Circulaire n° 000263DCAJ du 15 mai 2000 relative aux modalités de participation de certaines catégories d'unités de recherche du CNRS aux contrats communautaires du 5^e PCRDT (programme cadre de recherche et développement technologique)

Direction des contrats et des affaires juridiques

PRÉAMBULE

Fondée sur les articles 167 et 172 second alinéa (ex-articles 130 J et 130 O) de la version consolidée du traité instituant la Communauté européenne, la décision n^o 1999/65/CE du Conseil du 22-12-1998 énonce les règles de participation des entreprises, des centres de recherche et des universités et les règles de diffusion des résultats de la recherche pour la mise en œuvre du 5^e PCRDT (1998/2002) - JOCE L26/46 (01-02-1999).

L'article 3 de ce texte précise en particulier que « les règles fixées (...) s'appliquent à la participation des entités juridiques et des organisations internationales ainsi que du CCR1 aux actions indirectes de recherche et de développement technologique ».

Les modalités d'application de cette décision sont arrêtées dans le règlement (CE) n^o 996/1999 de la Commission du 11 mai 1999 - JOCE L122/9 (12-05-1999).

Ce règlement a donné lieu à plusieurs contrats types dont le contrat type « Remboursement de coûts pour des projets de recherche et de développement technologique ».

Par ailleurs, la Commission a élaboré un ensemble de « Conditions spéciales » pouvant être utilisées lors de la conclusion des contrats pour la mise en œuvre du 5^e programme-cadre. Parmi celles-ci figure la clause 262 portant sur la participation des unités mixtes de recherche aux actions de recherche et de développement technologique nécessitant plusieurs contractants.

La présente circulaire a pour objet de fixer :

(I) les conditions dans lesquelles le CNRS répond aux appels à propositions communautaires, négocie et signe les contrats communautaires, selon qu'il agit pour le compte d'une UMR ou d'une UPR comportant des personnels non CNRS ;

(II) les modalités de gestion budgétaire et financière de ces contrats.

I. RÉPONSE AUX APPELS À PROPOSITIONS COMMUNAUTAIRES : PROPOSITION DES PROJETS, NÉGOCIATION ET SIGNATURE DES CONTRATS

A. - CAS DES UNITÉS MIXTES DE RECHERCHE (UMR)

En principe, seules les entités juridiques ont qualité pour participer aux projets du 5^e PCRDT.

La Commission accepte dans ce cadre de prendre en compte la spécificité des UMR dans les règles contractuelles.

Cette particularité est affirmée à la clause 26 évoquée ci-dessus, qui dispose : une « unité mixte de recherche (UMR)3 désigne un partenariat dépourvu, en tant que tel, de la personnalité juridique, formé entre des entités de même nationalité, et remplissant les conditions suivantes :

- unicité scientifique et économique ;

- pérennité pendant une certaine durée ;

- existence reconnue par une autorité publique. »

La Commission considère donc que, dans la mesure où l'UMR n'a pas de personnalité morale, tous les organismes exerçant la tutelle de l'unité doivent être parties prenantes au contrat.

L'UMR constitue néanmoins un seul participant sur le plan scientifique.

Par ailleurs, la Commission accepte qu'une des entités de l'UMR soit mandatée par les autres pour agir en leur nom lors des opérations relatives au projet : proposition puis négociation, signature et gestion du contrat.

Cette position est partagée par le CNRS qui exclut toutefois du champ d'application d'un tel mandat la signature du contrat, de façon à permettre le suivi de sa politique contractuelle.

Le contrat quadriennal peut être considéré comme un mandat dans le cas où l'entité chargée de la négociation et de la gestion des contrats conclus pour le compte de l'UMR concernée y apparaît expressément. Lorsque cette entité n'y figure pas expressément, il y a lieu de la désigner en utilisant le modèle ci-joint (annexe n^o 1), qui entérine alors les décisions prises dans le cadre du comité des contrats et de la valorisation prévu dans le contrat quadriennal. Ce modèle peut être également utilisé lorsque les relations entre certaines des tutelles de l'UMR ne sont pas couvertes par un contrat quadriennal.

D'une façon générale, lorsque le CNRS est désigné mandataire pour le compte de l'UMR, il doit notamment veiller à ce que le financement de la Commission assure l'équilibre budgétaire du contrat.

1. - Phase de la proposition

Elle consiste pour deux participants européens au minimum et de nationalités différentes à se regrouper pour répondre à un appel à propositions ouvert par la Commission. Ces participants désignent un coordonnateur qui doit agir en leur nom. Celui-ci est chargé de la coordination scientifique, financière et administrative du projet. Il est l'intermédiaire entre les contractants et la Commission.

