janvier 2005

Référence : INS040003BPC

Adresse du site des instructions de procédure :

http://www.sg.cnrs.fr/bpc/procedures/default.htm

Etat du document : signé

Dernière mise à jour : 21 décembre 2004

Version : 1.0

Coordonnées : Secrétariat général - Bureau de pilotage et de coordination - 3 rue Michel-Ange – 75794 Paris cedex 16 - Mél. : BPC.procedures@cnrs-dir.fr

Ce document a été établi en liaison avec la direction des affaires juridiques, l’agence comptable principale et la direction des finances.

Pour tout renseignement relatif aux règles de gestion, textes et documents applicables :
Mél. : daj.procedures@cnrs-dir.fr, acp.procedures@cnrs-dir.fr et dfi.procedures@cnrs-dir.fr

Avant-propos

La présente instruction examine le circuit complet de traitement de deux types de ressources :

• les dons attribués au CNRS par des personnes régies par le droit privé (personnes physiques, associations, fondations...) ;

• les legs reçus au titre de l'exécution de dispositions testamentaires de particuliers instituant, nommément ou après interprétation par la juridiction compétente, le CNRS héritier de tout ou partie de leurs biens.

L’instruction n° INS980283BPC du 30 novembre 1998, à laquelle la présente instruction se substitue, est abrogée.

Les principales améliorations apportées concernent :

• la mise à disposition plus rapide des crédits aux unités, après la réception du chèque ou du virement par la délégation. La gestion des dons aux unités de recherche est déconcentrée, suivant désormais le circuit budgétaire et financier des ressources propres ;

• la simplification du circuit de traitement d’un don ou d’un legs résultant de la délégation de pouvoirs consentie par le conseil d’administration au directeur général le 29 mars 2001, pour l’acceptation des dons et legs affectés ou non affectés (cf. infra § « Présentation générale – Dons ou legs affectés ou non affectés »).

Présentation générale

Présentation générale, définitions

Par dons (ou donation), il faut comprendre l’octroi d’une libéralité1, en espèces ou en nature, au CNRS par un tiers (personne physique, fondation, association, …) régi par le droit privé2. On parle d’acte gratuit entre vifs.

Par legs, il faut entendre une libéralité1 contenue dans un testament et prenant effet au décès du testateur. On parle d’acte gratuit à cause de mort.

Les dons et legs peuvent être constitués de sommes d’argent, de valeurs mobilières, de biens immobiliers ou de matériels (biens d’équipement cédés à titre gratuit et sans condition).

Les dons sont le plus souvent versés par des fondations ou associations à des chercheurs nommément désignés ou à leurs unités pour financer leurs recherches. Celles-ci s’effectuant dans une structure relevant d’un (ou plusieurs) établissement(s) public(s), les dons doivent être considérés comme des fonds publics, sauf à constituer une gestion de fait.

Au CNRS, les dons et legs sont soumis à l’acceptation du conseil d’administration ou du directeur général, en vertu de la délégation de pouvoirs qui lui a été consentie.

Dons ou legs à une unité de recherche ou au CNRS

Le donateur peut désigner expressément un laboratoire ou un chercheur ; on parlera alors de « Dons à une unité de recherche ». Toutefois, l’intention du donateur peut être plus générale, et concerner par exemple une thématique ou une recherche dans un domaine particulier, on parlera alors de « Dons au CNRS ».

De même pour les legs, la volonté du testateur est, soit très générale et vise l'ensemble des activités du CNRS, soit plus précise et peut désigner expressément une recherche ou une unité particulière du CNRS.

Le legs ou le don au CNRS est attribué en fonction de son objet, à un département scientifique qui décide de son emploi. Faute d'objet explicite, le directeur général décide de sa destination.

Dons ou legs affectés ou non affectés

Lorsque l’intitulé du don ou legs est très précis (achat d’un matériel par exemple) et nécessite que soit contrôlée l’utilisation des fonds versés, on parle de « Don ou legs affecté ». Lorsque l’intitulé est plus vague (les recherches de l’unité de recherche X par exemple) et qu’aucun justificatif financier n’est à produire, on parle de « Don ou legs non affecté ».

Un centre de dépenses spécifique « ressources propres » doit être ouvert quel que soit le montant, afin de permettre le suivi des dons et des legs affectés.

Articulation des procédures

Trois procédures fixent le cadre de gestion de ces recettes :

P1. Dons en espèces (ou d’un matériel) à une unité de recherche

P2. Dons en espèces (ou d’un matériel) au CNRS

P3. Dons constitués de valeurs mobilières ou biens immobiliers et legs

Le schéma ci-dessous résume les différents modes de traitement associés aux types de dons et legs et les procédures dans lesquelles ils sont décrits.

