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Instruction n° 090089DFI du 19 mai 2009 sur la mise en œuvre au CNRS des règles de la commande publique aux opérations immobilières

DFI

La présente instruction a pour objet de préciser les règles fixées par le CNRS pour ses achats soumis aux dispositions du décret n° 2006-975 du 1er août 2006 portant code des marchés publics, pour la réalisation d’une opération immobilière.
Elle prend en compte les évolutions règlementaires qui ont été apportées fin 2008 au code des marchés publics, afin d’assouplir les règles de la commande publique pour favoriser et accélérer les procédures d’achat.
Elle détermine la réglementation interne à l’établissement fondée sur la décision du directeur général n° 070099DAJ du 27 juillet 2007 modifiée portant sur le niveau d’évaluation des besoins et la désignation des personnes responsables des marchés.
L’instruction n° 07R158DFI du 30 juillet 2007 [sur la mise en œuvre au Centre national de la recherche scientifique des dispositions relatives à l’achat public] est remplacée par :

– la présente instruction pour les opérations immobilières,

– l’instruction n° 090088DFI du 19 mai 2009 pour les achats de fournitures et de services.

La présente instruction entre en vigueur à compter du 1er mai 2009.

Sommaire

Titre 1. – Définitions

1.1. La notion d’opération immobilière

1.2. Les acteurs d’une opération immobilière au CNRS

Titre 2. – La décision du maître d’ouvrage de réaliser une opération immobilière

2.1. Les opérations décidées par le directeur général dans le cadre du comité des infrastructures

2.2. Les opérations décidées par les délégués régionaux

2.3. L’estimation financière d’une opération immobilière et son inscription budgétaire

Titre 3. – Les procédures d’achat d’une opération immobilière

3.1. Les procédures d’achat des marchés d’études

3.1.1. La procédure adaptée

3.1.2. Les procédures formalisées

3.2. Les procédures d’achat pour les marchés de travaux

3.2.1. La procédure adaptée

3.2.2. Les procédures formalisées

Titre 4. – Le contrôle interne des opérations immobilières

4.1. L’opération immobilière est d’un montant inférieur à 700 000 € toutes dépenses confondues

4.2. L’opération immobilière est d’un montant compris entre 700 000 € et 1 700 000 € toutes dépenses confondues

4.2.1. Pour les marchés de maîtrise d’œuvre

4.2.2. Pour les marchés de travaux

4.3. L’opération immobilière est d’un montant compris entre 1 700 000 € et 6 500 000 € toutes dépenses confondues

4.3.1. Pour le marché de maîtrise d’œuvre

4.3.2. Pour les marchés de travaux

4.4. L’opération immobilière est d’un montant supérieur à 6 500 00 € toutes dépenses confondues

4.4.1. Pour le marché de maîtrise d’œuvre

4.4.2. Pour les marchés de travaux

ANNEXES

Titre 1. – Définitions

1.1. La notion d’opération immobilière

– Au sens de la présente instruction, l’opération immobilière comprend l’ensemble des marchés nécessaires à la réalisation d’un projet de construction, de réhabilitation et d’entretien d’un bâtiment, caractérisée par son unité fonctionnelle, technique ou économique : marchés de travaux et marchés de prestations intellectuelles associés.

– Les marchés de travaux sont les marchés conclus avec des entrepreneurs qui ont pour objet soit l’exécution, soit conjointement la conception et l’exécution d’un ouvrage ou de travaux de bâtiment ou de génie civil.

– Les marchés de prestations intellectuelles ont pour objet des missions d’assistance à la maîtrise d’ouvrage, de maîtrise d’oeuvre (réalisation de plans, conception du bâtiment, ou installation technique, suivi de l’exécution des travaux), de contrôle technique, de coordination pour la prévention et la sécurité, d’ordonnancement et pilotage de chantier, ou d’études spécifiques (sols, diagnostic, etc.).

1.2. Les acteurs d’une opération immobilière au CNRS

– Le maître d’ouvrage

Le maître d’ouvrage est la personne morale pour le compte de laquelle l'ouvrage est réalisé.
A ce titre, elle s'assure de la faisabilité et de l'opportunité de l'opération envisagée, définit le programme, arrête l'enveloppe financière prévisionnelle et assure le financement. Elle détermine le processus d’organisation et les procédures de consultation nécessaires. En tant que bénéficiaire de l’ouvrage achevé, elle est chargée de son entretien.
Le CNRS est maître d’ouvrage d’une opération immobilière lorsqu’il décide de réaliser une construction pour son compte ou de réhabiliter un bâtiment qui lui appartient ou dont il est affectataire.

– Le pouvoir adjudicateur

En tant qu’organisme de droit public, au sens du droit communautaire, le CNRS est pouvoir adjudicateur pour les marchés publics.
Le CNRS est un pouvoir adjudicateur soumis aux dispositions du code des marchés publics (article 2 du code des marchés publics).
Par décision n° 070099DAJ du 27 juillet 2007 modifiée, le directeur général a désigné le délégué régional comme personne responsable des marchés (PRM) de travaux et de prestations intellectuelles destinés à assurer la couverture des besoins patrimoniaux de l’établissement (en sa qualité de propriétaire ou d’affectataire) pour les biens immobiliers situés dans sa circonscription de compétence, dans la limite des crédits notifiés.
La PRM évalue les besoins exprimés puis détermine et met en œuvre les procédures d’achat appropriées en respectant les principes fondamentaux de la commande publique : liberté d’accès à la commande publique, égalité de traitement des candidats et transparence des procédures. Elle procède aux mesures de passation des marchés, de désignation de l’attributaire des marchés, de la signature et de la notification des marchés. Elle est chargée de leur exécution.