1.1. - Réponse à l'appel à propositions

Dans le cas où une UMR répond à un appel à propositions en qualité de participant, l'organisme qui a reçu mandat de la part des parties à l'UMR agit au nom de l'unité. Il doit veiller à produire le mandat correspondant en le joignant à la proposition.

Si le CNRS est mandaté, le responsable administratif (authorized person) est le délégué régional de la circonscription dont dépend l'unité.

Lorsque l'UMR est désignée comme coordonnateur du projet, le mandat visé précédemment permet à l'organisme mandaté d'agir au nom de l'UMR coordonnateur en qualité de coordonnateur administratif et financier.

1.2. - Formulaires à remplir

Les formulaires dits « de proposition » (Submission Proposal Forms) à remplir sont : Forms A0, A1, A2, A3 et A4.

Dans le cas où l'UMR est seulement participant, il convient de remplir autant de formulaires A3 (Participant profile/information) qu'il y a d'entités juridiques dont relève l'unité. Ces formulaires qui contiennent les informations spécifiques à chaque tutelle de l'UMR ainsi qu'à l'unité de recherche elle-même sont signés par le mandataire.

Il faut également veiller à ce que la ventilation estimative des coûts de chaque tutelle apparaisse sur le formulaire A4 qui est un récapitulatif financier (une ligne par organisme).

Lorsque l'UMR est coordonnateur du projet, l'organisme mandaté remplit l'ensemble des formulaires A0, A1, A2 et A4, seul le formulaire A1 étant signé en plus des formulaires A3 mentionnés ci-dessus.

Après sélection de la proposition par la Commission, les participants doivent préciser et adapter leur projet conformément aux instructions données par la Commission.

2. Phase de négociation

Elle précise les données administratives et financières du projet, à travers des formulaires supplémentaires à remplir.

2.1. - Réponse dans le cadre de la négociation

Si l'un des organismes de l'UMR a été mandaté à cet effet, il peut remplir et signer les formulaires relatifs à chaque partie à l'UMR. Il doit fournir alors la copie du mandat correspondant.

2.2. - Formulaires à remplir

Les formulaires dits « de négociation » (Contract Preparation Forms) à remplir sont : Forms A0 à A8, le formulaire A9 étant réservé aux sous-contractants majeurs.4

Dans le cas où l'UMR est seulement participant, chaque partie à l'UMR doit, conformément aux termes de la note 50 des formulaires de la CE, remplir un jeu de formulaires A8.1 à A8.4. En particulier, dans le formulaire A8.2 (Personnel costs/overheads), chaque partie à l'UMR doit comptabiliser les coûts salariaux et les coûts indirects (overheads) relatifs à la participation des personnels permanents ou non lorsqu'elle fonctionne selon le coût total, ou des personnels spécifiquement recrutés pour le projet si elle est au coût additionnel. Seul le formulaire A8.1 2/2 est signé par le mandataire.

Quand l'UMR est coordonnateur du projet, l'organisme mandaté remplit l'ensemble des formulaires A0 à A7, seul le formulaire A6 étant signé en plus des formulaires A8.1 2/2 mentionnés ci-dessus.

La Commission examine le contenu de ces négociations et retient ou non le projet.

3. - Phase de signature du contrat

Si le projet est retenu, la Commission adapte le contrat type, le soumet à la signature des participants et enfin le signe.

Le contrat doit être signé par le CNRS pour lui permettre de connaître ses droits et obligations. Les autres parties à l'UMR cosignent le contrat ou peuvent donner mandat au CNRS pour ce faire.

B. - CAS DES UNITÉS PROPRES DE RECHERCHE (UPR) COMPORTANT DES PERSONNELS NON CNRS

Les UPR du CNRS s'engagent parfois dans une coopération scientifique étroite avec d'autres organismes de recherche qui leur apportent des moyens en locaux, en matériels et en personnels. Cette forme de partenariat est matérialisée par une convention de collaboration.

Des personnels non CNRS exerçant leur activité dans une UPR peuvent donc être appelés à participer à l'exécution d'un contrat communautaire. Il importe alors de faire prendre en compte par la Commission cet apport extérieur. L'opération n'est possible que si ces personnels relèvent d'organismes ayant opté pour le coût total.

À cette fin, il importe de conclure avec le partenaire concerné un avenant à la convention de collaboration prévoyant de donner mandat au CNRS pour assurer les opérations de proposition du projet puis de négociation, de gestion et, si possible, de signature du contrat (modèle joint en annexe n^o 2).

En effet, aux termes de l'article 23 de l'annexe II au contrat type, intitulée « Conditions générales », seuls sont éligibles, c'est-à-dire peuvent faire l'objet de remboursements partiels par la Commission, les coûts des personnels engagés et rémunérés par une entité « contractante ».

1. - Phase de la proposition

Le CNRS répond à l'appel à propositions. Il remplit et signe tous les formulaires. S'agissant des formulaires A3 et A4, il demande à son partenaire les éléments le concernant.

