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Circulaire no 970081DFI du 3 mars 1997 modifiée relative aux règles et procédures de gestion administrative et financière du CNRS 1
A. Les acteurs du système budgétaire et financier
Les acteurs du système budgétaire et financier, et les liens qui s'établissent entre eux sont définis ci-après.
1.1. - L'ordonnateur principal
Le directeur général du CNRS est l'ordonnateur principal du CNRS pour l'exécution des tâches de gestion administrative et financière.
Le décret no 62-1587 du 29 décembre 1962 énonce les principes généraux applicables aux ordonnateurs des organismes publics :
« Art. 6. - Les ordonnateurs sont principaux ou secondaires. Ils peuvent déléguer leurs pouvoirs ou se faire suppléer en cas d'absence ou d'empêchement.
« Les ordonnateurs ainsi que leurs suppléants doivent être accrédités auprès des comptables assignataires des recettes et des dépenses dont ils prescrivent l'exécution. »
« Art. 154. - Sauf dispositions organiques contraires, l'ordonnateur principal est le directeur de l'établissement.
« Des ordonnateurs secondaires peuvent être désignés selon les modalités prévues par le texte organisant l'établissement. »
Le décret no 82-993 du 24 novembre 1982 modifié définit le mode de désignation du directeur général du CNRS ainsi que ses attributions, en matière financière notamment :
« Art. 8 (modifié par le décret no 2000-1059 du 25 octobre 2000, art. 9). - Le directeur général, choisi parmi les personnalités du monde scientifique et technologique, est nommé pour quatre ans, sur proposition du ministre chargé de la recherche, après avis du président du Centre. Il ne peut exercer plus de deux mandats consécutifs.
« Le directeur général assure la direction scientifique, administrative et financière du Centre.
« Il assiste le président dans la préparation des délibérations du conseil d'administration et en assure l'exécution. Il est notamment chargé de la préparation du budget.
« Il est ordonnateur principal des dépenses et des recettes.
« Il représente le Centre dans tous les actes de la vie civile et dans ses rapports avec les tiers. Il le représente en justice.
« Il est assisté d'un secrétaire général et de directeurs de département scientifique.
« Il peut déléguer une partie de ses pouvoirs au secrétaire général et aux directeurs de département scientifique. Il peut déléguer sa signature. »
Les compétences du secrétaire général recouvrent la gestion financière et administrative :
« Art. 9 (modifié par les décrets no 89-947 du 22 décembre 1989, art. 4, et no 2000-1059 du 25 octobre 2000, art. 10). - Le secrétaire général assiste le directeur général pour la gestion administrative et financière du Centre et coordonne l'activité des délégués régionaux. Il est nommé par arrêté du ministre chargé de la recherche, sur proposition du directeur général du Centre et sur avis conforme du président. »
1.2. - Les ordonnateurs secondaires du CNRS
1.2.1. - Les ordonnateurs secondaires de droit : les directeurs des instituts nationaux
La prise en compte de la nature particulière de certaines activités, ou l'intégration d'activités antérieurement indépendantes du CNRS, ont requis la création d'instituts nationaux, conformément aux dispositions prévues par le décret no 82-993 modifié :
« Art. 20. - Des instituts nationaux peuvent être créés pour prendre en charge, lorsque la nature ou l'importance de leur activité le requiert et notamment lorsque cette activité exige la gestion de moyens industriels ou comporte d'importantes opérations de recherche appliquée, une ou plusieurs unités de recherche existantes ou à créer, ainsi que des organismes de recherche qui, antérieurement à leur prise en charge, étaient indépendants du Centre national de la recherche scientifique.
« Art. 21 (modifié par le décret no 2000-1059 du 25 octobre 2000, art. 19). - Les instituts nationaux sont créés, supprimés ou transformés par décision du directeur général du Centre, après avis du conseil scientifique et approbation du conseil d'administration. »
Deux instituts nationaux existent à l'heure actuelle et ont été créés antérieurement aux nouvelles modalités indiquées ci-dessus : l'Institut national de physique nucléaire et de physique des particules (IN2P3), créé par le décret no 84-667 du 17 juillet 1984, et l'Institut national des sciences de l'univers (INSU), créé par le décret no 85-218 du 13 février 1985.
