271 - Instruction de procédure n° 080007BPC du 3 avril 2008

Instruction de procédure n° 080007BPC du 3 avril 2008 relative à la gestion des programmes interdisciplinaires de recherche

Objet de l’instruction : spécifier les modalités de gestion des programmes interdisciplinaires de recherche du CNRS.

Adresse du site des instructions de procédure :
http://www.sg.cnrs.fr/bpc/procedures/default.htm

Coordonnées : Secrétariat général, bureau de pilotage et de coordination ; 3 rue Michel-Ange – 75794 Paris cedex 16

Ce document a été établi par l’unité propre de service « Indicateurs, programmation, allocation des moyens » (IPAM).

Pour tout renseignement relatif aux règles de gestion, textes et documents applicables : Mél. : IPAM.procedures@cnrs-dir.fr

Ce document présente les modalités de gestion des programmes interdisciplinaires de recherche au CNRS.

Les programmes interdisciplinaires du CNRS permettent la structuration d’actions de recherche innovantes faisant intervenir des équipes de thématiques diverses.

Chaque programme est créé pour trois à quatre ans par décision signée du directeur général nommant un directeur de programme sur la période. Il reçoit un financement de fonctionnement réétudié annuellement.

Certains programmes fonctionnent sur la base d’appels d’offres ouverts sur la communauté scientifique la plus large, y compris hors CNRS. Les appels d’offres permettent également, en interne, le ciblage d’équipes au sein des laboratoires et leur mise en relation par les autres modes d’intervention des programmes (séminaires, formation, publications, colloques), constituant ainsi des réseaux et des communautés inter laboratoires de savoirs et de savoir-faire.

Les crédits affectés aux programmes sont destinés à financer leur fonctionnement (achat d’équipement, montage d’expérimentations, organisation de colloques…).

Par souci de simplification, un tableau synthétique des rôles du directeur de programme est disponible dans ce document (cf. infra « rôle du directeur de programme »).

L’unité propre de service « Indicateurs, programmation, allocation des moyens » (IPAM) est le correspondant privilégié concernant les programmes et assure la coordination de l’ensemble.

L’IPAM est chargée de mettre en œuvre les moyens administratifs nécessaires au fonctionnement des programmes interdisciplinaires. Ses missions se déclinent comme suit :

– L’aide à la gouvernance des programmes : préparation des arbitrages concernant leur création et/ou renouvellement et leur mise en œuvre, synthèse des informations en vue des comités de direction, des conseils scientifiques et des conseils d’administration ;

– Les actions de coordination et d’assistance aux programmes : sur l’établissement de rapports annuels et de bilans finaux, de mise en réseau d’interlocuteurs pour lancer de nouvelles initiatives, d’aide à la gestion des appels d’offres ;

– Le suivi budgétaire : enveloppes annuelles et pluriannuelles, répartition des moyens.

Un programme est créé par décision du directeur général, après avis du comité de direction puis du conseil scientifique et après approbation du conseil d’administration. Le programme interdisciplinaire est créé à compter d’une date déterminée, pour une durée prévisionnelle fixée lors de la création (trois à quatre ans). Il est placé sous la responsabilité d’un directeur de programme, et le cas échéant d’un co-directeur, dont la nomination est validée par décision du directeur général après avis conforme de la présidente du centre. La création du programme et la nomination d’un directeur de programme font l’objet d’une décision unique signée par le directeur général.

Toute modification substantielle dans le programme est formalisée dans une décision signée par le directeur général suivant une procédure similaire à celle de la création du programme.

Chaque programme est rattaché à un département « scientifique pilote », qui est le département scientifique d’appartenance du directeur de programme.

Dans le cadre de la mise en œuvre des moyens administratifs nécessaires au fonctionnement des programmes interdisciplinaires, il appartient à l’IPAM, soit de dégager des moyens administratifs spécifiques, soit d’intégrer la gestion dans la charge de travail courante de son service. Le cas échéant, un recrutement1 de type assistant technique gestionnaire se fera à l’IPAM afin de prendre en charge des tâches administratives. Par ailleurs, sous réserve de l’inscription au budget du CNRS, il peut y avoir affectation à l’IPAM d’une enveloppe de crédits exclusivement dédiée à des vacations et contrats de courte durée pour faire de l’assistance auprès des programmes. Cette enveloppe est revue annuellement.