Les acteurs concernés

Missions dévolues à chaque acteur, communes aux procédures

Le directeur général accepte (ou refuse) les dons et legs avec ou sans affectation particulière, consentis au CNRS, dans la limite de la délégation de pouvoirs que le conseil d’administration lui a accordée3.

Le conseil d'administration prend connaissance chaque année du rapport relatif aux décisions prises en application de la délégation de pouvoirs consentie au directeur général en matière d’acceptation des dons et legs.

Il accepte les legs constitués de biens immobiliers d’un montant unitaire supérieur ou égal au triple de la limite fixée pour les marchés de fournitures et de services passés par l’Etat selon la procédure adaptée4.

La direction des affaires juridiques (DAJ), et plus particulièrement le bureau de la réglementation, rédige les décisions d’acceptation des dons et legs soumises à la signature du directeur général, prépare le rapport correspondant présenté au conseil d’administration, soumet à ce dernier les projets de délibérations relatives aux legs qui ne relèvent pas du directeur général et traite l’ensemble des points de droit que peut soulever l’acceptation de certains dons et legs.

La direction des finances (DFI) met en place les moyens sous forme d'autorisations d’engagements auprès des ordonnateurs secondaires. Elle notifie aux délégations régionales les crédits correspondant aux recettes des dons et legs aux unités de recherche. Pour les dons et legs au CNRS, elle attribue les crédits aux départements scientifiques qui les notifient ensuite aux unités bénéficiaires.

Elle inscrit au budget primitif une provision pour l'ensemble des dons et legs de l'exercice. Elle ajuste le montant en cours d’exercice lors des décisions modificatives en fonction des réalisations.

Elle transmet en fin d’année à la DAJ un tableau consolidé des dons perçus au titre de l’exercice en vue de la préparation de la décision d’acceptation par le directeur général et du compte rendu pour le conseil d’administration.

La délégation (agent comptable secondaire) encaisse et comptabilise les fonds. La délégation (service financier) vérifie les informations portées sur le courrier accompagnant le don (unité de recherche bénéficiaire), établit les ordres de recette et met en place les crédits sur les CDP des unités de recherche bénéficiaires (CDP individualisés pour les dons et legs affectés ; CDP unique « Ressources propres » pour les dons et legs non affectés).

Elle transmet à chaque fin de mois à la DFI un tableau des dons en espèces (accompagné de pièces justificatives) perçus pour la notification des crédits et aux départements scientifiques concernés pour information.

Elle veille à ce que soient respectées les volontés du donateur ou du testateur au regard de l'emploi des crédits.

L’agent comptable de la délégation adresse un reçu au donateur en application des articles 200 et 238 bis du CGI.

Attribution supplémentaire propre à la procédure des dons au CNRS

Le département scientifique notifie aux unités de recherche qu’il a désignées, les crédits qui lui ont été attribués par la DFI après avoir vérifié la qualité du bénéficiaire du don et son lieu d’affectation.

Attributions supplémentaires propres à la procédure des dons constitués par des valeurs mobilières ou biens immobiliers et des legs

L’agence comptable principale (ACP) assure le suivi du portefeuille de valeurs en liaison avec l'ordonnateur (DAJ) et la caisse des dépôts et consignations. Elle affecte un numéro particulier au donateur ou testateur des valeurs et établit un relevé annuel des valeurs sur dons et legs.

La direction des affaires juridiques (DAJ) est, avec la délégation, l'interlocuteur du notaire en charge du règlement de la succession. Elle le mandate pour effectuer les démarches administratives et réglementaires, pour procéder à la vente des biens immobiliers.

La direction des finances (DFI) budgétise les recettes dans le cadre des décisions modificatives qui sont présentées au conseil d'administration. Elle attribue les crédits aux départements scientifiques.

Le département scientifique (responsable de la thématique concernée, ou désigné par la direction générale) décide de l'utilisation des fonds en veillant à respecter le legs. Il notifie les crédits aux unités bénéficiaires.

Le délégué de la circonscription Paris Michel-Ange, qui a reçu délégation de signature du directeur général au titre des opérations non déconcentrées, établit, en relation avec l'ACP, les ordres de recette relatifs aux dons et legs constitués par des valeurs mobilières.