Ces instituts sont dotés de l'autonomie de gestion, mais sont, par contre, dépourvus de la personnalité morale. Leur organisation est centrée sur la mise en œuvre de programmes et de moyens lourds. Leur gestion est centralisée et n'utilise pas les délégations. Enfin, leur comptabilité générale est tenue par l'agent comptable principal du CNRS.
Les directeurs des deux instituts nationaux actuels sont ordonnateurs secondaires de droit pour le budget dont ils ont la charge, en vertu des textes qui créent les instituts.
1.2.2. - Les ordonnateurs secondaires désignés : les délégués régionaux
La gestion administrative et financière du CNRS est presque totalement déconcentrée. Cette déconcentration est traduite par la mise en place de 18 délégués régionaux.
Le décret no 82-993 du 24 novembre 1982 modifié prévoit la mise en place des délégués régionaux :
« Art. 14 (modifié par le décret no 89-947 du 22 décembre 1989, art. 4). - Le directeur général nomme les délégués régionaux qui assurent la représentation du Centre et coordonnent ses activités dans leur circonscription.
« Les délégués régionaux sont assistés de conseils consultatifs dont la composition est déterminée par le directeur général. »
Le décret no 84-155 du 1er mars 1984 modifié indique, par ailleurs, la possibilité pour le directeur général de désigner des ordonnateurs secondaires.
« Art. 5. - Des ordonnateurs secondaires peuvent être nommés par le directeur général après accord du conseil d'administration. Ils peuvent déléguer leur signature en cas d'absence ou d'empêchement. »
En vertu de ces textes, les délégués régionaux du CNRS se sont vus conférer la qualité d'ordonnateur secondaire, ce qui leur donne, dans les limites de leur secteur géographique, les mêmes pouvoirs que l'ordonnateur principal pour constater et liquider les recettes et, compte tenu des crédits qui leur sont délégués par ce dernier, pour engager, liquider et mandater les dépenses.
La loi du 10 août 1922 a défini le rôle et l'organisation du contrôle financier applicable aux ministères et aux établissements publics de l'État pourvus de l'autonomie financière.
Le décret du 25 octobre 1935 fixe les dispositions particulières au contrôle financier des établissements publics autonomes de l'État :
« Art. 1er. - Des contrôleurs financiers placés sous l'autorité du ministre des finances exerceront le contrôle du financement des offices et établissements publics de l'État dotés de l'autonomie financière dont la liste sera établie par décrets contresignés du ministre des finances.
« La compétence des contrôleurs financiers s'étend à toutes les opérations susceptibles d'avoir une répercussion financière directe et indirecte. »
Le décret no 83-952 du 25 octobre 1983 fixe les dispositions particulières propres aux EPST :
« Art. 1er. - Les établissements publics à caractère scientifique et technologique sont assujettis au contrôle financier institué par le décret du 25 octobre 1935 susvisé, dans les conditions fixées par le présent décret.
« Art. 2. - Ce contrôle est exercé par un contrôleur financier désigné par le ministre chargé du budget et placé sous son autorité.
« Art. 3. - Sont soumis au visa préalable du contrôleur financier :
« 1o les actes relatifs au recrutement, à la promotion, à la rémunération, aux primes et indemnités du personnel ;
« 2o les contrats et conventions de recherche, les marchés, commandes et baux, les décisions portant attribution de subventions et les opérations en capital, lorsque leur montant dépasse le double du seuil fixé à l'article 123 du code des marchés publics, sauf si d'autres seuils sont prévus dans le statut de l'établissement ;
« 3o les décisions relatives au placement de fonds de l'établissement ou à l'admission en non-valeur des créances. »
« Art. 6. - Le contrôleur examine les engagements soumis à son avis du point de vue de l'imputation de la dépense, de la disponibilité des crédits, de l'exactitude de l'évaluation, de l'application des dispositions d'ordre financier des lois et règlements et de l'exécution du budget de l'établissement en conformité des crédits qui lui sont alloués. »
Il convient de souligner que l'article 3 introduit un allégement des modalités de contrôle s'agissant des EPST, en limitant le nombre d'actes soumis au visa du contrôleur financier.
