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Note no 00R331DFI du 5 octobre 2000 relative aux conditions et modalités de remboursement des frais de mission sur le territoire métropolitain de la France
Note à l'attention de Mesdames et Messieurs les délégués régionaux, Madame le directeur adjoint administratif de l'IN2P3, Monsieur le directeur adjoint de l'INSU.
Le Journal officiel du 23 septembre 2000 publie une série de textes qui modifie l'actuel dispositif de remboursement des frais de déplacements sur le territoire métropolitain de la France.
Ces modifications s'inscrivent d'une part dans le cadre d'aménagements visant à mieux responsabiliser les ordonnateurs à la gestion de leurs crédits, d'autre part dans une démarche globale d'amélioration de la prise en charge des frais de déplacement.
1. - Décret no 2000-928 du 22 septembre 2000 modifiant le décret no 90-437 du 28 mai 1990 fixant les conditions et les modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils sur le territoire métropolitain de la France lorsqu'ils sont à la charge des budgets de l'État, des établissements publics nationaux à caractère administratif et de certains organismes subventionnés.
Les évolutions introduites par ce décret et commentées dans la circulaire d'application mentionnée ci-après sont applicables en principe à compter du 25 septembre 2000, et en pratique, s'agissant du contrôle de l'effectivité de la dépense, pour tous les déplacements effectués en vertu d'un ordre de mission établi postérieurement au 15 octobre 2000.
Les principales modifications sont les suivantes :
- la possibilité d'avoir recours au taxi est notamment admise au cas où le recours collectif au taxi est moins onéreux que le transport en commun, et en cas de transport de matériel précieux ;
- s'agissant du choix entre les différents modes de transport en commun, la notion d'intérêt du service peut se substituer à l'intérêt économique : le recours à la voie aérienne est ainsi banalisé au même titre que le train ;
- les frais d'utilisation des parcs de stationnement des aéroports peuvent être pris en charge à l'occasion de missions n'excédant pas 72 heures (48 heures précédemment) ;
- les agents candidats à des concours, examens ou sélections professionnelles pourront être remboursés des frais de transport pour les épreuves d'amissibilité et d'admission ;
- le principe de l'effectivité de la dépense et la réduction de 50% de l'indemnité de repas lorsque le missionnaire a utilisé la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé, sont confirmés. Les modalités d'application au CNRS de ces dispositions sont indiquées dans l'annexe jointe à la présente note.
À noter que le décret no 99-744 du 30 août 1999 modifié est abrogé par le décret du 22 septembre.
2. - Arrêté du 22 septembre 2000 modifiant l'arrêté du 1er juillet 1999 fixant les taux des indemnités forfaitaires de déplacement prévues aux articles 9 et 36 du décret no 90-437 du 28 mai 1990 modifié.
Les nouveaux taux des indemnités de mission sont applicables avec effet rétroactif au 1er septembre 2000. La modification des taux a été effectuée par la DSI pour mise à jour de l'application SIGOGNE.
3. - Arrêté du 22 septembre 2000 modifiant l'arrêté du 31 décembre 1999 fixant le régime des indemnités de stage susceptible d'être allouées aux personnels civils de l'État prévues à l'article 15 du décret no 90-437 du 28 mai 1990 modifié.
4. - Circulaire du 22 septembre 2000 relative aux conditions et aux modalités de règlement des frais occasionnés par les déplacements des personnels civils de l'État sur le territoire métropolitain de la France.
Cette circulaire, qui abroge l'ancienne circulaire conjointe budget/fonction publique du 6 novembre 1990, est applicable au CNRS.
L'ensemble des circulaires internes à l'Établissement relatives aux frais de déplacements en France seront reprises et actualisées, afin que les conditions et les modalités d'application au CNRS des nouvelles dispositions s'inscrivent dans une perspective de traitement harmonisé par les différents acteurs.
Par ailleurs, sont publiés au Journal officiel les trois textes suivants, dont les dispositions font actuellement l'objet d'une étude approfondie en vue de mesurer la faisabilité et l'intérêt éventuel du déroulement de l'expérimentation qu'ils rendent possible, au sein du CNRS.
5. - Décret no 2000-929 du 22 septembre 2000 relatif à l'expérimentation de nouvelles conditions et modalités de règlement de certains frais de déplacement à la charge des budget de l'État et de certains établissements publics.