Le délégué régional a délégation du directeur général pour signer les actes consécutifs à l'acceptation de dons et legs dans les conditions prévues par les dispositions testamentaires, les actes conservatoires d'administration et de disposition (hormis les actes de disposition, la directrice des affaires juridiques a la même délégation). Il procède à la mise en vente du bien immobilier ou si celui-ci est occupé, il en confie, en règle générale, la gestion à un administrateur de biens. L’accord du conseil d’administration est indispensable pour la vente du bien lorsque l’estimation est supérieure au triple de la limite fixée pour les marchés de fournitures et de services passés par l’Etat selon la procédure adaptée.

Formalisme et système d’information

Formalisme

Explication du formalisme utilisé dans les schémas :

Applications du système d’information

PACTE : Plan affectation de crédits, transferts et échéancier

GCF : Gestion comptable et financière - http://www.dsi.cnrs.fr/bfc/gcf/Presentation/default.htm

XLab : Gestion financière et aide au pilotage des laboratoires - http://www.dsi.cnrs.fr/labo/xlab/default.asp

Actions par acteur, circuit des documents

Dons en espèces (ou d’un matériel) à une unité de recherche

Le donateur établit un virement au profit de la délégation ou lui transmet, directement ou via une unité de recherche, un chèque et le courrier qui décrit l’objet du don.

Cas des dons de matériel : Le directeur de l’unité de recherche donne son accord sur l’intérêt scientifique de l’opération, et transmet à la délégation les pièces justificatives permettant l’instruction du dossier : l’expression écrite du donateur, la désignation du bien, sa valeur (estimé par le directeur d’unité).

Etape 1 : Réception et encaissement

L'agent comptable secondaire de la délégation

• à réception du don, comptabilise celui-ci dans ses écritures.

Le service financier de la délégation

• vérifie le code de l’unité de recherche mentionné dans le courrier et établit l'ordre de recette,

• transmet à la DFI (bureau du budget et des finances) un relevé mensuel des titres de recette concernant les dons aux unités de recherche sous forme d’un fichier informatique réalisé sous format Excel5 accompagné d’une copie des titres de recette émis. Le modèle correspondant de fichier est annexé à la présente instruction et diffusé sur le site Web de la DFI et de la DAJ,

• adresse une copie du relevé pour information aux départements scientifiques concernés.

Etape 2 : Notification et mise en place.

Le bureau du budget et des finances de la DFI

• notifie à la délégation les crédits relatifs à la recette via le système informatique PACTE6,

• délègue à l’ordonnateur secondaire le crédit correspondant.

Le service financier de la délégation

• met en place le crédit sur un centre de dépenses en « ressources propres » (CDP). Il ouvre un CDP de 3^e niveau lorsqu'un justificatif des dépenses doit être fourni ou lorsque l'objet du don est très précis, nécessitant que soit contrôlé l'emploi des fonds (don affecté). Dans le cas d'un don non affecté, le crédit est mis en place sur le CDP « ressources propres » de 2^e niveau.

Cas des dons de matériel : Le service financier de la délégation met en place le crédit sur un centre de dépenses en « ressources propres ». Il établit un mandat sur ce CDP et inscrit le bien à l’inventaire. L’agent comptable secondaire régularise les écritures du titre de recette et du mandat émis.

L’unité de recherche

• est informée de la mise en place du crédit via le système d’information.

Le bureau de la réglementation de la DAJ

• établit la décision à la signature du directeur général pour l’acceptation des dons7 à partir des informations transmises en fin d’année par la DFI (compilation des fichiers informatiques reçus mensuellement des DR par la DFI),

• prépare le rapport relatif aux décisions prises en application de la délégation de pouvoirs à présenter au conseil d’administration.

Le conseil d’administration

• lors de la première séance de l’année N+18, reçoit pour information le rapport relatif aux décisions prises en application de la délégation de pouvoirs consentie pour l’acceptation des dons.

1 L’agent comptable principal peut encaisser le don. Dans ce cas, le service financier de la délégation du siège émet les titres de recette.

Dons en espèces (ou d’un matériel) au CNRS

Le donateur établit un virement au profit de la délégation ou lui transmet, directement ou indirectement, un chèque et le courrier qui décrit l’objet du don.

Cas des dons de matériel : Le directeur de la structure désignée par le département comme susceptible d’être bénéficiaire donne son accord sur l’intérêt scientifique de l’opération, et transmet à la délégation les pièces justificatives permettant l’instruction du dossier : l’expression écrite du donateur, la désignation du bien, sa valeur (estimé par le directeur de la structure).

Etape 1 : Recette et encaissement

L'agent comptable secondaire de la délégation ou l’agent comptable principal9

• à réception du don, comptabilise celui-ci dans ses écritures.