– L’ordonnateur

Au regard de la réglementation financière, l’ordonnateur s’assure de la disponibilité des crédits au moment de la commande (engagement de la dépense), et après le service fait, donne l’ordre de payer au vu des pièces justificatives prévues dans la nomenclature des pièces.
Le délégué régional est ordonnateur secondaire pour les opérations de sa circonscription.

Titre 2. – La décision du maître d’ouvrage de réaliser une opération immobilière

La décision de réaliser une opération appartient au maître d’ouvrage.
Au CNRS, le maître d’ouvrage est représenté par le directeur général et par délégation le délégué régional.

2.1. Les opérations décidées par le directeur général dans le cadre du comité des infrastructures

Le comité des infrastructures du CNRS, présidé par le directeur général - créé par décision n° 060322DAJ du 28 novembre 2006 -, a notamment pour mission de décider de l’opportunité de la réalisation de tous les projets de construction, d’acquisition, de rénovation, d’aménagement de bâtiments du CNRS.
Tout projet retenu par le comité fait l’objet d’une programmation financière nécessaire à leur réalisation. Le comité est informé de l’état d’avancement des opérations.
Le comité est également informé des travaux d’entretien menés sous la responsabilité du délégué régional sur les bâtiments relevant de sa circonscription.
L’instruction relative au fonctionnement de ce comité (n° 07R068DFI) précise les différentes phases de saisine du comité, liées également à la nature et à l’ampleur de l’opération immobilière.

2.2. Les opérations décidées par les délégués régionaux

Le directeur général confie au délégué régional territorialement compétent la décision de réaliser des opérations d’entretien dans la limite des autorisations budgétaires accordées.

2.3. L’estimation financière d’une opération immobilière et son inscription budgétaire

L’estimation financière d’une opération immobilière comprend l’ensemble des dépenses afférent à sa réalisation :

– frais et honoraires d’études préalables ;

– honoraires de maîtrise d’œuvre, de contrôle technique, d’ordonnancement pilotage et coordination, de coordination pour la sécurité et la prévention de la santé ;

– coûts des travaux ;

– provisions pour couvrir les différences d’estimations financières des marchés entre le début de l’opération et son achèvement, les aléas de chantier et les frais financiers (actualisation et révision des prix).

Les crédits destinés au financement des opérations immobilières sont inscrits sur la ligne des opérations immobilières du budget, en nature « opérations d’investissement programmées » lors qu’il s’agit d’une opération pluriannuelle supérieure à 210 000 € HT ou en nature B pour les autres opérations.

Titre 3. – Les procédures d’achat d’une opération immobilière

Les procédures de passation des marchés nécessaires à la réalisation d’une opération immobilière - quelque soient sa nature et son montant - relèvent des règles de la commande publique définies par le code des marchés publics.

3.1. Les procédures d’achat des marchés d’études

3.1.1. La procédure adaptée

La procédure adaptée répond aux besoins de prestations intellectuelles jusqu’au seuil prévu par le code des marchés publics1.

– Pour les besoins d’un montant inférieur à 20 000 € HT2

Les achats liés à ces besoins peuvent être effectués librement, sans obligation de publicité et de mise en concurrence. La PRM peut, si elle le juge nécessaire et en fonction de sa connaissance des prix du marché, demander un ou plusieurs devis.
La PRM effectue son choix au vu des devis. Elle peut négocier. Le marché est conclu après l’envoi du bon de commande signé correspondant au devis.

– Pour les besoins d’un montant compris entre 20 000 € HT et 90 000 € HT.

Le choix du support de publication et le contenu de l’avis d’appel à la concurrence sont laissés à l’appréciation de la PRM.
Afin d’obtenir des offres de prix il est recommandé de recourir, selon la nature et le montant du besoin, soit :

– à une demande écrite de devis à plusieurs prestataires ;

– à la publication d’un avis de publicité dans un journal local ou spécialisé ;

– à la publication d’un avis de publicité sur le site web dédié du CNRS (PUMA).

En fonction de la nature du besoin, la PRM demande un devis, ou présente son besoin sous forme de description des performances attendues par les prestations dans l’avis de publicité et demande la présentation d’un devis détaillé.
La PRM effectue son choix au vu des devis et, le cas échéant, après négociation.
Afin d’assurer la traçabilité de la procédure d’achat, et être en mesure de justifier la régularité du choix du titulaire (à un corps de contrôle externe ou dans le cadre du contrôle interne), la PRM est tenue d’établir un document écrit justifiant son choix, de conserver les devis pour justifier la mise en concurrence (conservation pendant 10 ans).
Il est recommandé d’utiliser le formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse, qui inclut une évaluation des gains éventuellement obtenus après négociation (cf. annexe).
Le marché est formalisé soit par un bon de commande signé et pris en application du devis, soit par un cahier des charges particulier présentant les besoins du CNRS en termes techniques et administratifs et l’offre technique et financière correspondante du titulaire.
Les fournisseurs doivent être avertis expressément du rejet de leur offre, dans un délai raisonnable, préalablement à la signature et l’envoi de l’acte valant marché.