2. - Phase de négociation

La négociation est assurée par le CNRS. Ce dernier remplit et signe tous les formulaires. S'agissant du formulaire A8.2, il demande à son partenaire les éléments qui lui sont propres.

3. - Phase de signature

Le contrat est signé par le CNRS. Il est cosigné par l'organisme employeur du personnel travaillant dans l'UPR si ce partenaire n'a pas donné délégation au CNRS pour ce faire.

II. MODALITÉS DE GESTION DES CONTRATS COMMUNAUTAIRES PAR LE CNRS

Les modalités décrites ci-dessous s'appliquent pour tous les contrats communautaires gérés par le CNRS, que ce soit pour le compte :

- d'UMR « contractualisées »,

- d'UPR comportant des personnels non CNRS appelés à participer à l'exécution d'un contrat,

- d'UPR comportant exclusivement des personnels CNRS appelés à participer à l'exécution d'un contrat.

A. - CONTRÔLE DE L'AFFECTATION DES FONDS COMMUNAUTAIRES PERÇUS PAR LE CNRS

Afin de satisfaire aux obligations de contrôle de l'affectation des fonds communautaires par la Commission, les flux et la destination de ces fonds, selon qu'ils sont reçus d'une part en tant que mandataire pour le compte de l'UMR simple contractant, d'autre part en tant que coordonnateur (coordination administrative et financière) du projet, doivent être clairement identifiés.

Cette identification est adaptée aux modalités de gestion applicables au CNRS.

En tant que mandataire agissant pour le compte de l'UMR simple participant, le CNRS assure l'identification de l'affectation des fonds européens au projet au moyen de la comptabilité analytique administrative sur un CDP (centre de dépenses) spécifique « ressources propres ». Toutes les dépenses, hors personnels permanents, constituant des coûts éligibles afférents au projet doivent être nécessairement imputées sur ce CDP. Les coûts du personnel permanent du CNRS sont enregistrés sur les livres de paie de l'application ICARE, sans tenue de comptabilité particulière.

En outre, si le CNRS reçoit des fonds en tant que coordonnateur mandataire du projet, leur encaissement et leur redistribution aux différents partenaires sont suivis par le comptable, en comptabilité générale au compte 47317 « recettes sur contrats européens à répartir ». Il est important dans tous les cas que les libellés d'opérations comportent le numéro du contrat européen concerné et, lors du reversement, le nom du bénéficiaire. Il est à noter que le reversement aux partenaires doit intervenir dans les trente jours suivant la réception des fonds.

Tous les documents retraçant les opérations indiquées ci-dessus, ainsi que les doubles des pièces justificatives des dépenses, doivent être conservés par l'ordonnateur secondaire pendant cinq ans à compter de la date de réception des fonds, pour présentation, le cas échéant, à la Commission ou aux missions d'audit qu'elle mandate.

B. - GESTION BUDGÉTAIRE ET FINANCIÈRE DES CONTRATS

Dès réception du contrat signé, il est ouvert un CDP de 3^e niveau « ressources propres » (codifié 511 XXX) sur lequel sont mises en place les autorisations d'engagement (AE), correspondant aux tranches annuelles du financement accordé par la Commission telles que prévues au contrat : 1^re année, le montant de l'avance ; les autres années en fonction des justifications aux échéances indiquées. Les crédits correspondant à la retenue de garantie de 15% pourront néanmoins, par dérogation, être mis en place, à l'initiative de l'ordonnateur secondaire, entre trois et six mois avant l'émission de l'ordre de recette correspondant. Sous la responsabilité de l'ordonnateur, les crédits correspondant à l'échéancier de règlement de l'année peuvent être budgétisés en recettes et mis en place sur le centre de dépenses en une ou plusieurs fois au cours de l'année. Les dépenses sont engagées dans la limite des AE mises en place sur le CDP. Toutes difficultés d'application de ces règles devront être portées à la connaissance de la direction des finances (bureau du budget).

Les crédits correspondant à la fraction F1 (en principe 5%) sont affectés au fonctionnement général de l'unité. Les crédits correspondant au montant du prélèvement de la fraction F2 sont mis en place sur un CDP particulier rattaché à l'ordonnateur secondaire : ils sont affectés et employés selon les clauses du contrat quadriennal.⁵ Ces prélèvements entrent dans le champ des coûts indirects et s'imputent sur le financement calculé sur la base forfaitaire des 80% des coûts des personnels permanents ou non portés au projet.

Si le contrat comporte la rémunération de personnels non permanents, un prélèvement de 8% sur le montant de la masse salariale correspondante est opéré afin de constituer les provisions pour perte d'emploi.