Le service financier de la délégation

• vérifie que le CNRS en est le bénéficiaire et établit l'ordre de recette,

• transmet à la DFI (bureau du budget et des finances) un relevé mensuel des titres de recette concernant les dons au CNRS sous forme d’un fichier informatique réalisé sous format Excel10 accompagné d’une copie des titres de recette émis. Le modèle correspondant de fichier est annexé à la présente instruction et diffusé sur le site Web de la DFI et de la DAJ,

• adresse une copie du relevé pour information aux départements scientifiques concernés lorsqu’ils peuvent être identifiés.

Etape 2 : Notification et mise en place

Le bureau du budget et des finances de la DFI

• attribue les crédits à un département scientifique11 (celui-ci est, le cas échéant désigné par la direction générale).

Le département scientifique

• notifie les crédits à la structure bénéficiaire. Le département scientifique suit l’emploi des dons.

Le service financier de la délégation

• met en place le crédit sur un centre de dépenses en « ressources propres » (CDP). Il ouvre un CDP de 3^e niveau lorsqu'un justificatif des dépenses doit être fourni ou lorsque l'objet du don est très précis, nécessitant que soit contrôlé l'emploi des fonds (don affecté). Dans le cas d'un don non affecté, le crédit est mis en place sur le CDP « ressources propres » de 2^e niveau,

Cas des dons de matériel : Le service financier de la délégation met en place le crédit sur un centre de dépenses en « ressources propres ». Il établit un mandat sur ce CDP et inscrit le bien à l’inventaire. L’agent comptable secondaire régularise les écritures du titre de recette et du mandat émis.

L’unité de recherche

• est informée de la mise en place du crédit via le système d’information.

Le bureau de la réglementation de la DAJ

• établit la décision à la signature du directeur général pour l’acceptation des dons12 à partir des informations transmises en fin d’année par la DFI (compilation des fichiers informatiques reçus mensuellement des DR par la DFI),

• prépare le compte rendu de la délégation de pouvoirs à présenter au conseil d’administration.

Le conseil d’administration

• lors de la première séance de l’année N+1 13, reçoit pour information le rapport relatif aux décisions prises en application de la délégation de pouvoirs consentie pour l’acceptation des dons et legs.

1 L’agent comptable principal peut encaisser le don. Dans ce cas, le service financier de la délégation du siège émet les titres de recette.

Dons constitués de valeurs mobilières ou de biens immobiliers et legs

– Dans le cas d’un legs, le notaire ou la juridiction compétente (qui peut avoir été saisi pour l’interprétation du testament lorsque sa formulation est trop imprécise14) envoie une copie du testament au CNRS : début de procédure à l’étape 1.

– Dans le cas d’un don, le donateur adresse au CNRS un don en valeurs mobilières ou bien(s) immobilier(s) : début de procédure à l’étape 2 (les références au notaire dans la suite de la procédure ne sont pas à prendre en compte).

Les premières étapes de la procédure (1 à 4 ou 2 à 4) décrivent la phase générique de leur réception jusqu’à la décision de leur devenir (réalisation ou administration). Les suivantes précisent leur réalisation (étape 5R à 7R) ou leur administration (étape 5A à 7A).

• étudie le libellé du testament adressé par le notaire et saisit éventuellement la juridiction compétente. L'interprétation judiciaire est notifiée au notaire.

Etape 2 : Réception d’un don, Acceptation

Le directeur général15 dans le cadre de la délégation de pouvoirs consentie par le conseil d’administration

• prend connaissance du don ou legs et de son interprétation éventuelle et l’accepte - sous réserve que l’actif soit supérieur au passif - ainsi que les obligations qui s'y rattachent.

Le conseil d’administration

• se prononce sur chaque legs constitué de biens immobiliers dont le montant unitaire est supérieur ou égal au triple de la limite fixée pour les marchés de fournitures et de services passés par l’Etat selon la procédure adaptée.

• fait part au notaire de la délibération du conseil d’administration ou de la décision du directeur général et lui établit un pouvoir de représentation pour effectuer les formalités administratives et le règlement de la succession,

• transmet une copie du courrier du don ou du testament, et du dossier l’accompagnant à l’agence comptable principale,

• réceptionne l'estimation de l'actif et du passif,

• est averti, le cas échéant, de l’opposition éventuelle des héritiers transmise par le notaire,

• notifie au notaire l'acceptation définitive du legs par le CNRS,

• informe par courrier le délégué régional de l’existence d’un bien immobilier consenti dépendant de sa circonscription,

• adresse les pièces complémentaires du dossier à l'ACP en vue de :

– comptabiliser les biens immobiliers (en fonction de leur estimation établie par le service des domaines) ou les valeurs mobilières au bilan de l’établissement. Les titres de recette sont émis par le délégué de la circonscription Paris Michel-Ange ;

– d’ouvrir un dossier sur le don ou le legs qui permettra d’en assurer le suivi.