– Pour les besoins d’un montant compris entre 90 000 € HT et le seuil fixé à l’article 26 du code des marchés publics 3.

Le code des marchés publics impose la publication par la PRM d’un avis d’appel public à la concurrence soit dans un journal habilité à recevoir des annonces légales, soit au Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) et le cas échéant dans un journal spécialisé.
Le délégué régional mène la procédure de son choix pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse, en menant des négociations si besoin, dans le respect des principes et des règles de la commande publique.
Le support contractuel du marché prévoit l’engagement des parties, les modalités de gestion administrative et financière du marché et la description des performances attendues des prestations pour lesquelles le titulaire a une obligation de résultat.
Les missions de maîtrise d’œuvre au sens de la loi n° 85-704 du 12 juillet 1985 modifiée, dite « loi MOP », portant sur la construction ou la réhabilitation de bâtiment, font obligatoirement l’objet d’un contrat, quel que soit son montant.
Afin d’assurer la traçabilité de la procédure d’achat, et être en mesure de justifier la régularité du choix du titulaire (à un corps de contrôle externe ou dans le cadre du contrôle interne), la PRM est tenue d’établir un document écrit justifiant son choix, de conserver les devis pour justifier la mise en concurrence (conservation pendant 10 ans).
Il est recommandé d’utiliser le formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse, qui inclut une évaluation des gains éventuellement obtenus après négociation (cf. annexe).
Les prestataires doivent être avertis expressément du rejet de leur offre, dans un délai raisonnable, préalablement à la signature et l’envoi de l’acte valant marché.

3.1.2. Les procédures formalisées

Pour les marchés de prestations intellectuelles dont le montant est égal ou supérieur au seuil fixé par le code des marchés publics4, la publication est effectuée au BOAMP et au Journal officiel de l’Union européenne (JOUE).
Les procédures formalisées applicables sont les procédures négociées, l’appel d’offres ouvert ou restreint et le cas échéant le dialogue compétitif.
Pour les marchés de maîtrise d’œuvre au sens de l’article 74 du code des marchés, quelle que soit la procédure de passation choisie par le délégué régional, il est nécessaire de constituer un jury de concours (cf. décision n° 090018DAJ du 19 mai 2009 [fixant les règles de constitution, de composition et de fonctionnement des jurys de concours et des jurys relatifs aux marchés de conception-réalisation]).

3.2. Les procédures d’achat pour les marchés de travaux

3.2.1. La procédure adaptée

Elle concerne les marchés de travaux dont le montant est inférieur à un seuil fixé, par opération, par le code des marchés publics5.

– Pour les besoins d’un montant inférieur à 20 000 € HT

Les achats peuvent être effectués librement, sans obligation de publicité et de mise en concurrence. La PRM peut, si elle le juge nécessaire et en fonction de sa connaissance des prix du marché, demander un ou plusieurs devis.
La PRM effectue son choix au vu des devis. Elle peut négocier. Le marché est conclu après l’envoi du bon de commande signé correspondant au devis.

– Pour les besoins d’un montant compris entre 20 000 € HT et 90 000 € HT.

Le choix du support de publication et le contenu de l’avis d’appel à la concurrence sont laissés à l’appréciation de la PRM.
Afin d’obtenir des offres de prix il est recommandé de recourir, selon la nature et le montant du besoin, soit :

– à une demande écrite de devis à plusieurs entreprises ;

– à la publication d’un avis de publicité dans un journal local ou spécialisé ;

– à la publication d’un avis de publicité sur le site web dédié du CNRS (PUMA).

En fonction de la nature du besoin, la PRM présente son besoin soit dans l’avis de publicité, soit sous forme de cahier des charges particulier joint à l’avis. Elle demande la présentation d’un devis détaillé (quantités, moyens techniques et humains, prix, délai).

La PRM effectue son choix, au vu des devis.
Le marché est formalisé soit par un bon de commande signé et pris en application du devis, soit par un cahier des charges particulier présentant les besoins du CNRS en termes techniques et administratifs et l’offre technique et financière du titulaire.
Afin d’assurer la traçabilité de la procédure d’achat, et être en mesure de justifier la régularité du choix du titulaire (à un corps de contrôle externe ou dans le cadre du contrôle interne), la PRM est tenue d’établir un document écrit justifiant son choix, de conserver les devis pour justifier la mise en concurrence (conservation pendant 10 ans).
Il est recommandé d’utiliser le formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse, qui inclut une évaluation des gains éventuellement obtenus après négociation (cf. annexe).
Les fournisseurs doivent être avertis expressément du rejet de leur offre dans un délai raisonnable, préalablement à la signature et l’envoi de l’acte valant marché.

Pour les besoins d’un montant compris entre 90 000 € HT et le seuil fixé par le code des marchés publics6.