La direction des finances agissant par délégation de l’ordonnateur principal, affecte les moyens financiers de l’établissement aux structures chargées de les répartir et spécifiquement à l’IPAM pour les programmes interdisciplinaires.

Les crédits de programme ne peuvent pas être répartis à un laboratoire coordonnateur qui les sous répartirait par transfert. Ils doivent être répartis directement aux unités impliquées. Il est souhaitable que les répartitions ne soient pas inférieures à un montant significatif conforme à une logique de programmation. Celle-ci supposant d’affecter les moyens nécessaires à la réalisation complète d’une recherche, en réponse à un appel d’offres par exemple.

Le régime de soutien aux projets des programmes interdisciplinaires est dfini par tranches annuelles estimes en dbut de programme et rtudies chaque anne pendant la priode d’arbitrage des budgets.

Les crédits annuels alloués aux équipes sont destinés à être engagés dans leur totalité au terme de l’année civile de leur répartition.

Il est impératif que les directeurs de programme répartissent la totalité des autorisations d’engagement sur subvention d’État qui leur sont affectées chaque année. Les crédits non répartis à la date d’analyse du solde budgétaire effectuée par la direction des finances, ne sont pas remis en place l’année suivante.

Des affectations de crédits peuvent également s’adresser à des laboratoires ou des partenaires extérieurs au CNRS (un autre établissement public ; ou un organisme privé). Dans ce cas, il est procédé au versement d’une subvention.

Afin de rendre souple et rapide cette procédure, le conseil d’administration du CNRS a accordé une délégation de pouvoir au directeur général2 afin d’affecter des subventions pour l’exécution des programmes dans la limite du triple du seuil fixé pour les achats sur marchés non formalisés (procédure de mise en concurrence adaptée)3. Cette délégation de pouvoir fait l’objet d’un compte-rendu annuel qui précise pour chaque subvention son bénéficiaire et sa destination exacte. Le principe est que la décision de subvention est établie au bénéfice du partenaire (établissement public ou organisme privé) et inclut l’ensemble des crédits affectés aux laboratoires qui en relèvent.

Ce versement de subvention n'est toutefois possible que lorsque les résultats attendus ne sont pas susceptibles d'être valorisés. Dans le cas contraire, une convention doit être établie.

– Si le financement est < à 23000 € TTC, une décision d’attribution de subvention est établie.

– Si le financement est ≥ à 23000 € TTC, une convention est établie et signée par le délégué régional de la délégation Paris Michel-Ange.

Pour les crédits reçus par un programme, une convention est conclue avec le(s) partenaire(s) extérieur(s) pour permettre la mise en place du financement souhaité.

Les ressources propres de chaque unité sont gérées par les unités en relation avec leur délégation. Le directeur de programme centralise l’information des crédits qu’il obtient de l’extérieur. L’IPAM demandera un compte-rendu sur les ressources propres reçues au titre des programmes interdisciplinaires.

Le directeur de programme peut estimer nécessaire de constituer une équipe scientifique autour de lui, de manière à l’aider à organiser les travaux du programme.

S’il s’agit de chercheurs, ceux-ci peuvent éventuellement bénéficier du statut de chargé de mission à temps partiel auprès du directeur général4 pour le programme, leur affectation dans leur laboratoire restant inchangée.

S’il s’agit d’ITA, dont le concours n’est recherché qu’à temps partiel, leur affectation peut également rester inchangée et ils sont alors autorisés à travailler pour le programme.

Les crédits affectés aux programmes permettent le fonctionnement du programme. Ils ne peuvent en aucun cas servir aux dépenses de personnel. Les contrats de courte durée (CCD) d’une part et les postes de BDI et CDD hautement qualifiés sont à prévoir avec les départements scientifiques lors des campagnes annuelles de demande de personnel. Des postes de BDI-PED5 peuvent également être demandés, annuellement, auprès de la DAE6.

Note : Seules les modalités relatives au financement des programmes par la subvention d’État sont décrites de façon détaillée dans ce document (§ Actions par acteur, circuit des documents).

Les instances dirigeantes du CNRS7 ont souligné leur volonté d’évaluer chaque programme avant sa clôture. Ainsi, la rédaction d’une synthèse finale est à la charge des directeurs de programme. En outre, le conseil scientifique peut souhaiter la présentation des bilans en session.