• avise la DFI et le département scientifique concerné si celui-ci peut être identifié.

Etape 4 : Décision relative au devenir du don ou du legs

Le délégué régional compétent16

• décide du devenir du don ou du legs. Il prend l’attache du service des domaines et leur demande d’effectuer une estimation de la valeur vénale du bien. L’accord du conseil d’administration est indispensable pour la vente du bien lorsque l’estimation est supérieure au triple de la limite fixée pour les marchés de fournitures et de services passés par l’Etat selon la procédure adaptée.

Réalisation

Etape 5 R : Etablissement du mandat de vente

Le délégué régional compétent en fonction du lieu d’implantation du bien immobilier

• établit le mandat de vente :

– si le bien immobilier est vacant, il donne instruction soit au notaire chargé de la succession, soit à une agence immobilière ou un administrateur de biens via un mandat de vente pour la vente des biens immobiliers ;

– si le bien immobilier est occupé, il contacte une agence immobilière ou un administrateur de biens à qui il donne soit un mandat de gestion, soit un mandat de vente car il est toujours possible de vendre un bien occupé.

Deux exemples de mandat sont joints en annexe à titre indicatif et ne peuvent pas faire l'objet d'une reproduction. Les mandataires proposeront, en effet, leur propre formulaire. La DAJ peut être consultée en cas de difficultés sur l'interprétation de certaines clauses.

Etape 6 R : Encaissement

L’agence comptable principale

• encaisse et comptabilise les fonds versés :

– soit par la caisse des dépôts et consignations lors de la vente de titres ;

– soit par le notaire, ou par l’administrateur de biens pour les biens immobiliers.

• établit un relevé au fur et à mesure de ces encaissements qu’elle adresse à la délégation Paris Michel-Ange pour émission du titre de recette et à la direction des finances pour information. Ce relevé doit comporter les indications suivantes : le nom du donateur ou testateur, le montant, la date de la vente, le bénéficiaire, et s’il est désigné, l’objet du don ou du legs.

Etape 7 R : Inscription au budget

La délégation Paris Michel-Ange

• au titre des opérations non déconcentrées, émet les titres de recette correspondant aux produits des ventes qu’elle transmet à la DFI (parallèlement, les biens vendus sont sortis de l’actif du bilan par l’agent comptable principal).

Le bureau du budget et des finances de la DFI

• inscrit au budget les crédits correspondant aux titres de recette dans le cadre des décisions modificatives présentées au conseil d'administration,

• attribue les crédits aux départements scientifiques, le cas échéant, après décision d’affectation prise par le directeur général.

Les crédits peuvent alors être mis en place et consommés en suivant la procédure "Dons et legs au CNRS".

Administration

Lorsqu’un bien immobilier n‘est pas vendu immédiatement, le délégué régional compétent (en fonction du lieu d’implantation du bien immobilier) en confie la gestion à un administrateur de biens.

• rédige un mandat de gestion (cf annexe 2) ou utilise celui fourni par l’administrateur de biens. Le texte doit prévoir le paiement par l’administrateur de biens de toutes les charges afférentes au bien immobilier (charges, impôts et taxes, assurances…). Le cas échéant, le modèle proposé est transmis à la DAJ pour avis. Le mandat de gestion est signé par le délégué régional et porté à la connaissance du comptable.

L’administrateur de biens périodiquement, aux dates fixées par le mandat (si possible trimestriellement), adresse au service financier et comptable de la délégation un compte de gérance (état des sommes qu’il a encaissées et payées).

• reprend toutes ces opérations dans la comptabilité du CNRS.

Si le solde du compte de gérance est positif :

• procède à l’encaissement de l’excédent de recette versé par l’administrateur de biens17, et :

– si les revenus doivent être employés par une unité de la délégation, les crédits sont mis en place selon la procédure « dons à une unité de recherche » ;

– si les revenus concernent d’autres unités ou une thématique, les crédits sont pris en compte à la DFI qui les attribue au(x) département(s) scientifique(s) selon la procédure « dons au CNRS ».

• procède à l’émission des titres de recette pour le montant des recettes encaissées par le mandataire.

Si le solde du compte de gérance est négatif :

• adresse une demande de crédits à la direction des finances,

• après notification des crédits par le bureau du budget et des finances, procède au mandatement et au paiement des sommes dues au mandataire,

• procède à l’émission des mandats pour le montant des dépenses payées et des honoraires dus au mandataire.