Pour les besoins estimés à ces montants, la publication d’un avis d’appel public à la concurrence est obligatoire au choix, dans le Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP), ou dans un journal habilité à recevoir des annonces légales ou, le cas échéant, un journal spécialisé.
Le délégué régional établit le support contractuel du marché sous forme de cahier des charges particulier en précisant l’engagement des parties, les modalités de gestion administrative et financière du marché et la description des performances techniques pour lesquelles le titulaire a une obligation de résultat.
Dans le respect des principes de la commande publique, le délégué régional mène la procédure de son choix pour déterminer l’offre économiquement la plus avantageuse, en menant si besoin des négociations.
Le marché est ensuite signé et notifié par le délégué régional en tant que PRM.
Les entreprises candidates écartées doivent être averties expressément du rejet de leur offre, dans un délai raisonnable, préalablement à la signature et l’envoi de l’acte valant marché.
Afin d’assurer la traçabilité de la procédure d’achat, et être en mesure de justifier la régularité du choix du titulaire (à un corps de contrôle externe ou dans le cadre du contrôle interne), la PRM est tenue d’établir un document écrit justifiant son choix, de conserver toutes les pièces de la procédure d’achat (devis, cahier des charges, éléments de négociation…) pour justifier la mise en concurrence (conservation pendant 10 ans).
Il est recommandé d’utiliser le formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse, qui inclut une évaluation des gains éventuellement obtenus après négociation (cf. annexe).

3.2.2. Les procédures formalisées

Pour les marchés de travaux d’un montant égal ou supérieur au seuil prévu au code des marchés publics7 :

– la publication est effectuée au Bulletin officiel des annonces des marchés publics (BOAMP) et au Journal Officiel de l’Union européenne (JOUE) ;

– la procédure de principe est l’appel d’offres, sauf si les conditions de recours à une procédure négociée, de dialogue compétitif ou de conception - réalisation, telles que prévues par le code des marchés publics, sont remplies.

Titre 4. – Le contrôle interne des opérations immobilières

Le contrôle interne mis en place par le CNRS pour les opérations immobilières est destiné à la maîtrise des risques juridiques et financiers liés aux particularités de ces opérations conduites par le délégué régional, essentiellement lors de la passation des marchés, du choix du titulaire et de l’exécution des marchés.
Le contrôle est assuré par la Direction des finances, qui, le cas échéant, prend l’attache de la Direction des affaires juridiques.
Le niveau de contrôle est fonction du montant du coût total (toutes dépenses confondues) de chaque opération immobilière. Il ne porte que sur les marchés de maîtrise d’œuvre et les marchés de travaux.

4.1. L’opération immobilière est d’un montant inférieur à 700 000 € toutes dépenses confondues

Le délégué régional peut réunir une commission technique locale pour toute procédure d’achat menée pour ce type d’opération immobilière. Cette commission donne son avis sur les candidatures, les offres et les modalités du déroulement des négociations.
La composition de cette commission est définie en annexe.
Il est fortement recommandé de confier à cette commission l’examen du rapport d’analyse des offres des entreprises de travaux présenté par le maître d’œuvre et la présentation d’un avis écrit au délégué régional.

4.2. L’opération immobilière est d’un montant compris entre 700 000 € et 1 700 000 € toutes dépenses confondues

4.2.1. Pour les marchés de maîtrise d’œuvre

1. recueil de l’avis de la commission technique dont la composition est définie en annexe ;

2. information de la Direction des finances :

– sur les aspects financiers de l’opération :

– validation de la fiche financière avant la présentation du projet en phase II devant le comité des infrastructures du CNRS
(cf. instruction n° 07R068DFI) ;

– actualisation de la fiche financière lors de l’acceptation des études d’avant projet définitif (APD) du maître d’œuvre.

– en cas de déficience d’un titulaire dans l’exécution du marché.

4.2.2. Pour les marchés de travaux 

1. recueil de l’avis de la commission technique dont la composition est définie en annexe ;

2. information de la Direction des finances :

– sur les aspects financiers de l’opération par la transmission de la fiche financière de l’opération actualisée :

– après la notification des marchés de travaux ;

– à mi-parcours calendaire de la réalisation des travaux (calendrier de référence : ordre de service de démarrage général du chantier) ;

– à l’issue de la signature du procès verbal de la réception de l’ouvrage par le délégué régional ;

– le bilan financier de l’opération immobilière après le délai de parfait achèvement et la rémunération de l’ensemble des cocontractants.

– en cas de déficience dans l’exécution des marchés (défaillance d’entreprise, incident de chantier, dérive significative des délais d’exécution et/ou des coûts de l’opération…).

