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La présente instruction a pour objet de préciser les règles fixées par le CNRS pour ses achats soumis aux dispositions du décret n° 2006-975 du 1er août 2006 portant code des marchés publics et de l’ordonnance n° 2005-649 du 6 juin 2005 modifiée relative aux marchés passés par certaines personnes publiques ou privées non soumises au code des marchés publics, pour les marchés et accords-cadres de fournitures et de services. Sont intégrés à ces définitions les achats nécessaires à la gestion immobilière du bâtiment (menus travaux, prestations de service et fournitures).
Elle prend en compte les évolutions règlementaires qui ont été apportées fin 2008 aux textes cités ci-dessus afin d’assouplir les règles de la commande publique pour favoriser et accélérer les procédures d’achat.
Elle détermine la réglementation interne à l’établissement fondée sur la décision du directeur général n° 070099DAJ du 27 juillet 2007 modifiée portant sur le niveau d’évaluation des besoins et la désignation des personnes responsables des marchés.
Sont exclus de la présente instruction :
– les rémunérations ;
– les indemnités, les bourses, les gratifications ;
– les subventions ;
– les factures internes ;
– les frais d’inscriptions et les subventions de soutien aux colloques ;
– les contrats d’acquisition ou de location de terrain ou de bâtiment ;
– les contrats relatifs à des programmes de recherche-développement, que la personne publique ne finance pas intégralement et dont elle n’est pas entièrement responsable des résultats ;
– les accords internationaux ;
– les contrats avec les GIP, fondations, filiales, sous certaines conditions.
L’instruction n° 07R158DFI du 30 juillet 2007 est remplacée par :
– la présente instruction pour les achats de fournitures et de services ;
– l’instruction n° INS090089DFI du 19 mai 2009 pour les opérations immobilières.
Cette instruction est applicable à compter du 1er mai 2009.
Sommaire
Titre 1 - Cadre juridique et organisationnel
1.1. Une double réglementation
1.2. L’évaluation prévisionnelle des besoins
1.3. Les acteurs de l’achat
1.3.1. La personne responsable des marchés (PRM)
1.3.2. L’ordonnateur
1.4. Les obligations de publicité et de mise en concurrence
Titre 2 - Achats de fournitures et de services
2.1. Les personnes responsables des marchés
2.1.1. Pour les achats passés dans le cadre de l’ordonnance
2.1.2. Pour les achats passés dans le cadre du code des marchés publics
2.2. La mise en œuvre des procédures d’achat de fournitures et de services
2.2.1. Pour les achats passés dans le cadre de l’ordonnance
2.2.1.1. Les marchés à procédure adaptée
2.2.1.2. Les procédures selon une procédure formalisée
2.2.2. Pour les achats passés dans le cadre du code des marchés publics
2.2.2.1. Les marchés à procédure adaptée
2.2.2.2. Les marchés suivant une procédure formalisée
2.3. Le contrôle interne
2.3.1. Achats des unités inférieurs au seuil fixé à l’article 7 du décret du 30 décembre 2007
2.3.2. Tous achats supérieurs au seuil fixé à l’article 7 du décret du 30 décembre 2007 et à l’article 26 du code des marchés publics
ANNEXES
Titre 1 - Cadre juridique et organisationnel
1.1. Une double réglementation
Les achats du CNRS sont soumis à une réglementation différente selon que les achats de fournitures et de services sont ou non destinés à la conduite des activités de recherche.
– Les achats de fournitures et de services destinés à la conduite des activités de recherche sont soumis aux dispositions de l’ordonnance du 6 juin 2005 et de son décret d’application n° 2005-1742 du 30 décembre 2005, conformément à l’article 30 de la loi de programme sur la recherche du 18 avril 2006 et de son décret d’application n° 2007-590 du 25 avril 2007 modifié.
Sont considérés comme destinés à l’activité de recherche, tous les achats effectués exclusivement pour les laboratoires de recherche ou de service quelle que soit la personne qui réalise les procédures d’achats et la nature de ces derniers.
– Les autres achats de fournitures et de services sont soumis aux dispositions du code des marchés publics (décret n° 2006-975 du 1er août 2006 modifié).