Les ordres de recettes sont émis selon les échéances prévues au contrat, sous réserve de la production des justifications financières et scientifiques (dans ce dernier cas, une copie de la lettre d'envoi du rapport scientifique à la Commission doit être transmise à la délégation). L'ordre de recette correspondant à la retenue de garantie, libérée en fin de contrat après acceptation des justifications, est émis à la réception des fonds.

D'une façon générale, il est souligné l'importance que revêt la prévision budgétaire et le suivi rigoureux à exercer entre les ordres de recettes budgétisés et la mise en place des crédits sur le CDP : l'autorisation budgétaire préalable (inscription au budget ou décisions modificatives) est indispensable pour permettre l'utilisation des crédits correspondant aux recettes constatées.

C. - ÉTABLISSEMENT DES RELEVÉS DES COÛTS

Il convient de veiller au rythme d'exécution des dépenses afin de pouvoir justifier la totalité des coûts aux échéances prévues au contrat.

Le relevé des coûts constitue la justification de la réalité des coûts auprès de la Commission.

L'ordonnateur secondaire signe tous les relevés des coûts pour le compte du CNRS (relevés individuels et relevés uniques lorsque le CNRS est mandataire de l'UMR simple contractant). En tant que coordonnateur, il collationne, vérifie, approuve puis transmet à la Commission tous les relevés de coûts établis par les autres cocontractants.

1. - Justification des coûts individuels

Bien que l'UMR constitue un seul participant scientifique au contrat communautaire, la Commission exige que chaque entité juridique de l'UMR établisse le relevé de ses propres coûts (coûts individuels). Ainsi, quel que soit le mandataire, chaque établissement partie à l'UMR doit établir un relevé de coûts pour ses propres personnels permanents.

Deux cas doivent être distingués.

- Les parties à l'UMR utilisent la même méthode de calcul des coûts : les relevés de coûts individuels éligibles au contrat sont établis par chaque partie à l'UMR. Toutefois lorsque le CNRS est mandataire, il peut établir le relevé des coûts pour le personnel permanent des autres parties à l'UMR si ces dernières lui ont fourni les éléments à cet effet. Ces relevés individuels, en application de la possibilité de dérogation prévue à la clause 26 des « Conditions spéciales », ne sont pas transmis à la Commission. Ils sont conservés par le mandataire (par l'ordonnateur secondaire lorsque le CNRS est mandataire). Seul est adressé à la Commission un relevé de coûts unique et global au titre de l'UMR établi par le mandataire à partir des relevés de coûts individuels.

- Les parties à l'UMR suivent des régimes différents d'imputation de coûts : la règle générale s'applique à chaque contractant au projet. Chaque partie à l'UMR doit établir son propre relevé de coûts en conformité avec le régime d'imputation qu'elle a adopté. L'organisme mandataire transmet ensuite l'ensemble de ces relevés à la Commission.

Il est à noter que la conférence des présidents d'universités (CPU) a invité les universités françaises à adopter désormais le régime du coût total avec frais généraux forfaitaires utilisé par le CNRS. Cette recommandation est également inscrite dans l'annexe aux contrats quadriennaux contenant les dispositions générales applicables aux UMR.

Les relevés des coûts du personnel permanent ou non sont établis à partir de « feuilles d'attachement » dont le modèle est joint (annexe n^o 3). Ces feuilles, remplies et signées par chaque agent et visées par le directeur d'unité, ne sont pas transmises à la Commission mais doivent être conservées par le mandataire pour être présentées en cas d'audit.

2. - Modification de la répartition des coûts

En vertu de la dérogation prévue à la clause 26 des « Conditions spéciales », il est possible de modifier la répartition des coûts éligibles sans devoir obtenir l'approbation préalable de la Commission. Cette possibilité s'applique, sans limitation de montant, entre les parties à l'UMR et pour toutes catégories de dépenses identiques ou différentes (équipement, missions, fonctionnement, personnel...) à l'exception des coûts de protection des connaissances.

3. - Coûts de coordination

Le coordonnateur collationne les relevés de coûts de tous les participants au contrat et les adresse à la Commission. Il encaisse et redistribue les fonds correspondant au financement du projet par la Commission.

Les coûts directs et indirects liés à la coordination administrative et financière du contrat sont pris en compte par la Commission et font l'objet d'un financement au profit du coordonnateur. Ils peuvent inclure les dépenses de personnels administratifs permanents ou spécifiquement recrutés pour assurer la coordination du projet.

4. - Gestion de la contribution communautaire

S'il est désigné comme mandataire pour le compte de l'UMR simple contractant, le CNRS gérera la contribution communautaire au financement des dépenses occasionnées par l'exécution du contrat : coûts directs (dépenses de personnels permanents ou non, frais de déplacement, sous-traitance, informatique, équipement, etc.) et coûts indirects.

La présente circulaire sera publiée au Bulletin officiel du Centre national de la recherche scientifique.