4.3. L’opération immobilière est d’un montant compris entre 1 700 000 € et 6 500 000 € toutes dépenses confondues

4.3.1. Pour le marché de maîtrise d’œuvre

1. transmission de la fiche financière à la Direction des finances pour la présentation du projet en phase II devant le comité des infrastructures du CNRS (cf. instruction n° 07R068DFI) ;

2. recueil de l’avis de la commission technique dont la composition est définie en annexe ;

3. saisine de la Direction des finances pour avis préalable sous 7 jours ouvrés :

– du projet d’avis d’appel public à la concurrence et le projet de règlement de consultation (règlement de concours) ;

– du résultat de la négociation avec le ou les lauréat(s) du concours de maîtrise d’œuvre, et de la proposition finale du choix du maître d’œuvre avant notification du marché ;

4. information de la Direction des finances :

– sur les aspects financiers de l’opération par la transmission de la fiche financière de l’opération actualisée :

– après l’acceptation des études d’avant-projet définitif (APD) du maître d’œuvre ;

– sur la base des résultats de la consultation des entreprises chargées des travaux ;

– en cas de déficience d’un titulaire dans l’exécution des marchés.

4.3.2. Pour les marchés de travaux

1. recueil de l’avis de la commission technique dont la composition est définie en annexe ;

2. information de la Direction des finances :

– sur les aspects financiers de l’opération par la transmission de la fiche financière de l’opération actualisée :

– après la notification des marchés de travaux ;

– en cours d’exécution : à chaque semestre échu (calendrier de référence : ordre de service de démarrage général du chantier) ;

– à l’issue de la signature du procès verbal de la réception de l’ouvrage par le délégué régional ;

– le bilan financier de l’opération immobilière après le délai de parfait achèvement et la rémunération de l’ensemble des cocontractants.

– en cas de déficience dans l’exécution des marchés (défaillance d’entreprise, incident de chantier, dérive significative des délais d’exécution et/ou des coûts de l’opération…).

3. transmission à la Direction des finances du procès verbal de réception signé par le délégué régional.

4.4. L’opération immobilière est d’un montant supérieur à 6 500 000 € toutes dépenses confondues

4.1.1. Pour le marché de maîtrise d’œuvre

1. transmission de la fiche financière à la Direction des finances pour la présentation du projet en phase II devant le comité des infrastructures du CNRS (cf. instruction INS07R068DFI) ;

3. recueil de l’avis de la commission technique dont la composition est définie en annexe ;

2. saisine de la Direction des finances et de la Direction des affaires juridiques pour avis préalable sous 10 jours ouvrés, sur le projet d’avis d’appel public à la concurrence et le projet de règlement de consultation (règlement de concours) ;

3. saisine de la Direction des finances pour avis préalable sous 10 jours ouvrés sur :

– le résultat de la négociation avec le ou les lauréat(s) du concours de maîtrise d’œuvre, puis la proposition finale du maître d’œuvre attributaire avant notification du marché ;

– le procès verbal de l’examen des projets par le jury et les rapports de négociation.

4. information de la Direction des finances :

– sur les aspects financiers de l’opération par la transmission de la fiche financière de l’opération actualisée :

– lors de l’acceptation des études d’avant-projet définitif (APD) du maître d’œuvre ;

– sur la base des résultats de la consultation des entreprises chargées des travaux.

– en cas de déficience d’un titulaire lors de l’exécution du marché.

4.4.2. Pour les marchés de travaux

1. saisine de la Direction des finances et de la Direction des affaires juridiques pour avis préalable sous 10 jours ouvrés sur les projets de :

– avis d’appel public à la concurrence ;

– règlement de consultation ;

– actes d’engagement ;

– cahier des clauses administratives particulières ;

– tout autre document nécessaire.

2. recueil de l’avis de la commission technique dont la composition est définie en annexe ;

3. information de la Direction des finances sur :

– les aspects financiers de l’opération par la transmission de la fiche financière de l’opération actualisée :

– après la notification des marchés de travaux ;

– en cours d’exécution : à chaque semestre échu (calendrier de référence : ordre de service de démarrage général du chantier) ;

– à l’issue de la signature du procès verbal de la réception de l’ouvrage par le délégué régional.

– les difficultés de l’exécution des marchés :

– défaillance d’une entreprise ;

– incident de chantier ;

– dérive significative des délais d’exécution et/ou des coûts de l’opération.

– l’achèvement de l’opération par la transmission du procès verbal de réception signé par le délégué régional ;

4. présence du Bureau du patrimoine immobilier de la Direction des finances et, le cas échéant, d’une personne extérieure compétente, lors des opérations préalables à la réception.

Le directeur général,
Arnold MIGUS

1 cf. décret n° 2008-1355 du 19 décembre 2008 – Article 26 du code des marchés publics qui fixe ce seuil à 133 000 € HT.

2 cf. décret n° 2008-1356 du 19 décembre 2008 modifiant le code des marchés publics.

3 cf. décret n° 2008-1356 du 19 décembre 2008 modifiant le code des marchés publics.

4 cf. décret n° 2008-1356 du 19 décembre 2008 modifiant le code des marchés publics.

5 cf. décret n° 2008-1355 du 19 décembre 2008 - Article 26 du code des marchés publics, qui fixe ce seuil à 5 150 000 € HT.

6 cf. décret n° 2008-1355 du 19 décembre 2008 - Article 26 du code des marchés publics, qui fixe ce seuil à 5 150 000 € HT.

7 cf. note 1.