Il s’agit des achats qui, quelle que soit leur nature, sont réalisés par les délégations régionales ou la direction déléguée aux achats1 (DDA) pour des activités d’appui à la recherche, celles-ci n’étant pas considérées comme relevant de l’activité de recherche stricto sensu.
1.2. L’évaluation prévisionnelle des besoins
– L’évaluation prévisionnelle des besoins détermine le choix de la procédure d’achat.
Elle repose sur une estimation, selon un niveau déterminé, des besoins en fonction de leur caractère homogène défini soit en raison de leurs caractéristiques propres, soit parce qu’ils constituent une unité fonctionnelle.
Pour les marchés répondant à un besoin régulier d’une durée inférieure ou égale à un an, la valeur totale à prendre en compte est celle qui correspond aux besoins d’une année ; lorsque le besoin a une durée supérieure à un an, le montant pris en compte est le montant total estimé sur toute la durée du besoin.
– Les niveaux, auxquels les besoins du CNRS sont évalués, sont définis par la décision n° 070099DAJ du 27 juillet 2007 modifiée :
– les besoins de chaque structure opérationnelle de recherche ou de service sont évalués au niveau de la structure opérationnelle de recherche ou de service concernée ;
– les besoins des services de chaque délégation régionale, ou des services centraux, dont celle-ci assure la gestion, sont évalués au niveau de la délégation régionale concernée ;
– les besoins d’intérêt général du CNRS et de ses instituts nationaux sont évalués, pour chacun, au niveau national.
– Le caractère homogène des achats pour les besoins réguliers est défini selon un référentiel des natures d’achats, référentiel qui est commun avec les autres EPST2.
Il est organisé autour des thèmes suivants selon une nomenclature alphanumérique à 4 positions :
– approvisionnements généraux (codes commençant par A) ;
– logistique (codes commençant par B) ;
– information, documentation et communication (codes commençant par C) ;
– bâtiment et infrastructure (codes commençant par D) ;
– fournitures, équipements, instrumentation et services scientifiques (codes commençant par E) ;
– informatique scientifique et de gestion (codes commençant par F) ;
– autres dépenses hors marchés publics (codes commençant par P).
Chacun des thèmes est divisé en domaines, en sous-domaines, puis en familles : la codification s’établit au niveau des « familles » : codification en 4 positions commençant par une lettre.
Le calcul des cumuls d’achats et leur comparaison aux seuils pour les besoins réguliers sont effectués au niveau de la « famille ».
– Pour les besoins ponctuels ou répondant à une même finalité, l’identification et la détermination des besoins sont effectuées en référence à cette unité fonctionnelle (ou opération) qui rassemble les différents besoins permettant la réalisation du projet.
– Chaque personne responsable des marchés évalue ses besoins, notamment sur la base des états de reporting du progiciel de gestion de l’établissement : « Budget, Finance, Comptabilité » (BFC).
1.3. Les acteurs de l’achat
1.3.1. La personne responsable des marchés (PRM)
Les personnes chargées au nom du pouvoir adjudicateur (CNRS) de mettre en œuvre les procédures de passation et d’exécution des marchés et accords-cadres sont dénommées « personnes responsables des marchés » (cf. décision n° 070099DAJ du 27 juillet 2007 modifiée).
La PRM évalue les besoins exprimés puis détermine et met en œuvre la procédure d’achat appropriée en respectant les principes fondamentaux de la commande publique : liberté d’accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats et transparence des procédures. Elle procède aux mesures de publicité et de mise en concurrence, désigne le titulaire du marché et signe le marché.
1.3.2. L’ordonnateur
Au regard de la réglementation financière, l’ordonnateur s’assure de la disponibilité des crédits au moment de la commande (engagement de la dépense), et après le service fait, donne l’ordre de payer au vu des pièces justificatives prévues dans la nomenclature des pièces.
Il s’assure par ailleurs, dans le cadre de l’organisation d’un contrôle interne qu’il met en place, de la bonne mise en œuvre de la procédure d’achat telle que définie par l’établissement.