6. - Arrêté du 22 septembre 2000 pris en application du décret no 2000-929 du 22 septembre 2000 relatif à l'expérimentation de nouvelles modalité de prise en charge des frais de déplacement.
7. - Circulaire du 22 septembre 2000 relative au remboursement des frais de déplacement et à l'extension du dispositif expérimental de prise en charge des frais de déplacement des agents de l'État et de certains établissements publics introduits en 1997.
Le secrétaire général,
Jean-Pierre SOUZY
La présente annexe a pour objet de préciser les modalités pratiques de l'application au CNRS des dispositions des articles 5, 1er alinéa, et 10, 6e alinéa, du décret no 90-437 du 28 mai 1990 modifié par le décret no 2000-928 du 22 septembre 2000 et de la circulaire d'application du 22 septembre.
1. - La justification de l'effectivité de la dépense concernant l'hébergement et les repas
a - Après avoir rappelé de façon générale la valeur et la portée de la certification par l'ordonnateur, la circulaire du 22 septembre 2000 précise que la justification de l'effectivité de la dépense concernant le logement (nuitée) découle de la production « d'une facture d'hébergement ou toute autre pièce justifiant d'un hébergement à titre onéreux pour les nuitées correspondantes ».
Pour pouvoir prétendre au paiement de l'indemnité forfaitaire correspondant aux nuitées, le missionnaire devra donc présenter à l'ordonnateur chargé de la liquidation ou à tout responsable de la gestion de ces crédits dûment désigné par l'ordonnateur1 :
- soit une facture d'hébergement établie à son nom,
- soit toute autre pièce justifiant d'un hébergement à titre onéreux.
La facture ou autre pièce présentée à l'ordonnateur, ou au responsable désigné, pour justifier le droit à indemnisation de la nuitée, devra être conservée par ceux-ci pendant un délai de cinq ans afin d'être en mesure le cas échéant de les produire aux autorités de contrôle.
Le montant de la facture ou autre document, qu'il soit supérieur ou inférieur au montant de l'indemnisation forfaitaire, n'a pas d'incidence sur le niveau du remboursement.
De façon générale, il importe que l'ordonnateur, ou la personne ayant reçu délégation de signer les ordres de mission, s'assure des conditions d'hébergement de l'agent qu'il autorise à se déplacer. C'est ainsi que lorsqu'il est prévu que le missionnaire sera hébergé aux frais du CNRS, de l'administration (État, établissement publics, collectivités locales) ou d'une entreprise privée (mission financée par un contrat de recherche par exemple), l'ordre de mission doit obligatoirement indiquer ces modalités d'hébergement, qui entraîneront le non-remboursement des indemnités de nuitées.
La signature du décompte de liquidation des frais de mission2 par l'ordonnateur vaudra certification de la production du document.
b - La justification de l'effectivité de la dépense concernant les repas est établie par une attestation de l'agent des conditions de restauration, lorsque ces dernières ne peuvent être arrêtées au moment de l'établissement de l'ordre de mission. Pour bénéficier de l'indemnité correspondante, le missionnaire devra déclarer avoir réglé le montant de ses repas.
Cette déclaration pourra être établie en renseignant la rubrique C de l'état de frais (verso de l'imprimé « mission ») habituellement utilisé dans l'établissement :
« C - Je déclare avoir bénéficié de .... repas gratuits(s) »
2. - La réduction de 50 % de l'indemnité de repas n'est pas appliquée lorsque le missionnaire n'a pas utilisé la possibilité de se rendre dans un restaurant administratif ou assimilé.
Selon la circulaire du 22 septembre 2000, les conditions de restauration sont établies par une attestation (déclaration) du missionnaire. En effet, la seule existence d'un restaurant administratif ou assimilé sur un site « n'a pas vocation à entraîner automatiquement la réduction du remboursement de l'indemnité de repas ».
Cette déclaration sera effectuée au moyen de l'imprimé d'état de frais précité, qui sera complété par la mention suivante :
ne pas avoir pris de repas dans un
restaurant administratif ou assimilé
avoir pris des repas dans un restaurant
administratif ou assimilé (nombre de repas à indiquer). »
Cette mention doit être imprimée sur le formulaire d'état de frais, ou y être reproduite manuellement, ou par toute autre méthode3.