L’administrateur de biens, aux dates fixées par le mandat et au moins une fois par an, rend compte de sa gestion au délégué régional.

• vérifie la conformité de la gestion du bien immobilier au regard du mandat accordé.

Dès que les conditions économiques et juridiques sont réunies, la délégation décide du devenir du bien immobilier suivant les modalités décrites dans l’étape 4 de la procédure « Dons constitués de valeurs mobilières ou de biens immobiliers et legs ». L'accord du conseil d'administration est indispensable pour la vente du bien lorsque l’estimation est supérieure ou égale au triple de la limite fixée pour les marchés de fournitures et de services passés par l’Etat selon la procédure adaptée.

Textes de référence

Articles L15 à L21 et R22, R23 et R36 modifiés par le décret n° 2002-449 du 2 avril 2002 du Code du domaine de l'État et la loi du 10 septembre 1942.

Décret n° 62-1587 du 29 décembre 1962 portant règlement général sur la comptabilité publique et Instruction générale M9-1 sur la réglementation comptable des EPA  (articles 161-16 à 161-19 et 162).

Décret n° 82-993 du 24 novembre 1982 modifié portant organisation et fonctionnement du Centre National de la Recherche Scientifique : articles 4 à 7 sur le rôle du conseil d'administration.

Délibération du conseil d’administration du CNRS du 29 mars 2001 modifiée par la délibération du 24 juin 2004 donnant délégation de pouvoirs au directeur général.

Principes et règles de gestion applicables

Gestion administrative

• Les dons et legs n’ayant par principe aucune contrepartie ne sont pas soumis à la TVA. (la production d’un compte rendu financier et/ou d’un rapport d’exécution ne constitue pas une contrepartie). A compter de l’exercice 2005, la TVA afférente aux acquisitions ou prestations financées par les dons et legs, est déductible selon les règles de droit commun applicable à l’établissement (application du prorata de déduction),

• Les dons qui doivent être suivis et les legs sont gérés dans la GCF sur des CDP individualisés rattachés au CDP "ressources propres". Le numéro de CDP est du type 58 + n° d'affectation du don ou legs + n° d'ordre,

• Dans le cas des CDD financés par les dons, la provision pour perte d'emploi est constituée, pour faire face aux factures de l'UNEDIC, d'un prélèvement de 8% sur les rémunérations (comme c’est la règle pour les agents contractuels rémunérés par des crédits de 3^e section). Cette provision est mise en réserve par la délégation puis centralisée à la DFI à l'occasion des décisions modificatives.

Règles spécifiques aux dons en nature :

• Il doit s’agir d’un bien d’équipement immobilisable (bien durable d’une valeur unitaire égale ou supérieure à 800 € hors taxe),

• Le directeur de l’unité de recherche bénéficiaire doit se prononcer sur l’intérêt scientifique de l’acceptation du don,

• La personne morale ou physique donatrice doit expressément par écrit, faire don du matériel, sans condition, au CNRS. Elle doit démontrer qu’elle est propriétaire du bien (en fournissant une copie de la facture d’acquisition par exemple).

La valeur du bien qui sera inscrite au bilan du CNRS sera soit la valeur d’achat s’il s’agit d’un matériel neuf (montant figurant sur la facture d’achat), soit la valeur vénale déterminée par le directeur de l’unité de recherche, s’il s’agit d’un matériel usagé.

Gestion des crédits dans le cadre de l’administration d’un bien immobilier :

Les crédits constitués par les revenus des biens immobiliers sont en totalité soit mis à la disposition des unités, par les délégués régionaux, soit attribués aux départements scientifiques qui les notifient ensuite aux unités qu’ils auront désignées.

Les délégués régionaux suivent l’emploi de ces crédits sur un CDP spécifique (dons affectés).

L’unité de recherche consomme les crédits mis en place selon les règles et procédures habituelles.

Elle veille à respecter l’objet de la notification en accord avec le libellé du legs.

En fin d’exercice, le service financier de la délégation établit un « bilan » de consommation de crédits sur les revenus de biens immobiliers et l’adresse à la DFI et aux départements scientifiques de rattachement.

L’emploi des crédits constitués par les ressources provenant de la vente de biens immobiliers est décidé par la direction générale.

Gestion comptable

1. Procédure « dons en espèces (ou d’un matériel) à une unité de recherche et au CNRS et legs » :

(Écritures passées en délégation ou à l’ACP)

Dons en numéraire

• Encaissement du don

Débit compte financier

Crédit 47131 « dons et legs »

• Émission immédiate de l’ORC avec apurement de l’encaissement

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 746 « dons et legs»

Crédit 1035 « dons et legs en capital » s’il s’agit d’un don destiné au financement d’opérations d’investissements.