TABLEAU 1 : RECOMMANDATIONS POUR LES PROCEDURES D'ACHAT D'UNE OPERATION IMMOBILIERE DU CNRS

PROCEDURES D'ACHAT DE MARCHES DE TRAVAUX

MONTANT DU BESOIN

Nature de la procédure

Etablissement préalable d'un cahier des charges

MISE EN ŒUVRE DE LA CONCURRENCE

PIECES A CONSERVER

Publication d'un avis de publicité

Support contractuel

INFERIEUR A 20 000 € HT

PROCEDURE ADAPTEE PAR LA PRM EN FONCTION DE LA NATURE ET DES CARACTERISTIQUES DU BESOIN

NON

FACULTATIF

BON DE COMMANDE + DEVIS DETAILLE

Aucune obligation (éventuellement les devis, le formulaire d'accompagnement du choix d'une offre économiquement avantageuse et la copie du bon de commande pour les achats les plus importants)

SUPERIEUR A
20  000  € HT ET INFERIEUR A 90 000 € HT

RECOMMANDE

RECOMMANDE PUMA/PRESSE SPECIALISEE

BON DE COMMANDE + DEVIS ou CAHIER DES CHARGES VALANT MARCHE + DEVIS DETAILLE

Il est nécessaire de conserver les copies de : la publicité, la lettre ou règlement de consultation, les réponses des candidats (quelque soit le support), les échanges du C

SUPERIEUR A
90  000  € HT ET INFERIEUR A 5 150 000 € HT

OBLIGATOIRE

OBLIGATOIRE BOAMP ou JAL ou PRESSE SPECIALISEE

CAHIER DES CHARGES VALANT MARCHE +DEVIS DETAILLE

SUPERIEUR A 5 150 000 € HT

APPEL D'OFFRES

OBLIGATOIRE

OBLIGATOIRE BOAMP + JOUE

DOSSIER D'APPEL D'OFFRES

TABLEAU 2 : RECOMMANDATIONS POUR LES PROCEDURES D'ACHAT D'UNE OPERATION IMMOBILIERE DU CNRS

PROCEDURES D'ACHAT DE MARCHES DE PRESTATIONS INTELLECTUELLES

MONTANT DU BESOIN

Nature de la procédure

Etablissement préalable d'un cahier des charges

MISE EN ŒUVRE DE LA CONCURRENCE

PIECES A CONSERVER

Publication d'un avis de publicité

Support contractuel MAÎTRISE D'OEUVRE

Support contractuel AUTRES PRESTATIONS

INFERIEUR A 20 000 € HT

PROCEDURE ADAPTEE PAR LA PRM EN FONCTION DE LA NATURE ET DES CARACTERISTIQUES DU BESOIN

NON

FACULTATIF

RESPECT LOI MOP ET TEXTES D'APPLICATION : CONTRAT ECRIT ET DISPOSITIONS OBLIGATOIRES

BON DE COMMANDE + DEVIS DETAILLE

Aucune obligation (éventuellement les devis, le formulaire d'accompagnement du choix d'une offre économiquement avantageuse et la copie du bon de commande pour les achats les plus importants)

SUPERIEUR A 20 000 € HT ET INFERIEUR A 90 000 € HT

RECOMMANDE

RECOMMANDE PUMA/ PRESSE SPECIALISEE

BON DE COMMANDE + DEVIS ou CAHIER DES CHARGES VALANT MARCHE + DEVIS DETAILLE

Il est nécessaire de conserver les copies de  : la publicité, la lettre ou règlement de consultation, les réponses des candidats (quelque soit le support), les échanges du CNRS avec les candidats sur la négociation, les demandes de précisions et de compléments d'information, un document de synthèse présentant l'analyse comparative des offres (ou rapports d'analyse candidatures et offres en appel d'offres), la pièce formalisant l'information du rejet de l'offre aux candidats non retenus, le formulaire d'accompagnement du choix de l'offre économiquement avantageuse (ou rappport de présentation de procédure formalisée), les pièces contractuelles du marché, la pièce valant notification du marché (bon de commande, acte d'engagement ou marché valant acte d'engagement)

SUPERIEUR A 90 000 € HT ET INFERIEUR A 133 000 € HT

OBLIGATOIRE

OBLIGATOIRE BOAMP ou JAL

CAHIER DES CHARGES VALANT MARCHE + DEVIS DETAILLE

SUPERIEUR A 133 000 € HT

PROCEDURE FORMALISEE

OBLIGATOIRE

OBLIGATOIRE BOAMP

DOSSIER ADAPTE A LA PROCEDURE FORMALISEE CHOISIE

TABLEAU 3 : LE CONTRÔLE INTERNE DES OPERATIONS IMMOBILIERES DU CNRS

CONTRÔLE DU MARCHE DE MAÎTRISE D'OEUVRE

Montant estimatif de l'Opération Immobilière toutes dépenses confondues (TDC)

Avis d'une commission (délégation) (1)

Contrôle financier de l'opération (DFI) (2)

Contrôle de la procédure d'achat (DFI/DAJ) (3)

Contrôle du choix de l'attributaire du marché (DFI)

Contrôle de l'exécution du marché (DFI/DAJ)

Inférieur à 700 000 € TDC

Tenue facultative d'une commission technique locale

NON

NON

NON

NON

ENTRE 700 000 ET 1,700 M€ TDC

Tenue obligatoire d'une commission technique avec invitation d'un représentant du bureau du patrimoine immobilier de la Direction des finances