1.4. Les obligations de publicité et de mise en concurrence
Les règles fixées par le CNRS sont fonction du montant du besoin et des textes de référence. Elles sont précisées ci-après et récapitulées en annexe.
Le non-respect des règles de publicité et de mise en concurrence peut être susceptible de caractériser le délit d’« atteinte à la liberté d’accès et à l’égalité des candidats à un marché public » (cf. art. L.432-14 du code pénal).
Titre 2 - Achats de fournitures et de services
Les marchés de fournitures et de services sont définis à l’article 2 de l’ordonnance précitée et à l’article 1 du code des marchés publics.
Sont intégrés à ces définitions les besoins nécessaires à la gestion immobilière du bâtiment (menus travaux, prestations de service et fournitures).
2.1. Les personnes responsables des marchés
2.1.1. Pour les achats passés dans le cadre de l’ordonnance
– Le directeur d’unité est PRM lorsque :
– le montant estimé des besoins réguliers d’une famille du référentiel achats3 ou celui de l’unité fonctionnelle est inférieur ou égal au seuil fixé à l’article 7 du décret du 30 décembre 2007 pour les marchés de fournitures et de services4 ;
Pour les achats liés à la gestion immobilière de l’unité, les besoins ne doivent porter ni sur l’infrastructure de base, ni sur les installations techniques de base et les réseaux primaires en place.
– il attribue un marché subséquent à un accord-cadre passé par la direction déléguée aux achats ou la délégation régionale dont il dépend ;
– il effectue une remise en compétition de plusieurs titulaires, et/ou le choix d’un attributaire d’un bon de commande, dans le cadre d’un marché multi-attribué passé par la direction déléguée aux achats ou la délégation régionale dont il dépend ;
– il y a coordination de commandes5 de plusieurs unités d’une même délégation régionale, pour un besoin d’un montant inférieur ou égal au seuil fixé à l’article 7 du décret du 30 décembre 2007 pour les marchés de fournitures et de services6.
– Le délégué régional est PRM lorsque :
– le montant estimé des besoins réguliers d’une famille du référentiel achats ou celui de l’unité fonctionnelle d’une unité qui lui est rattachée, est supérieur au seuil fixé à l’article 7 du décret du 30 décembre 2007 pour les marchés de fournitures et de services7 (excepté en cas de marché national ou régional) ;
– il y a coordination de commandes de plusieurs unités dépendant d’une même délégation régionale, pour un besoin d’un montant supérieur au seuil fixé à l’article 7 du décret du 30 décembre 2007 pour les marchés de fournitures et de services8.
– Le directeur délégué aux achats est PRM pour :
– les marchés conclus au bénéfice exclusifs des unités, entrant dans le périmètre de compétence défini dans la décision n° 070099DAJ du 27 juillet 2007 modifiée.
2.1.2. Pour les achats passés dans le cadre du code des marchés publics
– Le délégué régional est PRM lorsque :
– il effectue des achats répondant aux besoins propres de sa délégation régionale ;
– lorsqu’il y a coordination de commandes de fournitures et services destinés à l’activité de recherche et d’autres fournitures et de services.
– Le directeur délégué aux achats est PRM pour :
– les marchés conclus au bénéfice des délégations régionales exclusivement ou des délégations régionales et des unités, entrant dans le périmètre de compétence défini dans la décision n° 070099DAJ du 27 juillet 2007 modifiée.
2.2. La mise en œuvre des procédures d’achat de fournitures et de services
Les règles de procédures d’achat diffèrent selon le texte appliqué et le montant.
2.2.1. Pour les achats passés dans le cadre de l’ordonnance
2.2.1.1. Les marchés à procédure adaptée
– Pour les besoins réguliers ou constituant une unité fonctionnelle, d’un montant inférieur à 20 000 € HT
Les achats liés à ces besoins peuvent être effectués librement sans obligation de publicité et de mise en concurrence. La PRM peut, si elle le juge nécessaire et en fonction de sa connaissance des prix du marché, demander un ou plusieurs devis ou consulter des catalogues.
La PRM, au vu des devis ou des catalogues, effectue son choix.