Débit 47131 « dons et legs »

Crédit compte de prise en charge de recettes

Dons en nature

• Mandat budgétaire pour ordre

Débit 21 « compte d’immobilisations corporelles »

Crédit compte de prise en charge de dépenses

• Ordre de recette budgétaire pour ordre

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit compte 1035 « dons et legs en capital »

• Écriture de régularisation

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte de prise en charge de recettes

2. Procédure «  Réception / Acceptation » :

(Encaissement à l’agence comptable principale)

Débit compte financier

Crédit 47131 « dons et legs »

• Émission de l’ORC, après acceptation du conseil d’administration, avec apurement de l’encaissement
(Écritures passées à l’Agence Comptable Principale)

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 746 « dons et legs»

Crédit 1035 « dons et legs en capital » s’il s’agit d’un don destiné au financement d’opérations d’investissements.

Débit 47131 « dons et legs »

Crédit compte de prise en charge de recettes

3. Procédure « Réalisation » :

(Écritures passées à l’agence comptable principale)

Inscription des biens au bilan, après acceptation par le conseil d’administration :

Après estimation des Domaines, pour les immeubles

• Mandat budgétaire pour ordre

Débit 21 « compte d’immobilisations corporelles »

Crédit compte de prise en charge de dépenses

• Ordre de recette budgétaire pour ordre

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit compte 1035 « dons et legs en capital »

• Écriture de régularisation

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte de prise en charge de recettes

Après inscription sur le compte titre à la Caisse des dépôts et consignations

Inscription des titres au bilan

• Mandat budgétaire pour ordre

Débit 27 «compte d’immobilisations financières »

Crédit compte de prise en charge de dépenses

• Ordre de recette budgétaire pour ordre

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit compte 1035 « dons et legs en capital »

• Écriture de régularisation

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte de prise en charge de recettes

Revenus des titres

• Encaissement

Débit compte financier

Crédit 47131 « dons et legs »

• Émission de l’ORC avec apurement de l’encaissement

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 7621 « revenus des titres immobilisés – dons et legs»

Débit 47131 « dons et legs »

Crédit compte de prise en charge de recettes

Réalisation du legs

• Encaissement du legs en espèces

Débit compte financier

Crédit 47131 « dons et legs »

• Encaissement des fonds suite à la vente d’un bien légué, ou de titres légués

Débit compte financier

Crédit 47131 « dons et legs »

Émission immédiate de l’ORC avec apurement de l’encaissement

Legs en espèces

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 746 « dons et legs»

Débit 47131 « dons et legs »

Crédit compte de prise en charge de recettes

Vente de biens ou de titres légués : sortie du bilan

• Ordre de recette budgétaire pour le produit de la vente avec apurement de l’encaissement

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 7752 « produits de cessions d’éléments d’actif – immobilisations corporelles »

Crédit 7756 « produits de cessions d’éléments d’actif – immobilisations financières »

Débit 47131 « dons et legs »

Crédit compte de prise en charge de recettes

• Opération d’ordre comptable (solde des amortissements)

Débit 28 « compte d’immobilisations corporelles »

Crédit 21 « compte d’immobilisations corporelles »

• Ordre de recette budgétaire pour ordre (solde des comptes de l’actif)

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 21 « compte d’immobilisations corporelles »

Crédit 27 « compte d’immobilisations financières »

• Mandat budgétaire pour ordre pour la valeur nette comptable des biens et titres vendus

Débit 6752 « valeurs comptables des éléments d’actifs cédés – immo. corporelles »

Crédit 6756 « valeurs comptables des éléments d’actifs cédés – immo. financières »

Crédit compte de prise en charge de dépenses

• Écriture de régularisation

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte de prise en charge de recettes

3. Procédure « Administration » :

Gestion directe par la délégation

(Les recettes et les dépenses sont constatées et effectuées en délégation)

Recettes

• Émission des ordres de recette correspondant aux recettes attendues (loyer, remboursement de charges… etc.)

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 7… (en fonction de la nature de la recette – ex. 7521 « loyers »)

• Encaissement

Débit compte financier

Crédit compte de prise en charge de recettes

Dépenses

• Mandat des dépenses (travaux de réparations, charges, dépenses d’entretien… etc.)