TRANSMISSION DE LA FICHE FINANCIERE D'OPERATION au BPI Présentation du projet en phase II du comité des infrastructures

TRANSMISSION AU BPI DE LA FICHE FINANCIERE D'OPERATION ACTUALISEE
après acceptation des études APD

NON

NON

ALERTE de la DFI et, si besoin de la DAJ, en cas de déficience du titulaire en cours d'exécution

ENTRE 1,7M ET 6,5 M € TDC

Tenue obligatoire d'une commission constituée en jury de concours de maîtrise d'œuvre avec présence obligatoire du Bureau du patrimoine immobilier

TRANSMISSION AU BPI DE LA FICHE FINANCIERE D'OPERATION ACTUALISEE : *Après acceptation des études APD *Après les résultats de la consultation des entreprises  de  travaux * en bilan d'opération

AVIS PREALABLE DFI 7 jours : Projet d'AAPC, projet de règlement de consultation

AVIS PREALABLE DU BPI 7 jours :Résultat de la négociation avec le(s) lauréat(s) Proposition finale de MOE avant notification

SUPERIEUR A 6,5 M € TDC

Tenue obligatoire d'une commission constituée en jury de concours de maîtrise d'œuvre avec présence obligatoire du Bureau du patrimoine immobilier

AVIS PREALABLE DFI + DAJ 10  jours  : Projet d'AAPC, projet de règlement de consultation

*TRANSMISSION AU BPI (pour information) : Procès-verbal du jury de concours (examen des projets) *AVIS PREALABLE DU BPI 10 jours: - Résultat de la négociation avec le(s) lauréat(s) - Proposition finale de MOE avant notification

Correspondances des seuils TDC/HT :

Entre 700 000 et 1,7 € TDC = MOE < à 133 000 € HT

> à 1,7 € TDC = MOE > à 133 000 € HT

(1) Commission technique : cf annexe instruction OI /composition jury de concours : cf DEC. n° 090018DAJ

(2) Base : fiches financières type de la DFI disponibles sur le site internet DFI

(3) Délais d'examen DFI et DAJ : en jour ouvré à compter du lendemain de la réception des documents.

TABLEAU 4 : LE CONTRÔLE INTERNE DES OPERATIONS IMMOBILIERES DU CNRS

CONTRÔLE DE MARCHE DE TRAVAUX

Montant estimatif de l'Opération Immobilière toutes dépenses confondues (TDC)

Avis d'une commission technique (délégation) (1)

Contrôle financier de l'opération (DFI)(2)

Contrôle de la procédure d'achat (DFI/DAJ)(3)

Alertes sur les difficultés d'exécution des marchés (DFI/DAJ)

Achèvement de l'opération (DFI)

INFERIEUR A 700 000 € TDC

Tenue facultative d'une commission technique locale

NON

NON

NON

NON

ENTRE 700 000 ET1,7M € TDC

Tenue obligatoire d'une commission technique locale

TRANSMISSION DE LA FICHE FINANCIERE D'OPERATION à la DFI /BPI  : - Après notification des marchés,
- A mi-parcours calendaire de la réalisation des travaux;
- Après signature PRM de la décision de réception des travaux

NON

ALERTE de la DFI et si besoin de la DAJ, en cas de : défaillance d'une entreprise, dérive significative des délais d'exécution et/ou des coûts de l'opération, incident de chantier

Alerte et assistance de la DFI en cas de difficultés post réception (désordres...)

ENTRE 1,7M ET 6,5 M € TDC

Tenue obligatoire d'une commission technique avec présence obligatoire du Bureau du patrimoine immobilier ou d'un représentant interne CNRS

TRANSMISSION DE LA FICHE FINANCIERE D'OPERATION à la DFI /BPI  : - Après notification des marchés,
- A chaque semestre échu de l'exécution des travaux ; - Après signature PRM de la décision de réception des travaux

NON

SUPERIEUR A 6,5 M € TDC

Tenue obligatoire d'une commission technique avec présence obligatoire du Bureau du patrimoine immobilier ou d'un représentant interne CNRS + une compétence extérieure au CNRS

AVIS PREALABLE DFI+DAJ 10 jours sur les projets de dossiers de consultation (appel d'offres) : AAPC, règlement de consultation, actes d'engagement, CCAP, CCTC...

a) Présence du BPI + si besoin d'une personne extérieure pour les opérations préalables à la réception; b) Alerte et assistance de la DFI en cas de difficultés post réception (désordres...); c) Transmission du procès-verbal de réception (et décision) signé par la PRM

Correspondances des seuils TDC/HT :

Entre 700 000 et 1,7 € TDC = MOE < à 133 000 € HT

> à 1,7 € TDC = MOE > à 133 000 € HT

(1) Commission technique : cf annexe instruction OI /composition jury de concours : cf DEC. n° 090018DAJ

(2) Base : fiches financières type de la DFI disponibles sur le site internet DFI

(3) Délais d'examen DFI et DAJ : en jour ouvré à compter du lendemain de la réception des documents.

