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Objet de l’instruction
La présente instruction décrit la procédure et le rôle des acteurs depuis l’enregistrement des projets de structures opérationnelles de recherche, ou de service, dans le système d’information du CNRS jusqu’à leur création ou leur renouvellement.
Période d’application : A compter de la vague C de contractualisation (2009 - 2012)
État du document : signé
Référence : INS080004BPC
Dernière mise à jour : 30 juillet 2008
Version : 1.0
Adresse du site des instructions de procédure :
http://www.sg.cnrs.fr/bpc/procedures/default.htm
Coordonnées : Secrétariat général, Bureau de pilotage et de coordination ; 3 rue Michel-Ange – 75794 Paris cedex 16
Mél. : BPC.procedures@cnrs-dir.fr
Ce document a été établi en liaison avec la direction des partenariats, la direction des systèmes d’information et le département Chimie représentant l’ensemble des départements scientifiques.
Avant-propos
La présente instruction de procédure porte sur la mise en place des structures opérationnelles de recherche ou de service (SOR et SOS) telles que décrites dans la réglementation du CNRS1. Ces structures seront désignées par le terme « structure » dans la suite du document. Faisant l’objet d’une procédure spécifique, les GDR et les GDS ne sont pas concernés par cette instruction.
L’instruction « Attribution des numéros aux unités contractualisées » n°INS990449BPC du 28 juillet 1999, à laquelle la présente instruction se substitue, est abrogée.
Présentation générale
Au 1er janvier de chaque année, le CNRS crée ou renouvelle des structures. Certaines d’entre elles sont propres au CNRS, d’autres sont en partenariat avec, soit un établissement d’enseignement supérieur et de recherche, soit un organisme de recherche public ou privé, français ou étranger.
Une structure est créée pour une durée limitée, au-delà de laquelle elle peut être, ou non, renouvelée.
Toute création/renouvellement d’une structure donne lieu à une mise en place dans le système d’information du CNRS, pour une période limitée.
Trois étapes de mise en place
1. Structure en projet
A la fin de l’été de l’année N-22 , un projet de structure est automatiquement généré dans le système d’information du CNRS pour les SOR dont le mandat arrive à échéance au 31 décembre de l’année N-1 (Labintel – domaine Proposition). Les SOS, appelées à renouvellement et pouvant faire l’objet d’une évaluation par les instances compétentes, sont pré-enregistrées par le département scientifique (cf. annexe 1 - écran 1).
Ces structures qui sont à renouvellement figurent ainsi dans le référentiel du CNRS (Labintel – domaine Proposition) avec une visibilité restreinte (départements scientifiques, DPa et unité concernée uniquement), de telles informations n’ayant aucune valeur contractuelle.
A l’automne de l’année N-2, une fenêtre d’accès à ce domaine est prévue pour que les unités qui préparent leurs dossiers de demande d’association au CNRS puissent indiquer leurs propositions d’évolution (intitulés, responsables, tutelles…).
Ces dossiers de demande d’association, réceptionnés par la DPa, sont transmis au département scientifique.
Au cours du 1er semestre de l’année N-1, le projet de structure fait l’objet d’une évaluation scientifique, sa création/renouvellement est en cours d’instruction par le CNRS.
Dans le cadre de la contractualisation, et forte de l’avis du département scientifique, la DPa engage, au cours de l’automne de l’année N-1, un processus de négociation avec les partenaires. Il s’effectue avec la participation des départements scientifiques et en présence des délégués régionaux. Les résultats définitifs des négociations, notamment en termes de typologie et de périmètre des unités retenues, sont formalisés dans un document de synthèse qui est transmis par la DPa aux participants de ces réunions de négociation.
2. Initialisation de la structure
Lorsque le CNRS et son partenaire éventuel se sont accordés sur les créations/renouvellements des structures, le département enregistre, dans le système d’information du CNRS (Labintel – domaine Proposition), conformément aux résultats des négociations transmises par la DPa :
– les nouvelles structures, qu’il s’agisse d’une création pure (cf. annexe 1 - écran 2) ou d’une restructuration (cf. annexe 1 - écrans 2 et 3) ; la nouvelle structure bénéficie alors d’une pré-numérotation automatique ;
– les informations mises à jour concernant les projets de structure en renouvellement3.