En définitive, le contrôle financier s'exerce sur l'ensemble des ordonnateurs du CNRS, ordonnateur principal et ordonnateurs secondaires, et prend les deux formes suivantes :
• visa préalable des ordonnances de délégation de crédits (procédure d'engagement provisionnel) ;
• visa préalable sur pièces pour les dépenses figurant à l'article 3 du décret d'octobre 1983 (procédure d'engagement spécifique).
3. - L'agent comptable principal du CNRS
Chaque établissement public dispose d'un poste comptable principal à la tête duquel est placé un agent comptable, chef des services de la comptabilité.
Le décret no 62-1587 du 29 décembre 1962 énonce les principes généraux applicables aux comptables publics :
« Art. 14. - Les comptables publics sont principaux ou secondaires. Les comptables principaux sont ceux qui rendent directement leurs comptes au juge des comptes.
« Les comptables secondaires sont ceux dont les opérations sont centralisées par un comptable principal.
« Les comptables publics peuvent déléguer leurs pouvoirs à un ou plusieurs mandataires ayant qualité pour agir en leur nom et sous leur responsabilité. »
« Art. 20. - Les fonctions d'ordonnateur et celles de comptable public sont incompatibles (...). »
« Art. 158. - L'agent comptable a qualité de comptable principal. Des comptables secondaires peuvent être désignés selon les modalités prévues par le texte organisant l'établissement.(...) »
Le décret no 82-993 du 24 novembre 1982 modifié définit le mode de nomination des comptables du CNRS :
« Art. 16. - L'agent comptable de l'établissement est nommé par arrêté conjoint du ministre chargé de la recherche et du ministre chargé du budget. Des comptables secondaires peuvent être désignés par le directeur général après avis de l'agent comptable principal et avec l'agrément du ministre chargé du budget. »
Outre la centralisation et le contrôle des opérations des comptables secondaires, l'agent comptable principal du CNRS est comptable assignataire :
• des opérations nationales non déconcentrées relevant de l'ordonnateur principal : prises de participation et contributions aux filiales et structures de coopération (GIP...), subventions de l'État, pertes sur cessions d'immobilisations, opérations relatives au portefeuille du CNRS, etc. ;
• des opérations des ordonnateurs des instituts.
Il prépare le compte financier de l'établissement.
4. - Les comptables secondaires du CNRS
Un comptable secondaire ayant qualité de comptable public est nommé auprès de chaque ordonnateur secondaire du CNRS (hormis les directeurs d'instituts). Les comptables secondaires exercent d'une part les attributions des comptables publics définies à l'article 11 du décret no 62-1587 du 29 décembre 1962 et assurent d'autre part les fonctions de chefs des services financiers sous l'autorité des délégués régionaux.
À cet égard, l'instruction no 910451SJUR du 15 octobre 1991 relative aux modalités de constitution de l'équipe du délégué régional précise les modalités de nomination du chef du service financier et comptable :
• Les fonctions de comptable secondaire de la circonscription et de chef du service financier sont exercées par le même responsable :
- en tant que chef du service financier : il est nommé par décision du directeur général, signée par le délégué régional, avec l'agrément du directeur des finances ;
- en tant que comptable secondaire : il est détaché au CNRS par arrêté interministériel, et affecté par décision du directeur général avec l'agrément du ministre des finances et l'avis favorable de l'agent comptable principal.
• Le chef du service financier agit pour le compte de l'ordonnateur secondaire. À ce titre, il est appelé à participer à l'exécution d'opérations se rattachant à la fonction d'ordonnateur (comptabilité des engagements, liquidation des dépenses et des recettes...). Ces attributions trouvent toutefois leurs limites dans le principe de la séparation des ordonnateurs et des comptables. Ainsi, il lui est notamment interdit de procéder à des engagements de dépenses tels que signature de bons de commande ou passation de marchés, de certifier le service fait et de juger de l'opportunité des actes de gestion.
Il s'agit d'un acte d'information concernant les capacités d'engagement accordées aux unités du CNRS par le notificateur.
Dans ce document, les notificateurs désignent les services habilités à notifier des crédits, dans la limite de ceux qui leur sont attribués, aux unités de recherche et de service et autres entités opérationnelles, sur délégation de signature du directeur général du CNRS, et sous réserve de la disponibilité des crédits, attestée par le secrétariat général (direction des finances).