Composition des commissions techniques en opération immobilière

Aux termes de l’instruction n° 090089DFI du 19 mai 2009 relative aux procédures d’achat pour les opérations immobilières, le délégué régional réunit une commission technique. Cette commission donne son avis sur les candidatures, les offres et les modalités du déroulement des négociations pour les consultations de maîtrise d’œuvre et de travaux.
La composition de la commission est liée au montant de l’opération immobilière en euros toutes dépenses confondues (TDC).

1. Composition de la commission technique pour une opération immobilière inférieure à 700 000 € TDC

La commission technique peut comprendre :

– un représentant du service achats de la délégation régionale ;

– un représentant du service technique de la délégation régionale ;

– une à plusieurs personnes ayant une compétence particulière dans le choix du prestataire : le directeur de l’unité bénéficiaire ou son représentant, le chef de projet, le responsable technique de l’unité, l’assistant au maître d’ouvrage titulaire d’un marché indépendant, etc.

2. Composition de la commission technique pour une opération immobilière inférieure entre 700 000 et 1,7 M€ TDC

La commission technique peut comprendre :

– un représentant du service achats de la délégation régionale ;

– un représentant du service technique de la délégation régionale ;

– une à plusieurs personnes ayant une compétence particulière dans le choix du prestataire : le directeur de l’unité bénéficiaire ou son représentant, le chef de projet, le responsable technique de l’unité, l’assistant au maître d’ouvrage titulaire d’un marché indépendant, etc… ;

– invitation d'un représentant du Bureau du patrimoine immobilier de la direction des finances.

3. Composition de la commission technique pour une opération immobilière inférieure entre 1,7 M€ et 6,5 M€ TDC

La commission technique peut comprendre :

– un représentant du service achats de la délégation régionale ;

– un représentant du service technique de la délégation régionale ;

– une à plusieurs personnes ayant une compétence particulière dans le choix du prestataire : le directeur de l’unité bénéficiaire ou son représentant, le chef de projet, le responsable technique de l’unité, l’assistant au maître d’ouvrage titulaire d’un marché indépendant, etc. ;

– présence obligatoire du Bureau du patrimoine immobilier de la Direction des finances.

4. Composition de la commission technique pour une opération immobilière supérieure à 6,5 M€ TDC

La commission technique peut comprendre :

– un représentant du service achats de la délégation régionale ;

– un représentant du service technique de la délégation régionale ;

– une à plusieurs personnes ayant une compétence particulière dans le choix du prestataire : le directeur de l’unité bénéficiaire ou son représentant, le chef de projet, le responsable technique de l’unité, l’assistant au maître d’ouvrage titulaire d’un marché indépendant, etc.;

– présence obligatoire du Bureau du patrimoine immobilier de la Direction des finances.

Formulaire d’accompagnement
du choix d’une offre économiquement avantageuse
opération immobilière

Pourquoi utiliser ce formulaire ?

Tous les achats quel que soit leur montant, doivent être réalisés dans le respect de la transparence, de la libre concurrence, de la liberté d’accès à la commande publique, de l’égalité de traitement des candidats pour un prix juste et raisonnable.
Le formulaire d’accompagnement du choix d’une offre économiquement avantageuse a été réalisé dans le but d’aider les personnes responsables des marchés à assurer la traçabilité de leurs procédures adaptées.

Quand utiliser ce formulaire ?

L’utilisation de ce formulaire est recommandée notamment pour assurer la traçabilité des procédures d’achat de prestations intellectuelles et de travaux d’un montant supérieur ou égal à 20 000 € HT.

Comment utiliser le formulaire ?

Ce formulaire constitue un bref rapport de présentation par lequel la PRM justifie ses choix d’achat. Il n’a pas pour but d’alourdir les procédures d’achat et est donc rapide à remplir. Il se découpe en trois parties :

– La partie A doit être remplie si un avis de publicité et une mise en concurrence sont mis en œuvre. Il convient alors de cocher le ou les moyen(s) de publicité adaptée utilisé(s) et d’en préciser les références s’il y a lieu. Indiquer ensuite le nom des fournisseurs ayant répondu à la demande et le prix total proposé par chacun d’eux. Les devis communiqués par voie orale sont également indiqués sur ce formulaire. La demande orale de devis doit être réservée aux achats de faibles montants.

– La partie B permet de justifier le choix du fournisseur lorsqu’une mise en concurrence a eu lieu ou bien de justifier l’absence de mise en concurrence pour un besoin précis.
Suite à une mise en concurrence, la partie B1 permet de justifier le choix du fournisseur à l’aide de différents motifs.
La partie B2 permet de justifier l’absence de mise en concurrence préalable en raison du recours à un fournisseur unique.

– La partie C permettant d’apprécier le prix du devis ne doit être remplie que si un seul devis est obtenu, suite à une mise en concurrence ou bien lorsque l’achat n’a pas fait l’objet d’une mise en concurrence.

Comment archiver ce formulaire ?

Ce formulaire doit être archivé avec toutes les pièces écrites permettant de justifier la mise en œuvre d’un avis de publicité, d’une mise en concurrence et du choix du fournisseur (copie des publications, devis, etc.). L’ensemble de ces documents est archivé pendant une durée de 10 ans.