La DPa s’accordant avec la DSI sur le calendrier des opérations à respecter, demande aux départements de procéder à une validation définitive des données relatives à la création/renouvellement des structures en indiquant l’état de la proposition (cf. annexe 1 - écran 4).
Ensuite, elle s’assure que les propositions de création/renouvellement de structure sont conformes aux conclusions des négociations. Pour les structures en partenariat avec un organisme français de droit privé ou avec un organisme étranger, elle effectue ce contrôle en lien avec la DPI, la DAE, la DRI.
La DSI édite ensuite les décisions, dites collectives, de création/renouvellement qui sont présentées à la signature du directeur général après qu’elles aient été contrôlées par la DAJ. Les décisions signées sont publiées au bulletin officiel du CNRS et diffusées sous forme électronique par la DSI aux acteurs concernés (DS, DPa, DPI, DAE, DRI, SG, DR).
Dans le cas des structures faisant l’objet d’une décision individuelle, le département scientifique doit suivre le processus ci-dessus (validation par la DPa, signature par le DG, décision signée et publiée au BO et diffusée par le DS aux acteurs concernés).
3. Activation de la structure
Une fois ces décisions signées et à compter du 1er janvier de l’année N, la délégation adresse un courrier aux directeurs d’unité les informant de la création ou du renouvellement de la structure (cf. annexes 2 et 3 – modèles de courrier). Elle leur demande de procéder à la mise à jour de la liste des personnels non CNRS, conformément au périmètre défini dans l’ « Annexe spécifique UMR » validée par le CNRS et son partenaire lorsqu’il s’agit d’une UMR ou aux informations transmises par le département scientifique pour les autres unités.
Les structures suivent alors deux circuits distincts dans le système d’information :
– Les structures renouvelées voient leur nouveau mandat activé automatiquement dans le domaine Structure de Labintel.
Ces structures sont visibles par l’ensemble du CNRS et ses partenaires. Le directeur d’unité doit alors procéder à la mise à jour des personnels non CNRS et au renseignement de la rubrique «Activités» (intitulé, composition et nom du responsable de chaque équipe).
– Les structures nouvelles sont créées « en instance de création » dans le référentiel des structures du CNRS (Labintel – domaine Structure).
Elles sont ainsi visibles dans le système d’information du CNRS (Partenariat, E-valuation, Sirhus4, BFC4…). Ensuite, la délégation mute les personnels CNRS dans les structures créées, via Sirhus et à partir des informations contenues dans l’ « Annexe spécifique UMR » validée dans le cas des UMR ou fournies par le département scientifique pour les autres unités.
Le département scientifique peut alors procéder à la « renumérotation » (recopie complète des informations) des structures ayant changé de typologie. Enfin, il rend « actives » ces nouvelles structures (Labintel – domaine Structure) (cf. annexe 1 - écran 5), qui sont alors visibles par l’ensemble du CNRS et ses partenaires. Le directeur d’unité doit procéder à la mise à jour des personnels non CNRS et au renseignement de la rubrique « Activités ».
L’ensemble de ces opérations doit avoir été effectué pour le 31 mars de l’année N au plus tard.
Glossaire
– DPa : Direction des Partenariats
– DSI : Direction des Systèmes d’Information
– DPI : Direction de la Politique Industrielle
– DAE : Direction des Affaires Européennes
– DRI : Direction des Relations Internationales
– DAJ : Direction des Affaires Juridiques
– Labintel : application informatique qui référence les structures du CNRS
– Sirhus : application informatique dédiée à la gestion du personnel
– BFC : application informatique dédiée au budget, aux finances et à la comptabilité.
– Partenariat : application informatique dédiée à la gestion des contrats de partenariat.
– E-valuation : application informatique dédiée à l’évaluation par le comité national de l’activité des chercheurs.
Formalisme et système d’information
Actions par acteur, circuit des documents
Etape 1 : Structure en projet (fin de l'été N-2 à l'automne N-1)
La DSI
– déclenche la génération automatique des propositions pour les unités en renouvellement (SOR).
Le DS
– enregistre dans le domaine Proposition de Labintel les projets des SOS en renouvellement.
Le directeur d'unité
– peut intervenir dans le domaine Proposition pour indiquer ses propositions d'évolution (champs « intitulé », « sigle », « missions », « responsables », « section », « tutelles », « implantation principale »),
– prépare le dossier de demande d'association au CNRS.