Un programme s’arrête quand la durée prévue dans la décision de création est atteinte. Une décision de prolongation peut être prononcée le cas échéant.

Lorsqu’un programme interdisciplinaire a pris fin, les crédits mis en place dans les laboratoires et non engagés, au terme de l’année en cours, sont annulés et repris au niveau central de l’organisme.

Affectation : action effectuée, dans BFC, par la DFI qui affecte l’enveloppe des programmes interdisciplinaires à l’IPAM. Cette enveloppe est « banalisée » et c’est au niveau de la répartition des crédits que la distinction par programme est intégrée.

BFC : application informatique dédiée au budget, aux finances et à la comptabilité.

Répartition : action effectuée, dans BFC, par l’IPAM qui répartit les crédits des programmes interdisciplinaires aux unités selon les instructions du directeur de programme dans la limite de l’enveloppe définie pour chaque programme interdisciplinaire


Actions du directeur de programme	Élément de planning
Étape : création
Prend contact avec l’IPAM pour déclarer l’idée de nouveau programme	Juin /juillet
Rédige le document de présentation de la proposition de nouveau programme (notamment monte le comité directeur restreint de la proposition)	Début septembre
Transmet la proposition à l’IPAM	Mi-septembre
Soutient le projet de programme devant le conseil scientifique	Début octobre
Étape : gestion annuelle d’un programme
Sollicite l’IPAM pour toute assistance dans la gestion administrative du programme (financement, appel d’offre…)	Pendant la vie du programme
Répond à toute sollicitation de la gouvernance via l’IPAM	Pendant la vie du programme
Transmet à l’IPAM les éléments de répartitions de crédits à l’IPAM	Pendant la vie du programme
Transmet le bilan intermédiaire à l’IPAM	Chaque année, vers septembre
Étape : clôture d’un programme et bilan
Rédige le bilan final du programme	Fin de la dernière année du programme
Rend le bilan à l’IPAM	Fin de la dernière année du programme
Soutient le bilan de programme devant le conseil scientifique et/ou le conseil d’administration	Sur sollicitation du Conseil Scientifique et/ou du Conseil d’Administration, via l’IPAM


Le département scientifique dépose une proposition auprès de l’IPAM selon un modèle présenté en annexe 1.	Calendrier - A partir de mi-septembre année n-1
L’IPAM – vérifie la complétude de la proposition, – soumet la proposition en comité de direction. Le comité de direction – vise la proposition et fait un premier arbitrage. Le conseil scientifique (CS) – émet un avis relatif à la création du programme. Le conseil d’administration (CA) – approuve ou non la création du programme. – élabore la décision de création de programme selon le modèle présenté en annexe 2, – transmet, le cas échéant, pour visa le projet de décision à la DAJ, – transmet le projet de décision au secrétaire général. Le secrétaire général* – valide le projet de décision et le transmet, pour visa et avis conforme de la présidente. La présidente – vise le projet de décision. Le directeur général – signe la décision de création. – transmet la décision de création signée à la cellule documentaire de la DSI pour publication au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.	- CS prévu la première quinzaine d’octobre année n-1 - CA prévu entre la fin du mois d’octobre et le début du mois de novembre année n-1

La direction des finances affecte à l’IPAM les crédits destinés aux programmes interdisciplinaires de recherche.

– élabore la lettre d’affectation de crédits à destination du directeur de programme.

– adresse la lettre d’affectation de crédits au directeur de programme avec copie aux directeurs scientifiques des départements concernés.

– décide de la répartition de la totalité des crédits aux unités, internes ou externes au CNRS, concernées,

• Il est impératif que les directeurs de programme répartissent la totalité des autorisations d’engagement sur subvention d’État qui leur sont affectées chaque année. Les crédits non répartis, à la date d’analyse du solde budgétaire effectuée par la direction des finances, ne sont pas remis en place l’année suivante.

– dans le cas des crédits destinés aux laboratoires du CNRS, transmet sa répartition à l’IPAM,

– dans le cas de crédits destiné aux laboratoires extérieurs au CNRS, transmet à l’IPAM le montant, les coordonnées du destinataire, une copie de son RIB ainsi que l’attestation éventuelle d’exonération ou d’assujettissement de à la TVA et son numéro SIRET.

– répartit les crédits, par programme, dans le système d’information BFC. Cette répartition par unités est faite en suivant les instructions du directeur de programme,.