– Pour les besoins réguliers ou constituant une unité fonctionnelle, d’un montant compris entre 20 000 € HT et le seuil fixé à l’article 7 du décret du 30 décembre 20079.
Le choix du support de publication et le contenu de l’avis d’appel à la concurrence sont laissés à l’appréciation de la PRM. Il est recommandé, afin d’obtenir des offres de prix, de recourir selon la nature et le montant du besoin : soit à la consultation de prix, soit à un mailing (demande de devis), soit à une publicité dans un journal local ou spécialisé, soit, de préférence, à l’affichage d’un avis de publicité sur le site web dédié du CNRS (PUMA).
La PRM effectue son choix, au vu des devis, et le consigne par écrit en expliquant le fondement de ce dernier. Elle conserve les devis pour justifier la mise en concurrence. Les modalités du choix et la décision de la PRM doivent être consignées (au moyen du formulaire d’accompagnement du « choix d’une offre économiquement avantageuse », qui inclut une évaluation des gains éventuellement obtenus après négociation, cf. annexe), et conservées pendant 10 ans (pour présentation, le cas échéant, à un corps de contrôle externe ou dans le cadre du contrôle interne).
Les fournisseurs doivent être avertis du rejet de leur offre préalablement à la signature et l’envoi du bon de commande ou du contrat spécifique, pour tout achat qui représente un enjeu.
2.2.1.2. Les procédures selon une procédure formalisée
Le seuil nécessitant de suivre une procédure formalisée est celui indiqué à l’article 7 du décret du 30 décembre 200710.
Un avis d’appel public à la concurrence doit être au moins fait au Journal officiel de l’Union européenne (JOUE).
2.2.2. Pour les achats passés dans le cadre du code des marchés publics
2.2.2.1. Les marchés à procédure adaptée
– Pour les besoins réguliers ou constituant une unité fonctionnelle, d’un montant inférieur à 20 000 € HT11.
Les achats liés à ces besoins peuvent être effectués librement sans obligation de publicité et de mise en concurrence. La PRM peut, si elle le juge nécessaire et en fonction de sa connaissance des prix du marché, demander un ou plusieurs devis ou consulter des catalogues.
La PRM, au vu des devis ou des catalogues, effectue son choix.
– Pour les besoins réguliers ou constituant une unité fonctionnelle, d’un montant compris entre 20 000 € HT et 90 000 € HT.
Le choix du support de publication et le contenu de l’avis d’appel à la concurrence sont laissés à l’appréciation de la PRM. Il est recommandé afin d’obtenir des offres de prix de recourir selon la nature et le montant du besoin : soit à la consultation de prix, soit à un mailing (demande de devis), soit à une publicité dans un journal local ou spécialisé, soit, de préférence, à l’affichage d’un avis de publicité sur le site web dédié du CNRS (PUMA).
La PRM effectue son choix, au vu des devis, et le consigne par écrit en expliquant le fondement de ce dernier. Elle conserve les devis pour justifier la mise en concurrence.
Les fournisseurs doivent être avertis du rejet de leur offre préalablement à la signature et l’envoi du bon de commande ou du contrat spécifique, pour tout achat qui représente un enjeu.
Les modalités du choix et la décision de la PRM doivent être consignées (au moyen du formulaire d’accompagnement du « choix d’une offre économiquement avantageuse », qui inclut une évaluation des gains éventuellement obtenus après négociation, cf. annexe), et conservées pendant 10 ans (pour présentation, le cas échéant, à un corps de contrôle externe ou dans le cadre du contrôle interne).
– Pour les besoins réguliers constituant une unité fonctionnelle d’un montant compris entre 90 000 € HT et le seuil fixé à l’article 26 du code des marchés publics12.
Le code des marchés publics impose la publication par la PRM d’un avis d’appel public à la concurrence soit dans un journal habilité à recevoir des annonces légales, soit au Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP).
Les offres sont étudiées par la PRM : les offres économiquement les plus avantageuses sont appréciées en fonction des critères de sélection des offres et d’attribution figurant dans l’avis d’appel public à la concurrence.