La DPa
– réceptionne les dossiers de demande d'association au CNRS,
– les transmet aux départements scientifiques,
– recueille leur avis sur ces projets,
– pilote le processus de négociation avec les partenaires dans le cadre de la contractualisation, avec la participation des dépar-tements scientifiques et la présence des délégués régionaux,
– transmet aux départements scientifiques les résultats définitifs des négociations sous la forme d'un document de synthèse.
Etape 2 : Initialisation de la structure
(fin de l'année N-1)
La DPa
– fixe le calendrier de saisie et de validation dans le domaine Proposition, en accord avec la DSI.
Le DS
– saisit dans le domaine Proposition de Labintel les informations relatives aux nouvelles structures créées et met à jour ces informations pour les structures renouvelées en fonction des résultats de la négociation. En cas de création l'application La-bintel attribue automatiquement un pré-numéro. Pour les UMR en partenariat avec un établissement d'enseignement supérieur ou de recherche, ce numéro associe une tranche de 4 chiffres à chaque vague de contractualisation : 5000 à 5999 pour la va-gue A ; 6000 à 6999 pour la vague B ; 7000 à 7999 pour la vague C ; 8000 à 8999 pour la vague D. Pour les autres structures la numérotation est séquentielle à 4 chiffres inférieurs à 4999 ou supérieurs à 9000.
Le DS
– valide de façon définitive les données dans le domaine Proposition pour les unités retenues.
La DPa
– s'assure de la conformité des propositions avec les conclusions des négociations.
La DSI
– édite les décisions collectives conformément au planning fixé par la DPa.
La DAJ
– contrôle les décisions collectives.
La DPa
– présente les décisions à la signature du directeur général.
Le directeur général
– signe les décisions.
La DSI
– diffuse sous forme électronique les décisions signées aux acteurs concernés (DS, DPa, DPI, DAE, DRI, SG, DR),
– publie les décisions au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.
Etape 3 : Activation de la structure (après signature des décisions collectives et à compter du 1er janvier de l'année N ; opération terminée au plus tard le 31 mars de l'année N)
La DSI
– crée automatiquement les nouvelles structures en « instance de création » et met à jour automatiquement les informations des structures renouvelées dans le référentiel des structures du CNRS
(Labintel - domaine Structure à partir du domaine Proposition).
La délégation
– adresse aux directeurs d'unité le courrier les informant de la création/renouvellement de l'unité (annexes 2 et 3), et leur de-mandant de mettre à jour les personnels non CNRS conformément à l'« Annexe spécifique UMR » validée ou aux informations transmises par le département scientifique pour les autres unités (s'il y a lieu) et de renseigner la rubrique « ac-tivités »,
– mute s'il y a lieu les personnels CNRS qui feront partie de la nouvelle structure (Sirhus).
Le département scientifique
– procède à la renumérotation pour les structures changeant de typologie,
– rend les nouvelles structures « actives » dans Labintel (domaine Structure).
Le directeur d'unité
– renseigne la rubrique « Activités » de son unité et met à jour les personnels non CNRS en fonction des éléments communiqués par la délégation.
Textes de référence
– Décret n° 82-993 du 24 novembre 1982 modifié portant organisation et fonctionnement du CNRS.
– Décision n° 920520SOSI du 24 juillet 1992 modifiée portant organisation et fonctionnement des structures opérationnelles de recherche.
– Décision n° 159/87 du 2 décembre 1987 portant organisation et fonctionnement des structures opérationnelles de service.
Annexes et modèles de document
– Annexe 1 : Ecrans Labintel
– Annexe 2 : Modèle du courrier que le délégué régional adresse aux directeurs d’unité des UMR contractualisées
– Annexe 3 : Modèle du courrier que le délégué régional adresse aux directeurs d’unité des UPR ou FRE
La présente instruction sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.
Fait à Paris, le 25 septembre 2008.
Alain RESPLANDY-BERNARD
Secrétaire général du CNRS
Annexe 1
Ecran 1 : Pré-enregistrement d’un projet non-généré automatiquement
Ecran 2 : Création d'un projet de structure
Ecran 3 : Filiation à renseigner en cas de restructuration
Ecran 4 : Validation par le département des propositions
Ecran 5 : Activation d'unité en instance de création
Annexe 2
Modèle de courrier adressé par les délégués régionaux aux directeurs des UMR contractualisées
[ville],
M …
Unité…
Adresse
Monsieur le directeur,
J'ai le plaisir de vous faire savoir que le CNRS a proposé en accord avec le / les partenaire/s la création [ou renouvellement] de l'UMR [numéro, intitulé] à compter du 1er janvier [année] pour une durée de quatre ans.