– adresse un mél contenant l’ensemble des informations (notamment le n° de pièce) au délégué régional et au responsable du service financier et comptable de la délégation de l’unité concernée ainsi qu’au directeur d’unité et au directeur de programme.

– vérifie la conformité du montant par rapport à l’attribution de subvention accordée,

– met en place les crédits dans l’outil XLAB de l’IPAM paramétré pour la gestion des PIR,

– transmet le bon de commande, le service fait et la demande d’attribution au service financier et comptable de la délégation Paris Michel-Ange.

– s’il s’agit d’un organisme public ou d’un organisme privé (dont association et fondation) si le montant du financement est < à 23000 euros, rédige la décision d’attribution,

– s’il s’agit d’un organisme privé (dont association et fondation) si le montant du financement est à 23000 euros, établit une convention.

– transmet une copie de la décision à la direction des finances et à l’IPAM.

– au cours de la dernière année d’un programme, contacte le directeur de programme pour la rédaction d’un bilan.

– rédige un bilan du programme à l’aide du modèle présenté en annexe 3,

– transmet le bilan en précisant, le cas échéant, une demande de renouvellement de programme à l’IPAM.

– élabore la liste des programmes clôturés et à des demandes de renouvellement et la transmet au comité de direction,

– répond à toutes sollicitations du conseil scientifique relatives aux bilans de programme.

– analyse la liste des programmes clôturés et les demandes de renouvellement,

– dans le cas d’avis positif, celui ci est équivalent à une demande de création (cf. § Création de programme).

– Décret n° 82-993 du 24 novembre 1982 modifié portant organisation et fonctionnement du Centre national de la recherche scientifique.

– Décision n° 060316DAJ du 16 novembre 2006 portant création de l’UPS n° 3030 - Indicateurs, programmation, allocation des moyens (IPAM).

– Instruction de procédure n° INS020006BPC du 23 décembre 2002 relative à la « Nomination des chargés de mission et suivi des attributions indemnitaires ».

– Instruction de procédure n° 990310BPC du 1^er décembre 1999, version 2 du 27 mai 2002, relative à l’« Attribution de subvention ».

La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.

– « Comité de Direction » (formé de représentants de chaque département scientifique concerné)

Vu le décret n° 82-993 du 24 novembre 1982 modifié portant organisation et fonctionnement du Centre National de la Recherche Scientifique (CNRS) et notamment son article 13 ;

Vu le décret du 19 janvier 2006 portant nomination de M. Arnold MIGUS aux fonctions de directeur général du CNRS ;

Vu l’instruction de procédure INS080001IPAM du 3 avril 2008 relative à la gestion des programmes interdisciplinaires de recherche ;

Art. 1^er. - Il est créé, à compter de la date de signature de la présente décision, un programme # nom du programme #. La durée prévisionnelle de ce programme est fixée à # durée du programme #.

Art. 2. - Son champ d'action, ses objectifs et ses modes d'opération sont décrits en annexe à la présente décision.

Art. 4. - Le programme est placé sous la responsabilité scientifique de # nom , prénom, fonction #

Art. 5. – # Nom Prénom, fonction #, est nommé directeur du programme. Il a pour mission de développer et de coordonner les recherches menées dans le cadre de ce programme. Il assure la répartition des crédits dont celui-ci est doté et le suivi de leur utilisation.

Art. 6. - Le secrétaire général, le directeur scientifique et le service IPAM sont chargés, chacun en ce qui le concerne, de l'application de la présente décision qui sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.

– bilan scientifique général (donner notamment des faits marquants et des découvertes clés)

1Il s’agit ici d’un recrutement en CCD financé sur l’enveloppe de vacations des programmes interdisciplinaires affectée à l’IPAM.

4cf. instruction de procédure « Nomination des chargés de mission et suivi des attributions indemnitaires » disponible à l’adresse suivante :
http://www.sg.cnrs.fr/bpc/procedures/procedrh/cm/cm.htm

6Direction des Affaires Européennes ; Consulter régulièrement le site de la DAE notamment pour les dates de dépôts de dossiers.

7Il s’agit du conseil d’administration, du conseil scientifique et du comité de direction.

8La transmission à la DAJ n’est réalisée que lorsque la décision n’a pas été rédigée selon le modèle présenté en annexe 2.