5.2. - Les principaux acteurs de la notification
Les directeurs des deux instituts détiennent la maîtrise des décisions relatives aux notifications, dans le cadre des attributions de crédits déléguées par le directeur général du CNRS.
• Les départements scientifiques (DS)
Le CNRS couvre toutes les disciplines scientifiques. Il est organisé en départements scientifiques correspondant à des groupes de disciplines cohérents (huit départements existent à l'heure actuelle). Les départements scientifiques mettent en œuvre dans leur domaine, et à travers le soutien qu'ils apportent à plus de 1 200 unités de recherche, la politique scientifique du CNRS.
Le décret no 82-993 modifié fixe les attributions et les modalités de création des départements scientifiques :
« Art. 10 (modifié par les décrets no 89-947 du 22 décembre 1989, art. 4, et no 2000-1059 du 25 octobre 2000, art. 11). - Dans le cadre de la politique scientifique du Centre, chaque département scientifique anime et coordonne l'action d'un ensemble cohérent d'activités scientifiques relevant de plusieurs disciplines.
« Les départements scientifiques sont créés par décision du directeur général du Centre, après avis du conseil scientifique et approbation du conseil d'administration (...). »
Les crédits notifiés par un département couvrent le fonctionnement général, les opérations scientifiques et les programmes internes qui s'inscrivent dans les actions prioritaires définies par la direction du CNRS.
• Les responsables de programmes
Le responsable de programme décide des crédits à notifier aux laboratoires participant à un programme.
Elles notifient aux unités des moyens incitatifs dans le domaine qui est le leur (valorisation de la recherche, coopération internationale, information scientifique...).
• La direction des finances (DFI)
La DFI, à l'instar d'un département scientifique, notifie à l'INIST ses crédits.
À l'intérieur de la DFI, le bureau des affaires immobilières notifie aux délégations les crédits destinés au financement des constructions nouvelles et à l'entretien du patrimoine immobilier existant.
• Le bureau de pilotage et de coordination (BPC)
Il notifie les crédits destinés au fonctionnement des services des délégations et des services centraux.
• La direction des ressources humaines (DRH)
La DRH notifie aux délégations les crédits destinés au financement de la formation permanente et ceux destinés au financement de l'action sociale (restauration, accompagnement de la politique de mobilité professionnelle...).
Il s'agit de toutes les structures opérationnelles du CNRS (unités de recherche, services communs, groupements de recherche...).
Le décret no 82-993 du 24 novembre 1982 modifié réglemente la création des unités de recherche et leur financement :
« Art. 17 (modifié par le décret no 2000-1059 du 25 octobre 2000, art. 16) . - Les unités de recherche propres du Centre national de la recherche scientifique sont créées par décision du directeur général, après avis des instances compétentes du comité national.
« Des unités de recherche relevant d'organismes extérieurs peuvent être associées au Centre national de la recherche scientifique en vertu de conventions prévoyant notamment l'affectation de personnels de recherche ainsi que l'attribution de moyens par le Centre.
« La transformation d'une unité associée au Centre en une unité propre ou la transformation d'une unité propre en une unité associée au Centre requiert l'accord des autorités de l'organisme extérieur intéressé.
« Ces unités peuvent recevoir, sous forme de dotations globales, les crédits qui leur sont alloués au titre du fonctionnement, des missions, du petit et moyen équipement. »
Le financement des unités sous forme de dotations globales résulte du décret no 84-155 du 1er mars 1984 pour les unités de recherche, et du décret no 92-1297 du 11 décembre 1992 (modifiant le décret précité de mars 1984) pour les services administratifs.
Les moyens alloués par le CNRS s'ajoutent, pour les unités associées ou mixtes, à ceux alloués par chacune des autorités dont elles dépendent.
7. - Liaisons fonctionnelles entre acteurs du système budgétaire, financier et comptable
Les schémas suivants retracent respectivement les principaux liens entre les acteurs et, de façon simplifiée, l'organisation budgétaire, financière et comptable du CNRS.
Mise à jour le 13 décembre 2000.