Les fournisseurs doivent être avertis du rejet de leur offre préalablement à la signature et l’envoi du bon de commande ou du contrat spécifique, pour tout achat qui représente un enjeu.
Les modalités du choix et la décision de la PRM doivent être consignées (au moyen du formulaire d’accompagnement du « choix d’une offre économiquement avantageuse », qui inclut une évaluation des gains éventuellement obtenus après négociation, cf. annexe) et conservées pendant 10 ans à compter de la date d’attribution du marché.
2.2.2.2. Les marchés suivant une procédure formalisée
Le seuil nécessitant de suivre une procédure formalisée est celui indiqué à l’article 26 du code des marchés publics13. Les procédures formalisées sont décrites au code des marchés publics.
Un avis d’appel public à la concurrence doit être publié à la fois dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) et au Journal officiel de l’Union européenne (JOUE).
2.3. Le contrôle interne
Le contrôle interne mis en place par le CNRS a pour vocation principale de maîtriser les risques juridiques et financiers liés aux achats de l’établissement ; il permet également aux différents acteurs de l’achat d’identifier les points critiques et de mettre en place les actions correctives et à l’établissement d’avoir une meilleure visibilité sur l’exercice des délégations de pouvoir accordées.
2.3.1. Achats des unités inférieurs au seuil fixé à l’article 7 du décret du 30 décembre 2007
Les délégations régionales organisent des contrôles contemporains et a posteriori, sur place ou sur pièce, en fonction des risques appréciés par unité, pour les marchés passés par les unités qui leur sont rattachées.
2.3.2. Tous achats supérieurs au seuil fixé à l’article 7 du décret du 30 décembre 2007 et à l’article 26 du code des marchés publics
– Pour les projets de marchés ou d’accords-cadres d’un montant supérieur au seuil fixé à l’article 7 du décret du 30 décembre 200714 et à l’article 26 du code des marchés publics15, la personne responsable du marché peut réunir une commission technique, en fonction de la nature et du montant de l’achat. Cette commission donne son avis sur les candidatures, les offres et les modalités du déroulement des négociations.
Cette commission technique peut comprendre :
– un représentant du service achats de la délégation régionale ;
– une à plusieurs personnes ayant une compétence particulière dans le choix du prestataire : le responsable du service technique et logistique de la délégation régionale et/ou de l’unité, le directeur de l’unité bénéficiaire ou son représentant, le chef de projet, un responsable de service, un directeur d’institut ou son représentant, etc...
– Les projets de marchés subséquents effectués par les unités auprès des titulaires d’accords-cadres nationaux ou régionaux, pour un montant supérieur au seuil fixé à l’article 7 du décret du 30 décembre 200716, sont soumis au visa préalable du délégué régional sur la conformité de la procédure proposée par le directeur d’unité.
– Les marchés et accords-cadres d’un montant supérieur à 2 000 000 € HT sont transmis pour avis à la commission permanente des achats du CNRS avant le lancement de la procédure (cf. décision n° 090091DFI du 19 mai 2009).
Selon la complexité du projet et/ou l’enjeu pour l’établissement, la direction déléguée aux achats qui assure le secrétariat de la commission, décide soit de remettre à la personne responsable du marché qui la saisit un rapport, soit de réunir la commission permanente des achats.
Cette commission peut également être saisie par les personnes responsables des marchés pour des projets de montant plus faible, mais pouvant présenter un risque juridique, financier ou environnemental.
Le directeur général,
Arnold MIGUS
1 Anciennement UPSACA, la direction déléguée aux achats relève de la directions des finances du CNRS.
2 Ce référentiel est disponible sur le site des achats (http://www.sg.cnrs.fr/achats/informations-pratiques/ref/referentiel.htm).
3Le référentiel achats est présenté au point 4.1 du Titre I.
4 Ce décret a été modifié par le décret n° 2008-1334 du 17 décembre 2008 qui fixe ce seuil à 133 000 € HT.
5 Voir en annexe la décision n° 070099DAJ du 27 juillet 2007 modifiée.
6 cf. note 2.
7 cf. note 2.
8 cf. note 2.
9 Ce décret a été modifié par le décret n° 2008-1334 du 17 décembre 2008 qui fixe ce seuil à 133 000 € HT.
10 cf. note 1.