Débit 6… ou 2… (en fonction de la nature de la dépense)

Crédit compte de prise en charge de dépenses

• Paiement des dépenses

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte financier

Gestion confiée à un mandataire

(les recettes et les dépenses sont constatées en délégation, à réception du compte de gérance et des justificatifs)

• Constatation des recettes

Débit compte de prise en charge de recettes

Crédit 7… (en fonction de la nature de la recette)

• Constatation des dépenses

Débit 6… ou 2… (en fonction de la nature de la dépense)

Crédit compte de prise en charge de dépenses

si le résultat du compte de gérance est positif (recettes > dépenses)

• Encaissement

Débit compte financier (pour le montant du solde positif versé par le mandataire)

Crédit compte de prise en charge de recettes

• Écriture de régularisation

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit acompte de prise en charge de recettes

si le résultat du compte de gérance est négatif (dépenses > recettes)

• Paiement

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte financier (pour le montant du solde négatif à payer au mandataire)

Écriture de régularisation

Débit compte de prise en charge de dépenses

Crédit compte de prise en charge de recettes

Toutes les opérations sont comptabilisées en 3^ème section, aux comptes budgétaires et d’exécution suivants :

Exemples et modèles de document

On trouvera ci-après en annexe

– Exemples 1 et 2 : mandat de gestion et mandat de vente (mandats donnés à titre indicatif et ne pouvant faire l'objet d'une reproduction. Les mandataires proposeront en effet, leur propre formulaire. La DAJ pourra être consultée en cas de difficulté sur l'interprétation de certaines clauses).

– Modèles 1 et 2 : relevés des dons aux unités de recherche et au CNRS (fichiers excel à transmettre mensuellement à la DFI) .

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.

Fait à Paris, le 23 décembre 2004.

L’agent comptable principal

Bernard ADANS

Le secrétaire général,

Jacques BERNARD

1 Une libéralité est un acte par lequel une personne (physique ou morale) transmet à autrui ou s’engage à lui transmettre un bien sans contrepartie. La production d’un compte rendu d’utilisation ou de justificatifs financiers ne doit pas être considérée comme une contrepartie. On parle d’acte à titre gratuit.

2 Les versements attribués sans contrepartie au CNRS par des personnes morales de droit public pour financer la recherche sont analysés comme des subventions.

3 La délégation de pouvoirs donnée au directeur général concernant les dons et legs porte sur :
- l’acceptation des dons affectés ou non affectés
- l’affectation des legs avec ou sans affectation particulière à l’exception des legs constitués de biens immobiliers d’un montant unitaire supérieur ou égal au triple de la limite fixée pour les marchés de fournitures et de services passés selon la procédure adaptée.

4 Soit 150 000 euros x 3 = 450 000 euros.

5 Ce fichier comporte les indications suivantes : le nom du donateur, la date du don, l’unité d’affectation, le nom du bénéficiaire du don, le montant du don, l’objet du don s’il est mentionné et le département scientifique concerné.

6 Dans la limite de la provision pour l'ensemble des dons et legs de l'exercice. Ce montant est éventuellement ajusté dans le cadre des décisions modificatives présentées au conseil d’administration.

7 En application de la délégation de pouvoirs qu’il a reçue du conseil d’administration, le directeur général se prononce par une décision unique prise au début de l’année N+1 sur l’ensemble des dons consentis au CNRS pour l’année écoulée.

8 N étant l’année de comptabilisation du don.

9 Si le don est envoyé directement au siège du CNRS.

10 Ce fichier comporte les indications suivantes : le nom du donateur, la date du don, le montant du don et, l’objet du don et/ou le département scientifique concerné s’ils sont mentionnés.

11 Dans la limite de la provision pour l'ensemble des dons et legs de l'exercice. Ce montant est éventuellement ajusté dans le cadre des décisions modificatives présentées au conseil d’administration.

12 En application de la délégation de pouvoirs qu’il a reçue du conseil d’administration, le directeur général se prononce par une décision unique prise au début de l’année N+1 sur l’ensemble des dons consentis au CNRS pour l’année écoulée.

13 N étant l’année de comptabilisation du don.

14 Sont déterminés par exemple les organismes bénéficiaires lorsque le testament est libellé « pour la recherche sur le cancer ».

15 Décision du directeur général établie par la DAJ.

16 En fonction du lieu d’implantation du bien immobilier, en concertation avec la DAJ.

17 cf. paragraphe « Gestion des crédits dans le cadre de l’administration d’un bien immobilier » dans le chapitre « Principes et règles de gestion applicables ».

ANNEXE

Modèles de fichier excel à transmettre mensuellement à la DFI

(téléchargeables sur le site http://www.sg.cnrs.fr/bpc/procedures/procedfi/dons/dons.htm)

Modèle 1

Dons aux unités de recherche

Modèle 1

Dons au CNRS