[s'il y a lieu] Cette unité est issue du regroupement des unités / équipes suivantes :
Votre nomination en qualité de directeur de cette unité, avec M [nom prénom DA] comme directeur adjoint [s'il y a lieu] est confirmée et le CNRS tient à vous remercier d'avoir accepté cette importante fonction. Le soutien du département scientifique de rattachement de l'UMR, dans l'exercice de vos responsabilités et en particulier d'une assistance et de conseils appropriés en cas de difficulté d'ordre scientifique au cours de votre mandat, vous est assuré.
Il vous appartient de mettre à jour les données de la base LABINTEL pour tous les personnels non CNRS qui feront partie de votre unité en conformité avec le périmètre défini à l'issue des négociations avec l'établissement partenaire (voir Annexe spécifique UMR validée ci-jointe). De même, la délégation a la charge de mettre à jour l'application SIRHUS concernant les personnels CNRS ainsi que LABINTEL selon la même base.
Vous voudrez bien veiller également à remplir la rubrique " activités " de LABINTEL, qui doit comprendre l'intitulé, la composition et le nom du responsable de chacune des équipes de votre unité.
Je vous prie de croire, Monsieur le directeur, à l'assurance de toute ma considération.
Délégué régional
PJ :
Annexe spécifique UMR [numéro]
Copie :
– DPa
– DS
– Président/ Directeur établissement d'enseignement supérieur et de recherche assurant la tutelle de l'unité à titre principal
La décision vous concernant est consultable à l'adresse suivante : [indiquer le lien sur le Bulletin officiel]
Annexe 3
Modèle de courrier adressé par les délégués régionaux aux directeurs des unités propres (UPR, FRE)
[ville],
M …
Unité…
Adresse
Monsieur le directeur,
J'ai le plaisir de vous faire savoir que le CNRS a décidé la création [ou renouvellement] de l'UPR/FRE [numéro, intitulé] à compter du 1er janvier [année] pour une durée de [durée] ans.
[s'il y a lieu] Cette unité est issue du regroupement des unités / équipes suivantes :
Votre nomination en qualité de directeur de cette unité, avec M [nom prénom DA] comme directeur adjoint [s'il y a lieu] est confirmée et le CNRS tient à vous remercier d'avoir accepté cette importante fonction. Le soutien du département scientifique de rattachement dans l'exercice de vos responsabilités et en particulier d'une assistance et de conseils appropriés en cas de difficulté d'ordre scientifique au cours de votre mandat vous est assuré.
Il vous appartient de mettre à jour les données de la base LABINTEL pour tous les personnels non CNRS qui feront partie de votre unité en conformité avec le périmètre défini à l'issue de l'évaluation du projet en fonction des informations que nous vous communiquons en annexe. D'ailleurs, la délégation a la charge de mettre à jour l'application SIRHUS concernant les personnels CNRS ainsi que LABINTEL selon la même base.
Vous voudrez bien veiller également à remplir la rubrique " activités " de LABINTEL, qui doit comprendre l'intitulé, la composition et le nom du responsable de chacune des équipes de votre unité.
Je vous prie de croire, Monsieur le directeur, à l'assurance de toute ma considération.
Délégué régional
PJ :
– Liste de personnels faisant partie de la structure UPR /FRE [numéro]
Copie :
– DPa
– DS
– [pour les UPR conventionnées] Président/Directeur établissement d'enseignement supérieur et de recherche
La décision vous concernant est consultable à l'adresse suivante : [indiquer le lien sur le Bulletin officiel]
1Décision n° 920520SOSI du 24 juillet 1992 modifiée portant organisation et fonctionnement des structures opérationnelles de recherche.
Décision n° 159/87 du 2 décembre 1987 portant organisation et fonctionnement des structures opérationnelles de service.
2N correspond à l’année de prise d’effet des structures créées ou renouvelées.
3Ces données sont susceptibles d’être utilisées dans le cadre du processus de préparation du budget primitif.
4Les unités créées et renouvelées sont visibles dans Sirhus et dans BFC dès la signature des décisions.