11 cf. décret n° 2008-1356 du 19 décembre 2008 modifiant le code des marchés publics.
12 Ce seuil a été fixé à 133 000 € HT par le décret du 19 décembre 2008.
13 cf. note 4.
14 Ce décret a été modifié par le décret n° 2008-1334 du 17 décembre 2008 qui fixe ce seuil à 133 000 € HT.
15 Ce seuil a été fixé à 133 000 € HT par le décret du 19 décembre 2008.
16 cf. note 1.
Notice d’utilisation du formulaire
Pourquoi utiliser ce formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse ?
Tous les achats soumis à l’ordonnance et ses décrets d’application, quel que soit leur montant, doivent être réalisés dans le respect de la transparence, de la libre concurrence, de la liberté d’accès à la commande publique, de l’égalité de traitement des candidats pour un prix juste et raisonnable.
Le formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse a été réalisé dans le but d’aider les directeurs d’unité, personnes responsables des marchés, à assurer la traçabilité de leurs procédures d’achat pour leurs besoins compris entre 20 000 et 133 000 € HT et ne relevant pas d’un contrat national ou passé par leur délégation.
Quand utiliser ce formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse ?
S’agissant des directeurs d’unité, personnes responsables des marchés, le guide de l’achat conseille l’utilisation de ce formulaire lors des achats de fournitures et services dont le montant est compris entre 20 000 et 133 000 € HT. L’utilisation de ce formulaire est recommandée notamment pour assurer la traçabilité des procédures :
– lors de la demande de devis effectuée en début d’année pour des besoins réguliers (traçabilité de la procédure recommandée à partir de 20 000 € HT annuel de besoins réguliers).
– lors des achats effectués dans le cadre d’unités fonctionnelles d’un montant supérieur ou égal à 20 0000 € HT.
– lors des achats de prestations de travaux d’un montant supérieur à 20 000 € HT.
Comment utiliser le formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse ?
Ce formulaire constitue un bref rapport de présentation par lequel la PRM justifie ses choix d’achat. Il n’a pas pour but d’alourdir les procédures d’achat et est donc rapide à remplir. Il se découpe en trois parties :
– La partie A doit être remplie si un avis de publicité et une mise en concurrence sont mis en œuvre. Il convient alors de cocher le ou les moyen(s) de publicité adaptée utilisé(s) et d’en préciser les références s’il y a lieu. Indiquer ensuite le nom des fournisseurs ayant répondu à la demande et le prix total proposé par chacun d’eux. Les devis communiqués par voie orale sont également indiqués sur ce formulaire. La demande orale de devis doit être réservée aux achats de faibles montants.
– La partie B permet de justifier le choix du fournisseur lorsqu’une mise en concurrence a eu lieu ou bien de justifier l’absence de mise en concurrence pour un besoin précis.
Suite à une mise en concurrence, la partie B1 permet de justifier le choix du fournisseur à l’aide de différents motifs (raison technique ; qualité de services ; délai de livraison ; prix et/ou coût de fonctionnement ; autres).
La partie B2 permet de justifier l’absence de mise en concurrence préalable à la passation d’un bon de commande en raison du recours à un fournisseur unique : matériel non substituable ou commande complémentaire (à préciser).
– La partie C permettant d’apprécier le prix du devis ne doit être remplie que si un seul devis est obtenu suite à une mise en concurrence ou bien lorsque l’achat n’a pas fait l’objet d’une mise en concurrence.
La PRM indique soit dans la partie B1, soit dans la partie C, le gain qu’elle a obtenu du fait de la négociation avec le ou les fournisseurs (gain de prix, garanties, prestations ou options supplémentaires, gain sur les consommables, etc.).
Comment archiver ce formulaire ?
Ce formulaire doit être archivé avec toutes les pièces écrites permettant de justifier la mise en œuvre d’un avis de publicité, d’une mise en concurrence et du choix du fournisseur (copie des publications ; devis ; listes de prix ; etc.). L’ensemble de ces documents est archivé au sein de l’unité pendant une durée de 10 ans.
